小売業を営む企業であれば、商品の仕入管理でのお悩みがあるのではないでしょうか。
仕入管理業務は仕入れ伝票の入力から修正、納品書の確認など実はとても負担が多い仕事です。
そんな仕入業務では様々な問題が浮上してくると思います。
必要以上に商品を発注してしまうミスが出てしまった、商品の種類が多く、商品名も複雑で管理しきれなかったという事はありませんか。
少しでも人為的なミスを削減したい。
仕入作業を少しでも軽減し、販売に力をいれたいとお悩みの皆さんに仕入れ作業のお悩みを解決できるオススメの仕入管理ツールをご紹介します。
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仕入管理業務で起こりがちな問題
仕入れ管理業務では様々な商品取り扱うため多くの問題が生じますよね。
特に人為的に仕入れを行っている場合では、仕入れの発注数の間違い、管理データの入力ミス、商品の欠品など、挙げればキリがないです。
仕入管理でミスを出してしまうと販売の数値にも大きな影響を与えてしまうため、ミスをできるだけ削減したいと考えている方が多いと思います。
まずはそんな仕入れ管理業務で起こる問題の中でも良く起こる問題3つに焦点を当てて、問題と原因をみていきたいと思います。
仕入先への発注ミス
発注時に一番よくあるトラブルとしては発注内容を間違えてしまうという事ではないでしょうか。
発注個数の間違いや、注文する商品の間違いはよく起こりえることだと思います。
パソコンでの入力ミス、発注書の書き間違え、電話での注文時の言い間違え・聞き間違いなど様々なことが原因になります。
発注ミスは、売上の数字にも響いてくるため、最も避けたい問題ではないでしょうか。
末端のお客さんから注文を受けているのに、お店に商品がなければ、機会損失につながります。
商品を、お客さんのニーズ以上に発注してしまっては、在庫が増え、お店の資金繰りを圧迫してしまいます。
発注データの管理が大変
複雑な発注データの管理におけるミスも多くあります。
複数の販売拠点を持つ企業の場合には1つの部署で各拠点の仕入れや発注を集約していることがあります。
その場合は特に各拠点の商品管理に悩む事があるのではないでしょうか。
紙やエクセルなど、アナログ方式で管理を行っている場合はミスを起こす可能性が高まります。
発注データの管理方法に複雑なルールが存在する場合では、管理担当者ででなければデータを管理することができないという問題点もあります。
そうした場合は、担当者が変わるたびに管理方法に関する教育が必要になります。
新たな拠点が増えたとしても、誰でも問題なくデータ管理が行えるように、管理フローの整備が必要です。
商品の欠品/余剰が起きる
発注を掛けて届いた商品が足りないまたは余剰が出てしまう事も仕入れ管理でよく起こるトラブルです。
大量に商品を仕入れる場合では、1つのカートンボックスの中に商品がいくつ入っているかを表すSNP単位(生産荷姿単位)で発注を掛けます。
SNP単位による発注をしている方であれば、商品が届き、箱を開けると、個数が足りずに肝を冷やした経験があるのではないでしょうか。
商品入荷時に在庫数を全て確認できれば問題はありませんが、大量の商品を全て確認するのは容易な事ではありませんし、時間も消費してしまいます。
そうなると商品の欠品などに気が付かないことも多くあるため注意が必要です。
問題解決方法
発注ミスや商品の欠品など仕入管理で起こりうる様々な問題を紹介しました。
では、どうやったら先ほどの問題が解決されるのか、ここではそんな問題の気になる解決方法を探っていきたいと思います。
外部アウトソースを使う
専門のアウトソース業者を使う事でミスやトラブルを軽減することもできます。
仕入管理を自社で行っている場合、どこをアウトソースすればいいか、戸惑うこともあると思います。
その際は、細かく仕入管理などを分解してみることで、可能性が見えてきます。
システム化され、誰でも行うことが可能な定型的な業務はアウトソースの対象になります。
外部アウトソースを活用されたい方は、一度、専門の業者に相談してみてもいいかもしれません。
