クラウド型販売管理システム

昨今では、ビジネスにおいてERPという言葉が一般的に使われるようになりました。

 

ERPは製造業だけでなく、あらゆる業種において活用されるシステムになっています。特に大企業であれば導入が必須なシステムなのではないでしょうか。

 

一方でERPの定義がわかっていない方、効果がわかっていない方もいると思います。また、販売管理システムとERPの定義、役割の違いが整理できていない方も多いのではないでしょうか。

 

そこで本稿では、ERPと販売管理システムのそれぞれの定義・役割についてご説明いたします。

 

販売管理システムならFunBiz

ERPとは何か

まずは、ERPの定義とその役割についておさえていきましょう。

 

ERPの定義

 

ERPは、Enterprise Resources Planning の略で、「基幹情報システム」を指します。企業には様々な経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）を持っていますが、それらを最適に分配することがERPの基本的な目指すものです。

 

ERPは生産管理の現場で使われていたMRP（Material Resource Planning）がもとになっています。生産管理の現場は経営資源を最適に分配し、活用することが最も求められる領域と言えるでしょう。

 

MRPの領域で構築されたリソース分配のノウハウを幅広い業界の経営に活かすべく開発されたシステムがERPなのです。

 

ERPは日々のオペレーションの中で散らばっている情報（営業成績、在庫、物流の状況、経理、調達等）を一元管理します。

 

リアルタイムで企業の運営状況をシステムのダッシュボードに反映することで、従業員や経営者が最適な判断を迅速にできるように促します。

 

ERPにはカバーする業務範囲によって、いくつかのタイプが存在します。
全ての業務の効率化を図る「オールインワン型」ERPもあれば、単体の業務（会計、販売、生産等）のみを効率化する「業務特化型」もあります。

 

また、最初は「業務特化型」で導入しつつも、必要に応じて機能を追加拡張できる「コンポーネント型」のERPもあります。

 

また、利用する形態によってもタイプがわかれます。サーバー、ネットワーク機器、

システムを自社内に整備するERPは「オンプレミス型」と呼ばれます。オンプレミス型では、設置した後も整備したサーバー等の環境を継続してシステムのユーザーが管理し続ける必要があります。

 

一方で、自社内に環境を構築する必要はなく、インターネットを介して利用するERPを「クラウド型」と呼びます。

 

クラウド型は場所に依存することがなく、インターネット環境があればどこでも利用することができます。サーバーなどの初期投資も不要で、初期投資を安くおさえられることがメリットです。

 

ERPの役割

 

あらゆる企業で導入が進んでいるERPですが、具体的にはどの様な役割を果たしているのでしょうか。

 

過去には、あらゆる経営活動（会計、購買、在庫、人材、営業等）の管理は人の手を介して行われていました。

 

IT技術の発展とともに徐々に会計まわりの分野からシステム化が進行しましたが、その際のシステムの役割は一部の業務を効率化するにとどまり、企業全体の経営資源の投資配分を最適化するようなものではありませんでした。

 

ERPの役割は一部の業務に限らず、周辺の業務領域を合わせて、企業経営に必要な情報を一元で管理することにあります。

 

ERPを導入した企業では、会計管理の効率化が進むだけでなく、それらの情報を販売管理、在庫管理、顧客管理に活用することができるのです。

 

営業施策の結果を分析し、良し悪しを判断するには、会計の数値だけでなく、製品提供にかかるリードタイムや顧客の属性など、その他の情報も合わせて確認していく必要があるでしょう。

 

安定した収益をあげていくためにも、あらゆるデータを一元管理し、より正確な将来予測と経営判断に活用することが、昨今の企業経営においては重要になってきているのです。

 

販売管理システムについて

 

続いて、販売管理システムの概要とその役割について解説します。

 

販売管理システムとは

 

販売管理は、注文を受けてから顧客が代金を支払うまでの商品とお金の流れを情報管理することを指します。

 

主に売上、仕入、在庫の三つの領域をカバーしています。これらの管理業務を効率化するソフトウェアが「販売管理システム」です。

 

