在庫管理は「モノ」が流通する業界において欠かせない業務です。近年、顧客ニーズの変化・多様化に伴い、大量生産される製品と少量生産される多種多様な製品が混在しています。
品目数の増加と在庫管理の複雑化により、全手動での個別管理では人為的ミスや作業時間の増加を防ぎきれなくなっています。ここで検討したいのが在庫管理システムの導入です。
この記事では、大量の在庫の管理も可能にする「在庫管理業務の自動化」についてご紹介します。
コンテンツ
在庫管理業務の流れ
「在庫管理業務」は、単体では機能しません。「販売管理」という販売に係わる一連の流れの1つとして商品を管理します。この販売管理は大きく5つの業務に分かれています。
・受注管理
・出荷管理
・請求管理
・仕入管理
・在庫管理
〇販売管理はなぜ必要なのか：
販売管理は、経営状況の可視化と業務の効率化、及び管理を目的に行います。例えば、販売管理が行われていない場合に在庫の有無を瞬時に判断することはできません。適切な管理によって業務の無駄が無くなり、作業の効率化を望めるのです。
〇販売管理業務が管理するもの：
大きく分けて、「お金の管理」と「製品の管理」の2つを行います。
〇在庫管理業務の流れ：
販売管理における在庫管理業務は、顧客の注文に対して確実に商品を納品するために重要な役割を担っています。具体的には適切な保管方法のうえで、製品の受入・検収・返品処理・棚上・出庫並びに返庫・棚卸・製品入庫及び保管・発送を行います。
なお、在庫は将来的に「現金化されるもの」であるため、常に適切な在庫を維持することが大切です。
【ステップ1】在庫を入庫する
まず、在庫管理における入庫とは、仕入や返品により会社の在庫が増えることを言います。
・仕入れによる入庫：仕入先から製品を購入し、棚卸資産として在庫に計上
・返品による入庫：出荷先から会社に戻った分を在庫に計上
在庫管理は、扱う商品である「在庫」を「入庫」することから始まります。入庫では、どれだけ受け入れたかを記録します。入庫時、つまり受け入れ時に記録するのは単価・数量・金額であり、これらの記録情報から正確な在庫を把握するのです。
ここで、返品の扱いに注意をしてください。出荷により一旦は会社の資産ではなくなるものの、返品されれば再度会社の資産となるので、入庫処理が必要なのです。
〇在庫管理は適切な発注から：
さて、在庫管理で抱えがちな課題が入庫のコントロールではないでしょうか。製品を発注することで初めて在庫が発生し、出庫が起きなければ余剰在庫を抱えるリスクが高まります。そのため、3つのポイントを押さえて発注をコントロールしましょう。
・在庫量を把握しておく
・経年劣化、及び陳腐化を予測する
・需要予測をたてる
【ステップ2】在庫を保管する
製品を入庫したら、「適切な方法」で在庫を保管します。入庫と出庫を正確に管理し在庫量を把握できても、その保管場所がわからなければ「在庫が無い」と同じです。
万が一、出庫＝払い出し時に納品すべき在庫が無ければ「欠品」となり、その後の棚卸で発見されれば「余剰在庫」が生じます。加えて、「余剰在庫」に劣化が見られれば廃棄処分しかありません。
このため、後述の「実地棚卸業務」を含めた適切な在庫の保管、管理が必要なのです。
〇適切な保管とは：
ここで、現場管理の基本「5S」をご存知でしょうか。この中でも、実際のアクションとして「整理」、「整頓」は在庫の保管に不可欠です。経営コンサルタント高原昭男はこれらを、
・整理：必要なものと不要なものを分け、不要なものを捨てること
・整頓：必要なものがすぐに取り出せるように、置き場所、置き方を決め、表示を確実に行うこと
と定義しています。行うべきは、決められたものを、決められた場所に置き、決められた数量のみ保管する、「3定」と呼ばれる整頓方法です。そして、表示を確実に行うことで適切な保管ができるようになります。
〇在庫のロケーション管理とは
・固定ロケーション：
1種類の在庫ごとに置き場所を決める在庫管理方法です。常に流動的な在庫に向いています。少量しか流れなければ空きスペースが発生し、場所のコストがかかってしまうからです。
