販売管理はどこの企業でも行う業務。
多くの企業が「販売管理の業務を効率化したい」と考えていることでしょう。
販売管理を効率化する一つの方法として「販売管理システム」を導入することが挙げられます。
販売管理システムとは、見積から代金回収までを1つのシステムに集約して管理できるソフトウェアです。
販売管理システムを導入すると、帳票を作るのに最低限の入力で済むため入力ミスも減ります。
また、ミスを防ぐ為にダブルチェックを行っていた企業はその必要がなくなります。管理業務は最低限になり、本来注力すべき業務に集中できます。
本稿では販売管理システムを導入することを検討している方に向けて、販売管理システムについてご紹介します。最後に、使い勝手が良いことが特徴な「FunBiz」についてご紹介します。
コンテンツ
販売管理システムとは
「販売管理」と「販売管理システム」とは
まず、「販売管理」とは何かを説明します。
販売管理とは、「いつ、誰に、何を、いくらで、いくつ」販売し、代金の回収をいつ行うかを管理することです。
顧客から注文を受けてから代金をもらうまでの、商品と代金の流れをデータとして、3つの業務（売上、仕入、在庫）をカバーします。
この業務を1つのシステムで行うことができるソフトウェアが「販売管理システム」です。
販売管理システムはどんなものがあるか
販売管理システムは、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。
それぞれ、特徴があり、一概に「こちらのほうが良い」とは言えません。それぞれの特徴を知り、自社に合った製品選びをすることが大切です。オンプレミス型とクラウド型の特徴は次の通りです。
| 項目 | オンプレミス型 | クラウド型 |
| 導入コスト | 高い
（サーバーを自分で購入する必要あり） |
安い
（サーバーは購入不要） |
| 購入形態 | 買い切り | 月々支払 |
| 価格帯 | 数十万から数百万 | 月々数千円から数万円 |
| ランニングコスト | 低い | 高い |
| インターネット使用の有無 | なし | あり |
| アクセス | 社内のみ | インターネット環境があればどこでもアクセス可能 |
| セキュリティ | クラウドよりは良い | 不安が残る
（インターネットを介しての利用になるため、高度な暗号化が必要） |
| カスタマイズ | 柔軟に対応 | なかなか難しい |
| 他システムとの統合性 | 強い | 弱い |
販売管理システムの機能
ここでは、一般的な販売管理システムの機能をご紹介します。販売管理システムで取り扱う分野は主に「販売管理」と「仕入管理」、「在庫管理」の3つです。
◎販売管理をサポートする機能
販売管理は様々方法がありますが、企業や所属している業種によって異なります。ここでは、最低限必要な「受注管理」と「請求管理」をご紹介します。
【受注管理】
登録した受注管理から、注文番号や取引先、サービス名など様々な項目で検索できる機能があります。
また、受発注同時に処理できる機能もあります。これは、自社で在庫を持たず仕入先から直接取引する場合に有効です。
【請求管理】
売上データに基づいて請求書を発行したり、未回収の債権を検索したりする機能があります。
◎仕入管理をサポートする機能
商品を販売するのに原材料や部品などを仕入れる必要がある製造業の場合は仕入が必要です。仕入は自社が顧客となり、見積や発注、支払いなどの業務がおこります。
【仕入管理】
見積や購買内容を仮に登録しておき、契約書を交わした後に仕入を確定して、在庫計上する機能があります。また、「何をいつ仕入れるのか」という仕入の予定を入力できる機能もあります。
【支払管理】
どの取引でいくら支払ったのか、消込作業が行える機能があります。また、支払予定の金額や支払先などを入力し、予定表を作成してくれる機能もあります。
◎在庫管理をサポートする機能
在庫管理には主に「出荷管理」と「棚卸」に関する機能が搭載されています。
【出荷管理】
出荷指示が簡単に作成できる機能や、在庫の調整をサポートする機能、在庫がどれくらい残っているか検索できる機能があります。
【棚卸】
棚卸の管理や登録する機能があり、Excelにデータを入力しシステムに取り込むことで完了します。
販売管理システム導入後のメリット
従来方法の販売管理で発生しやすい課題
販売管理システムを導入していない場合、エクセルか伝票で管理している所が多いでしょう。
エクセルで管理している場合、管理の方法が部署ごとに異なるかと思います。他部署どころか、自分の担当していない業務の情報を共有するのは至難の業です。
そこから、連絡ミスが起こり、誤発注が増えてしまいます。
また、同じ情報を違う箇所に複数回入力する必要があり、人為的ミスが起こる可能性を倍増させています。
販売管理システムが課題を解決する
販売管理システムを導入すると、販売管理に関わる全ての情報を一つのシステムで管理することができるため、業務が標準化されて本質的な業務上の課題も見えやすくなります。
情報共有もスムーズに行え、入力作業も最低限に抑えられるので業務を効率化できます。
販売管理システムを導入すると起こりえるデメリット
販売管理システムを導入することで発生するデメリットとしては、「導入・運用のコストがかかる」や「使いこなせるようになるまで時間がかかる」が挙げられます。
◎導入・運用のコストがかかる
販売管理システム導入にはコストがかかってしまいます。
オンプレミス型の場合、サーバーを購入しなければなりません。ソフトウェア自体も数十万から数百万かかります。
クラウド型の場合、月々の費用は小さいものの、毎月払っていくので、ランニングコストがかかります。業務コストを削減し、売上向上に貢献できるメリットもありますが、導入費用がかかります。
◎使いこなせるようになるまで時間がかかる
新しいシステムを導入すると、慣れて使いこなすまでには時間がかかります。あまりにも使いにくいと工数や時間がかかってしまうので、導入の意味が半減してしまいます。
販売管理システムなら「FunBiz」を導入しよう！
販売管理システムは各メーカーから、様々な製品がリリースされています。どんな風に販売管理システムを選べばいいのでしょうか。
