どんな業態の企業においても、「販売管理」は必ず行っている業務だと言えます。
販売管理とは、企業の商品やサービスの流れとお金の流れに関する情報を管理することです。
重要でありながらも時間のかかりがちなこちらの業務を効率化することは、コスト削減に大きく貢献するでしょう。
しかし、具体的にどのようにして効率化を図ればよいでしょうか。
解決策の一つの方法に「販売管理システム」を導入することが挙げられます。
販売管理システムを導入することで業務が標準化され、業務全体が見渡しやすくなります。
また、システムには自動入力や書類自体を自動作成する機能も備わっているので、入力ミスも最低限に抑えることができ、結果的にコスト削減が見込めます。
そんな販売管理システムですが、様々なメーカーによって製品がリリースされており、どれが良いのかわからないという方も多いはず。
そこで、本稿では、安価な販売管理システムを導入することを検討している方に向けて、特に安い価格帯の販売管理システムについてご紹介します。
販売管理システムならFunBiz
コンテンツ
販売管理業務の流れ
受注管理
見積書や契約書を発行する工程です。
顧客からの受注内容に応じて見積書を作成し、顧客からの承認が貰えれば契約書を発行して契約完了です。
営業で作成する見積もりは「概算見積」なので、「確定見積」は販売管理担当が発行するケースが多いです。
ここで大切なことは、取引先ごとのフォーマットに対応し、迅速な発行・送付を行うことです。
出荷管理
受注内容をもとに、「出荷指示」を出し、顧客に商品が届くまでを管理する工程です。
注文商品の在庫数が不足している場合は、仕入指示や生産指示をして、出荷を行います。出荷管理において大切なことは、出荷と納品を1つのセットとして、顧客のもとへ必要な商品をスムーズに届けることです。
ただし、それを重要視するばかりに出荷や配送の負担が増加してしまうと、結果的に、企業にマイナスで返ってくるので、出荷管理の業務改善は慎重に行いましょう。
在庫管理
出荷情報を在庫情報に反映させる工程です。
出荷した商品情報は、在庫管理にしっかりと反映させることが重要です。
出荷したのに在庫に反映されていない、あるいは出荷していないのに在庫情報が変わってしまっていると、適切な在庫管理ができなくなってしまいます。在庫管理は他の業務と比べて、最も経営に近い業務と言えます。
適正在庫が維持できない企業は資金繰り（キャッシュフロー）が悪化してしまいます。
なぜなら、在庫は現金化されていない会社の資産であり、在庫を出荷することで、資金繰りが回っていくためです。
そのため、ここで大切なのは、適正在庫に保つことが求められます。
請求管理
取引先への売掛金を管理し、代金回収を行う工程です。
顧客が購入した商品に対する代金支払いを管理するための業務です。企業の利益の発生源でもあります。
一般的に、企業間取引のほとんどは、会社として売り上げが立つタイミングと、代金支払いがされるタイミングが同じではないので、請求管理を行うことが必要です。
請求管理は、単に代金回収を徹底すれば良いというものではありません。仕入計画や将来の投資計画など、経営戦略を立てる上でとても重要です。
販売管理システムで業務効率が上がる！
効率化できる販売管理業務
前章で挙げた、販売管理業務はどのように効率化すれば良いのでしょうか。
現在、エクセルや伝票で販売管理をしている方はいろいろとやり辛さを抱えて作業されているのではないでしょうか？
恐らくは、「部署間でコミュニケーションを取りづらい」や「作業全体が把握しづらい」、「入力ミスが多発している」などの悩みがあると思います。
これを改善するための一つの方法として「販売管理システム」を導入することが挙げられます。
販売管理システムとは前章で挙げた、販売管理業務を1つのシステムで管理することです。
販売管理システムは、1度入力した情報は瞬時にその他の数値にも反映される機能や、自動的に書類を作成する機能が搭載されているので、入力は最低限で済みます。
これにより、確認作業を行うこともなく、業務が効率化できます。
また、一つのシステムで全ての情報を管理しているので、自分が担当ではない業務の情報もすぐに確認できます。業務の標準化が行え、業務全体が見渡せるようになります。
安い販売管理システムでも大丈夫？？
販売管理システムは各メーカー様々な製品をリリースしています。
どのように選定すれば良いでしょうか。一つの基準に「使いやすさを重視する」という選定方法があります。
使いやすいシステムは、必要最低限の機能が入っているシステムということになります。
高機能・高価格のシステムは、できることは多いですが、機能が多いので、どこに何があるか分かりづらくなってしまい、操作性が悪い場合があります。
ここで重要なのは、販売管理システムを導入する前に、自社の課題は何かを洗い出しておくことです。
導入を検討する際はその課題を解決できる機能が過不足なく搭載されている販売システムを選定することが大切です。
「とりあえず、高機能・高価格の販売管理システムを」という安易な考えは避けるべきです。
自社で抱える課題を解決できる最低限の機能が搭載されている製品を選べば、むしろ安価な販売管理システムを選定したほうが、無駄なく、操作性が高いのでおすすめです。
安くて多機能な販売管理システム「FunBiz」
FunBizの主な機能
◎全体に関わる機能
・作業漏れを防ぐTODOリスト：出荷漏れや仕入漏れなどが防げる
・売上情報や営業状況がひと目でわかる：今後の経営判断に役立てられる
・ユーザー毎にデザインをカスタマイズできる：自分のアカウントだとひと目でわかる
◎販売管理に関わる機能
・見積もり状況がひと目でわかる：営業分析や状況の把握が容易に
・見積から受注登録できる：見積情報をそのまま引き継いで登録されるので、入力する手間が省ける
・見積を複製できる：過去、同じような取引をしていた場合に業務が効率化できる
