販売管理に関わる業務は、見積や発注、仕入、在庫…と多岐にわたり、これを部署ごとに別々の方法で行っていては、連絡ミスによる誤発注などのトラブルが絶えないことになるでしょう。
販売管理業務を効率化させる一つの手段として「販売管理システム」の導入が挙げられます。
そこで今回は、販売管理業務における悩み、その改善方法について見てみましょう。
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販売管理はとても大変！
販売管理業務を行う上でどのような事が課題とされるのでしょうか。
ここでは、販売管理とは何かと、販売管理業務でよく発生する課題についてご紹介します。
販売管理とは
販売管理とは、見積から発注、請求など、販売に関わる全ての業務を指します。
具体的には「なぜ、どのように、何を、誰に、いつ、どこで、どれくらい、いくらで」という情報を管理することになります。
業務は、受注管理、出荷管理、請求管理、仕入管理、在庫管理という流れになっています。商品はこの一連の流れを経て管理しています。
各フェーズにおいても管理業務が発生しますが、1つの「受注」に対して全ての業務が関連していると考えると分かりやすいです。
販売管理でよくある悩み
販売管理で起こりえる悩みはどういったことでしょうか。
ここでは、販売管理業務における課題・問題を見てみましょう。
◎連絡ミスによる受注漏れが発生
販売管理を一元化されていない環境で行うと、従業員ごとに異なる方法で管理していることになるので、自分が担当していない業務の情報が伝わりづらく、連絡ミスによる受注漏れが発生してしまいます。
売上を確実に上げるためにも、このようなミスは避けなければなりません。
◎入力ミスが多発する
受注番号など、1つの情報を別の帳票に複数回入力する必要があり、これでは入力ミスを起こしやすい環境といっても良いでしょう。
入力ミスを防ぐためにダブルチェックを行う企業もありますが、無駄な作業にコストをかけていることになります。
できるだけ少ないコストで管理するために、社内でのルールを明確化する必要があるでしょう。
◎多数のフォーマットの見積書を管理しなくてはいけない
全ての取引先に見積書のフォーマットが同じならば問題ありませんが、取引先ごとにフォーマットが指定され、異なったフォーマットになるケースもあるでしょう。
「取引先の数だけフォーマットが存在する」といっても過言ではありません。
もし、このフォーマットの管理をしていなければ、取引先に異なるフォーマットを出してしまう恐れがあるでしょう。
◎販売管理の情報から経営分析ができない
販売管理に関わる業務から得られる情報は経営分析に役立つ貴重なデータです。
しかし、販売管理を一元化されていない環境で行うと、データの収集作業ですら困難でしょう。
これでは、経営分析をすることができません。
販売管理データの分析は、幅広い分野に活用することが可能です。
需要の予測ができれば余計な在庫を抱えなくて済みます。
売れ筋の商品がわかれば、次の商品開発、仕入に活かすことができるでしょう。
大変な販売管理業務が変わる！
では、前章で挙げた悩みはどのようにして解決すれば良いのでしょうか。
解決策の一つに、販売管理システムを導入が挙げられます。
販売管理システムとは、販売管理に関わる業務（見積、受注、仕入れ、請求など）を1つのシステムで管理することができるソフトウェアです。
業務の効率化や生産性を向上させることを支援する目的で作られました。
販売管理システムを導入するメリット
販売管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、販売管理システムを導入することで得られるメリットについてご紹介します。
◎業務を効率化できる
販売管理といっても多岐にわたる業務が存在します。
こうした数々の業務を人の手で行うのには限界があります。
また、人の手で行うことは無駄が多いので自然と時間が取られてしまうでしょう。
販売管理システムでは、こうした業務をできる限り自動的に処理することで業務効率を上げることにつながります。
複雑なデータ処理をシステムに任せたり、業務の工程が省くことができます。
そうすることで、生産性が向上し、コスト削減にもつながるでしょう。
◎データの正確性が向上する
販売管理業務が一元化されていない環境で行うと、見積書を発行して受注に至ると再び処理を行う必要があります。
2重3重の業務が発生するので入力ミスが起こりやすくなることでしょう。
販売管理業務では桁一つ間違えると後々大きな問題になってしまうので、ミスは極力避けなければなりません。
販売管理システムでは見積内容から受注処理を行うので、データ入力を最低限に抑えることができるため、人為的ミスを排除することができます。
◎販売業務の標準化
業務を標準化することは生産性を向上させることや、属人化を防ぐうえで大切なポイントです。
販売管理に関わる人材がまんべんなく業務を理解していないと、理解している人が不在になった時に対応できない等の問題が発生します。
販売管理システムを導入する事で、業務の方法が統一されるので標準化が簡単にできます。
部署全体で共有することもできて、人材の変動にも対応できて無駄もなくすことができます。
おすすめの販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」
販売管理システムは各メーカー、様々なものをリリースしています。
一概に「高価格、高スペックのものが良い」とはいえないでしょう。
自社の課題を見極め、それに合った販売管理システムを選ぶことが重要です。
そこでおすすめしたいのは多数の機能をシンプルに搭載している販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」です。
FunBiz（ファンビズ）については次の通りです。
FunBiz（ファンビズ）の機能
FunBiz（ファンビズ）に搭載されている機能をご紹介します。
◎全体共通機能
【TODOリスト機能】
販売管理では出荷漏れや仕入漏れのトラブルがあると思います。
そこで、FunBiz（ファンビズ）では「TODOリスト」機能が搭載されています。