・フリーロケーション：
入庫のタイミングで置き場所が決まる在庫管理方法です。入れ替わりが激しい在庫を扱う場合に向いています。
【ステップ3】在庫を出庫する
在庫管理における出庫とは、製品の出荷、販売、廃棄、仕入返品などにより会社の在庫が減ることを言います。会社で保管していた在庫が資産ではなくなることを表します。
ここで、製品の廃棄に注意してください。販売などの出庫のように伝票のやり取りが無いため、出庫の記録、処理を落としがちです。
在庫管理の主な業務
商品の在庫を適切に管理することを「在庫管理」と言います。販売管理業務の中でも重要な機能であり、後述の「在庫受払業務」、「実地棚卸業務」、「購買依頼業務」を含みます。これらの業務は、取り扱う材料や商品を在庫とし、その記録と現物の実数を適切に管理するために行います。
数量・金額を記録する【在庫受払業務】
仕入による「在庫の受入」と、出荷による在庫の「出庫」を記録します。商品の「単価」、「数量」、「金額」を記録することで在庫管理をするのです。つまり、「在庫受払業務」とは、在庫の出入りを記録することで、手元の在庫を正確に把握することを言います。
定期的な確認をする【実地棚卸業務】
記録されている在庫情報が常に正しいとは限りません。定期的な「実地棚卸業務」を行い、記録と実数が一致するかどうか確認します。実際に在庫を見て記録と実数に差異があれば、その原因を突き止め、今後の対策を検討します。
〇実地棚卸の流れ
①棚卸準備票を作成
②実地棚卸
③帳簿の記録と実数を比較。差異があれば原因調査。
④帳簿の記録を修正
〇在庫が一致しない原因の一例
・記帳漏れ・ミス
・品質低下
・紛失・盗難
法律上は実地棚卸を行い、数量を確定するだけで問題ありません。しかし、この棚卸を行うことで在庫管理の課題を明らかにし、改善の機会にすることができます。
依頼書の送付をする【購買依頼業務】
購入の依頼を出す時に外せないのは、仕入の適切なタイミングでしょう。購入依頼は「仕入管理業務」の「見積依頼」にも関連しています。
ここでご紹介する「購買依頼業務」とは、商品や部品などの購入品を必要とする部門が、購買部門へ購買依頼書を発行することを言います。購買依頼を出すタイミングは企業ごとに異なり、採用している発注方式に合わせて依頼します。
〇代表的な発注方式
①定期発注方式：
定期発注方式をとる企業では、毎月1回、毎週1回など一定の間隔で必要数量を計算し発注します。この方式は製品需要が変動する場合に適しており、扱う材料や製品が「高単価」の際には効果的に用いられます。
※発注量の求め方：
発注量=予測期間中の予測需要量－発注時の在庫量＋安全在庫量－注文残－納入残。
需要の変動に適している一方で、的確な予測が求められます。
②定量発注方式：
定量発注方式を採用している企業では、在庫が一定数（発注点）を下回ったタイミングで、必要数量を発注します。この方式では発注量が一定のため、需要が安定し、扱う製品の単価が「安価」の場合に適しています。使用量が多い一般常備品、市販の小物類などがそれに当たります。
※発注点の設定方法
発注点＝調達期間中の平均在庫量＋安全在庫量
在庫管理を自動化するためには？
ここまで、在庫管理の流れと具体的な業務についてご紹介してきました。ただし入庫、保管、出庫を正確に行うのは容易ではありません。適切な在庫管理を行うには、在庫管理に潜む課題を踏まえる必要があるでしょう。
〇在庫管理に潜む課題
・在庫管理ルールが徹底されていない
・データ入力時の人的ミス
・属人化されたデータ管理
ここで、在庫管理の「自動化」を検討してみてはいかがでしょうか。在庫管理を自動化すれば、上記の課題が解消する可能性があるのです。まずは在庫管理システムを導入し、販売管理、受注、出荷、仕入管理と連携をとることから始めてみましょう。複数の基幹システムと連携を取ることで、業務の効率化を図り、在庫管理のルールを徹底させることができます。
〇在庫管理システムとは
