商品の受注数や納品数を全て把握するにしても、手作業で行うには時間が掛かりすぎてしまいます。
とはいえ、販売管理業務を怠れば、企業の売上に直接影響することも考えられます。
販売管理業務を効率化させるためには、「販売管理システムを導入する」ということが挙げられます。
販売管理システムは、販売に関わるすべての情報を一つのシステムに集約して管理するというものです。
今回は、販売管理業務で効率化したい課題、販売管理システムの機能・メリットについてご紹介します。
コンテンツ
企業が行う販売管理とは
販売管理の業務は、受注から出荷、納品、請求業務…と多岐に渡ります。
具体的には「何の商品を、どこに、どのくらい、いつ、いくらで」販売するか、代金をいつもらえるのか、仕入れた商品の代金をいつ支払うか、などの情報を管理します。
販売管理とは、企業が売上や利益を得るために必要な機能です。
販売管理で起こしやすいミス・課題
販売管理を行う上で発生する悩みはどんなものがあるのでしょうか。
ここでは、販売管理を行う上で発生しやすいミスや課題をご紹介します。
見積・請求書の作成ミス
人が行う作業ですので、作成ミスは起こるでしょう。
また、フォーマットの違う見積書が何種類もあり、それぞれを一括で管理するのも大変でしょう。
取引先が多くなってくるとフォーマットの管理が複雑になり、ミスが起こりやすくなります。
この管理を怠ると、異なるフォーマットの見積書を出してしまう、というリスクがあります。
これでは、折角の受注チャンスを失いかねません。
また、契約日や請求日が異なる無形商品を扱っている場合、「どの会社がいつ請求日なのか」を管理する必要があります。
これは、エクセルなどで管理しづらい部分ですが、非常に重要な部分です。
請求漏れは、売上に直接影響があるので、避けるべき問題です。
情報がまとめきれない
販売管理業務は、通常、見積は見積担当、仕入れは仕入れ担当と工程別に部署が分かれていることでしょう。
部署ごとに管理の方法が異なる場合、別の部署どころか、同じ部署でも自分が担当している業務以外の情報は分かりづらくなってしまいます。
情報がまとめきれないデメリットとしては、「従業員間のコミュニケーションが円滑に行えない」ことや、「経営の為の分析に活かせない」ことなどがあります。
手作業によるデータ入力ミス
例えば、受注日など同じ情報を異なる帳票に入力する必要がある場合、複数回入力していると必ずといっていいほど入力ミスが発生します。
入力ミスを回避すべく、ダブルチェックを行っている企業もあるとは思いますが、それでは余計なコストが発生してしまっています。
一度入力したら、他の部分は自動的に入力されるよう工夫する、集まった情報から自動的に書類を作成するよう工夫するなど最低限の入力に抑えることが、課題解決の糸口になるでしょう。
販売管理システムで解決!
今まで取り上げてきた販売管理の課題はどのようにして解決できるのでしょうか。
一つの解決策に「販売管理システムを導入する」という方法があります。
また、販売管理システムを導入していない方に向けて、販売管理システムの機能とメリットをご紹介します。
販売管理システムの機能
販売管理業務は、大きく分けて「販売管理」、「在庫管理」、「仕入管理」の3つに分かれます。
ここでは、販売管理システムがそれぞれの業務をサポートする機能について紹介します。
◎販売管理をサポートする機能
販売管理に関する業務は様々ありますが、最低限どの企業も「受注管理」と「請求・回収管理」はあると思います。
ここでは、受注管理と請求管理をサポートする機能をご紹介します。
【受注管理】
注文を受けた際、商品の注文を受注データとして管理します。
受注管理の機能としては、入力された受注データから、「受注番号」や「取引先」など様々な項目をキーとして検索できます。
また、自社で在庫を持たず、仕入れ先から直接取引している場合に有効な、受注と発注を同時に処理できる「受発注同時入力」機能もあります。
【請求・回収管理】
商品やサービスを納品後は、請求書の発行や発生した債権の回収管理をおこないます。
この管理をサポートする機能として、売上データに基づいて請求書を発行できます。
複数 回の締め処理などに対応している製品もあり、取引先ごとに柔軟に請求業務が行えます。
また、未回収の債権を「取引先」や「期間」など様々な項目で検索できる「債権検索」機能があります。
◎在庫管理をサポートする機能
在庫管理では、商品の出荷や在庫状況を確認する業務があります。
在庫管理は主に、「出荷管理」と「棚卸」があると思います。
各業務をサポートする機能は次の通りです。
【出荷管理】
出荷管理では、受注情報に基づいて正確に商品を出荷することが求められます。
サポートするための機能は、出荷指示を簡単にでき、在庫の状況を瞬時に把握するために、様々なキーワードで検索することができます。
【棚卸】
棚卸は、Excelにデータを入力しシステムに取り込むと一括に棚卸データを登録できます。
◎仕入管理をサポートする機能
商品を販売するために原材料や部品の仕入れが必要な製造業のような業種の場合は、自社が顧客となるため、販売業務と同じく、見積もりや受注、支払いなどの業務があります。
仕入管理は主に、「仕入管理」と「支払管理」で構成されているので、それぞれをサポートする機能をご紹介します。
【仕入管理】
仕入管理をサポートする機能としては、取引先との契約が確定したら仕入を確定し、在庫を計上できるものや、「何の商品を、いつ仕入れるのか」という仕入の予定を入力できるものもあります。
【支払管理】
支払管理をサポートする機能としては、どの取引でいくら支払ったのかを確定するため、支払・買掛情報を基に消込作業が行えるものや、支払予定の金額や支払先などを集計し、予定表を作成するものもあります。
導入におけるメリットは?
