受発注業務は、お客様と仕入先（メーカー、自社工場）の間に立って、商品を顧客に発送したり、仕入先から原材料や部品を仕入れたりする業務のことです。
この時、大切なことは納期を守り正確に業務を行うことです。
しかし、受発注の情報を手書きの伝票やエクセルで管理しているとどうしても入力ミスや伝達ミスが絶えず、効率的に行えていないのではないでしょうか。
この問題を解決する一つの方法として「販売管理システム」を導入することが挙げられます。
販売管理システムを導入すれば、受注ステータスを管理できる機能や、TODO機能で作業が漏れてしまうことを避けることができます。
また、伝票の入力作業も1度入力した情報は自動表示されるので、複数回入力する必要はありません。
これにより、入力ミスも軽減できるので、確認作業をする手間も省けます。本稿では、受発注業務を販売管理システムの導入により効率化したい方に向けて、販売管理システムの主な機能とおすすめのシステムをご紹介します。
販売管理システムならFunBiz
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販売管理とは
「販売管理」とは、見積を行い、商品を提供し、代金を請求して入金に至るまでの一連の業務で発生する情報を管理することです。
販売管理の業務は「お金」と「商品（物）」の管理に分かれます。
お金の管理は売上や請求、回収業務などがあります。
商品（物）の管理は見積や受注、在庫管理作業があります。販売管理の具体的な業務の種類と業務の流れは次の通りです。
販売管理業務の種類
販売管理は大きく分けて5つあり、次のようなものがあります。
①受注管理
商品の注文を受けてから受注するまでに発生する業務を指します。受注管理で行う業務は主に3つあります。
◎見積もり
取引を行う商品やサービスの金額や数量、納品日などの情報を事前に認識を合わせておくことで、取引契約をスムーズに運べるように見積もりを行います。
初めての取引や、販売ごとに商品の価格が変更される場合に見積もりを行います。
見積書は1回提出すれば終わるわけではなく、顧客との交渉や他社と競合している場合は、複数回見積書を提示することもあります。
◎取引契約の締結
顧客が見積書の内容で購入を決意したら、取引契約を結びます。
商品やサービスによって契約内容は異なりますが、取引条件が記載されていて、顧客が同意することで、取引が締結されます。
◎受注業務
商品の注文を受ける業務です。
具体的には、注文書を受けることやその確認作業、受注伝票の発行などを行います。取引条件が間違いないかを確認し、問題がなければ注文に関する業務が行われます。
②出荷管理
出荷管理には、商品の出荷業務と納品業務があります。
◎出荷業務
業務内容は出荷に必要な書類の作成、発送の手配業務があります。
各々の担当者（在庫、倉庫関係者）へ出荷情報を伝えるための出荷指示書を作ります。出荷指示書に沿って、納期に合わせて出荷準備します。
また、納品するときに必要な書類の準備や出荷の手配をします。
◎納品業務
注文通りの商品が顧客のもとへ届いて受領書に確認印を押すと、納品は完了します。
納品の方法は配送業者を通じて届ける、または、自社の配送担当や営業を通じて行うことが一般的です。
③請求・回収管理
商品やサービスの代金を顧客に請求し、回収するまでがこの業務です。支払方法は、取引形態によります。
企業間の取引の場合は、納品のたびに毎回請求せず、月末締め、翌月払いのような請求・支払方法があります。
◎請求業務
顧客への請求額が確定したら、請求書を発行します。
取引条件によって異なりますが、請求の締め日がきたら、期間内に納入した商品やサービスに対して請求書を発行します。
取引の度に支払いを行う場合は、締め日に関わらず請求書を発行します。
◎回収業務
支払期限までに顧客から支払われた金額と請求した額が一致しているかを確認します。担当部門は経理が行うことが多く、万が一入金の確認が取れない、または、請求額と異なる金額が支払われた場合は、営業などを通じて顧客へ連絡します。
