販売管理における見積書の作成は、受注に繋げられるかどうかに関わる大切な業務。
いかに正確な見積書を素早く作成するかがキモになってきます。
その為にも、手書きの伝票やエクセルで書いていてはどうしても時間や手間がかかってしまいます。
また、取引先によって指定されたフォーマットで書くことが求められるので、フォーマットの管理が必要となります。
この管理を怠ると、異なるフォーマットを取引先に送ってしまうというミスが起り、最悪受注の機会を失うことにつながってしまいます。
それでは、どうすれば、時間や手間をかけずに見積書が書けるのでしょうか。
一つに「販売管理システム」を導入して見積書を書く、という方法があります。
販売管理システムを導入することで、一度入力した情報は自動的に反映されるので、複数回入力する手間も省け、人為的ミスも防げます。
また、販売管理システムで会社ごとの決まったフォーマットも管理できるので、フォーマットを間違えるというリスクも無くなるでしょう。
今まで手作業で行っていた作業の効率化を図ることで、迅速な対応ができ、受注につなげやすくなるばかりでなく、大幅なコスト削減も見込めるでしょう。
本稿では、見積書を効率的に作成したい方に向けて販売管理システムを導入する方法をご紹介します。
コンテンツ
販売管理業務とは
販売管理業務とは、取引先に見積もりを出すところから、商品を提供し、代金を請求、入金してもらうまでの一連の業務を指します。
具体的には、販売に関する様々な情報（どこに、何を、いつ、どれくらい、いくらで、どのように販売したか）を管理することにあります。
販売と聞くと商品販売をイメージする方もいますが、サービスという「無形商材の販売」も含まれます。
これらの情報とさらに、販売した代金をいつ入金されるのか、という情報も管理する必要があります。
販売管理業務の内容は「受注管理」、「在庫管理」、「仕入管理」、「出荷管理」、「請求管理」です。
見積書作成・効率化のための方法
見積書を作成する上で注意したい点は何でしょうか。また、業務を効率化するにはどのようにしたら良いのでしょうか。
見積書作成方法
◎見積書の価値とは
見積書を作成する前に、「なぜ見積書を作るか」触れておきたいと思います。
①取引内容を明確にする
見積書には合意しなければならない情報（価格、納品内容、入金条件など）を記載しています。認識の違いによるトラブルを防ぐ役割があります。
②情報を伝達する
取引に関わる関係者（社内や取引先、必要であれば仕入先）と内容や納期の確認を行う役割があります。
③購入するかどうかを決めやすくなる
見積書があることで、正式な金額を確認し、購入するか決定できます。購入するか決めやすくする役割があります。
◎見積書に関してありがちな問題
見積書を作成する前に、見積書関連で良く起きやすい問題はどういうものがあるのでしょうか。事前に知っておくことで、トラブルを避けることに繋がります。
・見積書と納品物が違う為入金してもらえないケース
取引先から契約成立後、「見積書と実際取引した内容が合っていないから」と入金しても らえないケースも多々起きています。
・納期設定を良く考えずトラブルが起きる
本当に提供可能な納期なのか、きちんと確認してから納期設定をしましょう。
・取引先に見積書を提出するまでが遅すぎて受注の機会を逃がすケース
取引先に見積書をすぐ提出しておかないと、競合他社に先を越され、商機を逃がすケース もあるので、注意しましょう。
見積書作成で重要なことは、正確に記載した見積書を、迅速に提出することです。
受注できることが最重要ですが、入金もしっかりしてもらえるように、納期と納品内容を予め合意を取っておきましょう。
◎見積書の作成に必要なもの
見積書を作成するためには、まず次の物を用意しましょう。
①見積書（何を書けばよいかは、後述します）
②封筒（長形3号が一般的です）
③見積書在中のスタンプ（手書きでも構いません、色は黒や青、赤など好みなもので大丈夫です）
④切手（普通便で送ります、82円（25ｇまでです））
◎見積書の内容
見積書は業種によって異なりますが、ここでは一般的な見積書をご紹介します。
・見積先の宛先
大きい企業の場合は担当者の所属している部署や名前まで書くと良いです。
文字、御中、様など間違えないよう注意しましょう。
・見積書の発行日
いつの取引か分かるように正確に記入します。
・見積書番号と通番
必ず必要ではありませんが、あとから管理するためにあると便利な項目です。
・提出者の会社名、住所、電話番号など
連絡先（メールアドレスや電話番号など）は見やすく記載しておきます。
・提出者の会社捺印
見積書としては必須ではありませんが、あると便利です。
・見積書の有効期間
期間が経ってからの申し込みや金額の変更などのトラブル防止になります。
・見積金額
税込みで記載します。
・商品名
相手に伝わるような表記にします。
・商品の数量、商品の単価、商品の金額、小計
正確な金額を表記します。
・消費税など
消費税は切り捨てにする場合が多いです。
・合計金額
「見積金額」と同じ金額であることを確認しましょう。
・備考
納期や納品先などを記入します。
見積書作成を効率化する方法とは？
見積書の作成を効率化する方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
効率化を図るためには、紙やエクセルでの課題をご紹介する必要があると思います。
一元化されていない環境で良くありがちな課題は次の通りです。
・見積情報が各営業によって個別管理
見積をエクセルや紙で個別に作成していると見積情報が断片化している状態と言わざるを得ません。
この状態だと、過去の見積や他の担当者が作成した同じような見積もりを流用することなく、毎回最初から見積書を作ることになり手間とコストがかかります。
・見積りの情報の保管場所がバラバラ
過去の見積書や他の営業マンが作った見積情報の保管場所がバラバラなので、事務所に戻らなければ見積が作成できません。
・承認手続きで受注の機会を逃してしまう
迅速に見積書を作っても、承認権がある上司が多忙な場合や出張などで不在の場合には、顧客に提出するまで時間がかかってしまい、他社に後れを取ってしまうことがあります。