仕入管理ツールを使って改善する
仕入管理ツールには様々な機能が存在しています。
発注処理を簡単に行ってくれる機能、納品受け入れを簡単に登録する機能、返品や割引を簡単に登録する機能など、仕入れ管理上の問題を削減する機能が満載です。
発注業務や入庫業務にかかる工数を軽減することで、他の仕事に時間を有効的に割くことが可能になるでしょう。
また紙管理やエクセルでのアナログ方式での管理では、担当者に聞かないと管理方法がわからないという事も多いと思います。
しかし、そういった情報の属人化などもツールを使用することで削減する事が可能です。
また在庫管理や不必要な発注もツールが管理を担当するため、ミスの削減につながります。
仕入れ管理ツールは様々なものが存在しています。
仕入れ管理ツールの導入の際には、機能面も重要ですが、誰でも簡単に使いやすく、見やすいものを選ぶことが重要になってきます。
仕入管理ツールとは
仕入れ管理ツールにについて、少し詳しくご紹介します。
仕入管理ツールは小売業の在庫を適切にコントロールしてくれるツールです。
問題となる過剰在庫なども問題も防ぐことができるため、導入のメリットは大きいといえます。
また、届いた商品と発注データを照らし合わせ、検品、商品の仕分け入力、仕入れ確定処理なども行うことができます。
先に記載した発注した商品の欠品/余剰の管理の問題点も改善できるでしょう。
また仕入れ管理ツールを導入することによって、今までアナログ式で管理していた仕入れ業務やデータ管理に比べて、管理にかかる工数を大幅に効率化できます。
管理者は商品の売上拡大の施策に頭を使うなど、他の重要な業務に時間を割くことができます。
また、時間が削減できるだけでなく、人為的な入力ミスの軽減にもつながっていきます。
仕入管理システムには大きく分けて2種類あります。
一つはサーバーやパソコンそのものにインストールする形の「オンプレス型」、もう一つはインターネット上から情報にアクセスする「クラウド型」です。
「オンプレス型」とはソフトウェアを購入しサーバーやPCに直接インストールするものです。
インターネット環境を使用しないため、ウイルスなどの外部攻撃には強い側面を持っていますが、自社でサーバーの管理が必要になる事やインストールした環境でなければツールを使用することができないため、特定の環境でなければ情報を確認できないデメリットが存在しています。
「クラウド型」とはサービス提供会社が管理するサーバーにインターネットを通じてアクセスするタイプのツールになります。
インストールなどの初期設定が少なく、場所や時間を選ばずに利用することができる最近人気のタイプです。
インターネットを使用する為、セキュリティ面で不安に感じるかと思いますが、最近ではセキュリティ面で情報の暗号化等を通じてかなり改善されたことで、大手企業も導入や実績を上げています。
また、オンプレミス型に比べて初期費用が安いですが、月々の利用料金などがあります。
必要な機能など選ぶ理由も多くあると思いますが、使い勝手やセキュリティなど会社に合わせてどちらを導入するかを検討するのが良いでしょう。
特に重点を置いて考えたいことは「使いやすさ」と「シンプルさ」です。
ツールを導入し業務改善を行うことが目的なので、使いやすいものを選ぶことはとても大切です。
またせっかく良い機能があっても操作が分かりづらいものや画面が見づらいものを選んでしまうと一部の人にしかツールを使用することができなくなってしまいます。
そうならないように誰でも簡単に使えるシンプルで分かりやすいツールを選ぶようにしましょう。
仕入管理におすすめのツール
仕入管理のツールの導入メリットについて見てきました。
ここでは、どのツールが良いのか分からないとお考えの方に今回はクラウド型販売システムの「FunBiz(ファンビズ)」をご紹介します。
FunBiz(ファンビズ)はシンプルな販売管理システムで、販売状況や在庫状況を簡単に整理整頓することができます。
FunBiz(ファンビズ)の導入によって、販売管理では売り上げの分析、在庫管理では在庫の適正化、仕入れ管理では余剰や欠品の削減を行うことが可能です。
