どんな企業でも「商品やサービスを提供する」という活動は共通しています。
製造業や小売業など、商品の在庫を抱えている企業には販売管理業務は欠かせません。
販売管理業務を効率的に行うことで、通常の売上に加えて、無駄な部分を削減することができます。
また、販売管理業務に使うはずの時間をその他の業務に充てることができます。
では、販売管理業務を効率化するためには何が必要なのでしょうか。
本記事では、販売管理業務を効率化する方法、その一つとして挙げられる「販売管理システム」についてもご紹介します。
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販売管理業務を効率化するには？？
販売管理業務を効率化することは、コスト削減や仕事の生産性を向上することに直結します。
ではど販売管理業務の効率化には、具体的にどのようなことが必要になるのでしょうか。
販売管理業務を効率化するための方法をご紹介します。
販売管理業務の内容
販売管理業務は、商品の見積や受注、部品などの仕入、在庫、出荷、納品、請求、代金回収などを指します。
販売管理業務は主に、製造業や小売業など、商品の在庫を多く抱える企業には必須業務となります。
そのため、商品を適切に管理することができなければならず、販売管理業務の正確性が売上の良し悪しに大きく影響します。
販売管理業務は大きく分けると、
①販売管理（商品・サービスを販売して代金を回収する業務）
②仕入管理（部品などを仕入れて代金を支払う業務）
③在庫管理（在庫を適正に管理する業務）
上記3つに分けることができます。
販売管理業務を効率化する方法
販売管理業務を効率化する方法としては、主に以下の2つが挙げられます。
①エクセルを使う方法
②フリーソフトの販売管理システム（ツール）を使う方法
これらの方法を詳しく見てみましょう。
①Excel（エクセル）を使う方法
皆さんも、Microsoft社が提供しているExcel（エクセル）はご存知かと思います。
Excel（エクセル）で販売管理を行うメリットとしては、Excel（エクセル）内の機能で基本的な作業を網羅することができる点です。
現状、販売管理業務をエクセルで行っている企業が多いでしょう。
Excel（エクセル）作業での課題としては、複雑な計算を自動化するためにはマクロや関数を使わなければならない点です。
また、管理する量が少ない場合は対応できますが、数百、数千という莫大な数の対応ですと、人力では限界があります。
さらに、マクロや関数を理解していなければ、特定の人のみが作業を行う必要がありますし、マクロや関数を新たに覚えるとなると時間や教育コストも掛かります。
マクロや関数で自動化を行うにも、不具合がないようにテストをしなければなりません。
運用する人によって使い方も異なるため、人為的なミスにつながる恐れもあります。
マクロに関しては、セキュリティの問題で作動させられる環境が限られていることも課題です。
②フリーソフトの販売管理システム（ツール）を使う方法
フリーソフトの販売管理システム（ツール）を使う方法もあります。
フリーソフトであるため、一切の費用が掛からないことが一番のメリットといえるでしょう。
しかし、無料で利用することができる分、多くの課題もあります。
最大の課題は、適切なサポートを受けることができない点です。
操作についてはインターネットで調べることができますが、自社独自で「業務フローが変わった」などの変更には対応できないことが多いです。
また、データの補償やバックアップの問題、セキュリティの問題についても不安が残ります。
企業にとって重要な販売管理に関わる情報が、予期せぬトラブルで消えてしまったなどの緊急事態にも対応することができません。
操作性もフリーソフトでは限界があります。
有料版でしかない機能、かゆいところに手が届くような絶妙な機能も、無料版にはありません。
そのため、無料版の場合には自社の業務範囲も制限されてしまうでしょう。
また、機能が豊富な無料海外版の場合は、日本語への互換性もないため、メニュー表示が直感的に分からない場合には、どうすることもできません。
販売管理業務なら有料版システム・ツールがおすすめ
販売管理業務を効率化する一番の方法として「販売管理システム（ツール）」を導入する事が挙げられます。
販売管理システム（ツール）を使うことで、販売管理に関わる全ての業務を1つのシステムに集約して管理できます。
これにより、連絡ミスの軽減や業務の効率化を図れます。
また、前章「1.2販売管理業務を効率化する方法」で述べた2つの方法（エクセルを使う方法、フリーソフトの販売管理システム（ツール）を使う方法）に比べて、業務が人属化しにくい、サポートが受けられる、セキュリティ対策も万全などのメリットがあります。
販売管理システム・ツールの種類
クラウドソフトウェア
クラウドソフトウェアの大きな特徴としては、導入時にコストがからないという点です。サーバー用のハードウェアを購入する必要がないことや、利用料金が月額制の製品が多くなっております。
インターネットに接続できる環境であれば、どこでもアクセス可能なのも良い点です。
また、メンテナンスも行ってくれる所も多く、安心して運用することができます。
1画面に分かりやすく表示してくれることも大きな特徴です。
サポート体制も無料で受けられるところも魅力です。
費用も1人から契約可能なので、最低限の費用で導入できます。
デザインもユーザー毎にカスタマイズできるので、他人のアカウントでログインしてしまっていた、ということも起こりにくいでしょう。
パッケージソフトウェア
パッケージソフトウェアはクラウドソフトウェアと比べて、導入コストがかかります。
導入コストの内訳としては、ソフトウェアの利用料（買いきりの製品がほとんど）、ハードウェアの代金などがあります。
しかし、一度導入してしまえば、維持費はクラウドソフトウェアに比べてかかりません。
ただし、最新版へのアップデートや複数人での同時利用ができないものもあるため、注意が必要です。