・受注ステータスを管理できる：今どの状況まで進んでいるかをひと目で確認できる
・受注案件のアクション履歴が追える：受注案件の商品情報や出荷日など1ページに情報が集約できる
・受注関連書類を自動で作成する：書類作成にかかる時間を大幅に削減
◎仕入管理に関わる機能
・発注日や発注番号などは自動採番など発注処理をサポートする機能搭載：仕入先や納品日時を入力し商品を選択するだけで、簡単に発注作成ができる
・情報の確認だけで完了する納品受け入れ作業：発注内容が表示されるので、実際納品受付を行った内容と照らし合わせるだけ
・返品や割引を簡単に登録：返品や割引がある場合は、その内容を入力するだけで完了
◎在庫管理に関わる機能
・在庫一覧からまとめて棚卸：全ての商品の棚卸をまとめて行える
・欠品を防ぐ為に発注点アラート：予め設定しておいた発注点を在庫数が下回るとダッシュボードにアラートが表示される
・在庫変動を全て記録：滞在在庫の確認や在庫紛失を見つけやすい
導入メリット
・入力ミス、作業漏れなどの人為的ミスを削減できる
FunBizでは、1度入力した情報は別の必要な個所に自動的に反映されています。
また、情報が揃えば書類を自動作成してくれる機能もあるので、最低限の入力作業で済みます。これにより、ダブルチェックを行うことも不要です。
また、TODOリスト機能を使えば、次にやる事も明確になるので、作業漏れも少なくすることができます。
・簡単な操作なので、すぐに運用できる
FunBizは、最低限の機能をコンパクトに搭載した販売管理システムです。
その為、操作に迷うことがありません。「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに開発されているので、年齢層問わず誰でも操作することができます。
使い方が難しいとどんなに良いシステムでも浸透しません。
FunBizでは長く運用に使っていただくために、使い勝手を重視して無駄な機能を省き、使いやすくシンプルな画面設計にしています。
・業務の標準化が行える
エクセルや伝票で業務を行うと、見積は見積担当、仕入は仕入担当…と部署別に管理体制が異なってしまいます。
管理の方法が別々だと、1つの取引なのに、全体が見づらく、自分の担当した部分以外は分かりづらくなってしまいます。
これでは、連携が取れない状況といっても過言ではありません。
販売管理システムと導入すれば、販売管理に関わる全ての情報を1つのシステムで管理できるので、業務が標準化し取引全体が見渡せるようになります。
・いつでもどこでもアクセスできる
FunBizはクラウド型のシステムなので、インターネットが整っている環境であれば、いつでもどこでもアクセスできます。
これにより、例えば顧客との商談中に倉庫の在庫の状態を把握することができたり、倉庫内から受注の状況を把握することができたりします。
また、FunBizでは、システム全体を「レスポンシブ対応」しているので、パソコンはもちろん、スマートフォンからのアクセスでもストレスなく操作できます。
・低価格での導入が可能
FunBizは、1ユーザーから契約可能です。1ユーザー月々9800円からで、1ユーザーから全ての機能やサポートが受けられます。
また、クラウド型のシステムなので、サーバー用のハードウェアを用意する必要がないのも低価格で導入できる理由の1つです。
・メンテナンスやデータ管理、セキュリティ対策を自社で行う必要がない
サーバーのメンテナンスやデータ管理、セキュリティ対策をFunBizで行っています。ソフトウェアのアップデートも自動的に最新版になるので、安心して運用できます。
これにより使う側は運用に集中して業務を行うことができます。
【導入事例】FunBizを導入した企業の声
FunBizの導入事例として、「株式会社WILQANT様」を挙げます。
株式会社WILQANTは美容室の運営、ヘアサロン商品を販売していおり、FunBizを主にヘアサロン商品の販売時に使っています。
多くの商品を販売しているため、適切な商品管理が重要となります。
しかし、FunBizを導入するまでは、以下のような悩みを抱えておりました。
・商品の生産数の調整できない
・商品在庫数の管理ができない
・商品出荷状況の確認ができない
・商品の売上が見にくい状況
・請求関連の処理が複雑になっている
作業ごとに管理ができておらず、これらを一元管理できないかと考えていました。
そこで、数々のツールがある中でも、見やすい画面設計、簡単操作に魅力を感じ、FunBizを導入することを決めました。
FunBizの導入後は、上記の悩みを解決することで、業務改善がなされました。
全ての作業を一元管理することができるため、効率的な管理を実現し、各々の業務負担を徐々に減らすことができました。FunBizの機能にもとても満足していただき、企業の生産性向上に役立てています。
まとめ
販売管理システムについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
販売管理システムは多数製品があるので、選定するのに大変と考える人もいると思います。しかし、自社の課題を良く話し合って、「こういう機能があると課題解決できる」という要素を明確にしていくと選定しやすいでしょう。
自社の課題を良く洗い出すことができれば、課題を解決するための機能が最低限搭載されていれば問題ありません。
むしろ、高価格帯にある高機能の販売管理システムは、どこにどの機能があるか分からなくなり、運用しても浸透しないシステムになってしまう可能性があります。
最低限の機能がコンパクトに搭載されているような販売管理システムが使い勝手が良く、運用しやすいシステムと言えます。
そのようなシステムを検討されている場合は、是非「FunBiz」を導入することを検討してみてはいかがでしょうか。FunBizは、シンプルで長く運用しやすいシステムなので、業務改善に一役買ってくれることでしょう。