販売管理システムは「販売」「在庫管理」「購買管理」これらの業務を一貫して支援・効率化するシステムです。
小売業の販売管理システムはコンビニエンスストアのような大規模な売上高を誇る企業が採用してきました。
大規模インターネット通販サイトが既存の小売店の売上を脅かす大きな存在になった昨今では、小規模な小売店でも生産性向上のために販売管理システムを積極的に取り入れる事例が増えてきています。
ところが、販売管理システムの導入フェーズで上手くいかずに、高価なシステムを活用できていないという話は少なくありません。この原因は、現在の販売管理業務の課題を把握していないがために起こります。
販売管理システムの導入を検討している小売業のオーナー・経営者の方は、まず「販売管理業務とは？」から見直すことで販売管理システムを上手く活用できるようになります。
今回ご紹介する「FunBiz」は特別なハードウェアを必要としない、シンプルな販売管理システムです。小売業向けの業務効率化の機能を数多く搭載していますので、生産性向上を目指すことが可能です。
小売業の主な業務
小売店とはメーカーや卸売業者から商品を仕入れ、消費者に販売する事業を指します。販売管理システムについて解説する前に、小売店の主な業務についておさらいしてみたいと思います。
【バイヤー】卸売業者・メーカーから商品を仕入れる業務
自社の小売店のコンセプトや地域の消費者のニーズに合致した商品を探し出して、卸売業者・メーカーから商品を仕入れる業務です。
企業・業態の規模によってバイヤー担当がいる場合と、店長がバイヤーの業務を兼任する場合とがあります。
【店舗責任者】受発注管理・物流管理業務
商品の受発注や物流を管理する業務です。商品の管理業務のなかでも、在庫管理は小売店では非常に重要な業務です。小売業の在庫管理の鉄則として「在庫を持ちすぎず、持たなすぎず」という言葉があります。
在庫管理は生産性に深く関わっているため、受発注管理業務に携わる従業員は適正に在庫管理を行う必要があります。
【商品販売職】顧客に商品の販売・提案を行う業務
販売員・販売職は「商品販売職」と呼ばれ、商品を顧客に販売・提案を行う業務です。一般消費者と接する販売職は小売店業務の商売の基本となる重要な業務です。
ただ商品を売るだけではなく、丁寧な接客で顧客満足度を高めたり、顧客の潜在的ニーズを聞き出すこと新たな商品を仕入れたりと小売事業において欠かすことができません。
小売業での販売管理業務とは？
小売業での販売管理業務とは、商品の「仕入・出庫」「在庫管理」「代金の出納」の3つの業務を管理することです。まず、販売時の基本情報として、
- どの商品を
- いくつ
- いくらで
- いつ
- どこに納品したのか
を管理します。また、
- 販売した商品の代金はいつ支払われるか
- 仕入れた商品の代金をいつまでに支払うか
といった、商品を販売する上で必要となる情報を管理する業務を総じて「販売管理業務」と呼びます。
ここからは販売管理業務の3つのポイント「仕入・出庫」「在庫管理」「代金の出納」について解説していきます。
商品の仕入・出庫
当たり前のことですが、小売店が商品を販売するためには商品を仕入なければなりません。
小売業における仕入業務は商品を会社の資産として保管することを指します。これには、卸売業者から仕入れた商品はもちろんのこと、不良品などで店舗に在庫として戻ってきた商品もカウントしなければなりません。
出庫業務は、商品の販売、出荷、廃棄、返品で店舗の在庫数の減少を管理する業務です。
出庫業務で注意すべき点は、商品の品質保持期限切れなどが原因で廃棄処理を行った場合です。廃棄処分とはいえ、会社の資産である商品の数が減った事には変わりありません。廃棄の場合でも必ず出庫記録の処理が必要です。
商品の在庫管理
小売店の商品在庫は店頭に並べられている商品を含まない「店舗の倉庫にストックしてある商品」を指します。
小売業の在庫管理方法として「在庫数管理」と「在庫引当」が一般的に使われています。
- 在庫数管理：現時点での店舗在庫数の把握すること
- 在庫引当：在庫数管理から予約注文商品・未出荷商品など、現在販売可能な在庫数を把握すること
小売店では在庫数管理と在庫引当管理を常に行い「販売可能在庫」をすぐに把握できる必要があります。多数の商品を扱う小売店ほど商品の在庫管理は複雑になってしまいがちです。
商品の受注・見積作成
受注・見積書作成業務は小売店のみならず、事業活動の中心となる業務です。そのため、受注・見積書作成業務には正確性が求められます。
