商品の仕入や販売を行っていると、情報を記録するための台帳が必要になります。
しかし、作業が多ければ多いほど台帳を管理する数も多くなり、台帳管理が複雑になります。
台帳管理を怠ると、過去の台帳を確認が難しくなるうえ、紛失する可能性もでてきます。
今回は、台帳管理業務で起こる課題、台帳管理システムについてみていきます。
コンテンツ
台帳管理とは
それら帳簿を管理することを台帳管理といいます。
まずは、よく利用される台帳についてみてみましょう。
販売台帳
販売台帳はお金の出入りを記録したリストです。
わかりやすくいうと家計簿に近しいものです。
販売台帳は、帳簿上の残高と現金残高に誤差がないか、いつまでに支払い・請求が必要か、事業で発生するお金の流れを可視化する役割をもちます。
販売台帳に記録する項目は主に以下の6つになります。
- 日付：現金の入金や支払があった日付
- 科目：該当する費用名
- 摘要：入金、支払の顧客名と内訳
- 収入金額：入金した金額
- 支払金額：出金した金額
- 差引残高：毎日の〆後の残高
販売台帳は、入出金記録をこまめにつけることが重要です。
領収書があるから後でまとめて…、では紛失して数字が合わないといったリスクがあります。
販売台帳はすぐ手に届くところにあるのが望ましいです。
仕入台帳
仕入台帳は商品の仕入れ日や金額を記録したリストです。
販売台帳はお金の流れを記録したリストだったのに対して、仕入台帳は商品の流れを可視化したものです。
仕入れ台帳に記録する必要最低限の情報は以下の4項目になります。
- 仕入日
- 商品名
- 仕入先
- 仕入金額
これに加えて更に以下の情報を必要に応じて記録していきます。
- JANコード/商品コード
- ブランド/ブランドコード
- 色/色コード
- サイズ/サイズコード
仕入れ台帳は、使いやすい仕入れ台帳であることが非常に重要です。
仕入れ台帳で商品の流れを管理をするメリットは、適切な数量で仕入れを行い在庫管理コスト削減、需要を見据えて仕入れを行えるのでキャッシュフローを最適化できるといった点です。
在庫台帳
在庫台帳は仕入れた商品の在庫状況を記録したリストです。
ずさんな在庫管理で過剰発注や欠品を起こすことを防ぐために、商品の数と保管場所を可視化したものです。
企業のなかには在庫管理を行っておらず、仕入れ台帳だけで在庫管理を行っている場合もあります。
仕入れ台帳上の在庫の数は「理論在庫数」といい、現場などで発生した破損、納品できない不良品などは理論在庫数には計上されていません。
理論在庫数だけで在庫を管理していると、明日納品すべき商品が在庫として存在していないといったトラブルを招きかねません。
そこで、必要となるのが「実在庫数」を管理するための在庫台帳です。
最低限度の重要な項目、「どの商品が」、「どれだけの数」、「どこに保管しているか」は必ず記載します。
次に重要なのが、在庫から商品を出荷などで取り出す際に「なぜ」、「いつ」、「どの商品を」、「いくつ」、「どこに動かしたか」という情報を記載することです。
このようにして管理された実在庫数が記されている在庫台帳と仕入台帳をこまめに擦り合わせれば、上述したようなトラブルを未然に防ぐことが可能です。
台帳管理とは？
「販売台帳」、「仕入台帳、「在庫台帳」のそれぞれ異なった役割を果たしていますが、それぞれが密接に関わっているということにお気づきの方もいるのではないでしょうか。
理論値での話になってしまいますが、それぞれの台帳の関係をこのような式で計算することができます。
在庫台帳上の在庫数＝仕入台帳上の仕入数ー販売台帳上の販売数
このように、台帳に記録される数字は商品の入出庫・入出金のたびに、別の台帳の数字も書き換える必要があります。
この台帳の数字を正確に管理する業務を台帳管理といいます。
台帳管理業務での課題
台帳管理は簡単な業務ではありません。
台帳の数字がズレることはいくら普段から気を使っていても起こります。
細かい作業なので、人の手で行う際にはミスが発生して当然です。
しかし、ズレの原因を特定し早期に改善しなければ、そのズレに気づかないうちに何百万円の損失を招くといった事態になりかねません。
数字のズレが発生するといったような、台帳管理で起こりやすい課題をみてみましょう。