「販売管理システム」はERPの1パッケージとして提供されることもあります。また、単独で売られている「販売管理システム」でも、会計等の他のシステムと連動できるものもあります。

 

販売管理システムができること

 

売上、仕入、在庫に分けて販売管理システムの主な機能を見ていきましょう。

 

• 売上の管理をサポートする機能

 

受注管理：
受注情報を登録し、システム上で管理します。登録した情報は注文番号、取引先、商品名など様々な項目で検索することが可能です。受注情報を元に経営状況の分析を行うこともできます。

 

請求管理：
売上データに基づいて、請求書を自動発行することができます。
また、未回収の債権を検索したり、未回収の債権について自動でアラートを出したりすることもできます。

 

• 仕入の管理をサポートする機能

 

仕入管理：
顧客からの発注情報などを元に仕入作業のスケジューリングを組みます。
また、仕入を確定した後はは自動で在庫計上してくれます。

 

支払管理：
仕入に際して、どの取引でいくらを支払う必要があるか、まだ支払っていない請求書は何かなど、支払に関する情報をシステムがまとめて管理します。支払予定の金額と支払先をリスト化するなどの機能もあります。

 

• 在庫の管理をサポートする機能

 

出荷管理：
現在、在庫がどの程度残っているのかをリアルタイムで可視化します。出荷指示を作成する機能や、在庫量の調整をサポートする機能があります。

 

棚卸：
棚卸の管理をシステムが補助します。棚卸状況をシステムに反映し、管理することで業務の効率化を図ります。

 

販売管理システムを導入するメリット

以下の様な課題を解決するすることが販売管理におけるメリットです。

 

• 情報の管理不足

 

販売管理は、工程別に様々な部門が関わっています。
部門ごとに管理の方法が異なる場合、部門間でうまくコミュニケーションがとれなければ、それらの情報を活用することはできません。

 

販売管理システムは販売、仕入、在庫に関わるあらゆる情報を一元管理することで、従業員間のコミュニケーションを円滑に促し、経営の為の分析に情報を活かすことができます。

 

• 人為的なミス

 

受注日や金額など、同じ情報を異なる帳票に入力する場合は、どこかで入力ミスが発生しやすくなります。ミスを軽減すべく、ダブルチェックを行っていては、管理に人手がかかりすぎてしまいます。

 

販売管理システムを導入すれば、一度入力すれば、同じ情報が入る帳票には自動的に情報が反映されるようになります。

 

• 管理作業にかかる手間

 

属人的な作業を行っている場合、管理作業には多大な手間がかかってしまいます。特定の人に管理ノウハウが集約され、人の異動に合わせてミスが発生することもしばしばあります。販売管理システムを導入すれば、管理業務が標準化されます。

 

業務の標準化が進めば、管理手法を共有する教育コストも削減されることでしょう。また、書類の自動作成機能などを活用すれば、今までかかっていた手間が減り、従業員が他の業務に集中することができます。

 

販売管理システム「FunBiz」による業務改善

便利な販売管理システムですが、各メーカーから多様な製品がリリースされているため、どの製品を導入すべきか判断に迷う方も多くいると思います。はじめてのシステム選定で、迷われている方にはFunBizによる業務改善をおすすめします。

 

「FunBiz」は使いやすさにこだわった販売管理システムです。「エクセルや伝票での管理が大変と感じる」、「在庫の余剰や欠品が頻繁に発生している」、「部門間の情報の共有不足でミスコミュニケーションが発生している」、「受発注の情報登録に時間がかかっている」など、販売管理におけるあらゆる悩みを解決しています。

 

FunBizの機能一覧

 

FunBizは販売管理に必要な機能を網羅的に備えているシステムです。主な機能としては以下が挙げられます。

 

・ダッシュボードによる数値の可視化

・次に行う作業を一覧化したTODOリスト

・ユーザー毎にカスタマイズできるインターフェース

・見積情報を元にした受注の自動登録

・CSVによる台帳の一括登録

・返品や割引への対応、登録

・定番品や終売品の登録

・複数の支店毎にわけた管理

・見積状況の一覧表示

・受注状況の一覧表示

・売掛情報の一覧表示

・受注案件の過去のアクションの履歴

・在庫一覧からまとめた棚卸

・欠品を防ぐ為の発注アラート

・在庫変動の全ての記録

・顧客ごとに異なる売掛買掛設定

・見積書、発注書等の書類の簡単作成

・商品別の販売状況のグラフ化

・在庫変動のグラフ化

 