商品を仕入れて内容・数量に間違いがない場合に卸売業者などに対して発行する書類が受注書です。原則的に捺印の上で返送する必要がありますが、仕入内容に不備がある場合のみ連絡する場合もあります。
見積書は発注依頼の際に必要となる書類です。品名、数量、納品日、支払い日などの取引条件を明記します。取引先と見積書の条件に間違いがないことが確認できたら、発注書を作成し発注を行います。
小売業での販売管理業務課題
小売業での販売管理業務の課題は生産性に直結する問題です。取扱い商品数が少ない小売店であれば販売管理業務はさほど複雑ではないでしょうが、数百点もの商品を販売する場合は管理業務が経営上非常に重要は役割を果たします。
部署・部門ごとにデータがバラバラ管理されている、在庫から出庫する場合に在庫引当数が把握できていないなど、販売管理業務を疎かにすると主業務である販売業務に支障をきたしてしまいます。
そこで、小売業が陥りがちな販売管理業務の課題の代表例をご紹介します。
管理状況を一元化できない
仕入管理から在庫管理、そして受注管理までのデータを一元化できていない場合、確認作業に膨大な時間がかかる恐れがあります。
販売管理業務をPCのエクセルで処理している小売業も少なくありません。しかし、業務毎にファイルを分けて管理をしていて一元管理ができているとは言えない場合があります。
また、管理状況・管理データの一元化は顧客ニーズの可視化を意味しています。管理状況の一元化は機会損失を防ぐためにも非常に重要です。小売業の経営において販売管理業務が重要な理由はこのためです。
書類作成に時間がかかる
見積書・請求書のフォーマットを定めている企業は非常に多いです。
そのため、書類作成のたびに取引先独自の書類フォーマットに入力を行わなければなりません。また、取引先が増えるほど複数の見積書・請求書フォーマットを管理する必要があり、書類作成だけでなく書類を管理する業務が発生してしまいます。
さらに、書類フォーマットが増えると、取引先の締め日の違いなどが混同してしまいます。この場合、本来であれば必要のない再請求処理などの仕事が増えてしまいます。
人力なのでミスが起こる
「管理状況を一元化できない」「書類作成に時間がかかる」この二つの販売管理業務の課題の原因の多くは、販売管理業務を「人力で処理」しているためです。
人的ミスが原因で起こる販売管理業務の課題は上記2点だけにとどまりません。在庫管理の数値記入ミス・読み間違いによるご発注、エクセルのフォーマットへの二重入力、帳簿上存在しているはずの商品が在庫にないなど、これらはほんの一例にすぎません。
小売業の経営が危ぶまれている近年においては、人的ミスを限りなくゼロに近づける必要があると言えるでしょう。
小売業の生産性を向上するためには？
小売業の経営で生産性を向上させるためには、販売管理業務の課題をクリアにすることです。そのために有効的な手段のひとつが、販売管理システムの導入です。販売管理システムは紙ベース、エクセルのテンプレートベースではない、販売管理データを一元するためのシステムです。
販売管理システムを活用する
販売管理システムでは伝票や帳簿、請求書から見積書まですべてデータとして一元管理できます。その目的は「販売管理業務の負担軽減」です。仕入・出庫、在庫管理、販売、受注書・請求書の発行まで、ひとつの取引で使用されたデータを仕入れから請求書まで使うソフトウェアがほとんどなので入力ミスを大幅に軽減できます。
販売状況・在庫情報をリアルタイムで監視する機能が搭載されている販売管理システムも多く、在庫不足時はアラートを発信し、入出庫数から自動的に適切な仕入数を算出する機能が備わっているシステムもあります。
販売管理システムのメリット
販売管理システムの導入のメリットは販売管理業務の効率化だけではなく、販売状況の可視化によって新たなビジネスチャンスを生み出せる点です。
販売管理システムを活用することで各部門、販売店・支店間のやりとりがリアルタイムでデータを共有することが可能になります。消費者が今この瞬間に一番必要としている商品、トレンドを即座に把握することで、最適な仕入を可能にします。
また、小売業において在庫切れを起こすことは商機を逃すために最も避けなければなりません。販売管理システムは在庫数の把握が非常に効率化されているため、在庫切れを未然に防ぐことができます。また、不良在庫も自動で検出する機能が備わっているシステムもあり、大幅に生産性の向上を図ることが期待できます。
