クラウド型販売管理システム

RPAという言葉がビジネスのシーンにおいてよく使われるようになりました。
RPAは人手不足の解消の糸口になりえる素晴らしいテクノロジーです。

 

ホワイトカラーのあらゆる単純作業を代替しており、販売管理の現場でも活躍しています。一方、RPAは全ての作業を代替できるわけではありません。

 

RPAを導入したからといって、他のシステムがいらなくなるという訳ではないのです。本稿では販売管理システムとRPAの違い、それぞれの定義・役割についてご説明いたします。

販売管理システムならFunBiz

販売管理システムとは

販売管理システムは、販売に関連する管理業務を一元化するシステムです。
自社のビジネスに合わせてシステムを導入することで管理業務を効率化し、ミスも削減します。

 

販売管理システムの役割

 

販売管理業務は、在庫管理から受注管理まで部門を跨って存在します。
そのため、複雑になりやすく、作業が人の手によって行われている場合は入力ミスも起こりがちです。
また、管理のノウハウが特定の人に集約されてしまうことも難点といえます。

 

販売管理システムはこれらの業務フローの標準化を助け、効率化します。
標準化により、特定の人にノウハウが溜まることを回避し、部門関連での連携を促します。

 

また、管理業務にかかっていた時間をその他の業務に割くことができます。具体的な役割としては、「①販売管理業務のサポート」「②経営判断のサポート」が挙げられます。

 

上記の役割を果たすために、以下の機能を備えています。

 

• 売上管理：商品受注から入金までの業務フローを管理

 

見積書作成、請求書作成、受注後の伝票入力、在庫引き当てなどの業務をシステムが管理します。売上等の数値は外部の会計システムと連動させることも可能です。各種の業務の時間の短縮だけでなく、ミスの軽減にも寄与します。

 

• 購買管理：発注から入荷、仕入、支払、買掛までの業務フローを管理

 

購買先ごとに購買単価、見積依頼、受発注処理、請求処理をサポートします。振込などのタスクも請求書別にまとめておくことが可能で、タスク漏れを防ぎます。

 

• 在庫管理：商品の入庫から出庫をまでを管理

 

リアルタイムで在庫数を把握し、欠品や過剰在庫を防ぎます。棚卸、長期在庫、期限切れ在庫の処理といった業務にも対応しています。

 

• データ分析：蓄積されたデータを分析することで、意思決定をサポート

 

売れ筋の商品をグラフ化する、将来の需要を予測するなど、必要なデータ分析をサポートします。販売データの活用は適正在庫を保つために活用可能です。

 

販売管理システムのメリット

 

販売管理システムを導入する具体的なメリットとしては以下が挙げられます。

 

• 受発注ミスの軽減

 

1つの取引でも、仕入、出荷、営業など、幅広い部門が関わっています。販売管理システムがない状態では部門間でコミュニケーションを行う間に誤った情報が伝わり受発注のミスにつながることがあります。

特に部門間で異なる管理作業を行っている場合はなおさら情報が見えづらくなります。

 

販売管理システムを導入すれば、一つのシステムで情報を集約して管理することができます。各部門がそれぞれシステムにアクセスすれば、ダッシュボードで集約された共通の情報を確認することが出来ます。

 

また、システムを導入すれば、業務自体が標準化され、作業の属人化が解消されます。特定の人でないと行えなかった業務が誰でも簡単に行える業務に変わります。

これらの作用により、人為的な受発注のミスは削減することができるでしょう。

 

• 書類作成業務の効率化

 

見積書や請求書など、販売管理で必要な書類は販売管理システムが自動作成してくれます。同じ内容の見積書を複製するなども可能です。

 

請求であれば、システムに入力された情報がそのまま請求書にも受注データにも反映されるわけですから、入力の回数は一回におさまります。

 

そのため、ミスを減らすだけでなく、入力の工数やダブルチェックを行う工数も削減することができ、生産性向上に寄与します。

 

• 分析を通した意思決定の精度の向上

 

販売管理システムを使うと在庫、受注、仕入等、販売に関する情報を一元管理できるようになります。

 

