クラウド型販売管理システム

  1. 仕入管理

【小売業におすすめ!】仕入れも管理も楽々できる在庫管理システムとは

小売業者では、生産者や卸売業者から仕入れた商品を、最終消費者に販売する一連の業務を担います。

近年、小売業では、お客様が求めている商品を素早く届けることが求められており、在庫管理が複雑化しています。

インターネットの誕生により、手元にすぐ商品が届くことが当たり前になりつつあり、注文してから商品が消費者の手元に届くまでのリードタイムがどんどん短くなっています。

例えば、ある大手ECサイトの場合だと、会員登録している人は、基本的には、商品が注文日の次の日に届く仕組みを作り出すことで、競合他社から自社へ顧客を引き寄せています。

現代の小売業では、注文から納品までのリードタイムが直接会社の評判に繋がるようになっています。

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小売業でよくある悩み

急激に変化している小売業の世界において、注文から納品までのスピード感が求められるようになっており、その分、在庫の管理も一定数保持する必要性が出てきています。
そこで課題になっているのが、複雑になっている在庫管理をこれまでの方法で管理するのには、限界があるという点です。この章では、具体的によく発生している小売業における在庫管理の課題についてご説明します。

効果的な集客ができていない

大手のEコマース会社の誕生により、多くの小売会社では、集客が難航しているのが現状です。集客に困っている会社の特徴として、顧客もこれまでの購入履歴や購買情報を適切に管理できていないという点が挙げられます。

逆に、顧客情報を適切に管理できている企業は、狙いたいターゲット層の顧客に向けてダイレクトにアプローチできているので、集客に困っていない場合が多いです。

インターネットが進む社会においては、顧客が企業に対して求める価値も変わっているため、企業も顧客の多様な価値観に適応していく必要があります。

仕入れ数や在庫数が上手く管理できない

注文から商品をお客様に届けるまでのリードタイムを削減するには、一定数の在庫を常に管理する必要があります。

しかし、在庫を保持し過ぎると、在庫が余ってしまい、経営を圧迫してしまいます。従って、売り上げの予測を行いながら、適切に在庫管理を行なっていく必要があります。

そのためには、仕入数や在庫数を常時的確に管理することが重要です。ところが、多くの小売業者では、適切に管理できていないのが現状です。

Excel管理に時間を奪われてしまう

管理できていたとしても、大幅に時間を取られている企業も多いです。特に、Excelで在庫管理を行なっている会社は、管理工数に大幅な時間を取られてしまっているが実情です。

エクセルの場合だと、パソコンからしか入力ができないため、倉庫の現場から直接入力するはできなく、事務所に戻ってパソコンから改めて入力する必要があったり、各々のエクセルで管理しているため、重複が発生してしまったりと、管理する上で、さまざまなトラブルが発生します。

深刻な人手不足

そんな小売業界では、どうしても働く時間が長くなってしまい、労働環境を理由に辞めてしまう人が多いです。そのため、人材不足が叫ばれています。

平成30年2月に農林水産省食料産業局が発表した「卸売業・小売業における働き方の現状と課題について」によると、全産業の欠員率が2.1、食品製造業が2.5に対して、小売業は2.9と高い数値になっています。

生産年齢人口が減少する日本社会では、従業員の離職や採用難が続くと、「人材不足」による倒産が起きる可能性もあります。小売業界にとって、人材不足は解決するべき重要課題と言えます。

小売業での悩みを解決するには?

小売業界で発生している課題の根本にあるのは、適切な在庫管理ができていない点にあります。そのため、余計な業務が発生してしまったり、大幅な作業工数が掛かってしまったり、労働環境が健全に保てなくなってしまう現象が起きています。

そして、卑劣な労働環境により、人材が流出に繋がり、人材不足が起きてしまいます。そんな、小売業者が抱える課題に対して、解決する方法をご紹介します。

労働環境の見直しをする

最初にできることとしては、現状の労働環境を見直す作業になります。具体的にやることとしては、不必要な業務がないか、効率化できる業務はないか、という観点から業務の洗い出しを行います。

その上で、本当に必要な業務のみ残すようにします。その他にも、残業する場合は、上長の承認が必要になる仕組みにするなど、社員が残業をしないように仕事ができる環境を作る必要があります。

特に、日本企業に多い社風として、業務がないにも関わらず、上司が職場にいるから帰れないという状況が存在します。会社が強制的に従業員の労働環境を守ることが重要です。

管理システムを導入する

労働環境の見直しを行ったとしても、作業が減らない箇所も存在します。例えば、仕入れ情報の入力業務や、発注先の情報管理です。そのような業務に対しては、根本的に業務の効率化を図る必要があります。その際に有効なのが、在庫管理システムの導入です。

 

エクセルなどで在庫管理を行うと、同じ情報を何度も入力する必要があったり、パソコンから情報を入力できなかったりと、作業工数が余計にかかってしまう場合が多々あります。

在庫管理システムを活用することで、同じ情報を2度入力する手間が省けたり、モバイル端末から情報を入力できたり、作業の効率化を手助けしてくれます。

何度も同じ情報を入力する必要がなくなるため、必然的にミスも減ります。従業員の労働環境を健全に保ちつつ、生産性を上げることができるため、会社としての成長につなげることができるようになります。

小売業の悩みに効く!在庫管理システムを解説!