FunBizの特徴

 

様々な販売管理システムが出ている中で、機能の一覧をみただけでは、FunBizの特徴がわからない方も多いと思います。FunBizの主な特徴は以下の6つです。

 

• ダッシュボード形式

 

FunBizは、販売状況の全体像をひと目で確認できる「ダッシュボード形式」を採用しています。販売に関わる情報は全てリアルタイムで更新されるので、常に最新情報から経営判断を行うことができます。

 

ダッシュボードには「TODOリスト機能」も備わっています。この「TODOリスト機能」に次ぎに行う作業が一覧表示されるため、作業漏れが減ります。

 

また、在庫が欠品状態に近づくとダッシュボードに発注のアラートが表示されます。

 

• 使いやすい画面設計

 

良い機能を備えていても使い方が難しく複雑なシステムでは現場に浸透しません。FunBizは「長期の運用に耐えうる使いやすいシステム」をコンセプトに開発しています。

 

年齢層や過去の経験を問わず、誰でも簡単に操作できるため、現場に早く馴染みます。運用の効果を実感するまでのスピードが早いこともFunBizのメリットと言えるでしょう。

 

• いつでもどこでもアクセス可能

 

FunBizはクラウド型のシステムです。インターネットが繋がる環境があれば、どこからでもアクセスが可能です。営業の方が顧客のオフィスで商談中であっても、その場で在庫の確認ができます。

 

同様に倉庫で作業をしている人が、現在の受注状況を確認することも可能です。

また、FunBizはシステム全体を「レスポンシブ対応」にしている為、スマートフォンからアクセスしても最適な画面レイアウトでストレスなく操作できます。

 

• 万全なデータ管理体制

FunBizは、ユーザーの情報をしっかりと守るための体制も整えています。まず、高水準のWebサーバーとデータセンターを備えています。

 

また、SSL通信を使って、情報は暗号化しています。自動バックアップも備えており、万が一ユーザーのデータが消えても、復元することが可能です。

 

• リーズナブルな価格での導入

 

FunBizは中小企業でも導入しやすいリーズナブルな価格で導入することが可能です。オンプレミス型とは異なり、クラウド型のシステムであるため、ハードウェアの購入などの初期費用はかかりません。

 

アップデートも無料で行っているため、更新にかかる費用もなるく、月額の利用料のみですみます。

 

また、1ユーザーから契約でき、1ユーザーでも機能の制限がかかることはないので、ユーザーの事業規模に合わせた利用ができます。

 

• 万全なサポート体制

FunBizでは電話やメールでのサポート体制も整えています。どんなシステムでも導入時は特に使い方についての質問がでてきます。

 

FunBizを導入する際には、導入サポートや社員向けの研修を受けることができます。また導入後でもシステムを使いこなすために、わからないことがあれば、気軽に問い合わせを行うことができます。

 

まとめ

ERPと販売管理システムについてご紹介してきました。昨今の経営管理においてERPを念頭においたシステム導入は必須な手法であることがわかったと思います。

 

販売管理システムは製造業を中心に企業のERP構築をサポートするシステムです。販売管理をエクセルなどで行っていては、業務が属人化し、全体が見にくくなります。

 

手作業が多くなるため、手間もかかるし、人為的ミスも防ぎづらいです。販売管理システムを導入すれば、1度入力した情報は必要な個所に自動的に反映されますし、情報が揃えば書類は自動作成されます。

 

書類作成や確認作業にかかる手間も削減できることでしょう。また、業務が標準化されることで、新たに見える課題もあると思います。

 

販売管理システムは、各メーカー多くの製品がリリースされていますが、どのシステムがいいか迷っている方、使いやすいシステムをお探しの方には「FunBiz」をおすすめします。是非、これを機にFunBizを検討してみてください。