一つのポイントは「使いやすいかどうか」で選ぶとよいでしょう。使いやすさで選ぶなら「FunBiz」がおすすめです。FunBizについては次の通りです。
◎このような人におすすめ
・エクセルや伝票での管理が大変
・在庫が余剰状態や欠品状態になってしまう
・情報の共有不足で問題が発生している
・受発注の処理に時間がかかっている
・販売管理業務を改善したいが、どこから手を付けていいかわからない
◎特徴
・ダッシュボード形式を採用
FunBizでは、全ての状況をひと目で把握できる「ダッシュボード形式」を採用しています。
情報はリアルタイムで更新されるので、常に最新情報を確認することができます。
ダッシュボードには「TODOリスト機能」も搭載されており、作業漏れを防いでくれます。
また、在庫が欠品状態になることを防ぐ為に予め「発注点」を設定しておくと、在庫数が設定した発注点を下回るとダッシュボードに「アラート」が表示される機能もあります。
・使いやすいシンプルな画面設計
FunBizでは「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに設計しています。
これにより、年齢層問わず、誰でも簡単に操作できるように開発されています。
使い方が難しいと長続きしません。FunBizでは、必要最低限の機能をコンパクトにまとめることで、長く運用に使ってもらえるよう工夫しています。
・いつでもどこでもアクセス可能
FunBizはクラウド型のシステムなので、インターネットが繋がる環境であればいつでもどこでもアクセスすることができます。
これにより、例えば営業の方が客先で商談中の場合でも、倉庫の在庫状況が把握できます。また、倉庫から受注状況を把握することも可能です。
FunBizはシステム全体を「レスポンシブ対応」にしている為、普段パソコンで使っている方がスマートフォンでアクセスしようとしても最適な画面レイアウトで表示されるので、ストレスなく操作することができます。
・データ管理体制も万全
FunBizでは、大切な情報をしっかりと守るための体制も万全です。
高水準のWebサーバーとデータセンターに加えてSSL通信で情報を暗号化しています。また、自動でバックアップも取っているので万が一データが消えても復元できます。
・低価格での導入が可能
FunBizでは1ユーザーから契約できます。
例え1ユーザーでも、機能が制限されることはなく、全ての機能とサポートを利用できます。
クラウド型のシステムなので、ハードウェアの用意や設定も不要で、契約したらすぐに使えることも特徴です。また、無料で最新版になるので、安心して運用できます。
・安心のサポート体制
FunBizでは電話やメールでのサポート体制も万全です。導入時は導入サポートを受けることができます。システムを使いこなすために、気軽に問い合わせることができます。
また、社員向けの研修なども別途で行っているので、相談して受けることができます。
◎機能紹介
FunBizは販売管理に必要な機能を網羅的に備えています。
・作業漏れを防ぐTODOリスト
・ダッシュボード形式の表示
・デザインをユーザー毎にカスタマイズできる
・見積状況がひと目でわかる
・見積もりから受注登録できる
・見積を複製できる
・受注ステータスを管理できる
・受注案件のアクション履歴が見える
・簡単に書類が作成できる
・売掛関連情報を一覧で確認できる
・発注処理が簡単に行える
・納品受け入れも楽々
・返品や割引があった場合も対応できる
・在庫一覧からまとめて棚卸できる
・欠品を防ぐ為の発注点アラート機能
・在庫変動を全て記録する機能を搭載
・定番品や終売品の設定
・顧客ごとに異なる売掛買掛設定ができる
・同じ会社の複数支店や支店を管理できる
・CSVで台帳を一括登録できる
・商品別売上をグラフ化できる
・仕入金額を集計できる
・在庫変動を見える化できる
【導入事例】「FunBiz」導入後の効果とは
株式会社WILQANTは美容室の運営、ヘアサロン商品を販売しる会社です。
WILQANTでは主にヘアサロン商品の販売時に「FunBiz」を活用しており、多くの種類の商品の管理のためにFunBizを使用しています。
FunBizを導入するまでは、以下のような悩みを抱えておりました。
・商品の生産数の調整ができない
・商品在庫数の管理ができていない
・商品出荷状況の確認がしづらい
・商品の売上が見にくい状況
・請求関連の処理が複雑になっている
WILQANTでは、作業ごとに管理ができておらず、これらを一元管理できないかと考えていました。
WILQANTがFunBizを選んだ理由は、見やすいUI設計、簡単操作に魅力を感じたからです。FunBizの導入後は、上記の悩みを解決し、業務改善できました。
全ての作業を一元管理することができるため、効率的な管理を実現し、各々の業務負担を徐々に減らすことができました。FunBizの機能にもとても満足していただき、企業の生産性向上に役立てています。
まとめ
販売管理システムについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？
販売管理を工程別にエクセルなどで行っていては、業務が属人化してしまい、業務全体が見にくくなってしまいます。
1つ1つ手作業で入力していては、手間もかかるし、人為的ミスも防げません。販売管理における人為的ミスは、売上に関わる問題になっていきます。そのような問題を解決できるのが「販売管理システム」です。
販売管理システムを導入すると、1度入力した情報は他の所に自動的に反映されたり、情報が揃えば自動作成されたりします。書類作成にかかる手間や確認作業にかかるコストも削減できます。
なにより、業務が標準化されることで、見えてこなかった課題が見えやすくなるでしょう。今までデータの収集作業ですら困難であった「データ分析」も簡単に行え、経営判断の材料となるでしょう。
販売管理システムは、各メーカー多くの製品がリリースされていますが、使いやすいシステムをお探しの場合は「FunBiz」をおすすめします。これを機に是非、FunBizを導入してはいかがでしょうか。