近年、少子化などにより労働力が減少しています。
そのため、業務改善によって業務効率化を図る企業が増えてきています。しかし、業務を改善したいがどこから手を付けてよいか分からないという企業も少なくないでしょう。
改善策の一つに、「販売管理システム」を導入することが挙げられます。
販売管理システムを導入すれば、ワークフローが改善されるだけでなく、従業員が個別に管理していた販売に関わる情報を一元管理することができます。
こうすることで、仕事が「見える化」され人為的なミスも減ります。
また、業務がその担当者しか分からない状態である「属人化」を防ぎ、誰でも仕事を担当することができます。
従業員が不在の際、引き継ぎの際にも他の人が業務に携わりやすくなります。従業員全員が情報を閲覧・編集することができるので、コミュニケーションが容易に行えるようになります。業務改善が行えれば、売上向上にも繋がります。
本稿では、ワークフローを改善したい方に向けて、販売管理システムについてご紹介します。
コンテンツ
販売管理業務におけるワークフローとは？
そもそもワークフローとは？
ワークフローとはそもそもどんな意味なのでしょうか。ワークフローは「業務を行う上での一連の流れ」を指します。分かりやすく言えば、申請や承認、決済といった「仕事上必要な手続き」のことです。これらを明確にすることで業務の進捗や課題点を把握できます。
販売管理はワークフローの流れが大切！
販売管理は大きく分けて「受注管理」、「出荷管理」、「請求管理」、「在庫管理」、「仕入管理」の5つあります。
受注管理は、見積、契約、受注の3つに分けられます。
企業間では、取引を行う前に見積書を作成し、その内容で問題ないようなら契約します。
その契約内容に応じて注文を受け付けることが受注業務です。受注業務は通常は一般社員が行いますが、大企業になると専門の部署が行う場合もあります。
出荷管理は、受注した商品を出荷する業務のことです。
出荷管理には大きく分けて出荷業務と納品業務の2つに分けられます。
出荷業務はその名の通り、出荷に必要な書類を作成し、受注した商品を出荷する手配を行います。納品業務は、出荷した商品がきちんと納品されたか確認をすることです。
請求管理は、請求と回収とがあります。
納品した代金と期日などを記載した請求書の発行と代金の回収を行い、支払われた金額の確認をします。この業務は期日が重要になってきます。
在庫管理は、自社の在庫がどれくらいあるか把握することです。
実際に営業マンや顧客から商品の在庫数の問い合わせがあった時に対応できるようにしておきます。問い合わせが来た時にスムーズに回答できる環境づくりが必要です。
仕入管理は、在庫管理を行っていて在庫がなくなりそうになった場合に行います。
仕入管理を適切に行うことで、在庫数が過不足ない状態である適正在庫にすることができます。
ここまで説明してきた販売管理のワークフローで必要不可欠なのは「帳票」です。
帳票は、見積書や注文書、納品書などを指します。これらは企業内で申請・承認をされ顧客のもとに届くフローになっており、様々な書類が企業内外を行き来することなります。
この業務を正確に行うことが売上に繋がるため、これらの業務がスムーズに遂行される必要があります。
販売管理業務におけるワークフローの課題とは？
ここまで販売管理のワークフローをご紹介してきましたが、これらを個別に管理し手動で行うとどんな課題が出てくるのでしょうか。
見積書や請求書作成に手間がかかる
見積書や請求書といった書類を一から手書きで作成すると、非常に手間がかかります。エクセルなどで電子化していたとしても、一つの情報を複数個所に入力することになりミスを招きやすくなります。
ミスを防ぐ為にダブルチェックを行う企業もありますが、無駄な工数をかけてしまうことになります。また、同じような取引があったとしても再利用しにくいという課題もあります。
書類や顧客数が多くて管理が大変
販売管理に関わる書類は多岐にわたります。また、取引先ごとに指定されたフォーマットであることが多いため、取引先が多くなるごとにフォーマットの管理が重要になってきます。
さらに、これらを従業員ごとに個別に管理していると、担当者しか状況が分かりづらくなってスムーズに業務ができなくなってしまいます。
手続き処理が複雑で承認までに時間がかかる
申請をした書類がいつ見てもらえるか分からない状態は、業務の遅れに繋がります。早
く申請したとしても、上司が出張等で不在の時はいわゆる「待ちの状態」になり、業務が滞ります。また、メールで添付したりサーバーに挙げたりと、提出方法が従業員ごとに異なればさらに複雑になってくるでしょう。
販売管理システムがワークフロー改善に役立つ！
前章で挙げた課題はどうすれば解消されるでしょうか。
解決策の一つに「販売管理システム」を導入することが挙げられます。販売管理システムとは、販売に関する情報を一つのシステムで管理することです。
これにより全従業員が販売に関する全業務を把握することができ、業務全体が「見える化」されるようになります。また、販売管理に関わる書類も、データベースを参照して自動入力してくれる機能などによって一から作成する必要がなくなります。
また、これまで確認作業の為にダブルチェックを行っていた企業はその作業が省けます。同じような取引をした場合は、前に行った取引からデータを流用することも可能です。このように、業務の効率化が図れる販売管理システムは、ワークフロー改善に大きく貢献することでしょう。
