商材を取り扱っている企業なら、一度は、頭を悩ませたことがある在庫管理業務。
お客様に素早く商品を届けるためには、ある一定の量の在庫を保持する必要がありますが、在庫数が多すぎると売れ残ってしまい、企業の経営状況を圧迫してしまいます。そんな在庫管理は、企業にとって、死活問題になることもあります。今回は、在庫管理業務には、どんなリスクが潜んでいるのかを紹介しながら、適切に管理する方法をご紹介します。
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在庫管理業務で発生するリスク
在庫管理業務は、顧客からの需要と企業側の供給量のバランスを整える事がポイントです。しかし、このバランスが取れていないと、取引先を失ってしまったり、企業の業績を圧迫してしまったりと、企業に取って不利益が生じてしまいます。この章では、在庫管理業務で発生する具体的なリスクについてご紹介します。
在庫管理情報の詳細漏れ
在庫管理業務では、商品にまつわる詳細情報の適切に管理する事が求められます。しかし、近年では、注文に対して、納品までのリードタイムをどのくらい削減出来るかが大切になってきており、ある程度、その月の売上予測をする事で、一定の在庫数を保持し、素早く納品まで持っていく事が求められます。
ところが、エクセルなどで在庫管理を行なっている場合、最初の段階は問題なかったとしても、管理する在庫の数が増えるにつれて、徐々に在庫管理が複雑になってきてしまいます。そうなった時に、在庫管理情報の記入漏れが発生したり、詳細が書かれていなかったりすることによる、発注ミスなどが起きてしまいます。
人的作業による誤発注
エクセル等で在庫管理を行う場合、人の手で全ての発注管理を行う為、どうしても人為的ミスが発生してしまうリスクが存在します。特に、近年では、注文から納品までのリードタイムを削減しようとする動きが強い為、スピードが求められ、人為的ミスが発生する確率も高まっています。
情報共有不足によるオペレーションミス
在庫管理業務は、販売管理業務と密接に関わっており、双方間の情報連携が不可欠です。しかし、通常、販売管理と在庫管理は異なる部署が担当している為、密接にコミュニケーションを取ることが難しいのが実情です。
また、情報面に関しても、販売管理と在庫管理の情報を別々に管理している場合が多い為、互いの情報を確認するのには手間がかかる場合が多いです。相互の情報共有不足によって、オペレーションミスが発生してしまう事もあります。
在庫管理業務のリスク回避方法まとめ
これまで挙げた在庫管理業務で発生するリスクの回避方法をいくつか紹介します。
社内体制や仕組みの改善を行う
在庫管理を適切に行う方法の１つとして、社内の体制を整える方法があります。
具体的には、在庫管理を行なっている部署と販売管理を行なっている部署が連携するように、互いにメリットがある社内ルール決めたり、連携が出来るような組織編成をしたりする方法もあります。
ポイントは、部署間で連携が取ることによって、従業員に有益になる仕組みを整えておくことです。そうする事で、情報連携のミスマッチが起きなくなり、オペレーションミス等が発生するリスクの軽減に繋がります。
社員教育体制を整える
社内体制や仕組み作りに比べると、比較的時間の要する施策ではありますが、社員の教育体制を整える方法もあります。こちらの施策は、社員教育を通じて、個々人の意識を変える取り組みになるため、長期的な視点で行う必要があります。ただ、マニュアルを作成するのではなく、例えば、それぞれのマニュアルに企業理念に紐づく要素を吹き込むことで、徐々に社員に会社全体の利益貢献を考えられるように意識づける方法があります。
そうすることで、例えば、自分の部署の利益につながらない場合でも、他部所の人の利益になる場合には、自ら動き連携を図り、日々の業務に対しても、意識が変わる為、ミスや記入漏れが減るようになります。
ツールや管理システムを活用する