これらのデータは経営の意思決定において非常に重要なものです。受注情報は将来の需要予測に活かすことができます。

 

将来の需要予測が出来れば、適正在庫を保つことも用意になります。

販売に関する情報がリアルタイムで反映されていくので、意思決定を行う精度だけでなく、スピードも向上します。

 

RPAができる販売管理業務の自動化

続いて、RPAの概要とRPAが販売管理業務において貢献できることをご紹介いたします。

 

RPAとは

 

RPAはロボティック・プロセス・オートメーションの略で、ロボットを使ってパソコンを使った単純な間接業務を自動化する技術です。

 

ホワイトカラーの生産性を向上させる手法として、近年、注目を集めています。日本に限らず、人材不足の問題はどこの先進国でも問題になっています。

 

人材不足を解決するこういった背景がRPAの普及を推し進めています。データの収集、データのシステムへの入力であれば簡単に自動化することが可能です。

 

以下の様な業務はRPで代替することができます。

 

• 一定の決まりに沿って繰り返す作業
• 人為的ミスが起こりやすい
• 作業が標準化されていて、イレギュラーなケースがない
• データが構造的に整理されている
• デスクトップ上のアプリケーションを使った作業
• 大量にある作業

 

RPAにより作業を代替することで企業は以下の様なメリットを獲得できます。

 

• 人件費のコストダウン

 

代替する業務の内容や量にもよりますが、多くの場合RPAの導入コストは人件費よりも安く収まります。

 

• 人的資源の確保

 

人を介して作業を行う場合は、採用や教育が必要です。一方、市場において人手が不足している場合はうまく人を雇えないこともあります。

RPAはシステムを導入するだけで、労働力を確保できます。

 

• 業務処理のスピードアップ

 

RPAはソフトウェアです。休むことなく働いてくれるため、深夜の作業にも対応します。結果として、人手をかけて行う作業よりも早く作業が完結します。

 

• ミスの軽減

 

人の手を介して行う場合、人為的なミスが発生する可能性は払拭できません。ソフトウェアが作業を代替する場合は単純なミスがなくなります。

 

• 高付加価値業務への集中

 

単純作業に使っていた時間を、企画業務など、その他の業務にあてることができます。企業が売上をあげるための時間に割けるため、企業全体の生産性が向上します。

 

RPAがこなす販売管理業務

 

RPAは全ての販売管理業務をサポートできるわけではありません。前述の通り、RPAがこなすことのできる業務には傾向があります。

 

決められた形式の資料作成、決められた書類からデータを抽出するなどの定型業務はRPAの得意領域といえます。

 

特に、経理や人事など、社内のデータの収集、分析が多い仕事は代替しやすいでしょう。一方、販売や調達など、販売管理に関わる部門でもパソコンを使った提携業務は存在します。以下にRPAで代替できる主な販売管理業務をまとめます。

 

• 受注業務

 

顧客から注文を受けたあとの処理を代替します。

通常、注文は電話、メール、Webなど様々な方法で受けます。それらの受注情報を元に販売管理を行う際はそれぞれの情報を販売管理システムに入力する必要があります。

 

メールからの発注を受けている場合は特に、注文の明細情報は人の手を使ってシステムに入力されます。

 

入力する項目は、受注日、顧客名、届け先、注文された商品・サービスの名称、数量、単価、合計金額、納品日時など、多岐に渡ります。

 

これらの入力作業は人による判断が必要にないものですが、人によって行うとミスが起こりやすいものです。

そのため、RPAによる自動化によって、効率化することが可能といえます。

 

• 出荷業務

 

出荷の際には、商品の梱包、運送会社への出荷手配などを行う必要があります。また、注文をした顧客に対しては、出荷情報、納品書を出力して送付する場合もあります。

 

これらの業務も、受注を受けた段階で、どの様な情報をいつ処理すべきかが決まっています。そのため、RPAで自動処理することが可能です。

 

• 資料作成業務

 

