クラウド型販売管理システム

製造業を営む企業であればロット管理は、基本的な管理手法として認知していることでしょう。

 

現在ではPOSシステムの発展などもあり、より精緻で細かいロット管理を行うことができるようになっています。

大規模な企業であれば、必ずシステムを使ったロット管理を徹底して行っているものと思われます。

 

本稿では、ロット管理の効果がわからない方、これからシステムを導入してロット管理を進めていきたいと考えている方に向けて、ロット管理の有効性とロット管理を進めていくために有益な販売管理システムをご紹介します。

販売管理システムならFunBiz

ロットとは何か？

ロット（Lot）とは、同じ種類の製品を生産する際の最小単位を指します。製造業では頻繁に使用され、製造業の業務改善、品質改善には欠かせない概念です。

 

何を最小単位のロットとして設定するかは、製品、生産体制、需要などによって変わってくるため、一般的決まりはありません。

 

100個の製品を販売する場合、100個を100ロットとするか、10ロットとするか、1ロットとするかは自由なのです。

 

ロットにもいくつかの種類があります。

製品の製造を行う際の製造量の最小単位は、「製造ロット」といい、製品の生産量の調整の際に活用されます。

 

このロットの設定は過剰在庫、不必要な人件費の削減に役立ちます。取引先に納品する製品の最小単位は、「購入ロット」と呼ばれています。

 

「購入ロット」は取引先とのやり取りの中で決定されることが多くあります。例えば、製造側の起業は在庫を余らせないために、販売価格を値引きする分、購入ロットの数を増やすという調整を行っています。

 

流通量が多い場合、製造から販売までのリードタイムが短い場合であれば、ロット毎に番号を割り当てて製造を管理します。これをロット管理と呼びます。

ロット管理の代表的なメリットとしては以下が挙げられます。

 

• 在庫の適正化

 

ロット量の調整は最低生産個数の決定と同義です。

そのため、ロットをいくつに設定するかは、過剰在庫の発生や商品の欠品にも関わってきます。
仮に商品を作りすぎた場合は、商品を廃棄する必要もでてきます。
その場合、工場で稼働させるため使った電気代、材料費、労務費なども全て無駄なコストになってしまいます。

 

• 工程管理の効率化

 

ロット管理はロット毎に番号を付けて行われます。

番号が付与してあることにより、その商品がいつ製造された商品で今どこにあり、どの様なステータス（販売済みか在庫かなど）であるのかなど、工程管理を行いやすくなります。
近年はPOSシステムが高性能化し、小さい単位の製品でもロット番号を付けて管理することが可能になっています。

 

• 不良品の特定

 

ロット管理を徹底することにより、不良品の特定も効率的に行うことができるようになります。

ロット管理をシステムで行っている場合、顧客から不良品のクレームがきた際にその商品のロット番号を把握できれば、同じ時期に製造された商品をすぐに特定し、不良品が市場に出回ってしまうのを防ぐことが出来ます。

 

ロット管理で発生する課題

「有効期限切れのロット、不良品のロットを出荷してしまった」など、ロット管理は徹底しているつもりでも問題が発生します。

ロット番号をふっていても不良品の追跡や原因究明に時間がかかるといったケースもあります。これらの問題は製造から販売まで部門を跨って顕在化するものです。

これらの問題が発生する要因には主に以下の二つが挙げられます。

 

• 管理する情報の範囲

 

通常、出荷の指示をする際には、「ロット番号」と「数量」が使われます。

一方、この情報だけを管理することでは、効果的なロット管理は成り立ちません。

商品の「有効期限」の情報を合わせて管理すれば、期限切れのロットを出荷してしまうミスを防ぐことができるでしょう。

 

同様にそれぞれのロットの「製造年月日」を把握しておけば、もし不良品が発生したとしても同じ時期に製造した商品の出荷を止めること、回収することが可能です。

この様にロット管理で発生する問題は管理している情報の範囲が限定的であることから、ロット管理を活かしきれていないケースがあります。

 

