販売管理システムは、商品の販売を行う企業に必ず必要なシステムといえます。売上高が数千万円を超える企業では、まず導入していることでしょう。
小さい商店では必要ありませんが、規模が大きくなればなるほど業務上の管理作業を処理するのにコストや労力を使います。コンピューターで管理できてしまう作業は販売管理システムを活用するのが有用です。
幅広い商品を取り扱う卸売業者にとっても非常に重要性の高いシステムとります。本稿では卸売業者に向けて、おすすめの販売管理システムをお伝えします。
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卸売業の主な業務
卸売りとはメーカー等の製造業の企業から仕入れた商品を小売業者や卸売業者に販売することを指します。製造と小売の間で、橋渡しの役割りを果たすのが卸売りの主である業務です。商品の価格を調整できる立場であり、安定して商品を供給できるので価格を決定する役割も担っています。
米のような年に1回の収穫する穀物を例に挙げます。仮に米の価格が高騰したり急落したりすると消費者や生産者双方が困ります。
それを避けるために、問屋という卸売業が米を保管して、安定して消費者に供給していきます。また、生産者が負う生産コストを卸売業者が大量に買い付けすることで、早期に確実に回収し解消させてあげることが出来ます。
このように卸売業者は生産者の金融リスクを軽減する機能も併せ持っているのです。
卸売業で販売管理が重要な理由
販売管理とは生産者には欠かせない商品の仕入れ、納品はもちろんのこと在庫や出荷、代金回収やサービスの販売計画、ひいては販売員の管理まで販売活動の一連の流れについて管理することを指します。
販売管理には、受注管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・在庫管理と、大きく5つのプロセスがあります。
・受注管理
取引を行う製品の金額・数量・納期など、顧客に対し事前に提示する見積もりなどが対象の業務です。顧客が見積書の内容で取引を合意した後は、契約の締結に入ります。契約の際には、製品の保証、免責事項、納期、支払いなどの取引条件をすり合わせる必要があります。製品の納期、数量などを確認して最終的に受注を受理する業務も受注管理の一つです。
・出荷管理
出荷の際に必要な書類の作成や発送の手配を行います。注文通りに製品が顧客へ届き、受領書に確認印が押されたかを確認する納品業務も重要な出荷管理の一つです。
・請求管理
顧客に対する請求額と請求日が決まった後には、請求書を発行します。また、請求書を発行した後は、支払いの期限までに顧客が金額をしっかり支払っているか、確認する必要があります。
・仕入管理
受注管理とは対照的に、自社が顧客となり、製品を購入する際の管理が仕入管理です。企業各社から見積もりを受け、最適な取引を選択します。受注管理の時と同じく、金額や納期、支払い方法、保証内容は契約の締結によって、決定します。
・在庫管理
製品の在庫の受入と出庫を記録する業務が在庫管理です。在庫管理で記録する内容は、製品の金額・数量・単価などです。在庫が足りなくなった際には仕入の指示を出します。
効率的な販売管理は、これらの販売活動の一連の流れを一元化することで、ヒューマンエラーをなくします。無駄な経費を削減でき、会社の利益を向上させることに繋がっていくのです。
商品在庫不足を防ぐ事ができる
卸売業者が抱える課題に「適正在庫」が挙げられます。卸売業者は適正な在庫に保つという継続的なチャレンジを行っています。
適正在庫にするためには余分な在庫を減らし、必要な時に必要な在庫を仕入れておく必要があります。顧客のニーズに答えられるように欠品を防止しつつ、ギリギリの在庫を確保しておく必要があります。
突発的に大量発注を受けることもあり、実際にこの適正在庫を保つことは困難なケースがあります。管理ルールを明確にして、販売データは積上げておく必要があります。過去のデータから将来の受注を予測する必要もあります。
販売管理システムは商品の在庫の管理状況を適切に把握できるので、各店舗での商品を調整し段取りをして、在庫不足を未然に防ぐことが出来ます。
需要がありながら在庫不足に陥るということは、顧客満足度を著しく低迷させるとともに、企業としての社会貢献度にも疑問符が付きます。
そうした事態を回避するためにも販売管理システムは非常に有効なのです。また、不必要な在庫を抱えることがなくなるので、在庫保管にかかるコストを必要最低限に抑えることが可能です。
確実な納期管理をする事ができる
商品やサービスの納期を守れないと信用問題となり、会社の存続にも関わります。しかしアナログな納品管理ではどうしても納品漏れなどが起こってしまいます。必要なタイミングで商品が納品できなかった場合、最悪のケースでは発注のキャンセルも起こってしまいます。
正確な納期管理ができるということはそれだけでも企業にとって強みとなります。販売管理システムを導入することで、納品時期をリアルタイムで即座に知ることが出来るのです。システムによっては、作業の漏れが発生しないようにアラートを出す機能を備えています。
キャッシュフローを安定させる事ができる
企業である以上、お金の出入りは常にあります。利益が出ているにも関わらず、キャッシュフローがマイナスになる場合もあります。企業からお金がなくなって、支払いが出来なくなってしまう事態が起きた時、それは会社の倒産となる恐れがあるのです。
販売管理システムによって適正在庫を保つことはキャッシュフローの安定にも繋がります。余計な出費を抑え、機会損失を減らすので、その分、手元のキャッシュが残りやすくなります。
卸売業に打って付け！販売管理システムとは
販売管理システムは卸売業にとって、必須といっても過言ではないでしょう。
人が行う業務にはミスがつきものです。細心の注意を払っていても、人間の集中力は長時間持続しません。そこで、販売管理システムが活用されています。販売管理システムの導入により、商品を重複して発注してしまうなど、ヒューマンエラーをなくすことが出来ます。管理業務を一元化し、簡素化することで失敗をするリスクを軽減できます。
