企業の担当者は在庫管理で頭を悩ませてはいませんか。
在庫管理は企業活動において非常に重要な役割を担っています。
顧客のニーズに対して在庫が不足すると、機会損失につながります。
そこまでニーズのない商品を大量に仕入れてしまえば、手元のキャッシュは痛みます。
保管にかかる費用が発生し、利益を圧迫するケースもあります。
そこで本記事では在庫管理業務を効率化する方法として、在庫管理システムの導入メリットをご説明します。
また、おすすめの在庫管理システム「FunBiz（ファンビズ）」についてもご紹介いたします。
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在庫管理での悩み
はじめに在庫管理における悩みについてみていきましょう。
在庫管理作業は大きく「何が、どこに、何個、どのような状態」であるかを把握する「現品管理」、原材料、仕掛品、完成品「棚卸資産の数量管理」に分かれます。
それらの工程で、どの様な課題があるのでしょうか。
商品数が多くまとめきれない
商品数が多いほど、管理工数は膨れ上がります。
徐々に事業が拡大し、商品数が増えると管理がしきれず、在庫の増加に気付かなくなってしまいます。
適正在庫がわからなくなると、その分、経営は圧迫されます。
在庫状況の把握がしづらい
在庫不足を起こさないように計画的に仕入を行いたいものです。
適切な仕入は商品ごとに在庫状況をリアルタイムで把握することが大切です。
一方でこの在庫状況の把握こそが在庫管理の悩みになります。
複数拠点で店舗を展開しているのであれば、倉庫別、エリア別などで管理する必要があります。
商品が多岐にわたるのであれば、商品ごとの把握も必要です。
それらを一元管理するためには、最適な管理体制をひく必要があります。
在庫削減ができない
不良在庫を減らし、利益がでる体質作りに追われている企業は多くあります。
一方、在庫削減のための施策を行っても、なかなか在庫が減らなかったり、すぐに元の水準に戻ってしまったりということが多く発生します。
在庫削減は現状を知るだけでなく、適正在庫に関する基準を策定し、その基準にあったオペレーションを構築することが必要です。
製造部から購買部まで複数の部署にまたがっての連携が求められることもあります。
在庫管理システムで在庫管理もらくらくできる！
前章で挙げた在庫管理の課題は、どのようにして解決していくべきでしょうか。
今回は解決策のひとつとして、在庫管理システムの導入をご紹介します。
在庫管理システムのメリットをご紹介します。
在庫管理システムとは
在庫管理システムは、商品の注文を受けてから、実際に納品するまでにあらゆる管理業務を一元化するシステムです。
主な特徴、メリットを紹介します。
・作業の「見える化」
在庫管理作業を一元化されていない環境で行うと、混乱を招きます。
従業員ごと、店舗ごとに異なるやり方で行うケースさえあります。
在庫管理システムを導入することで、管理作業の手法が揃い、かつシステム上で作業の「見える化」ができます。
状況が見えれば、適正な仕入れのタイミングもわかり、発注関係のミスも軽減されます。
・需要を予測
在庫管理システムに入力する情報は、経営判断においても重要な情報です。
仕入れの時期と販売時期をシステムでリアルタイムに確認できれば、経営者は需要の分析が行えます。
売れ筋の商品が把握できれば商品のポートフォリオの見直しに活かせます。
適切な発注点の設定もこれらのデータを分析することで、最適化することが可能です。
・適正在庫を保つ
在庫管理システムには適正在庫を検討する機能が備わっています。
適正在庫に関する設定を行えば、発注タイミングを間違えることはありません。
一方で、余剰在庫を減らすこともできます。
定期発注方式を採用していた企業も、需要を予測し、個別の商品に合わせた定量発注方式に切り替えることができます。
主な機能や費用相場
続いて、在庫管理システムの主な機能を紹介します。
・在庫管理機能
受注が決まったら、商品やサービスの受注情報を入力、登録できます。
登録された受注情報は、検索、表示することが可能です。
取引先や機関で検索することもできます。
また、売上データに基づいて請求書します。
取引先に応じて、設定を変えるなど臨機応変に請求業務が行えるシステムもあります。
未回収の債権は検索、一覧表示できます。