確実に在庫管理リスクを減らしたい場合は、在庫管理システムを取り入れる方法があります。在庫管理を行う際、通常は、エクセルなどを活用して、管理している場合が多いですが、管理する商材の種類や量が増えた場合に管理が難しくなってしまいます。在庫管理システムを活用する事で、在庫管理を的確に難なく管理することが可能になります。
在庫管理を適正管理するには？？
在庫管理を適正管理するには、どうすればいいのでしょうか？そもそも適正管理とは、会社に必要な在庫量に対して、過剰在庫や欠品が無く管理出来ている状態のことを言います。その為には、在庫の供給量と取引先からの受注量のバランスを常に維持する必要があります。
在庫管理システムが効果的！
取引件数と在庫の量のバランスを取るためには、過去のデータから予測をする必要があります。例えば、子供用のおもちゃを取り扱っている会社の場合、昨年の12月は、クリスマスのため、取引量が急増したから、今年の12月は、多めに在庫を管理する等の施策を取ることが出来ます。
そして、実際に終わった後に、予実管理を行い、予測の精度を図ります。予実管理を適切に行うことで、欠品や在庫が余る状況を防ぐことが出来るため、健全な経営が保たれます。
しかし、予実管理を正確に行う為には、販売管理情報と在庫管理情報を適切に管理する必要があります。予実分析の元となるデータが正確に反映されていないと、予測自体も大幅にずれるようになってしまいます。在庫管理システムを活用する事で、情報の管理が的確かつ、やりやすくなります。
在庫管理システムのメリット
在庫管理システムの具体的なメリットをいくつか紹介します。
予実分析や売上予測に活用
在庫管理を行う上で、販売に関する情報も重要になります。多くの在庫管理システムの場合、販売管理システムも備わっている為、両方の情報の管理が可能です。
在庫管理システムを導入する事で、販売から在庫管理までの情報を販売管理システム上で、一元管理出来ます。情報が一元管理される事によって、「どの商品が、いつ、どのタイミングで、いくらで、いくつ」売れたという過去の情報から、今後、どのくらい在庫を仕入れる必要があるか予測を立てることが可能になります。
受注・発注ミスの防止
一般的には、１つの取引に対して、複数の部門がそれぞれの担当する業務を行うのが一般的です。営業の方は営業、仕入れの方は仕入れ、出荷の方は出荷、工程別に業務を受け持ちます。在庫管理システムがないと、部署ごとに作業方法が異なったりするため、他部門との連携がやりづらくなってしまいます。
特に、在庫管理業務では、受注や発注を行う際、販売部門と念密な連携が不可欠になり、連結ミスなどによる受注や発注ミスが起きてしまうことが多々あります。在庫管理システムを活用する事で、販売情報と在庫管理情報を一元管理出来るため、互いに情報を共有しながら、円滑にコミュニケーションを図ることが可能になります。そうすることで、受注や発注のミスを減らすことが出来、受注した案件を確実に売り上げに計上することが可能になります。
書類作成の簡略化
エクセルなどで在庫管理を行う場合、発注番号などの販売管理シートでも在庫管理シートでも共通する情報を何度も入力する必要があるため、どうしても人為的なミスが発生してしまいます。ミスを回避するため、ダブルチェックをする方法もありますが、そうすると、コストがかかってしまい、経営の圧迫を招いてしまいます。在庫管理システムを導入することで、共通する情報に関しては、自動で入力されるため、何度も入力する必要がなくなり、その分、作業工数もミスも減ります。商品によっては、見積書などの書類作成は必要な情報が揃ったら自動的に作成してくれる製品もあります。
リスクヘッジに最適！在庫管理システム「FunBiz」
最近では、色んなメーカーから在庫管理システムが販売されていますが、使わない機能が多く、値段が高くついてしまう商品が多く存在します。しかし、実際は、機能が多すぎるとかえって現場のユーザーの方々には、使い勝手が悪く導入がうまくいかないケースが数多く存在します。
