商品を販売して売り上げを伸ばすことは、企業の最大の目標といえます。
商品の在庫を大量に抱えている企業では、販売から納品までに必要な仕入や請求、検品、入金などの管理業務を手作業で行っていては、リードタイムを短縮することは困難でしょう。
販売管理システムとは、企業が注文を受けてから、お客様に商品を納品し、会計上の売り上げとして確定させるまでの業務を効率化できるものです。
販売管理を一元化することで、ミスを防ぎ、また売上から次の受注の予測など、分析の精度も高くなります。
本記事では、販売管理システムである「FunBiz（ファンビズ）」を導入することで得られるメリットや機能をご紹介します。
コンテンツ
販売管理システムとは
販売管理システムとは、お客様から商品の注文を受けてから、実際に納品するまでに必要な管理業務を一元化するシステムのことです。
管理業務を部署内外で個別の方法で管理していると、連絡ミスによるトラブルが多発します。
また、管理の方法が人に依存してしまうので、担当者が不在の時など業務が滞ることがあります。
管理業務を一元化しておくことで、業務が効率化できるでしょう。
販売管理システムに共通している基本的な機能は、
①販売管理業務をサポートする
②オペレーションの負担を軽減する
③案件管理や経営判断を支援する
主に上記3つになります。
販売管理業務での悩み
販売管理業務で起こりうる様々な悩みを見ていきましょう。
見積書など取引先ごとに異なるフォーマットの書類を管理する必要がある
取引先ごとに見積書が指定されているフォーマットだと、取引先の数だけ異なるフォーマットを管理する必要が出てきます。
これを手作業で行っていてはかなりの手間になります。
また、取引先に指定されていたものとは異なるフォーマットを提出してしまうことで、信頼を失ってしまう可能性もあります。
入力ミスが多くなってしまう
同じデータを販売管理シートや在庫管理シート、会計管理シートなど複数回入力する必要があるため、手間がかかり入力ミスをすることも多々あります。
ミスを防ぐためにダブルチェックを徹底しても、工数がかかってしまいます。
当たり前ですが、オペレーション上のミスをより減らし、無駄な業務工数をかけないことが理想的です。
メールやFAXでの注文だと多くの入力の手間が発生してしまう
メールやFAXで注文を受けていると、そこから必要な情報を1つ1つ入力する手間があります。
受注件数が多ければ多いほど、それだけ入力作業が発生します。
管理業務の工数ばかりが膨れてしまい、本来やるべき業務ができない、という問題が発生します。
この結果、労働生産性の低下につながってしまいます。
販売や在庫計画を立てることが困難になってしまう
販売管理で扱う情報は、今後の販売計画や在庫計画を立てるのに必要なものばかりです。
しかし、販売管理を手動で行っていては、今後の計画を立てるのに必要な情報を収集したり、分析したりするのに膨大な手間がかかってしまいます。
今後の経営戦略を立てるためには、販売管理を一元化する必要があります。
特注や受注生産の商品の管理が複雑
特注や受注生産の商品を取り扱っている企業は、販売管理の複雑さが増します。
通常の販売管理は「①受注、②在庫管理、③出荷作業」という流れが一般的ですが、特注品や受注生産の商品は「①受注、②生産状況確認、③生産依頼、④商品受取、⑤出荷作業」という流れになります。
また、受注から出荷までの期間も長期化しがちで、管理するのが難しくなる、という特徴があります。
受注数や出荷先を間違えるといったトラブルも発生する可能性があります。
取引によって請求日が異なる場合、代金の回収管理が大変
取引先によって契約期間や請求日が異なる場合が多々発生します。
顧客数が多いほど販売管理業務が複雑になります。
少しのミスが取引先との信頼低下を招き、顧客離れになる可能性もあるので、できるだけミスは排除したいところです。
前回と同じ内容の受注でも業務を効率化しづらい
企業によっては、繰り返しの注文を受けることがあります。
これを一元化されていない環境で行うと、1から作ることになります。
繰り返しの受注の販売管理を簡素化することは確実に業務効率化に繋がるでしょう。
