販売管理では、部署間の連絡が上手くいかない、入力されたデータにミスがあるなど、業務中に様々なトラブルが考えられます。この記事では、販売管理に必要な業務プロセスの解説、業務プロセスで直すべき箇所、販売管理の効率化をするためにおすすめのシステムをご紹介します。
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販売管理の業務プロセスを解説
販売管理は、大きく分けて5つのプロセスで構成されています。5つのプロセスの内容は、受注管理・出荷管理・請求管理・仕入管理・在庫管理です。
・受注管理
①見積もり
取引を行う製品の金額・数量・納期など、顧客に対し事前に提示する業務です。見積書に最初に取引内容を記載・作成し、顧客に提出します。見積書は、1回提出すれば終わるとは限らず、顧客との交渉や他社と競合している状況によって、複数回見積書の提出を行う事もあります。
②契約の締結
顧客が見積書の内容で取引を決定した後、契約を結ぶ業務です。契約は、製品の保証、免責事項、納期、支払いなどの取引条件が記載された取引書を作成して、顧客が同意する事で締結されます。また、顧客との取引が初めてだった場合、契約と一緒に顧客情報の登録と管理を行います。
③受注業務
注文書の受付及び確認・顧客へ注文請書の送付・受注伝票の発行を行う業務です。製品の納期と数量・契約時の取引条件に間違いが無いか確認し、問題が無ければ正式に注文が受付されます。
・出荷管理
①出荷業務
出荷業務は、出荷の際に必要になる書類の作成、発送の手配を行います。作成する書類の1つに、出荷指示書があり、倉庫担当及び在庫担当へ出荷情報の伝達に必要になります。出荷指示書の他に、納品書と受領書の作成もあり、この２枚も倉庫担当者へ渡します。出荷指示書の内容に沿って、納期に合わせて梱包作業を行います。また、納品する際に必要な書類の作成、発送の手配も行います。
②納品業務
納品業務は、注文通りに製品が顧客のもとへ届き、受領書に確認印が押されると完了します。納品方法は、自社の営業担当や配送担当による直接配送し、配送業者を通して届ける場合があります。
・請求管理
①請求業務
顧客に対する請求額が決まった際に、請求書を発行する事が請求業務です。請求の期限日がきたら、期限までに行われた取引に対して請求書を発行します。取引内容が都度支払いを行う場合、締め日とは別に請求書を発行します。
②回収業務
支払いの期限までに顧客に対して請求する金額と顧客から支払われた金額に間違いがないか確認する事が回収業務です。顧客から入金の確認がとれない場合や入金額と請求額が異なる際、営業担当から顧客に連絡を行います。金額の入金が確認できたら、入金内容に間違いがないか確認し、入金伝票を作成します。どの取引に対する入金なのかを記録し、入金の消込を行って、回収業務は完了です。
・仕入管理
①見積もり
自社が顧客となり、購入を希望する製品を取り扱う企業各社と取引内容の事前提示を受ける事が見積もり業務です。購入業務を専門にする部門がある場合、購買依頼書を専門部門に送ります。購入を希望する製品の情報を、購買依頼書に記載します。希望する製品を取り扱う企業各社に対して、購買依頼書をもとに見積もりを依頼します。
②契約の締結
受注管理の時と同じく、金額や納期、支払い方法、保証内容を確認する業務です。内容に問題が無ければ、契約書を取り交わします。契約書を取り交わす際に、後々のトラブルを防ぐために、購買契約の締結を結ぶ事が推奨されています。
③発注
購買契約を結んだ後に行う業務です。仕入先に、購入を希望する製品の納品場所・情報・数量など、必要事項を注文書に記入してから送ります。発注業務は、仕入先から届く、受領連絡の確認が取れ次第、完了します。
④入荷検収
発注した製品が届いた際に、検収作業を行う業務です。届いた製品の内容と数量に間違いがないか確認し、キズや汚れなどの品質も確認します。検収作業を行った結果は、仕入伝票に記載・作成して、経理部門へ提出します。経理部門にて、買掛金として記録されます。
⑤支払い
支払い業務は期日までに支払いを行い、出金伝票に記載する業務です。仕入先から送付される請求書をもとに支払いします。支払い業務の中には消込作業があります。消込作業はどの取引にどれほど出金したのか記録して、入金されたデータを消す作業です。消込作業を行うと、入金されて取引が終わったか確認しやすくなります。
・在庫管理
①在庫受払業務
