クラウド型販売管理システム

  1. 販売管理システムの機能・使い方

【各社比較】業務が捗る販売管理システムを徹底比較!

企業が「商品やサービスを販売して売上をあげること」は誰もが一番重要視している部分といえます。

販売管理に関する業務を効率化することは、コストの削減になり利益向上に貢献できるでしょう。

効率化する方法は様々ありますが、そのひとつとして「販売管理システム」を導入することが挙げられます。

販売管理システムを導入することで、「作業を標準化できる」、「コミュニケーションを円滑に行える」、「管理業務にかかる工数を削減できる」などのメリットがあります。

これにより、管理作業にかかる工数を減らし、その他の業務に集中することができます。

本記事では、販売管理システムを検討している方に向けて、販売管理システムの概要と、販売管理システムがどう課題を解決するかをご紹介し、最後に販売管理システムの製品の比較をしていきたいと思います。

 

販売管理システムとは

販売管理システムとは、販売に関わる全ての業務(見積、受注、出荷、検収、請求、入金など)を一元化できるシステムです。

「誰に、どの商品を、いつ、いくらで売って、いつお金をもらう」といった販売情報を管理できます。

これにより、業務が効率的になり、大幅なコスト削減も見込めます。

また、システムを導入していない環境だとひとつの取引が発生した時に業務ごとに管理しているので、取引全体での情報共有がしづらいという課題があります。

システムを導入することで、取引全体の情報が把握できるようになります。

販売管理に関わる全ての情報が一つにまとまるので、今後の戦略など経営分析の為のデータにもなるでしょう。

販売管理にかけていた時間を本来業務にかけることができるので、大幅に生産性の向上が期待できます。

理システムの中には、在庫管理や仕入管理をすることができる製品もあり、販売管理機能以外の機能を併せることで、より作業が効率化されます。

 

販売管理システムで業務効率を上げる!

販売管理システムを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

業務効率を上げることのできる機能を見ていきます。

社内での情報共有がしやすくなる

販売管理業務を一元化することで「誰でも同じやり方」になり、従業員間での情報共有不足がなくなります。

入力したデータはシステムに保存されるので、従業員ごとに持っている情報が偏ることはありませんし、他部門の情報も簡単に取得することができます。

企業全体で同じシステムを使うことで、例えば営業担当の人が出庫担当の在庫情報を簡単に確認できます。

社内の販売業務に関する他部門とも情報共有もしやすいでしょう。

他部門とのコミュニケーションが円滑になり、議論も活発に行うことができます。

 

作業漏れを防ぐことができる

ひとつの取引を受注から入金完了まで全体を把握することができるので、受注漏れや請求漏れが無くなります。

受注漏れは、取引先との信頼を失うことになるので、絶対にあってはなりません。

販売管理システムを導入することで、確実に売り上げを計上することができます。

また、1つの情報を入力すれば、異なる帳票の同じ項目は自動的に埋まるので、入力ミスや漏れも減らすことができます。

入力ミスを防止するためにダブルチェックを行う必要もなくなり、管理作業に割く作業工数を軽減することもできます。

 

書類を自動作成する

販売管理システムでは必要な情報が揃った時点で自動的に書類を作成します。

これにより、大幅な時間短縮が行えます。

また、取引先によってフォーマットを設定しておけるので、間違ったフォーマットで提出する恐れがなくなります。

販売管理システムを導入することで、決まったフォーマットになるので、担当している従業員の記入方法も統一化できます。

 

業種別活用方法

業種別にどの様に販売管理システムが活用されているのか、「製造業」、「卸売業」、「小売業」の三つの業界について、活用方法をみてみましょう。

◎製造業

製造業の販売管理では生産管理と連携して在庫切れや余剰在庫を最適化することが重要です。

受注から、出荷、納品、売上金の回収までを一括して行うものが主流です。

業種別でみると、取り扱う商品の数も多いので、販売管理システムを導入することで得られるメリットも大きいことでしょう。

販売管理システムを導入することで、受注管理が簡単になる、在庫管理業務もしやすくなる、ワークフローをスムーズにできるというメリットがあります。

【受注管理が簡単になる】

製造業に特化した販売管理システムでは、受注管理を容易に行えます。

また、個別の受注管理にもきめ細かく対応し、多くの取引先情報まで一括して管理できます。

【在庫管理業務もカバー】

実際の在庫数と帳票の在庫数が合わないといった問題も、販売管理システムを導入することで減らすことができます。

また、在庫をデータ化することで詳細に管理して、数字によって可視化することで倉庫内の商品をまとめて管理することができます。

【ワークフローがスムーズになる】

生産計画が変更されても、工程の見直し作業や新規の受発注、指示書の作成を速く行うことで迅速に対応できます。

販売管理システムを導入することで、在庫管理、資材の購入、販売、輸出などのワークフローを確実にスムーズに行うことができます。

また、製造のスケジュール管理や財務管理システムなどの他の機能と連携させることで、製造工程を大幅に効率化できます。

 

◎卸売業

見積書の作成から、受注、出荷、入金と請求の一連の工程を販売管理システムによって一括して行うことができます。  

【詳細な項目設定】

単価設定や異なる出荷形式など取引先ごとの固有のニーズに対応できます。

検収時の売上、出荷時の売上などの多様な売り上げ形式にも細かく設定できるのが特徴です。

【書類が自動的に作成できる】

販売管理システムに必要な項目を入力するだけで見積書などの書類が簡単に作成できます。書類作成にかけていた手間やコストを大幅に削減し、生産性を高めることもできます。

また、出荷データから売上を算出して管理して、書類に出力することで手作業による入力ミスを減らすことができ、信頼性のある書類を作成できます。

 