繰り返しの受注ということは、それだけ大切なお客様である場合が多く、より人為的ミスをなくしたいはずです。
販売管理業務を改善する方法は？？
エクセルで販売管理を行っている企業は、マクロや関数を使うことである程度効率化は図れます。
ビジネスマンに馴染みのあるエクセルで管理することは「浸透しやすい」というメリットがありますが、「マクロや関数を使える人がメンテナンスをする必要がある」というデメリットもあります。
また、管理方法が人によって異なる場合、限られた人にしか業務が担当できなくなり、業務が人に依存してしまう問題もあります。
前章「2.販売管理業務での悩み」で挙げた悩みは、販売管理システムを導入することで解決できます。
販売管理システムを導入することで、人為的なミスを減らし、管理コストの削減が期待できます。
また完成されたソフトウェアなので、マクロや関数を使って作成するよりも簡単に使うことができます。
販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」で改善する！
販売管理が一元化されていない環境に販売管理システムを導入することで、大幅な業務改善ができます。
入力ミスのリスク軽減や、ダブルチェックする手間が省けるなどのメリットがあります。
今回は、販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」の主な機能をご紹介します。
FunBiz（ファンビズ）は販売管理のみならず、仕入管理や分析機能など、大きく分けて5つの機能を持ち合わせています。
◎FunBiz（ファンビズ）全体の機能
【ダッシュボード形式でリアルタイムな情報を一目で確認できる】
情報がリアルタイムで更新されるので、常に最新情報を確認できます。
様々な情報を一画面で確認できる「ダッシュボード」形式を採用しているので、全ての状況を一目で把握することができます。
また、ダッシュボードには「TODOリスト」機能や、商品の在庫が設定した発注点を切ったらアラートを表示する機能もあります。
【使いやすいシンプルな画面設計】
FunBiz（ファンビズ）では「運用する上で使いやすいシステム」を目指して開発されています。
シンプルな画面設計で機械操作が苦手な方でも簡単に使いこなすことができます。
せっかくシステムを導入しても使い勝手が悪ければ浸透せず、長続きしないでしょう。
FunBiz（ファンビズ）は、長く運用できるように、必要な機能をシンプルに組み込みこんであります。
【いつでもどこでも最新のデータを確認できる】
FunBiz（ファンビズ）はクラウド型の販売管理システムです。
取引先からでも倉庫からでもアクセスすることができ、いつでもどこでも最新の情報を確認することができます。
また、システムはレスポンシブ対応しているので、パソコンでもスマホでも見やすいレイアウトでストレスなく確認できます。
【データの保管体制も整っている】
FunBiz（ファンビズ）は、大切な情報を守るために万全な体制を整えています。
高水準のWebサーバーとデータセンターに加えてSSL通信により情報を暗号化しデータを守っています。
また、自動でバックアップも取っているのでデータが消えてしまった場合でも元に戻すことができるため安心です。
【低価格での導入ができる】
FunBiz（ファンビズ）は利用しているユーザの人数に合わせて料金プランを用意しています。
1名～の利用でも全ての機能、サポートを利用できます。
クラウド型のサービスなのでハードウェアの用意や細かい設定も不要で、契約したらすぐに利用することができることが大きなメリットです。
◎販売管理に関わる改善項目
【見積状況が一目でわかるようになる】
作成された見積に「受注」、「失注」、「未受注」の3つのステータスを割り振ることができます。
見積状況が見える化されることで、取引別にとるべきアプローチもわかりやすくなります。
【見積からの転記で入力ミスを防止できる】
見積情報から転記することで受注登録ができるので、同じ情報を複数回入力する手間を省くことができ、入力ミスもなくなります。
