あなたの企業は販売管理をどの様に行っていますか。
販売管理の仕事は受注管理から出荷管理、在庫管理、請求管理、進捗管理があります。それらを部署毎に違う方法で管理していては、連絡ミスによる誤発注が発生しかねません。
また、管理を手作業で行うには悩みが多く、効率的ではありません。そこで、これらの悩みに対する解決策として、「販売管理システム」の導入が挙げられます。本稿では、販売管理の業務フローからそこでの悩みに触れ、悩みに対する解決策や販売管理システムについてご紹介します。
コンテンツ
販売管理の業務フローについて
販売管理とは、注文を受ける受注から商品の出荷、納品、さらには代金の回収までの業務や情報を管理し、会社や企業が収益を獲得するためのものです。商品取引をスムーズかつ正確に行うためには、販売管理の業務フローを常に改善していくことが求められます。
その販売管理の業務フローはどのようなものなのでしょうか。
- 受注管理
受注情報を管理し見積書や契約書の発行を行います。取引先ごとのフォーマットに対応し、かつ迅速な発行、送付をします。
- 出荷管理
受注情報に応じて出荷の指示を出します。出荷と納品をワンセットと考え、顧客のもとへ必要な商品をスムーズに届けます。
- 在庫管理
出荷情報を在庫情報に反映させます。適切な在庫管理をして適正在庫を維持することを目的とします。
- 請求管理
取引先への売掛金を管理し、代金の回収を行います。代金回収を徹底させることで、仕入れ計画や将来の投資計画などのような、今後の経営戦略を立てることができます。
- 進捗管理
受注から出荷までの進捗情報を管理します。生産管理が絡むと進捗管理は重要な業務であり、生産計画とのズレを生じさせないためにも、正しく進捗管理は行っていく必要があります。
以上が販売管理の業務フローです。
自社の販売管理業務フローを正確に理解し、問題を特定し有効な改善策を常に模索し続けることは、企業の品質、コスト、納期を向上することに繋がります。それは顧客満足度を高めひいては利益拡大に繋がるのです。
各業務で抱える悩みとは
販売管理における各業務の悩みに共通して言えることは、販売管理が一元化され経営状況が可視化されないと「一目で把握できない」ということです。
例えば売上はいくらなのか、代金の請求・回収は終わっているのか、在庫はあるのかなどをすぐに確認できません。
法令遵守の視点からも正しく管理する必要があり、業務を進める上で各業務の管理の効率化については考える必要があります。ここからは、販売管理における特に発生しやすい悩みについて説明します。
受注管理での悩み
受注管理では、入力に関するトラブルが発生しがちです。メールやＦＡＸで注文を受けると、そこから必要な情報を１個１個手入力しなければなりません。
受注件数が多くなるほどその入力作業は大変なものになります。その管理業務に追われることになり、本来行うべき業務ができない、という本末転倒な問題になりかねません。
その結果、労働生産性の低下を招きます。入力ミスをすることもあり、ミスを防ぐためのダブルチェックを徹底するなど対策はありますが工数がかかってしまいます。
オペレーションでのミスをより減らし、無駄な工数をかけないことが理想です。
出荷管理での悩み
特注や受注生産の商品を扱っている企業は、商品の出荷管理が複雑です。通常の出荷管理は「受注→在庫管理→出荷作業」という３工程が一般的です。それに比べて特注品や受注生産の商品は、「受注→生産状況確認→生産依頼→商品受取→出荷作業」という５工程になります。受注から出荷までの間が長くなりがちで、その分管理するのも難しくなるといった特徴があります。
このような出荷管理が手動な企業では、受注した数や出荷先を間違えるといった失敗も発生しがちです。
請求・回収での悩み
請求・回収業務では取引先によって請求日や契約期間が異なるため、その代金の回収管理が複雑化しています。少しの失敗がトラブルとなり、取引先との信頼の低下を招き顧客離れになる可能性があるため、どんなミスも許されません。
仕入れ管理での悩み
仕入れ管理は次の３つの取引形態に合わせて業務の処理を行わなければなりません。
・現金取引（現金で代金の支払いをする）
・掛け（都度）取引（取引の都度、納品とともに請求される）
・掛け（締め）取引（月末など締め日を設定し、その期間分の納品分をまとめて支払う）
これらを仕入れた取引先ごとに手動で管理するのは複雑で時間もかかります。
在庫管理での悩み
在庫情報を手動で入力していては生産性が悪く販売管理がしづらいため、今後の在庫計画を立てることが困難です。
なぜなら在庫管理を手動で行っていては、未来の計画を立てる際に必要な情報を取得したり分析したりするのに膨大な時間と手間がかかるためです。そのため、未来の経営戦略を立てるには、在庫管理を含めた販売管理を一元化し可視化する必要があります。
販売管理での悩を解決するには？？
これまで各フェーズでの悩みを見てきました。これらの悩みは販売管理が手動であることが一つの問題点です。そこで、その悩みを解決するために、ここからは販売管理を自動化し、業務の可視化や効率化が図れるロボットや、システムをご紹介します。
RPAやERPを導入する
RPAとは、「人間のＰＣ操作をロボットが記憶して、そっくりそのまま再現する技術」のことです。パソコンにRPAのソフトウェアをインストールして、そのソフトウェアに操作を行わせます。
ERPとは、「基幹業務システム」のことです。社内の各業務に対応したERPの機能が日常的に使われています。例えば、受注情報の登録から売上計上までの流れや決算情報などの経営指標を管理する会計業務などです。
ERPとRPAを組み合わせて導入することで、書式の異なる得意先からの注文書を読み取り転記入力したり、発注システムの未検収案件を抽出して担当者に自動的にメールで通知することを代行したりできます。毎日処理する必要があり、工数が多くかかる作業は相性が良いでしょう。
販売管理システムを導入する