オープンソースソフトウェア
オープンソースソフトウェアは、ソフトウェアのソースコードが公開されていて、誰でも無料でカスタマイズし利用できる点がメリットといえでしょう。
自社独自のカスタマイズも自分で行えるのも魅力です。
しかし、メンテナンスは自社で行わなければならない点や、開発には技術者が必要など開発コストがかかります。
また、サポートも薄い点があり、不安が残ります。
開発自体を請負会社に依頼する方法もありますが、それでは多くのコストがかかってしまいます。
おすすめのツール「FunBiz（ファンビズ）」
一口に「販売管理システム・ツール」といっても、各メーカー様々製品をリリースしているので、どの製品を選んでよいか迷う事でしょう。
「高機能・高価格が良い」と一概にはいえないので、購入前に課題を洗い出し、「どの製品なら自社で抱える課題を解決できるか」を検討する必要があります。
中でも、多機能かつ誰でも使いこなすことができるシンプル設計を追求した販売管理システム（ツール）「FunBiz」がおすすめです。
FunBiz（ファンビズ）の特徴と機能は次の通りです。
◎FunBiz（ファンビズ）が解決できる課題
・伝票やエクセルでの管理が大変
・在庫を適正数に保てない
・情報の共有不足からトラブルが起きる
・受発注の処理に時間がかかる
・販売管理業務を改善したいが、どこから手を付けてよいか分からない
◎FunBiz（ファンビズ）の特徴
【ダッシュボード形式を採用】
FunBiz（ファンビズ）ではすべての状況をひと目で把握できる「ダッシュボード形式」を採用しています。
また、情報はリアルタイムで更新されるので、常に最新の情報を取得できます。
ダッシュボードには「TODOリスト」が表示され、次に何をすべきか確認できるので、作業漏れを減らすことができます。
欠品を防止するために、あらかじめ設定した「発注点」を在庫数が下回ったらアラートが表示されるような機能も搭載しています。
【使いやすいシンプルな画面設計】
販売管理システムには、「使い方が難しいと運用するのに長続きしない」という課題を持っている方もいます。
FunBiz（ファンビズ）では「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに開発をされ、長く使ってもらうために、必要な機能をシンプルに組み込んでいます。
これにより、年齢層問わず使うことができて、全ての人に浸透しやすいシステムを実現しました。
【どこにいてもアクセス可能】
FunBiz（ファンビズ）はクラウド型システムなので、インターネットが繋がっている環境なら、どこでもアクセス可能です。
例えば、商談中に在庫確認をしたり、倉庫内から仕入予定を確認したりすることができます。
また、FunBiz（ファンビズ）は端末ごとに最適なレイアウトで表示されるレスポンシブ機能も持ち合わせているため、スマートフォンやタブレットからでも、ストレスなく情報を確認できます。
【データ管理体制も万全】
FunBiz（ファンビズ）は、データ管理体制も万全です。
高水準のWebサーバーを採用することで信頼性と耐久性に優れたサーバーを使用しています。
また、SSL通信により情報を暗号化することでデータを守ります。
クラウド型システムの特徴でもある自動バックアップ機能によって、万が一データが消えても復元することができるので安心です。
【低価格での導入を実現】
低価格での導入が可能なのも、FunBiz（ファンビズ）の魅力です。
1名～、ご利用ユーザー数に合わせて料金プランを選択でき、1名からでも全ての機能とサポートを利用できるので費用を抑えることができます。
費用は1ユーザー月々9,800円～となっており、ハードウェアの用意や複雑な初期設定も不要です。
契約後すぐに利用開始できる点もメリットといえるでしょう。
【安心のサポート体制】
サポート体制も充実しており、システムの操作等で不明点があれば、電話やメールでのサポートを無料で行うことができます。
また、社員向けの研修会なども別途行っているので、導入後複数人で操作を予定している場合にも、一度に操作を教えてもらうことができます。
◎より詳しいFunBiz（ファンビズ）の主な機能一覧
・売上情報や営業状況がひと目で把握できる
・自分好みにイメージカラーを設定できる
・見積状況がひと目でわかる
・見積情報をそのまま受注登録情報に転記
・同じ内容の見積を複製できる
・次のアクションが見えるステータス管理
・受注関連書類を自動で作成
・発注処理が簡単に行える
・納品受け入れ作業が簡単に行える
・仕入の際返品や割引も簡単に登録できる
・在庫一覧からまとめて棚卸できる
・在庫がどのくらい増減したか履歴で分かる
・定番品や終売品の設定ができる
・顧客ごとに異なる売掛買掛設定ができる
・同じ会社の複数支店などを管理できる
・CSVを読み込むだけで一括登録できる
・商品別売上、支払金額などをグラフ化
まとめ
販売管理業務の効率化について、販売管理システム（ツール）についてご紹介してきました。
販売管理業務を効率化する方法は様々ですが、その中でも特に効率化できる方法は販売管理システム（有料版）の導入といえるでしょう。
販売管理業務を従業員ごとに異なる方法で行っていては、作業の内容が不透明になってしまい、ミスも多発します。
販売管理で起きたミスは、顧客への信用問題に発展するため、絶対にあってはなりません。しかし、ミスを防止するために、ダブルチェックを行っていては、無駄な工数をかけてしまいます。
そこで、シンプルで使いやすい販売管理システム・ツール「FunBiz（ファンビズ）」を使うことで、誰でも簡単に販売管理業務を効率化することができます。
販売管理業務が見える化され、ミスが軽減し、管理業務にかける時間を本来業務に集中できるので企業全体の生産性向上が見込めます。
面倒な管理業務時間を削減し、売上拡大のための施策を考える時間に充てることができます。
是非、FunBiz（ファンビズ）を導入する事を検討してみてはいかがでしょうか。