販売管理を効率化することが大幅なコスト減に繋がると分かっていても、具体的にどのように改善したらよいか分からない会社は多くあるはずです。
販売管理の業務を効率化するための一つの手段として「販売管理ツール」を導入することが挙げられます。販売管理ツールを導入することで、業務の標準化が行えます。
これにより、作業の効率が上がりコスト削減が見込めます。
本稿では販売管理ツールを導入することを検討している方に向けて、販売管理ツールについてご紹介します。
コンテンツ
販売管理ツールができること
導入することを検討している方にとって気になることはやはり、「販売管理ツールは何ができるのか」という点でしょう。
ここでは、販売管理ツールができること、機能についてご紹介します。
販売管理ツールとは
販売管理ツールとは、見積から代金を請求するまでに関わる一切の業務を1つのツールで管理することができるソフトウェアです。
通常、販売管理は、見積は見積担当が、仕入は仕入担当が…と工程別に分かれて業務を行っていることでしょう。
各担当者が別々の方法で管理を行っている場合、情報共有不足による誤発注などの課題が出てきます。
また、担当者独自の管理方法で行っている場合、業務が属人化してしまい、その担当者なくしては業務が回らない、という課題もあります。
このような課題を販売管理ツールは解消できます。
販売管理ツールの主な機能
販売管理ツールは大きく分けて「販売管理に関わる機能」と「仕入管理に関わる機能」、そして「在庫管理に関わる機能」の3つあります。それぞれの機能の詳細は次の通りです。
◎販売管理に関わる機能
販売管理には、見積や受注、売上、請求などの業務があります。
企業や所属している業種によって異なりますが「受注管理」と「請求管理」は最低限必要な業務です。
受注管理に関する機能としては、登録した受注情報を受注番号や取引先などをキーとして検索できるものや、自社で在庫を持たない企業向けに、受発注を同時に処理できるものなどがあります。
請求管理に関する機能としては、売上データに基づいて請求書を発行するものや、未回収の債権を検索できます。
◎仕入管理に関わる機能
商品を販売するために原材料や部品の仕入れが必要な製造業の場合は、仕入が必要になります。
仕入は自社が顧客となるため、販売業務と同じく見積や発注、支払などの業務があります。主に「仕入管理」と「支払管理」で構成されています。
仕入管理に関する機能としては、「何を、いつ仕入れるのか」という仕入の予定を管理しやすくするために、仕入予定を入力できるものや、見積や購買内容を確認し、契約書を交わした後で仕入を確定し、在庫計上できるものがあります。
支払管理に関する機能としては、支払消込作業ができるもの、支払予定表が作れるものがあります。
◎在庫管理に関わる機能
在庫管理では、商品の出荷や在庫状況を把握しておくことが重要です。
それをサポートする機能として、在庫情報を様々なキーで検索出来ものや、出荷指示が簡単に行えるものもあります。
また、棚卸に関しては登録がエクセルにデータを入力しツールに取り組むことができる機能が搭載されている製品もあるので、業務効率化が期待できます。
導入前に抑えるべきポイント3つ
各メーカーから様々な製品がリリースされている中、販売管理ツールをどのように選べばよいのでしょうか。ここでは導入前に抑えるべきポイントを3つご紹介します。
お試しサービスを利用する
情報収集をして、気に入った製品があったら、お試しサービスを利用しましょう。
いきなり購入すると使い勝手が合わなかった場合に「購入したものの使わなくなってしまった」という事態が起こるからです。
各メーカー、大抵はお試しサービスを実施しています。じっくり使ってみて、使い勝手がどうか、自社で抱えている課題を解決するための機能が備わっているか確認しましょう。
自社の課題に合う製品選び
販売管理ツールを導入する前に、自社の課題は何か明確にしましょう。
入力ミスが多いのを改善したいなら、書類の自動作成機能が搭載したツールを選ぶといった具合に、選ぶべき製品が見えてきます。
ただ単に「高機能、高価格」を購入すれば良い、という訳にはいきません。しっかり自社が抱えている課題を洗い出し、その課題が解決できる製品を選びましょう。
導入によって得られるメリットを考える
販売管理ツールは導入にコストがかかります。
また、導入後に浸透するまでは時間と手間がかかります。そのコストや時間、手間に見合うメリットがあるか、検討してみる必要があります。
例えば、データ分析をして迅速な経営判断がしたい、という想いがあるなら販売管理ツールを導入するとメリットがあります。
それならば、浸透するまで時間やコストがかかっても、行う価値はあります。
おすすめ販売管理ツール「FunBiz」
販売管理ツールは各メーカー、様々な製品をリリースされています。もし、最低限の機能をコンパクトに搭載した、使い勝手の良い販売管理ツールをお探しなら「FunBiz」をおすすめします。
FunBizについては次の通りです。
◎こんな人におすすめ
・伝票やエクセルで管理するのが大変だ
・気が付くと在庫が余剰・欠品状態である
・情報の共有不足でトラブルが多発している
・受発注の処理に時間がかかる
・販売管理を改善したいがどこから手を付けてよいか分からない
◎特徴
・ダッシュボード形式採用
FunBizでは、全ての状況をひと目で把握できる「ダッシュボード形式」を採用しています。
情報はリアルタイムで更新されるので、常に最新情報を確認できます。ダッシュボードには「TODOリスト」機能も搭載されており、取引状況に応じてTODOが設定されます。
また、欠品防止の為に予め「発注点」を設定しておき、在庫数が発注点を下回ったときダッシュボードにアラートが表示されるような機能も搭載されています。
・使いやすいシンプルな画面設計
FunBizは「長年、運用できる使いやすいツール」をコンセプトに設計されています。
この為、年齢層問わず操作できるツールと評価をいただいています。
