クラウド型販売管理システム

販売管理システムを利用されている企業担当者のみなさん、現在使っているシステムが自社にとって最適なものか疑問に思うことはありませんか？

 

確かに昨今のテクノロジーの進歩は著しく、知らないだけでより便利で自社にマッチしたシステムが登場している可能性があります。

 

それでは、何を基準に販売管理システムを見直していくべきなのでしょうか。

 

本稿では販売管理システムの見直しのポイントを解説します。見直しによる更なる業務改善に繋がれば幸いです。

販売管理システムならFunBiz

販売管理システムとは

販売管理システムは販売、仕入、在庫の三つに関わる管理業務を一元管理します。

システムの導入により、業務の標準化と効率化が進み、企業全体の生産性向上に寄与します。

 

販売管理では、商品やサービスの受注情報をシステムで一括管理します。登録したデータは受注番号、取引先など、様々条件で検索することが可能です。

 

入力したデータから見積書、請求書、納品書を自動作成してくれる機能も備わっています。仕入管理では、仕入情報を一括管理します。

 

仕入情報から在庫を自動で計上するだけでなく、支払いのTODOを管理する機能もついています。在庫管理では在庫の数をリアルタイムで可視化します。

 

また、出荷指示書を自動作成する等、出荷に関わる管理業務を効率化します。加えて、棚卸の管理、登録を行う機能もあります。

具体的な導入のメリットとしては以下が挙げられます。

 

• 入力ミスを防ぐとともに効率化できる

 

販売管理は多くのデータ入力を伴います。

 

一元管理されていない環境で複数の部署に跨って行うと、ミスが起きやすくなってしまいます。
販売管理システムを導入すれば、システム内でデータが連携されているため、同じデータを複数の箇所に入力する必要はなくなります。

 

継続的な取引がある場合であれば、前回の取引情報をそのまま活用することも可能です。アナログで管理している場合、前回情報をそのまま使う場合でも人の手を使ってデータをコピーする必要があります。

この様に販売管理システムは、入力ミスを防ぐだけでなく、作業の効率化にも貢献します。

 

• リアルタイムな分析ができる

 

販売管理では時に迅速な判断が必要とされます。人気のある商品の発注業が遅れ、欠品を出してしまった場合は機械損失につながります。販売管理システムでは販売に関する情報をリアルタイムで収集し、分析しています。
そのため、適正在庫を保つための経営判断もリアルタイムで行うことができます。

 

• 余剰在庫と欠品を防ぐ

 

販売管理と在庫管理のデータがうまく連携することで適正在庫を実現します。ダッシュボードによる販売状況と在庫状況の可視化は、適正在庫を保つための基本と言えるでしょう。

販売管理システムによっては一定のラインを在庫量が下回ると、発注のアラートがでる機能を備えています。

 

• 請求漏れを防止できる

 

多くの取引先を抱える場合、請求作業に漏れが生じることもあると思います。
請求作業は企業の資金繰りを左右する非常に重要な業務です。一方、顧客ごとに契約期間や請求日が違う場合、管理が難しくなるのは必然です。

 

販売管理システムで請求情報を一元管理しておけば、請求漏れを防ぐことが可能です。
システムによっては、請求日が近づくと、請求がTODOリストに登録されます。作業が完了していない場合は、システム上でアラートもでます。

 

販売管理システムを見直すべきポイント3つ

 

現在、使っている販売管理システムに不安感を覚えている方でも、何を基準に見直していくべきか、わからないことがあると思います。そこで代表的な見直しのポイントを三つ、ご紹介します。

 

不足している機能がないかどうか

 

現在はクラウド型を中心に安価な販売管理システムが多く登場するようになりました。
一方、安いという理由だけでシステムを選定してしまったために、運用後に機能の不足に気付くケースは多くあります。

 

販売管理システムの見直しを考えている方であれば、改めて今の業務に必要な機能を洗い出してみることをおすすめします。現在の販売管理システムでは代替できない機能があれば、見直しのきっかけになるでしょう。