労働環境の改善ももちろん重要ですが、より業務の根本課題の解決につながる販売管理システムを導入する意義について、お伝えします。

在庫管理システムとは

在庫管理システム(販売管理システムの機能も一部含む)を活用すると、注文から仕入れ、発注、納品、請求など、小売業務にて発生する一連のプロセスをすべて一元管理できます。

特に、仕入れ、出庫、在庫管理、販売、受注書、請求書の発行まで、一つの取引に対して、共通した内容が含まれる場合が多いので、入力ミスを防ぐと同時に、作業工数を削減することができます。

このように、在庫管理システムを活用することで、大幅に業務の効率化を実現できます。

 

また、在庫管理を行う上で不可欠となる、売上予測も行うことができます。

売上予測の意義は、注文から消費者の手元に商品を届けるリードタイムを削減できるところにあります。売上予測を行うことで、毎月だいたいどのくらいの商品が売れることが分かっているので、どのくらいの在庫を管理する必要があるのかわかります。

そして、予測に対して、実績を比べながら、制度を上げていくことで、適切な在庫管理ができるようになります。売上予測を正確に行うには、販売管理情報と在庫管理情報を正確に把握する必要があります。在庫管理システムを活用することで、情報の入力障壁が下がるため、適切な情報管理を実施できるようになります。

在庫管理システムの導入メリットは?

在庫管理システムの具体的なメリットをいくつか紹介します。

・正確な売上予測に活用

適切な在庫管理を行うためには、売上予測と実績を管理する必要があります。的確に管理することで、月々いくつの商品が売れるか分かるようになり、どのくらい仕入れる必要があるのか分かるようになります。適切な在庫管理が行わるようになり、売上に繋がります。

・受注・発注ミスの防止

一つの取引に対して、複数の部門が在庫管理のプロセスを分担して、業務を担います。仕入れの方は仕入れ、出荷の方は出荷、工程別に作業を受け持つため、どうしてもコミュニケーションミスが発生してしまうのが常です。

在庫管理システムを導入することで、一連の流れを一元管理することができるため、互いに情報を共有しながら、円滑にコミュニケーションを進めることができます。それによって、受発注のミスを減らすことができ、受注した案件を確実に売上に計上することが可能になります。

・書類作成の簡略化

エクセル上で在庫管理を行うと、発注番号など、一つの取引で共通する情報を何度も記入し直す必要ができます。そうすると、どうしても人ため的なミスが発生したり、何度も同じ情報を記入したりするため、作業工数がかかってしまいます。

ミスを回避するため、人によるダブルチェックをする方法もありますが、それだとどうしてもコストが発生してしまいます。在庫管理システムを活用することで、取引先の共通する情報に関しては、自動で入力され、何度も同じ情報を入力する必要がなくなるため、作業工数と人ため的ミスの双方が削減されるメリットがあります。

小売業で使いたい在庫管理システム

近年、多くのメーカーから在庫管理システムが出されています。そのため、どの在庫管理システムを導入すればいいのか、分からないという企業が多いのも実情です。

実際、在庫管理システムの場合、必ずしも機能が多い製品が優れているとは限りません。機能が多すぎると、逆に使い勝手が悪い場合もあります。

在庫管理システムの重要な要素として、現場のユーザーにとっての利便性があります。理由としは、システムを導入しても、現場のユーザーに使ってもらわなければ、宝の持ち腐れになってしまい、ただのコストになってしまうからです。

今回、紹介したいシステムがFunBizという在庫管理システムです。FunBizの特徴としては、シンプルで使いやすい設計になっており、ユーザーの利便性を最優先に作られている点にあります。シンプルにも関わらず、在庫管理をする上での機能面では、不足がないシステムとなっており、ユーザーから高い評価を得ている製品です。

在庫管理システム【FunBiz】の特徴とは

すべての情報を瞬時に把握

FunBizの特徴として、全ての情報を一つの画面で確認する「ダッシュボード」機能が搭載されている点にあります。そのため、在庫の管理状況を瞬時に把握することができます。ダッシュボード上には、Todoリストも搭載されているため、商品の欠品を防ぐことができたり、発注漏れなども防ぐことができたりできます。

どこからでもアクセス可能

FunBizは、クラウド型システムを導入しているため、インターネットに接続する環境があれば、いつでも、どこからでもアクセスすることが可能です。例えば、営業先で瞬時に在庫を確認したい時などに、モバイル端末アクセスすることもできます。

ユーザーフレンドリーな画面設計

FunBizは、ユーザーの利便性を考慮して作られているため、年齢層に関わらず、誰でも容易に使うことができます。それによって、システム導入において、最大のリスクと言われる、浸透しないという問題の発生を防ぐことができます。

データも安心

在庫管理情報は、企業にとっての重要な機密情報です。FunBizは、高水準のWebサーバーとデータセンター、SSL通信技術により、機密情報を暗号化することで、大切な在庫管理情報を守ることができます。

FunBizの導入で在庫管理が効率化できた事例 (株式会社WILQANTの事例)

最後に、実際にFunBizを導入した企業の事例を紹介します。株式会社WILQANTという、美容院の運営、およびヘアサロン商品を販売している会社で、FunBizをヘアサロン商品の在庫管理に活用しています。

この会社は、FunBizを導入する前は、生産数の調整管理がうまくできていなかったり、在庫管理に不備があったことによる欠品が発生してしまったりと、在庫管理業務にいくつかの課題を抱えていました。それらの共通課題の根本である情報の一元管理を、FunBizを活用して解決することにより、在庫管理業務の生産性が飛躍的に上がったのです。

 

まとめ

インターネットの登場により、注文から商品が消費者の手元に届くリードタイムが短くなり、小売業者の在庫管理は、より一層複雑性を増しています。そんな状況下において、在庫管理システムを導入することで、少しでも従業員の負荷を減らすと共に、在庫管理業務の生産性を上げることが求められています。在庫管理でお困りの企業は、是非、一度FunBizの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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