• トレーサビリティの構築

 

アナログな台帳でロット管理をしていたのであれば、ロットの追跡に多くの時間を要してしまいます。

不良品が発生した際は、その原因は一刻も早く突き止めなければなりません。情報の管理だけでなく、その情報を瞬時に引き出せること、活用できることがロット管理では重要です。

管理しているつもりになっていても、実はトレーサビリティの面で体制が整っていない企業は多くあります。

 

ロット管理を効率化するなら…

 

材料の購入、製造ラインへの材料の投入、製造、在庫、出荷という生産の流れをシステムで管理することが、ロットの追跡の解決策になります。

システムで統合管理をしておけば、その製品がいつ製造され、出荷したものなのか、ロット番号で検索することが出来ます。効率的なロット管理を行う為のツール、販売管理システムを紹介します。

 

販売管理システムとは

 

販売管理システムは「販売管理」、「在庫管理」、「購買管理」といった販売プロセスを支援・効率化します。

「販売管理」、「在庫管理」、「購買管理」は複雑かつ煩雑であるため、人に依存して管理を行うと、時間もかかればミスも起きやすいです。

管理の業務フローが決まっていない場合、エクセルをつかったアナログな管理をしている場合であれば、販売管理システムを導入することで、情報の一元管理を進め、業務効率化をすすめることができるでしょう。

多くの販売管理システムは商品のロットを登録し、ロット管理の効率化にも貢献します。

 

販売管理システムの役割

 

販売管理システムは具体的にはどの様な効果が見込めるのでしょうか。販売管理システムの主な役割は以下の４つが挙げられます。

 

• 業務効率化

 

販売管理システムを導入すれば、人を介した管理に比べ、より効率的に管理を進めることが出来ます。

販売管理には、見積書作成、受発注管理、在庫管理など、人でのかかる業務が多く存在します。販売管理システムには書類の自動作成や見積データの受注データへの自動反映など、これらの業務を効率化する機能を多く備わっています。

管理者は新たな経営における意思決定や営業活動など、企業の生産活動を推し進めていくために時間を割くことができるようになります。

 

• 業務標準化

属人的に管理作業を行っている場合は、人によって管理業務の品質、スピードに差が出てしまいます。

 

また、教育コストに時間がかかることや、担当者が異動になった際にミスが多発することもデメリットです。販売管理システムを使うことでそれぞれの業務の管理手法が明確になり、標準化されます。

これにより、属人的な管理により起こっていた問題点も解決します。

 

• データの一元管理

販売管理システムでは、製造から販売に関わるデータを一元で管理します。

営業部、製造部、購買部、経理部など、様々な部門が関わる中で、アナログによる販売管理を行うのでは、部門間のコミュニケーションにミスが生まれるのは当たり前です。

システムで一元管理している情報を各部署が共通で確認できるような体制をつくれば、部門間の連携は効率よく進むでしょう。

 

• 経営状況の分析

データが一元で管理されれば、それらの情報を経営判断に活かすことも可能です。例えば、過去の販売データを分析すれば、将来の販売予測の精度をあげることができるでしょう。

精緻な販売予測は在庫管理や購買管理に活かし、不要な在庫を減らしたり、欠品を防いだりすることに繋げられます。

リアルタイムで情報管理ができれば尚更クイックな市場の状況に合わせたクイックな経営判断に繋げることができるでしょう。

急速に販売数が拡大した商品があってもリアルタイムで販売状況が把握できていれば、素早く生産数の増加の意思決定を行い、欠品による機会損失を防ぐことができるでしょう。

販売管理システムは、この様な迅速な経営判断を促すことにも有効なツールです。

 

使いやすい販売管理システムなら「FunBiz」

現在では、様々な販売管理システムが登場しています。慣れていない方であれば、各システムの違いがよくわからず、どれを選ぶべきか迷われてしまうことと思います。

 