【同じ内容の見積が複製できる】
同じ商品や同じ取引先などの見積作成は複数を使うと簡単に作成できます。
簡単に複製できることで作業にかかるスピードを削減します。
【次に何を行うべきかが明確になる】
受注ステータスはTODOリストにも連携していて、次に何を行うかなど一目で確認できます。
【受注案件ごとの状況を把握しやすい】
受注案件の商品情報や出荷日、売上金額などを1ページに集約しているので、案件ごとに状況をわかりやすく把握することができます。
【受注関連書類を自動で作成できる】
受注登録を行うと、「注文請書」が自動で作成されます。他にも「出荷指示書」や「ピッキングリスト」などの書類も、作業を進めていくと自動で作成されます。
【売掛関連の情報を一覧で確認できる】
売掛にしている案件情報ごとの請求日や締め日などを一覧で確認することができます。
◎仕入管理に関わる改善項目
【発注日や発注番号など自動で入力される個所もあり発注処理を簡単にできる】
仕入先や納品日時を入力して商品を選択するだけで簡単に発注作成ができます。
【納品受入も情報の確認だけで完了できる】
発注一覧から「納品受入」ボタンを押すと、発注内容が表示されるので納品受付を 行った内容と合っていれば「完了」ボタンを押すことで受入が完了します。
【返品や割引を簡単に登録できる】
受入時に割引や返品がある場合は、割引内容や返品内容を入力するだけで登録することができます。
◎在庫管理に関わる改善項目
【在庫一覧からまとめて棚卸できる】
在庫一覧と同じように全ての商品をまとめて棚卸することができます。
棚卸にかかる面倒な作業をスムーズに進めることができます。
【欠品を防ぐためにアラート機能も完備】
商品ごとに発注点を設定しておきます。
その商品の在庫数が発注点を下回るとダッシュボードにアラートが表示され、欠品による機会損失を防ぐことができます。
【在庫変動をすべて記録】
在庫商品が登録されて、初期在庫や棚卸などによる増加や減少を全ての商品ごとに履歴を記録しています。
滞在在庫を確認し、在庫紛失を見つけることもできます。
◎台帳管理に関わる改善項目
【定番品や終売品の設定ができる】
在庫には定番商品や終売品、試供品などのカテゴリーに分けられる商品も含まれています。これらを商品ごとに取扱区分を設定することで管理がしやすくなります。
【顧客ごとに売掛買掛を設定できる】
得意先によって末締めの翌月末請求などの情報を登録しておくとTODOリストに表示されます。
【支社や支店を管理できる】
同一の会社でも支社や支店ごとに発注はバラバラの場合も対応できます。
支社、支店のレベルでも在庫管理を行うことが可能です。
【台帳の一括登録】
台帳の情報は登録案件が多い場合でもCSVファイルを使った一括登録ができます。
一つ一つを打ち込んで登録する必要がなく、効率的に進めることができます。
◎分析機能
【商品別売上をグラフ化】
指定した期間の間で発生した商品別の売上金額をグラフ化することができます。
売れ筋商品を把握し、商品の入れ替えや在庫量の調整に活用することが可能です。
【商品別の仕入金額をグラフ化】
指定した期間の間で発生した商品別の仕入金額をグラフ化することができます。
仕入に関わる数値の分析に活用することが可能です。
【在庫変動を見える化】
商品別の在庫状況や、全体の在庫状況を簡単な操作で取得できます。
今後の発注量の調整等に活用できます。
まとめ
商品やサービスを販売している企業にとって販売管理は無くてはならない業務となっています。
その業務を怠ると、失注に繋がってしまい、売り上げに影響を及ぼすことになってしまいます。
販売管理を一元化することで、業務にかかる工数を大幅に削減できることが期待できます。FunBiz（ファンビズ）は、「シンプルな画面設計であること」や「導入コストが低いこと」で、誰でも扱え、比較的簡単に運用することができます。
業務改善が行えたら、管理に当てていた時間を、本来行うべき「今後の商品売上の分析や対策」に当てることもでき、売上向上に貢献できることでしょう。
是非、この機会にFunBiz（ファンビズ）を導入してみてはいかがでしょうか。