昨今、EC業界は世界的に急成長を見せており、買い物という概念そのものが変わりつつあると言っても過言ではありません。
そんなECを支えているのが物流業界です。物流業界はさまざまな課題を抱えていますが、その一つが旧態依然とした人手に頼った業務がまかり通っていることによる、業務の非効率さです。在庫管理・販売管理といった業務が部門間、部署間をまたぎ、複雑化した結果、書類のフォーマットがいくつも存在し、その確認業務だけで膨大な時間と人的コストを支払っている会社も少なくありません。
今回は物流業界の仕組みからはじまり、物流業が導入すべき販売管理システムまでご紹介していきます。
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物流業の仕組み
そもそも物流業とはどんな産業で、どのような仕組みで成り立っているのでしょうか。
物流とは
物流とは、読んで字のごとく、物の流通のことを表します。物を作る人から物を消費する人まで物が流れていく過程であり、その間に行われる保管、荷役、包装、輸送、流通加工、情報処理といったプロセス全てが物流という言葉に集約されています。
この他、工場で生産した物が店頭に並ぶまでの直接的な物の流れだけでなく、その間にある工場間の移動や工場から各お店までの物の流れも物流に含まれます。
物流の4分類
上記のような物流は4つに分類されています。
1.調達物流
調達物流は工場や製品が作られるのに使う元の材料を手に入れるため（調達）に必要な物流のことを指します。完成品を販売するために商品を仕入れるのもこの物流に入ります。
2.生産物流
自社内で工場と販売先や倉庫を両方とも抱えている場合の、工場からそれぞれの拠点に運ぶ物流がこれに当てはまります。
3.販売物流
その名の通り、販売を行うことによって、製品が売った側から買った側に移るのがこの販売物流です。小売店で商品を購入した一般の消費者に商品が渡るのもこの販売物流に当たります。
4.返品物流
製品の不良やリサイクル品などを回収する際に発生するのが返品物流です。
物流の流れ
物流という概念が少しずつ分かってきたところで、実際にどのような流れで物流の業務がなされているのか6つのプロセスを見ていきましょう。
1.保管
保管はただ保管しておくというだけでなく、物の数やクオリティのコントロールを適切に行い、在庫をきちんと倉庫に保存しつつ、いざ商品が必要になれば、すぐに出荷できるような状態にキープしておくことを指します。
2.荷役
工場から在庫のある倉庫に物を運ぶ際、出荷する際に発生する業務のことを指します。具体的には貨物の積み下ろしや積み込みをはじめ、入出庫などがこれに当たります。
3.包装
大切な荷物が配送している最中に傷がついてしまったり、汚れてしまったりしては大変です。そのため、運びやすく、倉庫に置いておきやすいようにするためにダンボールやプラスチック、木の箱などに物を包んでおく必要があります。これが包装です。
4.流通加工
流通加工は、値段を付ける、包装するなど、商品が流通する過程で、効率良く、そして便利に物を運ぶために必要なプロセスです。
5.情報管理
現在、大量にある在庫が、実際にはどの場所に何個存在するのかというデータを瞬時に把握することができるように、ソフトウェアやシステムを利用して情報を管理するプロセスです。
6.輸送
実際に製品を送り、運ぶプロセスです。このプロセスでは、さまざまな種類の製品を運ぶ必要があり、製品が劣化、破損せずに無事に届くよう、クオリティをコントロールする必要があります。
物流業での課題とは？
ここまで概要をご紹介してきた物流業界ですが、業界内にはいくつかの課題を抱えています。そのうちの主要な2つをご紹介します。
トラックドライバーの不足
近年、ECの勃興により、日本国内の運送業はトラックドライバーの不足という問題を抱えています。トラックドライバー自体の数は減少していませんが、運送業の需要が増加したために仕事量が増加し、その成長スピードに追いつけずにトラックドライバーが不足しているのです。また、今後もこの課題は解決されるどころか、さらにトラックドライバーが高齢化していくという問題も同時に抱えていきます。
旧態依然とした人手に頼った販売管理・在庫管理で非効率
日本において、物流に欠かせないプロセスである商品の入出庫や、在庫管理、受注書、見積書作成をはじめとする、販売管理業務はまだまだ非効率と言えます。部署や部門が変わると管理方法が異なると、それぞれの部署での確認作業に膨大な時間がかかってしまいます。
また、取引先ごとに複数の見積書、請求書フォーマットが存在する会社もまだまだ多く存在します。フォーマットが多いということは、その書類ごとに確認する箇所が異なるので、確認にミスが発生しやすくなります。
さらに、どんなにフォーマットが統一されていても、人が多く介在することで、ミスをゼロにすることはできません。読み間違いや入力ミス、帳簿の転記ミスによって顧客の信頼を失うことになりかねないのです。
物流管理業務を効率化のためには販売管理システムが有効！
上記でもご説明した、販売管理が人力で行われており、非効率的であるという課題に対する一つの解決策は、物流の流れでご紹介した「情報管理」を徹底する、つまり優れた販売管理システムを導入し、できる限り人が介入するプロセスを省くということです。
物流管理システムを導入することで、どのようなメリットを得られるのでしょうか。その理由を3つご紹介します。
業務の標準化ができる
