クラウド型販売管理システム

販売管理はどの企業でも発生する業務で、見積りから仕入れ、代金の回収作業までの一連の業務のことを指します。

 

この業務を効率化できれば、コスト削減を見込めます。

 

エクセルで販売管理を行っている企業が多いですが、1つ1つ手作業で入力する必要があり、人為的ミスが多い原因となっています。

 

また、ミスを防ごうとダブルチェックを行っている企業がありますが、それでは無駄なコストをかけていることになります。

 

また、担当者ごとに異なる管理方法になってしまう為、情報を共有するのが非常に困難です。

 

販売管理で扱っている情報は経営方針を決める重要なデータになります。しかし、一元化していない環境で分析を行おうとすると、データの収集作業一つをとっても膨大な時間がかかってしまいます。

 

販売管理システムを導入することで、1度入力したらその情報を入力しなくてはならない箇所は自動的に反映されるようになるので人為的ミス防止になります。

 

また、一つのシステムに販売管理に関わる情報が集約されているので、情報共有がしやすいという良い点もあります。作業全体が見渡せるようになり、本当に解決しなければならない課題も見えやすくなるでしょう。

 

本稿では、販売管理システムを検討している方に向けて、販売管理に関する情報と販売管理システムについてご紹介します。

販売管理システムならFunBiz

販売管理業務の内容とは

販売管理とは販売に関する全ての業務で発生する情報を管理することです。

 

具体的にどのような情報かは、商品やサービスを「いつ、どこで、どこに、だれに、なぜ、なにを、どのように、いくつ、いくらで」販売し、代金の回収をいつのタイミングに行うかを管理します。業務の内訳としては「受注管理」、「出荷管理」、「請求管理」、「仕入管理」、「在庫管理」の5つがあります。詳細は次の通りです。

 

・受注管理…見積もり、契約を結ぶ、受注業務

・出荷管理…出荷業務、納品業務

・請求管理…請求業務、回収業務

・仕入管理…見積もり、契約を結ぶ、発注業務、入荷検収、支払い

・在庫管理…在庫受払業務、棚卸業務、仕入業務

 

販売管理業務で最適化するべきこと

 

生産性向上に寄与するであろう、販売管理業務において最適化が求められる領域についてまとめていきましょう。

 

売上データの分析方法

 

売上データの分析方法として良く用いられるのは「ABC分析」です。ABC分析とは、商品のある項目に着目して重要度を設定しA、B、Cのいずれかに分類します。

 

例えば、重要項目を売上高と設定します。売上高が昇順になるよう商品を並べます。累積売上高の割合によって、A、B、Cと割り振っていきます。

 

その結果、Aグループになった商品は重点的に管理を行い、逆にCグループになった商品は簡易的な管理を行うことが、より効果的です。

 

上記の例では、売上高を重要項目としましたが、他には売上純利益や販売個数などが当てはまります。ABC分析において必要なのは、分析した後どのような対応を取るかにあります。分析しただけでは意味がありません。

 

商品在庫管理方法

 

原材料や部品の仕入から取引先への納品までに関わる管理業務を商品在庫管理と呼びます。
利益を捻出するためには売上の向上だけでは足りません。

 

また、企業が生き残っていくためにはキャッシュフローに注意を払って経営をすすめる必要があります。商品は売れていても在庫を多く抱えすぎると、資金繰りは悪化します。資金繰りが悪化している時には新たな投資もできません。

 

反対に発注はあっても在庫がない状態では、機会損失を産み、売上を不用意にさげてしまいます。このように商品在庫管理は、売上と利益に直結する重要な管理業務といえます。

 

在庫を仕入れる際の発注点等、最適なオペレーションを組んでおくことで、企業全体の生産性を向上させます。

 

書類作成～送付までのフロー

 

販売管理業務は、商品を仕入れて販売し、売上を得る流れを管理します。

 

具体的には、受注管理、仕入管理、在庫管理の三つで構成されます。この三つの業務の中で、様々な書類を扱います。

 

例えば、販売管理は「見積→受注→納品→請求→回収」という流れで行われます。
顧客に見積を出す際には、見積書が必要ですし、商品を納品する際には納品書の提出が求められます。代金を受け取った後は領収書の発行が必要です。

仕入管理は「見積依頼→発注→商品受取→請求書の受領→支払」という流れで行われます。

 