受注から入金完了までを一連の流れとして捉えているので、TODOリストを使えば作業漏れを防ぐことができます。
【売上情報などがひと目で分かる】
営業状況や売上状況がひと目で見えるようになっています。
行動指針を立てやすく今後の改善に活かすことができます。
【デザインカスタマイズ機能】
全体のイメージカラーを33種類から自由に変更することができます。
気分に合わせて画面の色を変えることができます。
◎販売管理に関わる機能
【見積状況がひと目で把握できる】
見積を作成すると3つのステータス（受注、失注、未受注）を割り振ることができます。
見積状況を管理することができるので、営業分析や状況の把握が容易に行えます。
【見積から受注登録できる】
見積情報から受注登録を行うことができるので、同じ情報を複数回入力する必要が無く、ミスや手間も軽減します。
【見積を複製することができる】
同じ商品または、同じ顧客などの見積作成は複製を使うことで簡単に作成できます。
見積一覧の右側にある「複製」ボタンを押すと、顧客や商品情報が同じで新たに作成できる画面に移動します。
見積の日付や納期などを変更するだけで、同じ内容の見積が作成できます。
【ステータス管理できる】
受注ステータスはTODOリストにも連携しています。
それにより次に何を行うか、今どの状況まで進んでいるのかを一目で確認できます。
ステータス管理を行うと、作業漏れを防ぐことができます。
◎仕入管理に関わる機能
【発注書自動作成】
発注日や発注番号は自動的に採番されます。
入力する項目は、仕入れ先や納品日時、商品を選択するだけで簡単に発注作成ができます。受入作成が終わると自動で「発注書」が作成されます。
【納品受け入れも簡単】
注文一覧から「納品受入」ボタンを押すと、発注内容が表示されます。
作業者は納品受付を行った内容と照らし合わせて確認し、「完了」ボタンを押すことで受入が完了します。
◎在庫管理に関わる機能
【棚卸も簡単に】
在庫一覧とおなじように商品の棚卸をまとめて行えます。
【発注点アラート】
あらかじめ商品ごとに発注点を設定しておきます。
在庫数が、発注点を下回るとダッシュボードにアラートが表示されます。
発注点の設定方法は台帳管理の商品台帳から登録することができます。
◎台帳管理に関わる機能
【顧客ごとに異なる売掛買掛設定もできる】
得意先によって末締めの翌月末請求や、都度請求など様々な請求スタイルがあると思います。
FunBiz（ファンビズ）では得意先台帳や仕入先台帳登録に締め日や請求日などを登録しておくと、そのタイミングでTODOリストに表示されます。
【一括登録で作業時間を短縮できる】
台帳はすべての情報に関連するマスタ情報です。
登録案件が多い場合、CSVファイルから一括登録できます。
FunBiz（ファンビズ）の特徴
様々な販売管理システムが提供されており、それぞれに特徴があります。
では、FunBiz（ファンビズ）ではどのような特徴を持っているのでしょうか。
◎全ての取引状況を把握することができる
FunBiz（ファンビズ）では、「ダッシュボード形式」を採用しています。
これにより、全ての状況を一目で把握できるようになります。
作業漏れを防ぐ「TODO」機能も付いており、情報がリアルタイムで更新されるので、常に最新情報を確認することができるので安心です。
また、欠品を防ぐためにあらかじめ商品ごとに発注点を設定しておき、それを在庫数が下回った場合にアラートを表示する機能も搭載されています。
◎使いやすいシンプルな画面設計
FunBiz（ファンビズ）では、とにかくシンプルで使いやすいシステムです。
操作がよりわかりやすく、かつ多くの機能をシンプルに組み込んでいます。
いくら高性能な機能が搭載されていても、システムが使いづらくては長続きしません。
FunBiz（ファンビズ）は「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに設計されています。
そのため、誰でも簡単に、販売管理システムを使いこなすことができます。
◎いつでもどこでもアクセス可能
FunBiz（ファンビズ）はクラウド型システムであるため、いつでもどこでもアクセス可能です。
例えば、訪問先や移動中も商品の在庫確認ができ、非常に便利です。
また、システムがフレキシブル対応しているので、異なる端末でも最適化されたレイアウトで操作できるのでストレスを感じることがありません。
◎データ管理の万全な体制
FunBiz（ファンビズ）はデータ管理体制も万全です。
高水準のWebサーバーとデータセンターに加えて、SSL通信により情報を暗号化することでデータを守っています。
また、自動でバックアップも行っているので、万が一データが破損や紛失した場合でも、復元できるので安心して使用することができます。
◎低コストでの導入が可能
FunBiz（ファンビズ）はご利用ユーザー数に合わせて料金プランを選択することができます。
1名からの利用でも全ての機能とサポートを受けることができます。
費用は、1ユーザー月額9,800円～です。
クラウド型サービスなのでハードウェアの用意や初期設定も不要で、契約後すぐにシステムを利用することができます。
◎安心のサポート体制
FunBiz（ファンビズ）はサポート体制も万全で、メールや電話での問い合わせをすることができます。
導入時には無料で導入サポートを受けることができ、社員向けのレクチャーも別途行っています。
社内複数人で利用する場合には、何人かで説明を受けると良いでしょう。
まとめ
販売管理業務が大変です。
そう感じる企業も少なくはないでしょう。
販売管理業務が一元化されていない環境での作業は連絡ミスや入力ミスなど起こし、本来売上になるはずだったものを取り逃がすことになってしまいます。
販売管理システムを導入する事で、販売管理業務が効率化され、管理業務に割くコストを減らすことができます。
特に、FunBiz（ファンビズ）は、シンプルな機能設計により誰でも扱うことができ、導入までの準備も特に必要ありません。
これを機に是非、販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」を導入を検討してみてはいかがでしょうか。