販売管理システムは製品やサービスの受注から代金回収までに発生する作業全般を一元化するものです。作業が「可視化」され、作業を担当している者にしかわからない状態を回避することが可能です。導入には以下のようなメリットがあります。
・売上分析ができる
販売に関する全ての情報が１つのシステムに集約されるため、売上分析が容易に行えます
・受注、発注ミスを防げる
１つのシステムで集約されて管理できるため、他部門とのコニュニケーションが取りやすくなり、引いてはミスを減らすことができます
・書類作成が簡略化できる
１つ入力すると同じ情報は自動的に入力されるので、最低限の入力で済みます。見積書などの書類作成もサポートしてくれる機能を搭載している製品もあります
迷わず簡単導入！クラウド型販売管理システム「FunBiz」
ここからは、販売管理を強力にサポートしてくれる、販売管理システムの一例であるFunBizをご紹介します。
このFunBizがご利用のユーザー数に応じて料金プランが選択できるため、１ユーザーでも9800円で利用できます。１ユーザーの使用でも全ての機能とサポートが利用できます。クラウド型でありハードウェアを購入する必要が無く、設定をすることも不要で契約したらすぐに利用でき簡単導入が可能です。さらに常に無料で最新版にアップデートされます。
FunBiz機能＆特徴
FunBizに搭載されている機能や特徴にはどんなものがあるのでしょうか。これからFunBizの機能や特徴をいくつかご紹介します。
1.FunBizの機能
・ＴＯＤＯリスト機能
様々な情報を一画面で確認できるダッシュボード形式を採用しており、販売状況を一目で把握できます。その中にあるＴＯＤＯリスト機能は、受注から入金完了までの一連の流れを捉えており、これにより作業漏れを防ぐことができます。
・デザインカスタマイズ機能
イメージカラーを３３種類の中から自由に変更可能です。気分に合わせて画面を色を変更できます。
・売上情報が一目で分かる
売上情報や営業情報が一目で見えるようになっています。今後の方針を立てやすくなっており、その後の改善に活かすことができます。
・見積状況が一目で分かる
見積もりを作成すると、受注・失注・未受注を割り振ることができます。見積もり状況を一目で管理でき、分析や状況の把握が簡単に行えます。
2.FunBizの特徴
・シンプルな画面設計
システムを導入したとしても使い勝手が悪ければ長続きしないと考え、FunBizは長く運用できるように、必要な機能をシンプルに組み込み、利便性を実現しています。
・どこにいてもアクセスが可能なクラウド型
FunBizはクラウド型のシステムであるので、インターネットを利用できる環境ならば、いつでもどこでもアクセスが可能です。取引先での商談中でも在庫を確認したりできます。システム全体がレスポンシブ対応なので、端末ごとに最適な画面レイアウトで表示されます。
・データ管理の万全な体制
高水準のWebサーバーとデータセンターで管理しており、SSL通信により情報を暗号化してデータを守っています。自動バックアップも行っており、万が一データを破損や紛失したとしても、復元ができるので安心して利用することができます。
・安心なサポート体制
メールや電話のお問い合わせが無料で行えます。導入時に無料でサポートをするサービスも受けられます。また、社員に向けてのレクチャーも別途で行っています。
FunBizの導入で変わったこと
具体的にFunBizはどの様な評価を受けているのでしょうか。導入した企業の口コミから、販売管理における販売管理システム「FunBiz」の導入前のよくある問題点と、FunBiz導入後の問題改善点を抜粋してお伝えします。
- 導入前は入力ミスにより誤発注がよくありましたが、導入後は入力作業が最低限になり、人為的ミスが減りました
- 導入以前は販売管理の方法がエクセルだったため、情報の共有が十分に出来ませんでしたが、FunBiz導入後はFunBizにより作業が「可視化」されるため、一目で販売状況が確認でき、スムーズに情報共有ができました
- 今まではスタッフの年齢層が高くパソコン操作が不得意な人が多かったため、難しいシステムは導入できませんでしたが、FunBizはパソコン操作に慣れない人でも迷わず操作ができ、使いこなすまでの時間が少なく、導入して長く使うには向いていると思いました
- 初期投資できる額が少ないことが懸念材料でしたが、FunBizは運用にあたり準備をするものが少ないクラウド型のソフトなので初期投資が少なく済みました
- 導入前は商品の生産数が調整できない、在庫数管理ができない、請求関連の処理が複雑、などの管理ができていなかったのですが、FunBizで販売管理をすることで全ての作業が一元管理され、効率的な管理が実現でき、業務の負担を減らすことができました
まとめ
販売管理における悩みとその解決策をご紹介してきましたがいかがだったでしょうか。販売管理を手動で行うには入力ミスやデータの抽出時間などデメリットが多いです。販売管理が一元化されてない環境ですと連絡ミスも多発します。
その解決策は販売管理システムを使い作業を効率化することです。現在では、一定の規模ある会社であれば、ほとんどの会社が販売管理システムを導入していると言ってよいでしょう。
販売管理システムを使うと管理業務に割く時間やコストが減ります。
これにより、本来の作業に集中することができます。その中でも「FunBiz」はシンプルな設計で、パソコン操作が得意でない人でも扱うことができます。導入のコストも最低限で済むなどメリットの多いソフトウェアです。
業務が「可視化」され、他部署とのコミュニケーションも図りやすくなります。作業の生産性が上がり、効率的になるでしょう。もし販売管理の作業を効率化させたいとお考えであれば、この販売管理システム「FunBiz」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。