正しい金額が支払われたことを確認できたら、入金伝票を作成します。どの取引の入金なのかを記載し、入金の消込までを行います。
④仕入管理
仕入れは自社が顧客になり、取引を行います。
業務内容は、顧客に商品を提供するときとほぼ同じです。
◎見積もり
購買を専門に行う部門がある場合は、そこに「購買依頼書」を送付します。購買依頼書の内容は、希望する商品の詳細を記載します。
購買担当の部署は提出された「購買依頼書」をもとに見積もりを行います。
もし、購買先が決まってない場合はその商品を取り扱う企業へ見積もりを依頼し、選定します。
◎購買契約を結ぶ
取引契約と同じく、金額や納期、支払方法などを確認し、問題なければお互い契約書に判を押します。後々のトラブル防止のため購買契約を結んでおいたほうが良いでしょう。
◎発注
購買契約を結んだら、発注を行います。
注文書を作成して、希望の商品や数量など必要事項を記入して、仕入先（メーカー等）へ送付します。仕入先からの受領の連絡をもって発注業務は完了します。
◎入荷・検収
商品が届いたら、必ず発注した通りの内容である事や、品質に問題ないかを確認します。検収した結果を報告するための書類を作り、依頼部署へ商品と一緒に引き渡します。
その後、仕入伝票を作り、関連書類とともに経理部署へ提出します。経理部署では、買掛金と記帳され、商品の在庫状況を記録する「商品有高帳」にも記録します。
◎支払い
仕入先から請求書が届いたら、それを基に所定の期日までに支払いを行います。支払を済ませたら、出金伝票に記載します。消込作業も行います。
⑤在庫管理
在庫管理では、顧客の注文に対して迅速に対応可能なように欠品や余剰状態を無くすために業務を行います。
欠品状態だと販売機会を失うことになります。
余剰状態は一見デメリットがなさそうですが、資金繰りが圧迫されて経営が苦しくなってしまいます。常に適正在庫を維持することが大切です。在庫管理は主に「在庫受払業務」と「棚卸業務」と「仕入業務」があります。
◎在庫受払業務
在庫の仕入れと在庫の出庫を管理します。管理する情報は、商品の単価、数量、金額で記録します。
◎棚卸業務
記録ミスや盗難の可能性があるので、記録上の在庫数と実際の数が正しいとは言えません。そこで行うのが「棚卸」という業務です。
記録と実数が同じか異なる場合には、在庫データを修正します。
◎仕入業務
在庫数を適正に保つように仕入業務を行います。
企業によって発注の仕方は異なりますが主に、一定の間隔で必要数量数を計算する「定期発注点方式」と、在庫が一定数を下回ったら発注する「定量発注点方式」が良く使われています。
販売管理業務の流れ
販売管理業務は、①受注管理⇒②出荷管理⇒③請求管理⇒④仕入管理⇒⑤在庫管理という業務の流れで進んでいきます。各フェーズにおいて管理業務が発生します。
1つの「受注」に対してすべての業務が関連していると考えると分かりやすいです。
販売管理での受発注フロー
まずは、顧客から見積依頼を受けるところから始まります。
見積依頼を受けたら、見積書を作成します。顧客が依頼した商品やサービスの詳細、単価、数量、合計金額などを記載した見積書を作成します。
顧客の希望通りの見積でない場合は再度見積する必要があります。顧客によっては複数の業者に見積もり依頼を出しているケースもあります。
複数の会社に見積依頼をして比較することを「相見積もり」と言います。見積の内容に同意したら、発注書を提出します。
発注書は注文内容と合計金額の確認、希望している納期の提示などの役割があります。商品やサービスを受け渡す準備ができたら、納品書とともに商品を納品します。
返送用の受領証もこの時同封します。
顧客が商品やサービスを受け取ったら、受領証に押印して返送します。次に、請求書を発行し、支払を行います。最後に領収書を発行して完了です。
受発注業務を効率化するためには？
紙で販売管理をしている場合は、エクセルで行ってみるのも良いと思います。
エクセルで行うメリットとしては、普段使いなれているエクセルで業務を行うので、操作性が慣れているソフトで業務が行えることです。