製品の在庫の受入と出庫を記録する業務です。記録する内容は、製品の金額・数量・単価です。
②実地棚卸業務
製品を管理している倉庫で製品の在庫確認や記録ミスがあるかを確認する事を実地棚卸業務と言います。在庫にある実数と記録している数が違う際には、在庫データの誤差を修正します。また、在庫データの誤差が発生した原因に対して調査と対策を行います。
③購買依頼業務
製品を必要な時に仕入れる業務です。仕入れるタイミングは2通りあり、一定の間隔で必要数量を計算してから発注する定期発注点方式と、在庫が一定数より少なくなった際に必要数量を発注する定量発注点方式です。
販売管理で見直すべき業務プロセス
御紹介した5つのプロセスで構成されている販売管理は、ミスが起こりやすいものです。特に見直しをはかるべきポイントをご紹介します。
ミスが起きやすい労働環境
販売管理のミスが起きやすい原因は社内の労働環境にあります。社内の労働環境で、販売管理の一元化がされていないと、部署間で連絡ミスが起こります。連絡ミスは、部署内で行っている作業以外の情報が伝わりづらく、他部署からの連絡内容に間違いがある事に気づけません。
単純作業の時間が無駄になりがち
販売管理を手作業で行うと、データ入力を繰り返す単純作業が多くなります。データ入力作業が多くなると、入力の手間が多くなり、業務時間が削られやすくなります。また、データ入力作業が多い事により、入力ミスが起きやすくなります。データ入力作業にミスが無いか確認するだけでも多くの量があり、さらに時間が削られます。
書類やデータ管理がしやすい仕組みづくり
販売管理の書類とデータを管理しやすくすると、効率的に業務を行いやすくなります。しかし、反対にデータ管理をしづらくなると、業務効率が落ちるだけではなく、これからの販売と在庫管理の計画を立てる事ができません。その結果、いい加減な営業活動と経営判断を行ったり、在庫を過剰に増やしたり、在庫の不足を起こしたりと、会社に様々な不利益を招いてしまいます。
販売管理を効率化する方法とは？
販売管理を効率的に行うには、販売管理システムを活用するといいでしょう。販売管理システムを活用すると、3つのメリットがあります。
・業務の効率化
販売管理システムの活用により、業務を大幅に効率化できます。効率化できる業務は、見積書の発行、受注・出荷・請求管理など、多岐にわたります。その中のデータ入力作業はシステムによりデータを自動的に入力してくれます。システムによるデータ入力の場合、手作業による業務と比べて、ミスを軽減する事ができます。また、業務の効率化によって、1つの業務を少人数で行う事ができ、人件費を削減できます。
・業務の標準化
販売管理システムの活用により、販売管理業務の受注管理、出荷管理、請求管理、仕入管理、在庫管理の手順が統一化され、業務の標準化ができます。業務の標準化は、これまで一部の人しかできなかった業務を、システムを使う人全員が販売管理をできるようになります。また標準化される事で、業務品質を安定する事ができます。
・データの統合・共有・分析
販売管理システムの活用により、業務全体のデータを統合できます。データを統合する事で、部署ごとに情報を管理する必要がなくなり、部署間の不要な連絡を削り、情報共有を効率化できます。また、データが統合される事で、会社の売上や債務情報、製品の在庫状況など、重要な経営情報を瞬時に確認できます。瞬時に重要な経営情報を確認する事で、今後の販売戦略と売上予測を正確にでき、素早い経営判断に繋がります。
明日から販売管理を効率化できる
現在、様々なメーカーから販売管理システムが発売されています。中には、機能や操作が複雑な販売管理システムがあり、社内で販売管理システムの導入を悩ませてしまう事があります。そこで、おすすめしたいのはクラウド型販売管理システム「FunBiz」です。
”シンプル”で使いやすい「FunBiz」
FunBizは、シンプルで使いやすい販売管理システムをコンセプトに設計されています。FunBizの特徴は以下の通りです。
・最新の情報を一目で全て把握できる
FunBizは、情報を把握できる「ダッシュボード」を搭載しています。
ダッシュボードは、情報が一画面に表示され、瞬時に情報を把握できます。情報は、リアルタイムで更新され、常に最新情報を確認できます。ダッシュボードの機能には、「TODOリスト」が搭載されています。TODOリストは、これから行う業務と期日を記録し、事前に作業漏れを防ぎます。