 

最初は１つの業務に絞ってシステム導入を行っていた場合であれば、在庫管理、顧客管理、生産管理など、より広い業務へのシステムの拡張が必要でしょう。長期的な目線にたって、必要なシステムの要件を規定することが大切です。

 

また、販売管理においては、関連する法律が変わった際に管理手法の変更を余儀なくされることがあります。

 

市場環境の変化に合わせて柔軟にシステムのアップデートを行っている会社であれば問題ないのですが、変化に合わせたアップデートに対応できないメーカーのシステムを使っている場合はリスクがあります。

 

無駄にコストがかかっていないか

 

販売管理システムにかけるべきコストは表面上のコストではなく、あくまで費用対効果で検討をすべきです。安いシステムが良いシステムとは限りません。一方で高いシステムがいい機能を備えているとも一概には言えないのです。

 

機能が多く備わっていても使わないのでは意味がありません。無駄なコストを払っていることになります。良いシステムとは、ユーザのビジネスモデルに合わせた必要な機能がシンプルにまとまっているものです。

 

また、導入の形態を見直すことでコスト削減につながるケースもあります。現在はクラウド型の販売管理システムが普及するようになりました。

クラウド型の販売管理システムは月額料金制であるため、安価に導入することができます。オンプレミス型の管理システムの場合はサーバ代も自社で負担する必要がありますし、システムのアップデートも自社で行う必要があります。

 

消費税の改定があった場合でも設定変更のために新たなシステム開発のコストがかかります。新しいクラウド型の販売管理システムでは、消費税の様な制度改正があっても、無料で自動的にアップデートを行い、対応しています。

そのため、販売管理システムを見直す際には、クラウド型に切り替えることで大きなコスト削減につながることもあります。

 

使いやすい機能であるかどうか

 

サービスや機能が充実している販売管理システムが良い販売管理システムとは限りません。
自社のビジネスに合わせた機能がそろっていたとしても、使い方が複雑で組織に浸透しないケースがあります。

 

使いやすさも販売管理システムに求められる重要な要件です。そもそも販売管理システムは、作業の属人化を避け、標準化を促すものです。

 

使い方が複雑でわかりづらい場合、使いこなせる従業員も限定的になってしまいます。それでは販売管理システムを導入した意味がありません。

 

現在の販売管理システムが使いやすいものになっているか、現場の声を聞いてみることも大切かもしれません。
もし、一部の従業員のみに好評を得ているシステムであれば、見直しを検討する余地があります。

 

販売管理システムを選ぶ際に気をつけるべきこと

では、販売管理システムを見直し、新たなシステムを選定する際にはどの様なことを基準にすればいいのでしょうか。主なポイントを三つ、ご紹介します。

 

業種・業態に合った製品を選ぶ

 

販売管理は業種・業態によって、管理すべき項目や手法が大きく変わります。そのため、導入する販売管理システムが自社のビジネスに合ったものかをしっかりと見極めましょう。

企業によっては自社の業務に合わせて既成のシステムをカスタマイズするケースもあります。

 

クラウド型のサービスでもシステムのカスタマイズに対応している会社もあるので、選定の際には確認しておきましょう。

 

また、自社のビジネスモデルに合ったシステムかどうかを見極めるために導入実績をみておきましょう。

同業種、同規模の会社への導入実績がある場合は自社に合ったシステムである可能性が高まります。

 

無駄な機能が省かれているか確認する

 

前述の通り、多様な機能がついていればいい販売管理システムという訳ではありません。

 

多機能のシステムはその分、価格もあがりやすいです。しっかりと要件定義を行い、要件定義に沿った機能がコンパクトにまとまったシステムを選びましょう。

 

そのためにも、まずは自社のビジネスにとって本当に必要な機能を洗い出しましょう。
現状の課題と導入目的を明確にしておくことが機能の洗い出しをサポートしてくれるはずです。

 