しかし、担当者ごとに管理の仕方が異なってしまうので、情報共有がしづらいというデメリットがあります。
また、経営分析の為にデータを収集することも困難になってしまいます。
販売管理システムを使う
販売管理業務を改善したいと検討中の方は、販売管理ステムを導入することをおすすめします。
販売管理システムとは、見積や仕入、在庫状況など販売に関する業務を1つのシステムで管理することができます。
売上高が1億円を超える大きな企業では、ほぼすべての企業に導入されているものです。販売管理システムを導入すると解決できる問題としては「人為的なミス」、「管理者同志のコミュニケーション不足」、「販売数値を経営判断の材料に生かせない」などがあります。
販売管理システムを導入するメリット
販売管理は、入力作業が多い業務です。販売管理システムを導入することで、この入力作業を軽減させることができます。
発注日や発注番号などは自動的に採番されます。
一度入力した情報は違う場所には自動的に反映されるので、入力ミスの恐れもありません。これにより、ダブルチェックを行っていた企業はその必要もなくなります。
また、必要な情報が揃えば自動的に書類を作成してくれる販売管理システムもあるので、時間短縮になります。販売管理システムに情報を集約することで、瞬時に分析できて、迅速な経営判断ができます。
受発注フローの改善なら「FunBiz」
販売管理システムは様々リリースされていますが、使いやすさで選ぶならFunBizがおすすめです。FunBizの特徴や機能は次の通りです。
◎FunBizの特徴
・TODOリスト機能で作業漏れを防ぐことができる
毎日取り扱う受注件数が多いと、出荷漏れや仕入漏れなどのトラブルが発生する可能性があります。FunBizなら、「TODOリスト機能」を使えば作業漏れを防ぐことが可能です。FunBizでは受注登録から始まって入金完了までを一連の作業として捉えています。
・画面デザインを変えることができる
ユーザー毎に画面デザインを33種類のテーマから選択できます。気分に合わせて画面の色を変えられます。
・ステータス管理で次のアクションが見えるように
FunBizの受注ステータスはTODOリストにも連携していて、次に何を行うべきか、今どんな状況なのか確認することができます。ステータス管理を行うと、作業漏れを防げます。
・受注案件ごとの情報を1ページに集約
FunBizでは、1ページで受注案件の商品情報や出荷日、売上金額などを確認できます。いつ出荷したのか、粗利率はどれくらいかなど受注案件に関わる全ての情報を確認できます。
・受注に関わる書類を自動で作成
FunBizでは、受注登録を行うと「注文請書」が自動的に作成されます。他にも「出荷指示書」や「ピッキングリスト」などの書類も、必要な情報が揃い次第自動で作成されます。
書類作成にかける時間を大幅に削減することができます。
・発注処理を簡単に
発注日や発注番号などは自動で採番されます。
ユーザーは、仕入先や納品日時を入力して、商品を選択するだけで簡単に発注作成ができます。発注作成を終えると自動で「発注書」が作られます。
まとめ
販売管理システムについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
販売管理の特に受発注は、正確に納期内にこなすことが大切です。
数量を間違えたら企業にとって損失になってしまいます。この業務を手作業で行っていては、ミスも増えることでしょう。
販売管理システムを導入することで、その問題は改善される可能性が高いです。販売管理システムを導入すると、一度入力した情報は自動的に反映されます。
ダブルチェックの必要もなく、時間と手間がかかりません。ミスも無くなり、大幅なコスト削減につながります。
販売管理システムは各メーカー様々な製品をリリースされていますが、使いやすさで選ぶならFunBizをおすすめします。是非、この機会に販売管理システムを導入されてはいかがでしょうか。