また、在庫がある製品の欠品を防ぐアラーム機能も搭載されており、製品ごとに定めた発注点に合わせて作動します。発注点は、在庫している製品が一定の数量を切った場合、発注すると予め定めた在庫水準です。
・シンプルで使いやすい画面設計
FunBizは、「運用できる使いやすいシステム」を重視して設計されました。その理由はシステムの運用が困難だった場合、システムを利用する人が減少する事が考えられます。そのため、システムの利用者に長く簡単に使ってもらえるように、販売管理システムに必要な機能をシンプルに使いやすく組み込んでいます。
・社内でも出先でもいつでも利用可能
FunBizはクラウド型のシステムのため、インターネット環境が繋がっていれば、パソコンでもスマートフォンでも利用可能です。そのため、取引先でも行っている商談中に、必要な製品の在庫を確認する事ができます。また、システム全体がレスポンシブ対応しているため、パソコンとスマートフォンそれぞれの端末ごとに快適な画面レイアウトを表示します。
・万全のセキュリティ体制
FunBizは、重要な情報を守るためのセキュリティが万全です。セキュリティの内容は、高水準のWebサーバーと強固なセキュリティのデータセンターとSSL通信によるデータの暗号化です。また、万が一データが紛失してしまった場合、自動でバックアップを取っているため、データの復旧が簡単にできます。
・低価格の月額料金で利用可能
FunBizは、利用するユーザー数によって料金プランが変わります。1ユーザーにつき、月額9800円です。1名からの利用で、全ての機能とサポートをご利用できます。
クラウド型システムのため、ハードウェアの用意と設定が不要で、ご契約してすぐに利用できます。また、最新版へのアップデートも無料で行われています。
FunBizが使いやすい秘密
FunBizが使いやすい秘密には、販売管理システムを導入する事で業務を見やすく分かりやすく、改善しています。
・販売管理の改善
①見積もり状況が一目で分かる
作成した見積もりを受注、失注、未受注の3つの状態に割り当てる事ができます。それによって、見積もり状況が可視化され、取引別に行う行動が分かりやすくなります。
②見積もり状況から、次にすべき行動が分かる
見積もりに割り当てた3つの状態は、TODOリストに連携していて、次に何を行うべきか、見積もり状況の進捗が把握できます。
・仕入管理の改善
①発注処理が自動で採番され簡単に
発注処理の際に、発注日と発注番号を自動で採番されます。それにより、仕入先と納品日時を入力するだけで発注作成ができるようになります。
②確認してすぐに完了できる納品受入
システム内の発注一覧から、「納品受入」ボタンを押すと、発注内容が表示されます。表示された発注内容と納品受付を行った内容に違いが無ければ、完了ボタンを押して簡単に納品受入できます。
・在庫管理の改善
①在庫一覧から棚卸可能
システム内の在庫一覧から、全ての製品の棚卸を行う事ができます。それにより、時間のかかる棚卸をスムーズに進める事ができます。
②在庫の変動を全て記録
製品が在庫登録されてから、初期在庫と棚卸による増減、出荷と仕入れによる増減を全てシステム内の履歴に記録しています。それにより、製品の在庫滞留の確認や、在庫紛失を見つけられます。
・台帳管理の改善
①取扱区分の設定
在庫製品には、定番製品や終売品、試供品などカテゴリーに分けられる製品があります。これらを製品ごとに取扱区分を設定する事で、管理がしやすくなります。また、取扱区分ごとに発注方針を定めると、更に効率よく活用できます。
②顧客ごとに異なる請求も簡単に
顧客によって異なる未締めの翌月末請求と都度請求の情報を、システム内の得意先台帳や仕入先台帳に登録すると、TODOリストで請求書作成のタイミングを確認できます。
・分析機能の改善
①製品別の売上金額と仕入金額を集計
指定した期間の間に発生した製品別の売上金額と仕入金額をグラフ化して集計できます。また、顧客を絞って集計する事も可能です。
②在庫変動の可視化
製品別の在庫状況と製品全体の在庫状況を、簡単操作で取得できます。これにより、今後の製品の発注量を調整する事に活用できます。
まとめ
販売管理の業務プロセスの解説、業務プロセスで直すべき箇所、販売管理の効率化をするためにおすすめのシステムをご紹介しましたが、いかがだったでしょうか？販売管理システムを活用する事で、販売管理をより効率化する事ができます。これから販売管理システムを導入しようと思ってる方は、誰でも簡単に使えるFunBizの導入を検討してみてはいかがでしょうか？