現在の課題がわかれば必要な機能や他ソフトとの連携の是非が浮かび上がってきます。また、実際にシステムを触る各部門のユーザも巻き込んでおきましょう。

エンドユーザーの声を取り入れることで機能の抜け漏れを防ぎます。

 

発注者だけでは見えていなかった視点が入り、運用のしやすさに大きく影響します。

 

無料お試しで使用感を確認する

 

発注を行う前になるべく体験利用を行いましょう。

画面の見やすさ、入力のしやすさなどは、実際に使ってみて初めて理解できます。操作が重い、表記がわかりづらいなどの意外な難点が見つかることもあります。使いにくいシステムは現場に浸透しません。

 

現場に浸透しなければ導入の意味はありません。各担当者が使いこなせるシステムかどうかを見極める必要があります。

 

現在は多くのメーカーが無料お試しに対応しています。メーカーによりますが、一カ月程度のお試しが一般的です。

基本的には全ての機能が使える場合が多く、実際の利用環境と同様のお試しができます。

 

また、お試し期間中に疑問に思ったことは販売スタッフに問い合わせることが可能です。
本利用を決めた場合、無料お試しで使ったアカウントをそのまま使うことができます。

 

そのため、お試し期間中に行った入力作業が無駄になることもありません。

 

販売管理システムの見直しをするなら！

 

販売管理システムの見直しを行っていきたいものの、どのシステムを導入すればいいか迷われている方にはFunBizをおすすめします。

 

FunBizは分かりやすさにこだわったクラウド型の販売管理システムです。受注登録、仕入、出荷指示、売上管理などの販売管理に必要な業務は全て一元化管理できます。

 

FunBizは、シンプルなインターフェースで、年齢層問わず誰でも操作することが可能です。導入後の組織への浸透しやすさが利点と言えます。

 

「導入したが使われない」、「慣れるのに時間を要する」といったリスクを解消できるでしょう。また、シンプルな画面は、入力ミスの削減にもつながります。

FunBizの主な機能は以下です。

 

• リアルタイムな情報を確認できるダッシュボード

 

FunBizでは販売情報がリアルタイムで更新されるため、常に最新情報を確認できます。ダッシュボードには「TODOリスト」もついていて、商品の在庫が設定した発注点を切った際にはアラートを表示します。　　　　

 

• わかりやすくシンプルなインターフェース

 

FunBizは「長期にわたって運用する上で使いやすいシステム」を目標に設計されています。
シンプルでわかりやすいインターフェースであるため、年齢層問わず使うことができ、組織にもすぐに浸透します。

 

• いつでもどこでもデータを確認できるクラウド型システム

 

FunBizはクラウド型の販売管理システムです。

取引先からでも、倉庫からでもシステムにアクセスでき、販売状況や在庫状況を確認できます。商談中に在庫情報を確認したい際にも安心です。

 

• データの保管体制

 

FunBizではSSL通信により情報を暗号化しデータを保管しています。高水準のWebサーバとデータセンターも備えています。

自動バックアップも取っているのでデータが消えてしまった場合でも安心です。

 

• 低価格でのシステム導入

 

FunBizはクラウド型の月額サービスのため、低価格で導入できます。また、ハードウェアの用意や細かい設定も不要で、契約後にすぐに利用開始できます。

利用しているユーザの人数に合わせて料金プランを用意しているため、1名からの利用も可能です。

 

• 安心のサポート体制

導入後は電話やメールでのサポートをいつでも無料で受けられます。また、必要に応じて導入時に導入サポートや研修会を行います。

 

まとめ

本記事を参考に是非、現在お使いの販売管理システムを見直してみてください。発注者は問題のないシステムと思っていても、実は現場では不満が溜まっていることもあります。

 

また、大きな不満はなくても、よりリーズナブルな販売管理システムが登場している可能性もあります。積極的に見直していきたいと考えている方にはFunBizがおすすめです。FunBizは必要な機能をシンプルにまとめており、使いやすさにもこだわっているため、組織にうまく浸透します。