ワークフロー改善におすすめの販売管理システムまとめ
一口に「販売管理システム」と言っても、各メーカー様々な製品をリリースしています。ここではおすすめの販売管理システムを2つご紹介します。
ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、使いやすさにこだわったワークフローシステムです。
社内のあらゆる書類をクラウド管理することによって、業務負荷を軽減でき、組織の意思決定を高速に行うことができます。
クラウド型なので、パソコンはもちろん、スマホなどからでもいつでもどこでも申請・承認ができます。シンプルなUIなので、誰でも簡単に操作できます。また、業界屈指の高機能で、まさに「かゆいところに手が届く」システムです。
企業の状況に合わせた細かいカスタマイズも可能です。初期導入費も1ユーザ300円で利用可能で、費用はユーザ数に応じた月額使用料のみです。初期費用や月額固定費は発生しません。ジョブカンで提供している他のサービスを併用することで更に安く使用することができます。
コラボフロー
コラボフローは、簡単な操作で充実の機能を搭載しているワークフローシステムです。
販売形態はクラウド版とパッケージ版の2つがあります。例えば、書類の申請・承認作業を円滑に進められるような機能が多く搭載されています。
具体的には、申請された金額や任意の条件で申請書の処理を変えたり、データを複数人で処理する際に誰がどこの欄を入力できるのか制限したりすることができます。
また、期限が過ぎても処理されていない書類が存在した場合にメール通知がきたり、処理が停滞している書類を検索し代理承認したりすることができます。クラウド版は1ユーザ500円から使えます。パッケージ版は要問合せです。
ワークフローと同時に販売管理も効率化！？
ワークフローの改善を検討している方には、使い勝手の良い「FunBiz（ファンビズ）」がおすすめです。FunBizを導入することでワークフローを改善でき、さらに販売管理全体も効率化できます。こちらの章ではFunBizについてご紹介します。
FunBiz
FunBizはシンプルで使いやすいシステムが特徴的なクラウド型の販売管理システムです。「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに開発を進めており、誰でも簡単に操作し定着させることができます。
紙やエクセルで一から書類を作ろうとすると、例えば同じ情報を違う欄に複数入力する作業が発生することがあります。FunBizを導入すれば、データベースから顧客情報などを参照してくれるため、このような入力作業が最低限で済みます。
また、前のデータを流用することができるため、同じような取引があった場合は書類作成にかける工数を大幅に削減することができます。半自動化によりミスが少なくなるため、ダブルチェックの必要性もなくなります。
さらに、販売に関する情報を一つのシステムで管理することで作業全体が見渡せるようになり、ワークフローを改善することができます。TODOリスト機能や書類のステータス設定もできるので、どの書類が今どの状態にあるかも把握できます。ワークフローシステムにはない、在庫管理や仕入管理も行うことができます。また、分析機能も付いているので、例えば「この時期にこの商品が売れている」なども分かるようになります。
サポート体制も整っており、安心して運用することができます。費用は1ユーザ9800円からで、販売管理ツールとしては導入しやすい価格帯になっています。
FunBizが誇る最大の導入メリット！
FunBizを導入することで得られる最大のメリットは、簡単に業務全体を最適化できる点だと言えます。順を追って説明しましょう。
まず、画面設計が非常にシンプルで、誰でも容易に運用することができます。どのシステムを導入する際にも言えることですが、使い勝手が良くないシステムは、いくら高機能でも浸透しません。FunBizは使い勝手にこだわって設計されたシステムなので、年齢層問わず使うことができます。
次に、すべての取引状況をダッシュボードでまとめて確認することができます。情報はリアルタイムで更新され、それに応じたTODOリストやアラートも表示されるため、人為的なミスを削減することができます。
また、これらの情報はいつでもどこでも参照することができます。客先にいても倉庫にいても、パソコンからでもスマホからでも確認できるため、知りたい情報をタイムリーに確認し業務を潤滑に進めることができます。
このように、簡単で見やすくどこでもアクセスできるFunBizを導入することで業務全体を最適化することが可能です。空いた時間を本来業務に当てることができるだけでなく、情報を集約することで経営分析も行えるようになり、ひいては経営の質も高めることができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。個別に業務を行っていては難しいワークフローの改善も、システムを導入することで、業務を一元化し、全行程を「見える化」することで、業務全体の効率化・工数削減を実現することができます。システム導入を検討している方は、使い勝手の良い販売管理システム「FunBiz」がおすすめです。販売管理システムを導入することで、個々の業務が効率化するだけではなく、ひいては経営の質を高めることもできます。是非、販売管理システム「FunBiz」を導入することを検討してみてはいかがでしょうか。