数ある在庫管理システムの中でも、今回ご紹介したいのが、FunBizという在庫管理システムです。シンプルで使いやすい設計が売りの販売管理システムで、ユーザーの利便性を最優先に作られているため、現場のユーザーにとっては導入障壁画低い商品になります。シンプルであるものの、在庫管理のリスクを軽減するという観点からすると十分な機能を持ち合わせているため、安心して活用できます。
FunBizの特徴
・全ての情報を一目で確認
FunBizでは、全ての情報を一画面で確認することができる「ダッシュボード」を使用しているため、在庫の管理状況を瞬時に把握することが可能になります。ダッシュボード上には、Todoリスト機能も搭載されており、商品ごとの発注点を合わせておくことで、商品の欠品を事前に防ぐことが出来ます。
・いつ、どこからでも簡単にアクセス可能
FunBizは、クラウド型システムを採用しているため、インターネット環境さえあれば、いつ、どこからでも簡単にアクセスすることが可能です。例えば、仕入れ先にいる時に、少し離れている工場の在庫管理をモバイル端末から瞬時に確認することが可能になります。
・シンプルな画面設計
FunBizは、ユーザーが使いやすいことを第一に設計しているため、年齢層問わず誰でも簡単に使用することが出来ます。システム導入において、1番のリスクは、導入しても現場に浸透しないことなので、システム自体が使いやすいのは、非常に大きなメリットになります。
・データ管理体制も安心
在庫管理情報は、会社にとって機密情報です。FunBizは、高水準のWebサーバーとデータセンターを活用し、かつSSL通信技術により、機密情報を暗号化する事で大切な在庫管理情報を保護することが出来ます。
・低価格からの導入が可能
通常のシステム導入の場合、初期投資に多額の費用がかかるため、導入するまでの意思決定の障壁が高くなってしまいがちです。しかし、FunBizの場合、クラウド型なので、多額の費用を初期投資にかける事なく、使い始めることが出来ます。料金も1ユーザー9800円から始められ、利用ユーザー数によって、プランを選べるため、会社にあった料金体系から始めることが出来ます。システムを入れる際には、導入コストが低いほど、リスクが軽減されるという観点からみると、FunBizは極限まで導入コストが低いと言えます。
FunBizを導入したお客様の声 （株式会社WILQANTの事例）
最後にFunBizを導入したことで、在庫管理のリスクを軽減することが出来た企業の事例を紹介します。株式会社WILQANTという、美容院の運営、及びヘアサロン商品の販売を行なっている会社で、主にヘアサロン商品の販売時にFunBizを活用している会社になります。
この会社では、FunBizを導入する前は、在庫管理業務にいくつかの課題を抱えていました。具体的には、生産数の調整管理にズレが発生していたり、商品の在庫数の管理が出来ていない事による欠品があったり、商品の出荷状況が確認しづらい等、いくつかの課題が点在していました。
それらの課題に共通する根本課題として、情報が一元管理されていないという問題がありました。FunBizを導入したことで、情報が一箇所に管理されるようになったことで、生産数の調整管理が適切に行われ、在庫数の管理がしやすくなり、欠品が起こりにくくなりました。結果として、会社全体の在庫管理が適切に行われるようになり、企業としての売り上げ貢献にも繋がりました。
まとめ
今回は、在庫管理業務に点在するリスクに対する解決策として、在庫管理システムを取り入れる方法をご紹介しました。リスクを回避するという観点から在庫管理システムを導入することも重要ですが、最終的には、企業の売り上げに貢献しなくては意味がありません。
その為には、導入後も継続的に活用して、在庫管理業務をさらに効率化していく必要があります。FunBiz の在庫管理システムの場合、クラウド型のため最小限のリスクで始めることが出来、シンプルな設計で作られているため、現場のユーザーにとっても受け入れやすく継続的に活用してもらうことが期待できます。在庫管理で困っている方、是非、一度在庫管理システムの導入を検討してみてはどうでしょうか。