この仕入管理でも商品の発注の際に発注書が必要です。
ビジネスモデルによって必要な書類と様式が異なるため、書類作成から送付までのフローは明確にし、いかにミスなく効率的に書類を作成できるか、プロセスを作りこんでおく必要があります。

販売管理業務で必要な書類には主に以下の様なものがあります。

 

• 見積書
• 発注書
• 出荷指示書
• 納品書
• 受領書
• 請求書
• 領収書

 

販売管理業務を最適化するシステム

販売管理システムは販売管理業務の最適化をサポートします。具体的な役割と効果についてみていきましょう。

 

販売管理システムとは

 

販売管理システムは、その名の通り、販売管理をサポートするシステムです。商品の受注から代金の受け取りまでの、販売業務全般の管理をサポートします。

 

管理業務は様々な部門にまたがるため、煩雑でミスも起こりやすいものです。

 

一方で部門間のコミュニケーションがうまくいかない場合、大きな損失につながることもあります。
これらの作業をIT技術によって効率化することが販売管理システムの役割です。

 

販売管理システムができること

 

販売管理システムの効果をまとめてみましょう。

 

• 業務ミスの防止

 

受注、発注に関わる販売管理業務で、入力ミスがあると大きな損失を伴うこともあります。
もともとこれらのデータは紙の台帳への記録が行われていましたが、PCの職場浸透によって紙からエクセルへと管理媒体が変化しました。

しかし、エクセルも手作業による記入、入力のため、ミスが起こるリスクがあります。

 

販売管理システムはこれらのミスを軽減するために、入作業を最低限におさえています。同じ情報がはいるべき複数の項目は、一箇所にデータを入力すれば、他の箇所にも自動で数値が反映されます。

 

• 作業の効率化

 

請求書、発注書等の書類の自動作成など、作業効率化を促す機能が多く備わっています。
また、常にリアルタイムで情報を確認できることから、受発注の判断もすぐに行うことができます。システムの導入によって、属人化されていた業務が標準化されます。
標準化はミスの軽減だけでなく、作業の生産性向上にも寄与します。

 

• 情報の一元管理

 

販売システムを導入すれば、案件単位ごとに情報を登録し、システムで一元管理できるようになります。登録した受注情報、発注情報は取引先別にソートしたり、日付で検索をかけたりすることが可能です。

 

知りたい情報を必要な条件ですぐに見つけることができます。一元管理された情報は経営分析に役立てることも可能です。

 

スムーズな出荷、在庫不足の防止に繋がります。支店が複数ある場合でも支店毎にわけて情報を管理することが可能です。

 

最適化におすすめな「FunBiz」

販売管理業務の最適化を考えている方におすすめしたい販売管理システムはFunBizです。

 

FunBizは、必要最低限の機能をシンプルに搭載した販売管理システムです。
組織にしっかりと根付くことに重きが置かれているため、年齢や経験を問わず、誰でも使うことができます。
すぐに組織に浸透するので、効果があらわれるのも早いです。

 

FunBizの機能

 

FunBizの主に以下の機能を備えています。

 

【全般的な業務に関わる機能】

 

• TODOリスト

 

商品の取引が増えると、出荷や仕入に必要なタスクも膨大になり、タスク漏れが発生しやすくなります。FunBizのTODOリスト機能を使えば「次何を行うか」が一覧で分かるので、作業漏れを防ぐことができます。

 

• 販売状況がひと目で把握できるダッシュボード

 

ダッシュボードで営業状況や売り上げ状況などがわかりやすく可視化されます。リアルタイムで更新されるため、経営指針をたてやすくなります。

 

【販売管理に関わる機能】

 

• 見積もりのステータス別管理

 

作成された見積もりには3つ（受注、失注、未受注）のステータスにわけて管理します。見積もり状況が一覧で把握できるため、状況の把握や営業分析が簡単に行えます。

 

• 受注登録

 

システムに入力することで簡単に受注情報の登録ができます。見積書の情報から受注登録をコピーすることもできるので、同じ情報を入力する手間が省け、ミスも少なくなります。

 

• 書類の簡単作成

 

受注登録を行うだけで「注文請書」は自動で作成されます。「出荷指示書」、「ピッキングリスト」といったその他の書類も必要な情報が入力された時点で自動的に作成されます。

 

また、同じ商品、同じ取引先など情報が重複するものであれば一度作った見積書を複製して、新しい見積書を作ることができます。同じ情報を入力する手間が省け、ミスも少なくなります。
簡単作成機能により、書類作成にかけていた時間を削減できます。