◎小売業

小売業の販売管理システムは、大きく分けて「量販店向きの製品」「専門店向きの製品」の2つがあります。

【量販店向け】

量販店に向けた機能として、売れ残りや欠品の早期対応や売上データを活用した販売促進の機能などがあります。

その他の機能として、生鮮品管理などのデータ入力と管理も一括して行うことができます。

店舗の売上をグラフによって視覚化することで、今後の経営戦略や販売計画を検討する資料としても活用することができます。

また、店内のイベントやセールの日程を登録しておくことでスケジュール管理も一括して行うことができます。

アナログでスケジュール管理をすると難しかった急なスケジュールの変更や時間などのスケジュール管理を実現し、効率的でスムーズな店舗運営ができます。

本店との連絡も販売管理システムを通して行うことができるため、連絡する手段としても機能できます。

【専門店向け】

専門店向けの機能としては、開閉店の時間管理と従業員への連絡管理などの機能があります。

また、販売管理システムを導入することで、ポイントカードの導入もスムーズに行えます。ポイントシステムの規定から導入、運用までをサポートする機能が備わる製品もあります。

 

各社の販売管理システムの機能や費用を比較!

現在では、多くの企業から販売管理システムがでています。

販売管理システムの場合、価格が高い程、良いサービスとは限りません。

複雑な機能が沢山あっても結局使わなかったり、かえって運用に困ったりします。

自社のビジネスモデルに合わせて必要な機能を備えた販売管理システムを見つけることが大切です。

いくつかの製品について、その機能や費用を比較してみましょう。

 

flam(フラム)

flam(フラム)はクラウド型の販売管理システムです。

クラウド型で提供されている販売管理システムですが、仕入れや在庫管理といった業務にも適用できます。

クラウド型なので、場所や使用するデバイスも選ばないので、社外でも販売管理や仕入管理、在庫管理といった業務が行えます。

会計システムとのデータ連携もボタン一つで出力が可能となり、会計の入力作業を軽減、入力ミスも予防できます。

バージョンアップは全自動で、常に最新版を使うことができます。

また、使い勝手の良さも特徴で、マウスを使わないで操作できるよう設計してあるので、ベテランのユーザーでもストレスなく使うことができます。

費用は、3ユーザーで月額9300円と低コストなので、ランニングコストを抑えることもできます。

ただし長期的に考えると、買い切りで済むパッケージソフトと比べてコストが大きくなる傾向があるので注意が必要です。

 

天の蔵

クラウド型の販売管理システムで、販売管理、購買管理、在庫管理の3つの業務をカバーできます。

一般的な機能に加え、各機能が連携されているので、購買から販売まで一元化することができます。

また、使いやすい画面設計をしているのも特徴です。

また、売掛金から請求書を一括で発行することができるため、手書きに比べて効率的でミスを防ぐことができます。

他にも、帳票をーPDFで保存する、マスタデータを一括登録するなどの便利な機能があります。

費用は、1ユーザーで月額1510円です。

 

iDempiere(アイデンピエレ)

iDempiereはオープンソースの販売管理システムです。

数あるオープンソースの販売管理システムの中でも日本語コミュニティがかなり活発です。これにより、導入のノウハウなども積みあがりつつあります。

特徴は、OSGi(言語はJavaベースで動的な機能追加や並列動作が実現できる)の仕様を取り入れプラグイン形式により機能拡張できることです。

JPiereというプラグインを当てることで日本の商習慣に合わせた構築ができます。

オープンソースなので、開発ができる人が必要ですが、自分が使いやすいようにカスタマイズすることができます。

費用は、自分で開発する場合は無料、請負業者に頼む場合は別途費用がかかります。

自分でカスタマイズ可能なことや無料で運用できるという点が強みだといえます。

 

FunBiz(ファンビズ)

FunBiz(ファンビズ)」はクラウド型の販売管理システムです。

販売管理や在庫管理、仕入管理など5つの機能を備えております。

FunBiz(ファンビズ)の特徴は、シンプルな画面設計により、誰でも簡単に操作をすることができます。

作業漏れを防げるTODOリスト機能も搭載されており、様々な情報を一目で確認できる「ダッシュボード形式」の表示を採用しているため、情報共有が容易に行えます。

また、33種類の画面デザインから自分好みのデザインが選べます。

商品別売上など分析機能も搭載しており、経営戦略にも役立ちます。  

また、問い合わせや導入時の講習会など無料でサポートを受けることができ導入後も安心して使うことができます。

システムが自動でバックアップも取っているので、万が一データが消えた場合でも元に戻すことができます。

導入費用は、今なら初期費用無料で1ユーザーあたり9,800円です。

クラウドシステムのため、導入までに時間がかからず、初めて販売管理システムの導入する企業でも簡単に導入することができます。

 

まとめ

販売管理システムの概要や、導入後どのようなメリットがあるか、最後に製品の比較をしてきましたが、いかがでしたでしょうか。

販売管理業務を一元化されていない環境で行うとひとつの取引を、販売は販売担当の従業員、仕入れは仕入担当の従業員…と、業務ごとに担当者が割り振られ、情報も偏りがちになります。

他部門とのコミュニケーションも取りづらくなり、連絡ミスや作業漏れが発生します。

システムを導入することで、作業全体が把握しやすくなって、部署間の繋がりが強くなり、コミュニケーションもとりやすくなります。

また、業務が「見える化」されるので、作業が属人化するのを防ぎ、取り組まなくてはいけない課題も見えてくるでしょう。

管理工数も削減され、本来業務に集中できます。これにより作業の生産性が上がり、コストも削減できるので、利益向上に貢献できます。

是非、この機会に販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

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