業務効率化！販売管理システムとは
実際に売上高1億円を超える企業においては、販売管理システムはほぼ必ず利用されています。
販売管理システムは、コンピューターで販売に関する作業をシステム化します。人為的な操作が介在せず、正確でかつ、よりスピーディーに業務を実行することが出来ます。
販売管理システムのメリット
作業が「可視化」、「効率化」されることでどの様なメリットがあるのでしょうか。
・経営分析
販売に関する情報が販売管理システム上で集約されます。集約された情報は経営分析に活用することが可能です。売れ筋の商品が予測できれば、必要な在庫の最適化に活かせるでしょう。不要な商品の仕入れを取りやめるなど、商品ポートフォリオの見直しにも活用できます。
・受注、発注ミスの防止
前述の通り、人を介した販売管理では受注、発注のミスがよく起こります。販売管理システムを導入すれば、１つのシステムで集約されて管理できるため、他部門とのコニュニケーションが取りやすくなります。
システムによっては、受発注のタイミングでアラームを出す機能がついています。ミスを防止することで、無駄な在庫と欠品による機会損失がなくなります。キャッシュフローも安定することでしょう。
・書類作成の簡略化
見積書、領収書などの書類作成もサポートしてます。数値は、システムに入力されているものが自動で反映されるので、入力ミスもありません。提携業務が自動化することによって管理者は売上を伸ばすための作業に集中することができます。
《卸売業向け》使いやすい販売管理システム「FunBiz」
販売管理システムとひと口に言っても、多種多様なものがあり、ひとえに高度な販売管理システムが必ずしもいいとは言い切れません。高度であるがために複雑で使いにくさが際立ってしまうケースもあるからです。かといって簡素すぎて役に立たない販売管理システムでは意味がありません。では、どのような販売管理システムを活用すれば良いのでしょうか。そこで、オススメをしたいのがFunBizです。
「FunBiz」は卸業者向けの使いやすさが長所である販売システムです。
「FunBiz」とは
「FunBiz」の最大の特徴は、全ての状況を一目で把握できるところです。なぜそれが実現できるのかというと、「FunBiz」ではダッシュボード形式を導入しています。ダッシュボード形式とは、全てのリアルタイムで更新される情報を一画面に表示するやりかたです。ダッシュボードには「TODOリスト」機能も搭載していて、商品を発注時点でアラートが鳴り、欠品を起こさない工夫がされています。
また「FunBiz」はそのシンプルな運用できるシステムをコンセプトに開発されたので、難しい操作はありません。データ管理体制も万全で高水準Webサーバーとデータセンターに加えて、SSL通信によりデータを暗号化することで、大切なデータを守ります。さらに、自動でバックアップを取る仕様となっているために仮にデータを誤って消してしまったとしても、復元をすることが出来るのです。
「FunBiz」はユーザー数に合わせて料金プランが選択でき、1ユーザーで9800円です。1名からの利用であっても、全ての機能とサポートを受けることができ、利便性という点で群を抜いています。ハードウェアを購入する必要がなく、契約後すぐに利用ができる点も強みです。またサポート体制も万全で、メールや電話のサポートは無料でいつでも受けられます。導入後、すぐには使い慣れない従業員への導入サポートもしています。
FunBizの特徴と導入メリット
・売り上げ分析が可能
物やサービスを販売するにあたって、過去のデータを照らし合わせて今後の経営戦略を考えるのは非常に重要な事柄です。販売管理システムを導入することで、膨大なデータを一元化でき、これまでには困難だったデータ解析も容易に行えます。具体的には、どの商品がいつどんなタイミングでどの客層にというのが一目瞭然で把握できるので、今後の商品の入荷方針など予測が立てやすくなります。
・フォーマットを簡素化
販売管理システムを導入していない場合、受注番号や伝票番号など同じ情報を複数回入力する必要があります。これでは人為的なミスが起こりやすい状況でありながら、人件費もかさみます。販売管理システムを導入することで、一つの情報を入力するだけで、同じ情報は一括で一斉に入力されるのです。
・受注や発注ミスのリスクを軽減
大きな会社になればなるほど、さまざまな部署であり部門があります。販売管理システムを導入していない場合、各々の部署、部門で作業方法や記録方法が異なり、別の部署の状況がクリアにはならない状況と言えます。統一性がないために連絡、連係ミスが頻発する可能性を秘めてしまっています。そこで、販売管理システムを導入することで一つのシステムに集約されるので、全体像が見えやすくなります。受注、発注ミス等のヒューマンエラーを軽減することが出来るのです。
・現場に定着する
機能の豊富なシステムでも現場で使われなければ意味がありません。FunBizの誰にでもわかりやすいインターフェースは現場への定着率を高めます。また、サポート体制も充実していることから、使い方がわからない社員は直接聞いて、問い合わせることができます。現場がすぐに使いこなすことが出来るので、導入後の効果をすぐに実感できるでしょう。
まとめ
卸売業者に向けて今すぐ導入したい販売管理システムをご紹介してまいりました。販売管理を手動で行うと、入力ミスなどが多く発生します。作業時間も長くなり、管理者が集中すべき売上を伸ばすための活動に集中できなくなります。販売管理システムによる作業効率化は解決策になることでしょう。現在、一定の規模のある会社は、ほとんどの会社が導入していることでしょう。
中でも「FunBiz」はシンプルなインターフェースで、パソコン操作が得意でない従業員でも扱うことができるおすすめのシステムです。導入コストも会社の規模に合わせて安く済むため、極めてメリットの多いソフトウェアと言えます。販売管理の作業を効率化させたいとお考えであれば、FunBizの導入を検討してみてはいかがでしょうか。