 

• 受注案件のステータス管理

 

受注案件の商品情報や出荷日、売上金額などを集約して管理します。「いつ出荷したのか」、「いつ売上を立てたのか」など受注案件にかかわる情報を全て簡単に確認することができます。

 

また、受注ステータスはTODOリストにも連携しており、「次に何を行うのか」や「現状の把握」も合わせて確認可能です。

 

【仕入管理に関わる機能】

 

• 発注処理の簡素化

 

発注日や発注番号を自動で付与します。仕入先や納品日時を入力し、商品を選択すれば、簡単に発注書の作成ができます。

 

• 納品受入

 

納品をシステム上で確認することで、納品受入のステータスを変更します。

 

• 返品・割引設定

 

返品や割引がある場合、商品別に個別の設定を登録することができます。

 

【在庫管理に関わる機能】

 

• 棚卸のサポート

 

全ての商品の棚卸しをシステムでまとめて実施できます。

　

• 欠品防止アラート

 

商品ごとに「発注点」を設定しておくことで欠品を防ぎます。発注点を在庫数が下回った際には、ダッシュボードにアラートが表示されます。

 

• 在庫変動履歴の一覧化

 

在庫商品の増減は、すべての商品ごとに時系列で記録されます。在庫の変動を追うことで、滞在在庫や在庫紛失などをすぐに確認できるようになります。

 

FunBizを導入するメリット

 

具体的にFunBixを導入することでどの様なメリットがでるのでしょうか。主なメリットをまとめていきましょう。

 

• 組織にすぐに浸透する

 

FunBizは「シンプルで使いやすい」ことにこだわって開発されている製品であり、ユーザーに長く使ってもらえるような仕様となっています。いくら便利な機能が備わっていても、使いこなせないのであれば意味がありません。そのためFunBizは、必要な機能をシンプルに組み込むことを徹底しています。

 

加えて、FunBizでは組織にしっかりと浸透させるために、電話やメールでのサポートを無料で受け付けています。
また、必要に応じて、社員に向けて研修会を開くことなど柔軟なサポート体制をひいています。

 

• 情報の見える化

FunBizは、販売状況の全体像をひと目で把握できる「ダッシュボード」を採用しています。情報はリアルタイムで更新され、いつでも最新情報を確認できます。ダッシュボードには「TODOリスト」がついていて、次に何の作業を行うべきかが明示されます。

 

そのため、繁忙期でも作業漏れを防ぐことができます。欠品を起こさないための機能として、予め設定した発注点に合わせて、ダッシュボードにアラートを表示する機能もあります。

 

• リーズナブルな価格での運用

 

FunBizは、1ユーザーから契約でき、1ユーザーでも全ての機能とサポートを受けられます。月々の利用料は9800円とリーズナブルです。またクラウド型のシステムなので、ハードウェアの用意や設定など、初期費用を抑える事ができます。

 

リーズナブルな価格ではありますが、データ関連の管理体制じゃ万全です。FunBizでは高水準のWebサーバとデータセンターに加え、SSL通信による情報の暗号化も駆使してユーザーのデータを守っています。

 

自動バックアップも行っているので、万一データが消失した場合でもユーザーのデータを復元させることができます。

 

• 場所を選ばずに利用できる

Funbizはクラウド型の販売管理システムです。インターネット環境があれば、いつでもどこでもアクセスすることができます。

 

取引先の商談中に在庫を確認したい場面もでてくることでしょう。オンプレミス型の場合は会社に戻らなければシステムにアクセスして在庫を確認することはできませんが、FunBizでは例え、商談中であってもリアルタイムで情報を確認できます。

 

まとめ

 

ご紹介した通り、販売管理業務は非常に重要な役割を持つ業務です。複雑さや量に違いはあっても、ほぼ全ての企業に販売管理は発生します。販売管理業務の最適化は企業全体の生産性向上に寄与します。企業活動の根幹を担う業務であれば、手作業で行うのではなく、最新のITテクノロジーをいれて効率化する余地が大きいのではないでしょうか。

 

販売管理システムは煩雑な業務を標準化し、管理業務にかかるスピードを短縮するだけでなく、ミスも軽減させます。初めて導入を検討する方であれば是非、FunBizを試してみてください。誰でも使いやすいシンプルな設計は、すぐに組織に馴染み、業務改善を推し進めてくれることでしょう。