FunBiz(ファンビズ)はすべての販売状況を一目で把握できるダッシュボードがあり、日々の状況をリアルタイムで確認し作業漏れを防ぐことができます。
常に状況が把握できるため、行動指針が立てやすく、今後の改善に活かすことができます。
また商品の欠品を防ぐために商品ごとの発注に合わせてアラートを表示することができます。
運用できやすいシステムを目指している為、全体的な取引も見やすい画面で使いやすいシンプルな設計になっています。
また幅広い利用者層を考えた設計になっているのでどんな方にでも使い方を覚えるのが非常に簡単です。
作業漏れを防ぐTODOリストを備えています。
毎日の受注件数が多い場合の出荷漏れや仕入れ漏れなど様々なトラブルを防ぐことができます。
クラウド型のシステムの為いつでもどこでもアクセスすることが可能です。
商談中の倉庫の中からアクセスすることも可能です。
パソコン以外でも出先のスマホで在庫状況や受注状況の最新情報を確認する事ができます。
信頼性と耐久性に優れたサーバーやデータセンターと強力な暗号化技術で大切なデータを管理します。
企業の大切な情報やデータを守るために万全の体制を取り高水準のWebサーバーとデータセンターに加えて、SSL通信により情報を暗号化しデータを守ります。
また自動でバックアップも取っているので万が一データが消えてしまった場合でも元の状態に復元することが可能になっています。
ユーザーインターフェースをユーザーごとに自由に変更することも可能になっています。
選択できるテーマは約33種類あり、より自分が見やすいと感じるものに変更することが可能です。
FunBiz(ファンビズ)には様々な販売管理に役立つ機能が主に5つあります。
・販売管理
・仕入管理
・在庫管理
・台帳管理
・分析機能
今回は仕入管理について詳しくご紹介します。
仕入管理では、売上情報や商品仕入れや生産に必要な時間などを考えて、余剰在庫/欠品を防ぐための情報を収集します。
主な機能は以下3つです。
・「発注作成」機能
面倒だった発注管理も発注日や発注番号は自動で採番されるので、仕入れ先や納品日時を入力し商品を選択するだけで、簡単に発注作成を行うことが可能です。
発注作成が完了すると自動で「発注書」が制作されるため、記入ミスなども削減することができます。
・「納品受入」機能
納品受入作業も容易に行えます。
発注一覧から「納品受入」ボタンを押すと、発注内容が画面表示されるので、内容が同じことを確認し、「完了」ボタンを押すだけで受け入れが完了します。
誰でも簡単に納品作業を行うことが可能になりました。
・「返品割引設定」機能
幅広い仕入管理のシチュエーションに対応していることもFunBiz(ファンビズ)の特徴です。
FunBiz(ファンビズ)では、商品の返品や割引といったイレギュラーな取引についても割引内容や返品内容を入力するだけで簡単に取引を登録できます。
様々なクラウド型販売システムが存在していますが、FunBiz(ファンビズ)は初心者の方にも使いやすく設計されています。
いい機能があっても使い方が複雑で、特定の人でないと使いこなせないのであれば、仕入管理ツールの導入も意味を成しません。
ぜひ仕入ツールで迷った際はFunBiz(ファンビズ)の使用を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
複雑な仕入管理の問題点からその解決策までをご紹介しました。
アナログ式で作業を行うことが多い仕入管理の仕事ですが、仕入管理ツールを使用することで、管理を円滑に進め、人為的ミスの削減や時間短縮を考えることが可能になります。
仕入れ管理は、負担が掛かりやすくの労力が必要な業務が多くあります。
仕入管理を少しでも軽減させたいと思った際はぜひ、今回ご紹介した「FunBiz(ファンビズ)」など、仕入管理ツールを検討してみてはいかがでしょうか。
検討の際には機能面の充実をチェックするだけでなく、誰でも簡単に使えるシンプルで分かりやすい設計になっているかも確認することが重要です。