販売管理システムでは、データを入力・管理する方法、業務フローを全社で標準化し、統一することができます。システムを導入しなければ、一部の担当社員が独自の方法で業務を行い、それが理由で他の社員が販売管理業務をできない、といったことが起きがちです。システムを導入することで、誰もが販売管理業務を遂行し、業務の品質も向上させることができます。
業務を効率化することができる
販売管理システムを導入すれば、大幅な時間的・人的コストのカットにつながります。従来は紙で行っていた伝票や帳簿、見積書、請求書などの書類管理を、全てデータで一括管理することができ、それぞれの書類作成は自動で行われるため、手作業に比べ、ミスが減り、少人数のチームでも業務が遂行できるようになります。
データの共有や分析が可能になる
販売管理システムを導入することで、業務に必要な販売管理のデータが常に全社に共有され、統合されるため、過去のデータと組み合わせて販売予測を立てることが容易になります。
これまではデータそのものを蓄積してこなかったという会社も数多くいる中、容易にデータを扱えるようになるというのは
物流業が使いたい販売管理システムとは？
販売管理システムの中でも、物流業ではどのような販売管理システムを利用すると良いのでしょうか。
安い！シンプル！使いやすい！「FunBiz」
いくつも存在する販売管理システムの中でも、特におすすめなのがFunBizというシステムです。Funbizの特徴をいくつかご紹介します。
1.どこからでも参照可能なアクセシビリティ
Funbizはクラウド型のシステムなので、インターネットにアクセスできる環境であれば、世界中のどこからでも情報にアクセスすることが可能です。つまり、スマートフォンからでもデータにアクセスすることができます。これにより、商談中に製品の在庫を確認する、出張先でデータにアクセスすることが可能になります。
2.強固なセキュリティ
また、大切なデータを保護するために、セキュリティ面でも万全の体制をとっています。SSL通信によってデータを暗号化し、強固なセキュリティのかかったデータセンターを有しているため、もしもデータを失くしてしまう、といったことが発生しても、バックアップデータからデータを復元することができます。
3.低価格の料金
Funbizはクラウド型のサービスであるため、利用する人数毎に課金される仕組みです。そのため、パッケージソフトにありがちな高額の初期費用がかからず、なんと月額9800円で1ユーザから全ての機能やサポートサービスを受けることができます。また、オンプレミスのシステムにありがちなシステムの環境構築をする手間が省け、契約すれば即座に利用することができます。システムアップデートも無料で自動的に行われます。
4.運用しやすいシステム設計
Funbizの画面設計は、従来のシステムの運用しづらさから学び、シンプルで日々の業務に使いやすい画面設計としています。このため、システムを利用できる担当者のノウハウの属人化を防ぎ、多くの社員に長く運用してもらうことができるのです。
FunBizのメリット
Funbizを導入することで、どのようなメリットを得られるのでしょうか。
1.売上を簡単に分析可能
Funbizなら、経営に必要な販売管理におけるデータの可視化を簡単に行うことができるため、これまでは業務改善や現状把握ができていなかった会社でも、データを解析できる環境が整います。売上の予測精度が高まり、商品の入荷タイミングや入荷量の予測も向上がみられるでしょう。
2.書類フォーマットを統一化することが可能
これまで、販売管理に必要な伝票番号や受注番号など、複数の書類で共通する情報を人の手で何度も入力する必要がありました。しかし、Funbizを導入することによって、一度情報を入力すれば、その項目が共通している書類には一括で情報が入力され、ミスの軽減につながるばかりか、人件費の削減につながります。
3.受発注のミスによるリスクを下げる
大企業であれば部署や部門の数が多くなり、それぞれの部署によって書類の処理方法や記入方法が異なります。また、受発注をFAXやメール、電話ベースで行っている場合、どうしても受発注において部門間や部署間での連携ミスが発生しがちです。Funbizを使うことで、これらの部署での業務全体が一つのシステムに統合され、受発注時のミスが減ることが期待できます。
4.不良在庫の減少
Funbizを利用することによって、どの倉庫にどれだけの在庫がどれくらいの期間保管されているのかを簡単に把握することができます。在庫の数が把握できれば、それに応じて在庫の量を決めることができるため、適切な在庫管理をすることができます。
まとめ
物流業界における非効率的な状況を打破するために販売管理システムの導入が有効的であることがお分かりいただけたでしょうか。
大きな会社になるほどさまざまな部署や部門が入り組んだ業務フローになっており、フォーマットを統一化し、データの一元化を行うことはかなり大がかりなシステム導入が必要なように思いがちです。しかし、クラウド上で利用することができるfunbizなら、中小企業から大企業まで幅広い企業が利用することができます。
今後さらに人材不足が深刻化し、なかなか人的コストもかけられなくなることから、物流業界で販売管理・在庫管理システムを導入しているかどうかが生き残りをするためのカギになるかもしれません。この記事を参考に、ぜひ販売管理システムの導入を検討し、より効率化した業務フローを目指して下さいね。