・見積が経営戦略の為に分析することができない
営業の見積データや成約状況、売上など分析すれば、今後の経営戦略に生かすことができれば有益なものですが、一元化されていない状態ではデータの収集作業にも困難を極めるでしょう。
これらの課題を解決する一つの方法として「販売管理システム」を導入する、というものがあります。
見積書作成を販売管理システムで行うメリット
見積作成を販売管理システムで行うとどのようなメリットがあるのでしょうか。
・見積作成を効率化
販売管理システムで一元化して見積管理をすることで、個別に管理していた情報をデータベースに入れて共有化することで、過去や現在作成している見積書を参照できます。
ゼロベースで作ることが少なくなり、業務の効率化が図れます。
また、見積書フォーマットも統一されるため、営業マンごとのばらつきをなくし、確認や承認の効率も上がります。
・時間と場所を有効活用
販売管理システムでは、販売管理に関する様々なデータが集約されています。例えば、見積書データや単価テーブル、原価情報などです。
それらが、一元管理されているので、営業マンは事務所に戻らなくても、自分の好きなタイミングで見積書を作成することができ、受注の機会を逃すことがありません。
・承認手続きがスムーズに
見積書はデータベース上に登録されて、関係部門や上長はいつでもどこからでも閲覧して確認することが可能になるため、承認手続きが迅速になります。
営業マンが移動先で見積書を作っても、事務所の上長がすぐに閲覧して確認できるため、営業マンは外出先で営業活動を続行することができます。
・売上向上に繋げられる
販売管理システムは、見積内容と成約状況などがまとめて管理されることで、案件ごとや担当者ごと、顧客ごとの営業成果を分析することが可能です。
また、部門全体の営業成果も分析できるので、より高い利益率を目指すための営業戦略を立てられます。
販売管理システム「FunBiz」で見積書作成を簡単に！
販売管理システムは各メーカーから様々な製品をリリースしていますが、一体どのように選べばよいのでしょうか。ひとつの選定軸として「操作性がマッチするかどうか」という視点は大事です。
操作性が良い、シンプルな設計の販売管理システムをお探しの場合は「FunBiz」をおすすめします。FunBizの特徴や機能は次の通りです。
◎こんな方におすすめ
・エクセルや伝票での管理が大変になってきた
・情報の共有不足でトラブルが起こる
・見積作成を含めた販売管理業務を改善したいが、どこから手を付けてよいか分からない
◎特徴
・使いやすいシンプルな画面設計
FunBizは、「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに設計されています。このため、年齢層問わず誰でも操作することが可能です。
使い方が難しいと、いくら良いシステムでも長続きしません。FunBizでは、長年運用に使ってもらえるように、最低限の機能をシンプルにまとめています。
したがって、使い方を覚えるのが非常に簡単です。
・いつでもどこでもアクセス可能
FunBizはクラウド型のシステムなので、いつでもどこでもアクセス可能です。これにより、例えば取引先で商談中に在庫情報を確認して見積りを作成できます。
FunBizはシステム全体をレスポンシブ対応しているため、パソコンからでもスマホからでもその端末で最適なレイアウトで表示されるので、ストレスなく操作できます。
・データ管理体制も万全
FunBizではデータ管理体制も万全です。信頼性と耐久性に優れた、高水準のWebサーバーとデータセンターに加えてSSL通信により情報を暗号化しています。
また、自動でバックアップも取っているので万が一データが消失した場合でも復元できます。
・低価格での導入が可能
FunBIzでは、ご利用ユーザー数に合わせた料金プランを選択できます。1名からの利用でも全ての機能とサポートを利用できます。
クラウド型のシステムなのでハードウェアの用意や面倒な設定も不要で、契約したらすぐに利用できます。
・サポート体制も万全
FunBizでは、電話やメールでのサポートも行っているので、安心して運用できます。導入時は導入サポートを受けることができます。
システムを使いこなすため、サポート体制も万全です。社員向けの講習会なども別途行っていますので、必要な方は受けられます。
◎見積関連の機能
・見積ステータス管理
作成された見積に「受注」、「失注」、「未受注」の3つのステータスから1つ付けられます。見積状況を管理することができるので、営業分析や状況の把握が行えます。
・見積から受注登録
見積情報をそのまま引き継いで受注登録を行うことができます。
これにより、同じ情報を入力する手間を省くことができます。
・見積複製
同じ商品や同じ顧客などの見積作成は複製を使うと簡単にできます。
見積の日付や納期などを変更するだけで同じ内容の見積が簡単に出来上がります。
まとめ
販売管理業務における見積を効率化するためにはどうしたら良いかをご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
見積は、迅速にかつ、正確に行う必要があります。時間をかけていては、受注の機会を失うかもしれません。
しかし、エクセルや紙での管理には限界があり、承認作業が不便な事やフォーマットが別々になってしまうなど、課題が多く残されます。
その課題を解決する一つの手法として「販売管理システム」を導入することが挙げられます。
販売管理システムを導入することで、業務の標準化が行え、効率的に業務が行えるようになります。
一口に販売管理システムと言っても、各メーカーから様々リリースされているので、何を基準に選べばよいか迷うと思います。
一つの指針に「使いやすさ」で選ぶという方法があります。もし、使いやすいシンプルな設計の販売管理システムをお探しならば、FunBizをおすすめします。
FunBizは年齢層問わず、誰でも使えるように設計してあります。これを機に販売管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。