小売業の生産性を向上させるための主な機能
販売管理システムには「仕入・出庫」「在庫管理」「代金の出納」の効率化・生産性向上のために主に以下の機能が備わっています。
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仕入・出庫管理機能
仕入予定、出庫予定を管理する機能。出荷先に優先順位を設定できたり、ポータブル端末から仕入・出庫管理ができたりと、製品毎に様々な特徴があります。
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在庫管理機能
在庫数・商品の検索、棚卸、在庫一覧出力など、複雑で時間がかかる在庫管理業務をサポートする機能です。
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代金の出納管理機能
見積書の作成、受注管理・検索、売上入力・管理・集計、請求書の作成、入金処理など、代金の出納業務の一元管理のための機能です。
販売管理システムを導入する際のポイント
販売管理システムは導入しただけでは生産性の向上に貢献しません。
生産性向上の効果は販売管理システムを活用することで発揮されます。しかし、販売管理システムが自社の小売業務にマッチしたもの、使いやすいシステムでなければ上手く運用できません。
販売管理システムの導入を検討する際は「誰でも使うことができる」「システム運用し続ける負担が少ない」、この2点が大きなポイントです。
【小売業向け】安くてシンプルな販売管理システム
FunBizは小売業の販売管理業務をサポートする販売管理システムです。シンプルな販売管理システムの「FunBiz」は、煩雑な販売管理業務で悩みを抱えている小売業の方に非常におすすめできるシステムです。
使いやすさ抜群「FunBiz」の機能
「FunBiz」はシンプルなユーザインタフェースで、年齢を問わず幅広い小売業従事者が使いやすいシステムです。シンプルな画面設計はPC操作が苦手な方でも簡単に使うことができるため、長期的に販売管理システムを運用することができます。
さらに、情報を一目で確認できる「ダッシュボード形式」を採用しており、更新された最新の情報に瞬時にアクセスが可能です。
「FunBiz」は「運用する上で使いやすいシステム」をコンセプトに、小売業での長期的な運用を目的に開発されました。大変に使い勝手のよい販売管理システムなので、販売業務を長期的にサポートできることが期待できます。
FunBizの特徴
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低価格で導入できる
「FunBiz」は利用するユーザーの人数によって最適な料金プランを選択することができます。1人からの導入はもちろん、全ての機能をフル活用できるようにサポート体制も万全です。
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クラウド型ソフトウェア
「FunBiz」はクラウド型の販売管理システムです。そのため、導入の際に高価な専用の機材を導入する必要はありません。契約後すぐにシステムの利用ができます。クラウド型のソフトウェアなので、スマートフォンやタブレットからも「FunBiz」の販売管理情報に「いつでも・どこでも」アクセスが可能です。
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販売管理のデータの一元管理
見積情報から出庫情報までデータの転記が自動で行われます。商品の販売状況の一元管理は販売情報の「見える化」を可能にします。これにより、小売業の成長戦略のための解析・分析を行うことができ、さらなる売上向上のための施策を行う事ができます。
まとめ
販売管理システムで小売業の生産性を向上させる方法をご紹介しました。いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した「FunBiz」は小売業の生産性を大幅に向上させ、販売管理業務を自動化して改善するための様々な機能を備えています。
「シンプルな画面設計」と「低価格の導入コスト」は小規模の小売店にとっては事業の成長に大きく貢献することでしょう。
販売管理システムの導入を検討する際は、ぜひ長期的なシステム運用を可能にする「FunBiz」の導入をご検討ください。