使い方が難しいとどんな高機能なツールでも長続きはしません。FunBizでは、必要な機能をシンプルに組み込んでいます。
・いつでもどこでもアクセス可能
FunBizはクラウド型のツールなので、インターネットの環境さえ整っていれば、いつでもどこでもアクセスできます。
これにより例えば、お客様先で商談中に倉庫の在庫状況を確認できたり、倉庫内で受注の情報を確認できたりします。
また、FunBizは「レスポンシブ対応」しているので、パソコンでもスマートフォンでも最適なレイアウトで表示されます。その為、ストレスなく操作することができます。
・データ管理体制も万全
FunBizではデータ管理体制も万全です。
大切なデータをしっかり守るために、高水準のWebサーバーとデータセンターに加えSSL通信で情報を暗号化しデータを守っています。
また、データ消失に備え、自動バックアップも行っているので、万が一データが無くなってしまった場合でも、元の状態に戻すことができます。
・低価格での導入が可能
FunBizではご利用ユーザーに合わせて料金プランを選択できます。
1名からの契約も可能で、1名からでも全ての機能とサポートを利用できます。費用は1名月々9800円からです。
クラウド型のツールなので、ハードウェアの用意や面倒な設定も必要ありません。したがって、契約したらすぐに利用開始できます。
また、無料で最新版にアップデートを行っているので、安心して運用することができます。
・安心のサポート体制
FunBizではサポート体制も万全です。電話やメールでのサポートはいつでもできます。導入時には導入サポートを受けることができます。
ツールを使いこなすうえで不明な点は気軽に相談することができます。また、社員向けの講習会なども別途行っているので、相談すれば受けることができます。
◎主な機能
【全体】
・作業漏れを防ぐTODOリスト
受注件数が多くなってくると、出荷漏れや仕入漏れなど様々なトラブルが発生する可能性があります。この課題もTODOリストを使えば、解決できます。
・ユーザー毎に変えられるデザイン
ユーザー毎に33種類からイメージデザインを変えることができます。気分に合わせてデザインを変えることができます。
【販売管理】
・見積ステータス管理
作成した見積もりに「受注」、「失注」、「未受注」の3つのステータスのうち1つを割り振ることができます。見積状況を管理できるので、営業分析や状況の把握が行えます。
・見積もりから受注登録
見積情報をそのまま受注登録内容に転記することができるので、同じ情報を入力する手間を省くことができます。
・見積複製
同じ商品や同じ顧客などの見積作成は複製を使うと簡単にできます。
・受注ステータス管理
受注ステータスはTODOリストにも連携しており、作業漏れを防ぐことができます。
・受注案件のアクション履歴
受注案件の商品情報や出荷日などを１ページで全て把握できます。
・受注関連書類を自動で作成
受注登録を行うと「注文請書」が自動で作成されます。他の書類も、作業を進めていくと自動で作成されるものもあります。
・売掛、請求、入金を一覧で確認
売掛にしている案件情報ごとの請求日や締め日などを一覧で確認することができます。
【仕入管理】
・簡単に発注作成
発注日や注文番号が自動的に採番されるので、最低限の入力で業務が進められます。
・情報の確認だけで完了する納品受入作業
発注一覧から「納品受入」ボタンを押すと一覧が表示されるので、実際行った内容と照らし合わせて、間違えなければ「完了」ボタンを押すと受入が完了します。
・返品割引設定
受入時の返品や割引がある場合は、簡単に登録することができます。
【在庫管理】
・在庫一覧からまとめて棚卸し
在庫一覧から全ての商品の棚卸をまとめておこなうことができます。
・欠品を防ぐための発注点アラート
商品ごとに発注点を設定しておき、在庫数が発注点を下回るとダッシュボードにアラートが表示されます。
・在庫変動を全て記録
在庫の増減を記録しているので、滞在在庫の確認や、在庫紛失を見つけることができます。
「FunBiz」の導入事例
ここでは、FunBiz導入の事例として「WILQANT様」をご紹介します。
株式会社WILQANTは美容室の運営、ヘアサロン商品を販売しています。
WILQANTでFunBizを使うときは、ヘアサロン商品を美容院や問屋への卸売を行う場合に使用しています。
多くの商品を販売しているため、適切な商品管理が必要になります。しかし、FunBizを導入するまでは、以下のような悩みを抱えておりました。
・商品の生産数の調整できない
・商品在庫数の管理ができない
・出荷状況の確認がしづらい
・売上が見にくい
・請求関連の処理が複雑になっている
WILQANTでは、作業ごとに管理ができておらず、これらを一元管理できないかと考えていました。
FunBizを導入することを決めたのは、数々のツールがある中でも、見やすい画面設計、簡単操作に魅力を感じたからです。
FunBizの導入後は、上記の悩みを解決することで、業務改善がなされました。
全ての作業を一元管理することができるため、効率的な管理を実現し、各々の業務負担を徐々に減らすことができました。
まとめ
販売管理ツールについてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。
販売管理を一元化されていない環境で行うと、入力ミスや伝達ミスによる誤発注が起こります。
また、業務全体が見渡しづらく、自社で抱えている本当の課題に気づけないことでしょう。
販売管理ツールを導入することで、管理方法が一元化され、業務の標準化を行うことができます。情報共有もしやすくなるほか、帳票に自動入力や自動作成機能があるので、確認の作業が無くなり、業務が効率化されます。
販売管理ツールは各メーカー、様々な製品が販売されていますが、使いやすさ、シンプルな設計のツールをお探しの場合は、FunBizをおすすめします。
是非、これを機に販売管理ツール「FunBiz」を導入することを検討してみてはいかがでしょうか。