有形商品を扱う企業であれば、在庫管理は必須の業務。
在庫管理は適正在庫（欠品状態でも余剰状態でもない在庫数のこと）を保つことと、品質を保つことの2つが重視されます。
しかし、帳票上の在庫数と実際の数が違い、欠品状態に陥ってしまったり、逆に、余剰状態になってしまったりすることはないでしょうか。
このような問題を抱える企業は少なくありません。
欠品状態では折角の販売の機会を失ってしまいます。余剰状態は、一見デメリットがないように思われますが、資金繰りを圧迫してしまい、最悪の場合倒産に繋がる可能性があります。どうすれば正確に在庫数を管理し、適正在庫を保てるでしょうか。
適正在庫を保てない原因の一つに、担当者ごとに別々の管理方法をしていることがあります。これでは、人為的ミスも増え、在庫を適正数に保つことは難しいでしょう。
この問題の解決策に「在庫管理システム」を導入することが挙げられます。
在庫管理システムは、その名の通り、在庫に関わる情報の管理を一つのシステムに集約することです。本稿では、在庫管理を「在庫管理システム」を導入することでシステム化したい方に向けて在庫管理システムについてご紹介します。
在庫管理の主な業務とは
そもそも在庫管理にはどのような業務があるのでしょうか。ここでは3つにわけてご紹介していきます。
在庫受払業務
在庫受払では、主に仕入管理で届く商品や材料など「在庫の受入」と出荷による「在庫の出庫」を記録していく業務があります。
在庫は3つの要素（金額、数量、単価）で管理していきます。この業務では、実際の在庫数と帳票の在庫数が同じであることが重要になります。
「あとで、記帳すればよい」や「自分独自の方法で管理する」といった管理方法ではズレが生じます。受払業務で大切なことは、入出庫の際に素早く正確に帳票に記入し、いつでも最新のデータが確認できる体制を作っておくことです。
実地棚卸業務
決算期になったら、自社の棚卸資産の残高を把握するために、実際の在庫数を点検する「実地棚卸業務」を行います。
「在庫受払業務」できちんと管理していれば、この業務は問題なく行えるはずです。ここで確認するのは単に数だけでなく、性能や品質、保管状況なども調査しておく必要があります。性能や品質に問題がある場合は、廃棄をします。
実地棚卸業務をスムーズに行う為には日々の、在庫受払業務にて帳票上の在庫数と実際の在庫数が合っている状態にすることと、管理しやすいように5Ｓ（整理・整頓・清掃・清潔・躾）を徹底しておくことが大切です。
購買依頼業務
購買依頼は、在庫数が少なくなったら、仕入を行います。仕入は自社が顧客となり取引を行います。見積を行い、問題なければ、購買契約を結びます。
その後、発注業務を経て、検品、入庫、最後に仕入先に支払いを行います。仕入を行うタイミングの考え方ですが、主に定期的にある一定の個数仕入れる「定期発注方式」と、一定数の在庫を下回ったときに補充する「定量発注方式」2つがあります。他にもっとも簡単に在庫を管理できる「ダブルビン方式」があります。
これは、2つ棚（A,B）を用意し、A,B両方に在庫をいれます。棚Aから在庫を取り出していき、空になるか、一定量になったら、棚Bの在庫を取り出します。
その間に棚Aに先ほどご紹介した2つの方法（定期発注方式、定量発注方式）で仕入れます。あとは、同じように棚Aから取り出している間に棚Bを仕入れます。これを繰り返します。この方法のメリットは、目で見て在庫数が把握できることや、先入先出法が適用できる、発注伝票も簡単にできるなどがあります。
在庫管理業務で抱えがちな悩み
ここからは在庫管理業務に起こりがちな問題や悩みをご紹介します。
在庫管理の精度を高めたい
在庫を管理するうえで抱えがちな悩みは、帳票上の在庫数と実際の数が合わないという事です。これは、従業員ごとに管理の方法が異なる為に、リアルタイムに在庫数を管理できないことが原因でしょう。従業員間でコミュニケーションが十分に取れていても、なかなか解決できない問題です。
物流・資産在庫をそれぞれ把握できていない
自社が現在持っている在庫を正確に把握できている人は少ないと思います。しかし、在庫を正確に把握できていることは非常に重要です。
「何となく、理由がないのに欠品状態を避けるために仕入れる」ことが多いと、デメリットが生じます。在庫は現金化できない資産です。
余計な在庫は、その分現金化できる資金を減らしてしまいます。従業員の給料や新商品の開発費など現金は必要になるものです。また、余剰に在庫を抱えていると、経年劣化を起こします。それを避けるべく、セール品として売ってしまう方法がありますが、それでは利益が出ず、経営を圧迫してしまいます。
管理に必要な人件費を削減したい
一元化されていない環境で在庫管理していると、従業員ごとに異なる方法で管理することになり、同じ情報を複数回入力するなど、入力回数も多くなりがちです。入力回数が多くなると人為的ミスも多く発生します。これを防ぐべく、ダブルチェックを行う企業もありますが、それでは多くの人とコストがかかってしまいます。
在庫管理を最適化するためにするべき3つのこと
在庫管理業務でありがちなお悩みをご紹介してきましたが、そんな在庫管理業務を最適化するために、どのようなポイントに気をつけるべきなのでしょうか。ここでは3つのポイントをご紹介します。
社内ルールを徹底する
まずは、従業員間でルールを決めて、管理方法を標準化しましょう。例えば、出庫、入庫の際はすぐに決まった場所に保管してある帳票に記入することや、5Ｓを徹底することが挙げられます。管理している帳票は、個別に保存するのではなく、共有化するように工夫すると、業務がスムーズに行え、人為的なミスも減ります。
こまめにコミュニケーションを取る