帳簿や原簿の整理ができていない
帳簿の数字のズレが起きる原因は、帳簿や原簿の整理ができていないといった、ヒューマンエラーがそのほとんどだといわれています。
帳簿や原簿を管理する経理業務において最も重要な仕事は、資料整理です。
スクラップブックや書類ファイルを使って管理しなければならない最低限の書類は以下の通りです。
- 領収書
- 納品書/請求書
- 賃金台帳/扶養控除申告書/源泉徴収票
- 法人税、源泉所得税の納付書
資料整理ができていないと、顧客との契約・取引の内容を見直す場面で、良い条件で商談がまとまらない、といったように帳簿の整理ができていないと事業に大きな影響を与えかねません。
エクセルでの管理をやめたい
各種台帳をエクセルといった表計算ソフトで管理している企業や個人事業主の方が多いようです。
各種帳簿管理のテンプレートは無料で配布されていてるので気軽に導入できるメリットがあります。
とはいえ、あくまでのエクセルは表計算ソフトです。
台帳管理に特化した業務用のソフトではないため、テンプレートを利用したとしても関数やマクロといった複雑な処理を組み込まなければならないケースもあります。
従業員全員、エクセルが得意であれば良いのですが、全員が完璧に扱えることはまずないでしょう。
よって、エクセルを使った台帳管理業務は難しいものとなってしまいます。
人材不足なので、管理を簡単にしたい
例えば、通販サイトを個人で運営していて、人を雇う余裕がない場合は台帳管理はさらに困難になるでしょう。
仕入、注文対応、商品の発送、顧客のアフターフォロー、そして台帳管理・経理会計といった業務を全て一人でこなさなければなりません。
特に個人事業主は確定申告などにおいて、台帳管理が経営する上で非常に重要です。
時間がない中での台帳管理業務は記入ミスが発生する恐れがあります。
エクセルで台帳管理していて関数が間違っていたままで申告してしまうと追徴課税をしなければならなくなる可能性もあります。
台帳管理業務を簡単にスピーディーに行えれば、人材不足であっても主業務に注力できるのですが、その環境を構築するにも複雑な処理と費用、時間が発生してしまいます。
台帳管理システムで業務を効率化できる！
様々な台帳管理業務の課題も、台帳管理システムを導入することで解決し、台帳管理業務を効率化することが可能になります。
台帳管理システムとは
台帳管理システムは販売管理、仕入管理、在庫管理の情報をPCなどで管理できるソフトウェアです。
台帳管理の煩雑さの原因であるそれぞれの台帳の記録の相互更新を自動化することによって紙ベースでの台帳管理と比べると、飛躍的に業務の効率化を実現できます。
台帳管理システムを導入すると、全て台帳がひとつになってしまったように感じることでしょう。
それは、台帳管理システムが異なる台帳の情報を一元化して管理できるように作られているからです。
台帳管理システムのメリット
台帳管理システムを導入するメリットはいくつもあります。
なかでも「複数の帳簿に何度も同じ数字を入力する際の入力ミス」といったヒューマンエラーを防止できることは大きなメリットといえます。
台帳管理システムでは一度入力した情報はすべての台帳に自動的に反映されます。
台帳管理システム「FunBiz」
数ある台帳管理システムのなかでも、「FunBiz」はシンプルなインターフェースが特徴です。
台帳管理の機能はもちろんのこと、アフターサポート、バックアップやセキュリティのシステムも万全です。
また、クラウド型台帳管理システムであることも注目すべきポイントです。
「FunBiz」の特徴
FunBizには他の台帳管理システムよりも、”使いやすさ”を重視しています。
では特に注目するべき特徴をみていきましょう。
全ての情報に瞬時にアクセス「ダッシュボード」
FunBizには入力された情報をひと目で把握することが出来る「ダッシュボード」という機能があります。
ダッシュボードに表示される情報はリアルタイムで更新されます。
受注から入金までの一連の流れをひと目で把握することができるようになります。
使いやすいシンプルなユーザーインターフェース
FunBizは「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに幅広い年齢の方々に使いやすいシステムです。