販売管理システムを導入する事でどのようなメリットがあるのでしょうか。
具体的なメリットをまとめていきましょう。
◎人為的ミスが減る
エクセルなどで管理していると、受注日など同じ情報を別の帳票に複数回入力する必要があることでしょう。
この作業を行っていると、どうしても入力ミスが発生してしまいます。
販売管理業務における入力ミスはそのまま売上に影響するような重大なミスになってしまうので、避けるべき問題です。
これを避けるために、人の目で確かめる企業もありますが、それでは無駄なコストをかけただけになってしまいます。
販売管理システムを導入することで、一度入力した情報は他のところに自動的に反映されます。
また、必要な情報が集まったら自動的に書類を作成してくれる機能もあり、最低限の入力で済み、人為的なミスが減ります。
◎異なるフォーマットの見積書を容易に管理できる
すべての取引先が同じフォーマットの見積書を提出すれば良いならば問題は起きませんが、現実そうもいきません。
取引先から指定されたフォーマットの見積書を提出する必要があり、異なるフォーマットを管理する必要が出てきます。
この管理を怠ると、取引先に別のフォーマットの見積書を提出してしまうリスクがあり、折角の受注のチャンスを失ってしまいます。
販売管理システムは、異なるフォーマットも一括に管理できるので、この課題を解決することができます。
◎異なる販売チャネルも一括管理できる
現在、様々な販売チャネルが展開している企業が多いと思います。
複数の販売チャネルを別々の管理方法で行っていては、リアルタイムに管理できない上に煩雑となってしまいがちです。
販売管理システムでは異なる販売チャネルでも一括に管理できます。
さまざまな販売チャネル管理に対応しています。
輸入・輸出など海外展開における管理も簡単に行えます。
◎販売管理で得た情報から経営の分析に役立てられる
販売管理から得られる情報は、経営の分析のための貴重なデータになります。
しかし、販売管理を個別に行っていては、データの分析どころか、収集作業でも膨大な時間がかかってしまいます。
販売管理システムを導入すると、販売管理に関わる全てのデータが1つのシステムで管理することになるので、分析も容易にでき、経営者はすぐに状況を把握することができます。
売上の傾向がわかれば、必要な在庫量を最適化することができます。
◎取引先により異なる契約期間や請求日を容易に管理できる
商品の発注・請求先が多数存在する場合は、取引先により異なる契約期間や請求日を管理する必要が出てきます。
この管理を怠ると、請求漏れが起こり、売上に計上することができません。
販売管理システムは契約期間や請求形態に応じて、販売管理ができるシステムもあるので、自社の課題をより解決しやすい製品を選ぶようにしましょう。
シンプルな販売管理システム「FunBiz」
販売管理システムは各メーカー様々リリースされていますが、「高性能・高価格が良い」とは一概にいえません。
高性能になると操作性がどうしても煩雑になってしまい分かりにくくなる可能性があるからです。
使わない、使いこなせない機能が多くついていても、現場に浸透しないのであれば、メリットがあるとはいえません。
最低限必要な機能をシンプルに盛り込んだ販売管理システムをお探しの方は「FunBiz」の導入がおすすめです。
「FunBiz」が解決する課題と、主な特徴についてご紹介します。
◎解決する問題
以下の様な課題を抱えていないでしょうか。
・エクセルや手書きの伝票での管理が大変
・適正在庫を保つことができない
・情報の共有不足で問題が多発している
・販売管理の業務を改善したいがどこから手を付けてよいかわからない
◎FunBizの特徴
FunBizは以下の様な機能、特徴によって、前述の課題を解決しています。
【すべての状況をひと目で把握できる】
FunBizでは、すべての状況をひと目で把握できる「ダッシュボード形式」を採用しています。
情報はリアルタイムで更新されるため、いつでも最新の情報を把握することができます。
また、「ToDo機能」も搭載されているため、作業漏れも防げます。
あらかじめ「発注点」を設定しておけば、在庫数が発注点を下回ったときにアラートがダッシュボードに表示される機能もあります。
【使いやすいシンプルな画面設計】
FunBizは「誰でも使いやすいシンプルな販売管理システム」を目指して設計されています。
そのため、年齢層問わず誰でも操作することができます。
使い方が難しくては、いくら多機能な販売管理システムでも長続きしません。
FunBizは、必要な機能をシンプルに組み込むことで、安心して運用することができます。
【いつでもどこでもアクセス可能】
FunBizはクラウド型なので、インターネットが接続されている環境ならば、いつでもどこでもアクセス可能です。
また、異なる端末でも見やすくレイアウトが変わる「レスポンシブ対応」しているため、スマートフォンやタブレットなど、どの端末からでもストレスなく情報を確認することができます。
【安心のサポート体制】
FunBizでは、サポート体制も充実しており、電話やメールでのサポートを受けることができます。
導入時には無料の導入サポートを受けることができ、システムを使いこなすためサポート体制は万全です。
社員向けの研修会も別途行うことができるので、必要な場合は相談することができます。
まとめ
販売管理システムについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
販売管理システムを導入することで、業務が「見える化」され、本当に取り組むべき課題が見えやすくなってきます。
販売管理システムは各メーカーからリリースされており、何を選べばいいか分からない場合は、自社で困っている課題は何かを良く話し合ってみることをおすすめします。
最低限の機能をシンプルに搭載されている販売管理システムをお探しの方は「FunBiz」をご検討してみてはいかがでしょうか。
今なら無料体験で、実際の機能を確かめることができます。