受注情報や在庫情報などあらゆる情報は販売管理システムには溜まっていきます。経営企画部、営業企画部等、企業内で経営判断のサポートを行う部署では、これらの情報を元に資料作成を行っています。

 

これらの資料作成業務も決まった項目を決められたタイミングで報告しているのであれば、RPAのサポート範囲になります。

 

販売管理システムとRPAの違い

 

自動化という観点では共通する面も多いため、販売管理システムとRPAの違いを理解できない方もいると思いますが、販売管理システムとRPAは根本的な仕組みと役割が違います。

 

前述の通り、RPAは特定の業務を自動化できるものの、全てを代替することは難しく、複雑な作業や細かいコントロールが必要な業務には向いていません。

 

販売管理の中でRPAが活躍できるのは、データの入力、データの出力、資料作成業務です。毎日処理する必要があり、工数が多くかかる作業は相性がいいでしょう。

 

また、RPAはプログラミングが必要なく、新たなシステムを構築する必要がありません。簡易な業務であるほど、新規のシステム構築よりもRPAの方が安く早く済みます。

 

一方、販売管理システムは販売に関する情報を一元整理するものです。販売管理の効率化に特化して組まれており、他の作業を代替することはできません。

 

書類作成などの作業の自動作成を行うことはありますが、RPAの様な人が行っていた作業を直接自動化するわけではありません。

 

販売管理システム「FunBiz」

 

販売管理システムであれば、FunBizをおすすめします。FunBizはクラウド型の販売管理システムで、「使いやすいシンプルな販売管理システム」をコンセプトに開発されました。

 

販売管理システムの必要最低限の機能はしっかりとカバーされており、価格もリーズナブルであるため、導入しやすいシステムといえます。

 

FunBizの主な特徴としては以下が挙げられます。

 

• リアルタイムで更新されるダッシュボード

 

販売情報はシステム上でリアルタイム更新されます。ダッシュボードによって一目で確認することが可能です。

 

商品別の在庫状況なども簡単操作で把握できます。また、ダッシュボードには「TODOリスト」が備わっており、在庫が発注点を下回るとアラートが表示されるようになっています。「TODOリスト」によって発注漏れを防ぎます。

 

• シンプルでわかりやすい画面設計

 

長期運用でも問題なく使えるようにシステムが開発されています。

特定の人に業務が集中しないように誰でも使えるようなシンプルでわかりやすいインターフェースを備えています。

 

• 時間と場所を問わないアクセス環境

 

FunBizはクラウド型の販売管理システムです。

インターネット環境があれば、いつでもどこでも最新の情報を把握できます。また、レスポンシブ対応もしているのでパソコンだけでなく、スマホからアクセスしても見やすいレイアウトで利用可能です。

 

• 万全のデータ保管体制

 

高水準のWebサーバーとデータセンターはだけでなく、SSL通信による情報の暗号化も整備しています。自動バックアップも行っており、万が一のユーザーのデータ消失にも対応できます。

 

• 安心のサポート体制

 

導入後は電話・メールによる無料サポートも行っています。使い方がわからず戸惑ってしまった場合でも、組織に浸透するまでスタッフがしっかりサポートします。

 

• 情報の自動分析

 

商品別の売上金額、仕入金額を簡単にグラフ化することが可能です。

売れ筋商品の把握は、商品の入れ替えや在庫量の調整に活用可能できます。仕入金額の推移は仕入のタイミング、量の最適化に活用できます。

 

まとめ

 

RPAと販売管理システムの違いはおわかりになったでしょうか。

 

RPAは流行りのテクノロジーですが、業務の全てを効率化できるわけではありません。情報の一元管理や業務の標準化には販売管理システムが必要です。

販売管理システムがあれば、データ分析等の作業も自動化できます。

 

RPAと販売管理システムのそれぞれの出来ること、メリットを理解した上でうまく使い分けることが一番だと思います。

 

シンプルで使いやすい販売管理システムをお探しの方には、FunBizをおすすめします。

FunBizは経験を問わず、組織に長期で運用してもらうことを念頭において開発してあります。これを機に販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。