在庫管理システムは、在庫に関連する情報を1つのシステムでまとめて管理することです。具体的に、在庫情報や出庫情報、在庫不足情報などを扱います。在庫管理システムを導入する主な目的は、紙の帳票、伝票で管理していた在庫管理業務の手間とコストの低減です。
・出荷管理：
受注情報に基づく正確な出荷をするために、出荷指示の簡素化や在庫状況を瞬時に把握するための検索キーを設定するなど、業務のサポートをしてくれます。
・棚卸：
Excelに入力したデータをシステムに取り込むだけで、棚卸データをまとめて登録できます。
在庫管理を自動化できるシステム3選
在庫管理システムにはどのような製品があるでしょうか。3つの製品を例にご紹介します。
iDempiere
情報の一元管理がERPのメリットです。「iDempiere（アイデンピエレ）」はオープンソースでありながら、販売管理における一連の業務を全てカバーしています。在庫管理の他にも、顧客、販売、購買、生産、会計の各管理業務を扱えるのです。
なお、一般的な商用パッケージと異なり必要な機能だけを選択して使用できます。このため、在庫管理に特化したい場合にも気軽に導入できます。他通貨対応を標準装備しるので、海外対応も可能です。
ロジクラ
次に紹介する「ロジクラ」は、バーコード番号を自動発行したり、送り状を発行出来たりと便利な機能を多数搭載しています。利用料無料のバージョンがあり、容易に導入できるでしょう。この他の特徴として、スマートホンをQRコードにかざすだけで入出荷記録が可能なこと、そして、1つのアカウントに複数ロケーションの在庫や、複数のユーザーを登録できることが挙げられます。
FA-CUBE
「FA-CUBE」は「保守部品の在庫管理システム」を謳う、設備の保守部品や補修部品の在庫管理に特化したシステムです。扱う人を問わない簡単な操作が特徴で、バーコードとハンディ端末による入出庫登録が可能です。また、適切な在庫管理、保管に必要なラベルの発行も容易に行えます。あらかじめ適正な在庫量を設定しておくと、数量を下回った時に知らせてくれる機能も搭載されています。
簡単導入！在庫管理の自動化なら「FunBiz」
ここで、在庫管理の自動化を可能にするFunBizをご紹介します。最低限の機能をシンプルに搭載している「FunBiz」は、在庫管理で悩みを抱える企業の方におすすめです。
〇在庫管理業務で抱えがちな悩み
・エクセルや手書きの帳票管理が煩雑
・適正在庫の維持が難しい
・受発注の処理に時間がかかる
・とにかく在庫管理の業務を改善したい
〇FunBizの特徴
・シンプルな画面設計で使いやすい：
「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに開発したFunBizは、年齢層を問わず幅広いユーザーに運用していただけるシンプルな画面設計を実現しました。
・ダッシュボード形式で全てを把握：
全ての状況を一目で把握できるように、FunBizは「ダッシュボード形式」を採用しました。リアルタイムで更新される情報をいつでも把握できます。あらかじめ発注点を設定しておけば、在庫数量がそれを下回った時にアラートが表示される機能もあります。欠品を防止する有効な機能でしょう。
・時と場所を選ばない：
FunBizはクラウド型のソフトウェアです。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでもアクセスできるのです。「レスポンシブ対応」なので、スマートホンやタブレットなどの異なる端末でもストレスフリーで情報を確認できます。もちろんハードウェアを用意する必要もなく、低コストで運用できます。
まとめ
今回は、自動化を視野に入れた在庫管理業務についてご紹介してきました。
在庫は「現金化」を待つ資産の1つです。納品先に対して在庫が不足すれば販売機会の損失を招き、売上が減少します。その一方で余剰在庫を抱えると保管のコストがかかってしまいます。適正な在庫管理を行い、売上減少と利益低減を防ぐためにも、在庫管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。シンプルな機能をお探しの場合は「FunBiz」もおすすめです。