使いやすさを重視するのであれば、FunBizがおすすめです。

良い機能を持っていても使い方がわかりづらく、現場に浸透しないシステムは多くあります。販売管理システムを選択するのであれば、多機能だけど使い方が複雑で高額な製品よりも、必要最低限の機能をわかりやすくまとめたリーズナブルな製品を選択すべきでしょう。

FunBizは、「長期の運用に耐えることができる使いやすいシステム」を目指して開発されています。

年齢層や経験を問わず操作できることが特徴の一つです。
その為、ユーザーが使い方をすぐに覚え、組織にいち早く浸透します。システム導入の効果を早くあらわれることもメリットといえるでしょう。

また、利用するユーザー数に合わせた料金プランもメリットの一つです。
1名からの利用も柔軟に対応しており、また、クラウド型のシステムであるためハードウェアの費用はかなりません。面倒な初期設定に力を使う必要もありません。

 

クラウド型のシステムであるため、どんな場所にいてもインターネットさえあれば、アクセスすることが出来ます。オンプレミス型のシステムでは、システムにアクセスするためには、そのシステムが置いてある場所にいる必要があります。

クラウド型であれば、出張中、取引先の商談中でも在庫を確認出来ます。

 

サポート体制も充実していて、スタッフが電話やメールでのサポートに無料で対応しています。

導入時は特に使い方で迷うこと多く出てきます。そんな顧客の悩みを解決し、顧客が安心して、また円滑にシステムを導入できるように、FunBizではサポート体制の充実を目指しています。

必要に応じて、社員向けに講習会を行うこともあります。データ管理体制も万全で、信頼性と耐久性に優れたWebサーバー、データセンターを整備しています。

SSL通信による情報の暗号化も行っています。バックアップも取っているため、万が一、データの消失が起こっても、復元することができるので安心です。

 

具体的には以下の様な機能があります。

 

• 見積ステータスの可視化

 

作成した見積は、「受注」「失注」「未受注」の3つのステータスで管理されます。
見積状況を可視化することにより、営業状況の把握や分析に活用することができるようになります。

 

• 受注ステータスの管理

 

見積に登録した情報を元に受注情報を登録します。
システムが過去の情報を元に転記するため、属人的な管理と比較すると、ミスが減ります。

 

登録した受注のステータスはTODOリストと連携した状態で可視化されます。

受注ステータスに応じて、今、どの部門が何をすべきか、作業の遅れがないかを一覧で確認することができるため、作業漏れによる損失を防ぐことが出来ます。

 

• 必要書類の作成

 

Funbizでは、販売に関わる書類を自動作成する機能が備わっています。受注登録を行う際には、「注文請書」が同時に作成されます。

「注文請書」と同様に「出荷指示書」「ピッキングリスト」「納品書」「売上伝票」等の書類も、自動で作成されます。また、作成した書類はシステム上でいつでもダウンロードを出来ます。そのため、書類作成にかかる時間の削減が可能です。

 

• 売掛、請求、入金の一覧管理

 

売掛関連情報を一覧で管理することが可能です。売掛にしている商品の請求日、締め日、請求状況、入金履歴を一覧で把握することが出来ます。

この機能によって会計業務の作業漏れも防ぐことができます。

 

まとめ

 

ロット管理の有効性と、ロット管理を効率的に行うための販売管理システムについてご紹介しました。

 

ロット管理はただロットに番号をふって管理するだけでは意味がなく、その他の関連情報も合わせて管理しつつ、同時にロットのトレーサビリティを高めることが重要です。

 

一方、徹底したロット管理をアナログで行うには限界があると思います。規模の大きい会社であれば、なおさら非現実的でしょう。

 

ロット管理を行うにあたって、どの販売管理システムを導入すべきか、迷われている方はFunBizを使ってみてはいかがでしょうか。

 

使いやすさに焦点をあてたFunBizであればすぐに組織に浸透し、ロット効果の効果も表れることでしょう。本稿を参考に検討をいただければ幸いです。