従業員ごとに管理している方法が異なる場合は、小まめにコミュニケーションを取ることも重要です。例えば出庫をしたことを管理している従業員にすぐに伝えるなど、小さなことも伝えるようにすると、ミスが生じにくくなります。
「〇〇について不安だけど、伝えるまででもない」などは思わないことがポイントです。もしかしたら、その不安通りに事が進んでしまい問題になってしまうことがあるからです。従業員間が日頃から、小さなことでも報告・連絡・相談できるような関係になるよう心掛けることが大切です。
システム・アプリを活用する
本稿でご紹介する「在庫管理システム」や「アプリ」を使用すると、業務が改善することがあります。管理方法が一元化されていない状況だと、従業員間で管理方法が異なり、業務全体が把握しづらくなります。
在庫管理システムやアプリを使用することで、管理方法が標準化され、誰でも在庫管理に関わる情報を引き出せるようになります。また、入力作業も最低限になるので、人為的ミスも少なくなります。その結果、コスト削減が見込めます。
在庫管理システムで業務最適化！
在庫管理業務を効率化し、業務最適化するための一つの解決策が在庫管理システムの導入です。ここではそもそも在庫管理システムとは何か、そしておすすめの使いやすい在庫管理システムについてご紹介します。
在庫管理システムとは
在庫管理システムとは、入出庫の管理や棚卸など在庫に関わる情報を1つのソフトウェアで管理することです。在庫管理は入力作業が多いですが、システムを使うと、1度入力した内容は自動的に他の箇所に反映されるので、複数回入力することが無くなります。これにより、人為的ミスが少なくなります。
1つのシステムで管理していれば、リアルタイムに入出庫の情報が確認できます。また、入出庫の情報は後の経営指針を決めるための重要なデータになります。1つのシステムで管理していれば、分析も容易に行えます。
【FunBiz】安くて使いやすいシステムなら
在庫管理システムをお探しの方で、「安くて使いやすいシステム」を検討している方は、FunBizがおすすめです。FunBizの特徴や機能のご紹介は次の通りです。
◎このような方におすすめ
・エクセルや帳票での管理が大変
・在庫が余剰または欠品状態になってしまう
・情報の共有不足で問題が起きる
・在庫管理を改善したいがどこから手を付けていいか分からない
◎FunBizの特徴
・ダッシュボード形式
FunBizでは全ての状況をひと目で確認できる「ダッシュボード形式」を採用しています。毎日の最新の情報を確認できます。作業漏れを防ぐTODOリストもあります。
・使いやすいシンプルな設計
FunBizは、「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに使いやすいシンプルな設計になっています。これは、使い方が難しいといくら高機能のシステムでも、定着しづらいと考えるからです。FunBizでは、必要な機能をシンプルに組み込んでいます。これにより、年齢層問わず誰でも、扱えるようなシステムです。
・いつでもどこでもアクセス可能
FunBizはクラウド型のシステムです。その為、インターネット環境があれば、いつでもどこでもアクセス可能となっています。これにより、客先で商談中に在庫の確認をしたり、倉庫から受注情報を確認したりできます。また、システム全体をレスポンシブ対応しているので、スマホでもタブレットでも、最適なレイアウトで表示されます。端末を選ばずに、ストレスなく情報を確認することができます。
・優れたデータ保管体制
FunBizでは、大切なデータをしっかりと守る体制が整っています。高水準のＷebサーバーとデータセンターに加えてＳＳＬ通信により情報を暗号化しています。また、自動でバックアップも行っている為、万一データが消えてしまった場合も元に戻せます。
・低コストでの導入が可能
FunBizでは、1ユーザーからの契約が可能です。1人でも全ての機能とサポートが受けられます。費用は、1ユーザー月々9800円からです。また、クラウド型なので、ハードウェアを用意する必要がなく、面倒な設定も不要です。自動的に最新版にアップデートされるので、安心して運用できます。
・安心のサポート体制
FunBizでは、電話やメールでのサポートが受けられます。導入時には導入サポートが受けられるサービスがあります。また、社員向けの研修会なども行っているので、問い合わせの上開催することができます。
◎在庫管理に関する機能
・まとめて棚卸
全ての商品の棚卸を一度に行うことができます。
・欠品防止のアラート
商品ごとに予め「発注点」を設定しておきます。在庫数が発注点を下回った際に、ダッシュボードにアラートが表示されます。発注点は台帳管理の「商品台帳」より設定できます。
・在庫変動を記録
在庫商品が登録され、初期在庫や棚卸の結果による増減、出荷や仕入による増減を商品ごとに履歴を残しています。これにより、滞留在庫の確認や紛失在庫を見つけやすくなります。
まとめ
在庫管理を行う方法に「在庫管理システム」を導入することをご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。在庫管理は正確な在庫数を把握するために行うものです。個別に管理していては、人為的ミスも生じやすいものです。
在庫管理システムを導入することで、在庫に関わる情報を1つのシステムに集約して管理することができます。これにより、大幅なコスト軽減や人員を減らせます。在庫管理システムは様々な製品がリリースされていますが、使いやすさ、価格から考えると、「FunBiz」がおすすめです。是非、これを機会に販売管理システムを導入することを検討してみてはいかがでしょうか。