これにより、不良債権化のリスクを軽減します。
・在庫管理機能
商品の在庫状況の確認や調整を行います。
何の商品がどれくらい残っているのか、どこにあるか、などを可視化できます。
在庫を見えるようにするだけでなく、在庫管理システムでは、出荷指示書が作成できます。出荷指示書の発行を確定すると、倉庫へ出荷指示が送られ商品が発送されます。
棚卸の管理や登録をする機能もついています。
エクセルにデータからシステムに取り込むなど、棚卸のあらゆる作業の効率化が期待できます。
・仕入管理機能
見積や購買内容を確認、仕入れを確定して、在庫を計上する機能もあります。
各取引の内容を詳細に確認し、支払い、買掛データをもとに消込作業をおこなう機能も搭載されています。
支払予定の金額、支払先を集計し、仕入管理の予定表を作成してくれる機能もあります。
在庫管理システムの費用相場は製品によってまちまちです。
どの様な機能が必要かによっても費用感は異なります。
在庫管理システムには、「パッケージ版」と「クラウド版」があります。
パッケージ版の相場は、1万円～10万円で、クラウド版より初期費用がかかりますが、買いきりのため維持費は少なく済みます。
サーバーの準備、設定を行う必要があり、導入から利用開始に至るまで少し時間がかかります。
システムのアップデート作業やメンテナンスが必要にもなります。
クラウド版の相場は、月額2000円から1万円程度です。
サーバーを立てる必要がなく、導入後すぐに利用を開始できます。
高額だからといって、最適なシステムとはいえず、かえって複雑になりつかいづらいケースもあります。
自身のビジネスに合ったシステムを探すようにしましょう。
在庫管理システムの導入事例
企業が在庫管理システムを導入した具体事例をみていきましょう。
【化粧品雑貨店 A社（売上50億円以上）】
事業内容：化粧品雑貨店を全国に展開
システム導入以前のA社は在庫管理において、様々な課題を抱えていました。
まず、店舗においては、商品の欠品による機会損失が発生していました。
発注はExcelで主導により行っているため、入力ミスも多発します。
レシートから数字を確認し、集計してから売上実績を日報に記入しており、とにかく時間がかかります。
同様にデータも一元管理されておらず、売上集計、分析にも時間がかかっていました。
ではA社のオペレーションは在庫管理システムの導入よりどの様に改善されたのでしょうか。
まず改善されたのは「在庫管理」です。
手作業も多かった在庫管理に比べ、精度が向上しました。
各拠点の在庫数をリアルタイムで確認できるため、発注のタイミングも最適化されました。「商品管理」の面でも導入メリットがありました。
データを一元管理できるようになったため、様々な切り口からの分析することが可能になりました。
定期的な分析の実施により、効果的な商品のポートフォリオを組めるようになりました。
在庫管理システムなら「FunBiz（ファンビズ）」
FunBiz（ファンビズ）の主な機能をご紹介！
今回は在庫管理システム「FunBiz（ファンビズ）」をご紹介します。
FunBiz（ファンビズ）では見積作成、在庫管理、売上管理、顧客管理といった販売業務に関わるあらゆる業務をシンプルでわかりやすく管理することが可能です。
クラウド型システムで、今なら初期費用も無料で、どこからでもアクセス可能です。
早速、FunBiz（ファンビズ）の主な機能と特徴をご紹介します。
FunBiz（ファンビズ）は在庫状況を簡単に管理することができます。
前述のとおり、在庫管理では適正在庫にすることが目標です。
FunBiz（ファンビズ）は、それを実現するための機能を搭載しています。
・状況の見える化
FunBiz（ファンビズ）はリアルタイムで確認できるダッシュボードを備えています。
このダッシュボードで販売状況を一目で確認することができます。
販売、在庫の状況が一元管理できるため、発注などの行動の計画を立てやすくします。
ダッシュボードの数値を分析し、今後の販売活動の改善に活かすこともできます。
・TODOリスト
どうしても取引が多くなると、出荷漏れなどのミスが発生します。
FunBiz（ファンビズ）はそれらのミスを防ぐために「TODOリスト」機能を用意しています。
販売状況に応じて「TODOリスト」を更新することで、販売プロセスが滞ることを防ぎます。