FunBizは企業と共に長く運用できるように、必要な機能をシンプルにまとめて誰でも使えるように設計されています。
「クラウドシステム」台帳管理管理システム
クラウドシステムでいつでもどこにいても自社の最新状況にアクセスできます。
客先での商談中に在庫数の確認が必要になっても、スマートフォンやタブレットがあればリアルタイムの在庫状況を確認できるので、取引もスムーズに進みます。
スマートな仕入管理機能
商品や資材を発注する際、毎回品番を入力する必要はありません。
品番などを一度登録しておけば、商品、仕入先、納品日時さえ入力すれば、発注日や注文番号はFuBizが自動で取得し、そのまま発注書の作成ができます。
販売ステータス機能
見積書を作成すると「受注」「失注」「未受注」のステータスを割り当てるこどができ、簡単に受注状況を管理できます。
さらに、受注になった場合はFunBizが見積書の情報を取得して受注登録を行いますので、入力ミスは起こりません。
在庫商品の監視
現在の在庫、棚卸しによる増減、入出庫による在庫数の増減を全ての商品ごとにログを保存します。
在庫増減のログから在庫変動をよみとり、不良在庫になりそうな商品の洗い出しが可能です。
また、発注点を設定することができ、在庫数が発注点をした回るとFunBizがダッシュボードを通じて発注アラートを出し、在庫欠品を防ぐことができます。
「FunBiz」導入のメリット
台帳管理システムの導入する際は長期間に渡り運用するにあたってデータの保全や運用コストも考慮しなければいけません。
FunBizには安心して台帳管理システムを長期運用するメリットがあります。
万全のセキュリティ対策
台帳管理システムには顧客情報、保有資産といったあらゆる情報資産が保存されています。顧客情報の漏洩はコンプライアンス上絶対に回避しなければなりません。
しかし、ネットワーク保全の知識に詳しい専門家にセキュリティ対策を依頼すると、保全費用がかかってしまいます。
FunBizは重要な情報資産を守るための体制が整っています。
クラウドシステムのFunBizは台帳の情報は全てデータセンターのサーバーに保管されています。
一般的に個人でデータの保管をするよりも、データセンターにデータを保管した方が何十倍も安全といわれています。
また、データのやりとりにはSSLという暗号通信技術を用いて行われます。
これらの対策によって大事な情報資産を守っています。
さらに、サーバー上のデータは自動的にバックアップが行われます。
なんらかのトラブルでデータが破損してしまった場合でも元のデータを復旧することができるため、安心して主業務に取り組むことができます。
長期的に利用可能な低コスト運用
一般的な台帳管理システムは無料で利用できるものから、非常に高価なものまでさまざまです。
無料で利用できるシステムは機能が制限されているものや信頼性が低いためオススメできません。
非常に高価なシステムは優秀ですが普段の業務ではあまり使わない機能や、高額の契約更新料、アップデート・メンテナンス費用が発生することもあります。
その点、FunBizは台帳管理システムに必要な機能が十分以上に備わっているうえに、利用料が1名当たり月額9,800円～利用ができます。
クラウドシステムなので、システムに合わせたハードウェアのメンテナンス・アップデートの必要がありません。
システムのアップデートは無料で常に最新版に更新されますので、運用に必要なコストは、月額費用以外発生しません。
さらに、電話やメールのサポートも無料なので、システムを有効に長期運用していくにあたって非常に頼もしい存在ですよね。
導入時やFunBizを扱う社員向けのレクチャーも行っていますので、PCに詳しくない方でも安心してFunBizを導入し長期運用が可能です。
まとめ
紙ベースやエクセルで行っていた台帳管理業務を台帳管理システムに移行するのに抵抗があった方でも、「FunBiz」ならどんな方でも気軽に導入・運用することができます。
煩雑な台帳管理から解放され主業務に専念するために一度台帳管理システム「FunBiz」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。