・まとめて棚卸し
在庫管理の中でも棚卸しは特に骨の折れる作業です。
今までは1つ1つを登録、管理していた棚卸し作業も、FunBiz（ファンビズ）は効率化します。
在庫一覧から商品をまとめて棚卸を行うことが可能です。
・発注点アラート
台帳管理の商品台帳で商品ごとに発注点のアラートを設定することが可能です。
各商品の在庫数が発注点を下回ったタイミングで、FunBiz（ファンビズ）が警告をだします。
ダッシュボードにアラートが表示されるので、これを見て行動すれば、発注漏れによる欠品を事前に防ぐことができます。
欠品を防ぐことで機会損失を削減します。
・在庫変動の記録
FunBiz（ファンビズ）は、初期在庫、棚卸、出荷、仕入などの在庫の変動を全て記録しています。
そのため、滞在在庫の確認し、在庫紛失を発見することができます。
履歴を分析に活用することも可能です。
商品の売れ筋、季節変動制など、あらゆる状況を分析し、販売に活かすことが可能です。
FunBiz（ファンビズ）導入後のメリット
現在では、多くの在庫管理システムが販売されています。
その中でもFunBiz（ファンビズ）を導入するメリットはどんなところにあるのでしょうか。
続いてFunBiz（ファンビズ）の特徴を解説していきます。
・わかりやすくシンプルなユーザーインターフェース
FunBiz（ファンビズ）は長期間の運用に耐えうる使いやすいシステムを目指して開発されています。
使い方が複雑では、いい機能を備えていても現場に浸透しません。
誰でも使える設計になっているかが重要です。
FunBiz（ファンビズ）は必要な機能をシンプルに組み込み、ユーザーの年齢層を問わずに使えるインターフェースにこだわっています。
・いつでもどこでもアクセスできる
FunBiz（ファンビズ）はクラウド型のシステムです。
取引先での商談中、倉庫での在庫管理中でもアクセスできます。
また、リアルタイムで情報が更新されているのでいつでも最新情報を取得できることも特徴の一つです。
また、インターフェースはレスポンシブ対応しています。
パソコンからでもスマートフォンからでも見やすい画面で、ストレスなく、内容を確認できます。
・大切な情報をしっかり守る
FunBiz（ファンビズ）は高水準のWebサーバーとデータセンターに加えてSSL通信により情報を暗号化しています。
ユーザーの大切な販売情報を守るための万全なセキュリティ体制を構築しています。
自動バックアップ機能も備えているので、万が一データを紛失してしまった際も安心です。
・リーズナブルな価格設定
システムと聞くと高額な初期投資を想像する人も多いと思います。
FunBiz（ファンビズ）は利用するユーザーの人数に合わせて料金プランを設定しています。
1名からでも利用可能であるため、中小の事業者でも安心して使うことが可能です。
また、クラウド型のシステムなのでハードウェア等の面倒な費用負担、初期設定もいりません。
加えて、無料で最新版にアップデートされます。
月額利用料以外の追加料金はかかりません。
・リアルタイムで、情報を確認
FunBiz（ファンビズ）は様々な情報を一覧表示できる「ダッシュボード」を備えています。
ダッシュボードにより、最新の情報を常に確認することが可能です。
先に説明した通り、ダッシュボードは状況を確認できるだけでなく、「TODOリスト」による次の行動の管理もできます。
以上、FunBiz（ファンビズ）の特徴、機能を紹介してきました。
FunBiz（ファンビズ）は在庫管理に必要な機能がそろっているだけでなく、使いやすさにも気が配られたバランスの良い製品です。
どの在庫管理システムにするか、迷われている方であれば、是非参考にしてみてはいかがでしょうか。
まとめ
在庫管理に関する悩みとそれを解決するための在庫管理システムをご紹介してきました。
これまでExcelなどで在庫管理を行っていた方は前向きな導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、今回おススメをしたFunBiz（ファンビズ）では販売状況の見える化はもちろん、販売に関する様々な分析をすることも可能です。
是非この機会に、在庫管理システム「FunBiz（ファンビズ）」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。