卸売業や小売業で悩む業務の一つに販売管理業務が挙げられます。
販売管理業務の改善ができれば、無駄な作業を減らし、全体の生産性を上げることができます。
では、どのように販売管理業務を改善すれば良いのでしょうか。
本記事では販売管理業務の改善方法や販売管理業務に活用することのできるシステムについてご紹介いたします。
販売管理業務とは
販売管理業務とは「いつ、どこで（どこに）、だれに、なぜ、なにを、どのように、いくつ、いくらで」商品を販売し、代金の回収をいつ行うかを管理することです。
大きく分けて「お金の流れの管理」と「物の流れの管理」の2つになります。
お金の流れの管理は、「債権債務業務」といわれ、企業にとって最も重要な管理業務です。主な作業としては、売上の管理や請求、入金、仕入れ、支払いなどがあります。
物の流れの管理は、顧客に提供する商品、または商品在庫そのものを管理する事を指します。
商品の在庫状況や仕入数などの情報を管理する必要があり、販売に関するすべての情報を管理する事を販売管理といいます。
販売管理業務での悩み
販売管理を行う上で、発生する悩みとはどのようなものでしょうか。
ここでは、販売管理業務での作業の悩みについて見ていきましょう。
◎人為的ミスが多発する
注文日など1つの情報を異なる帳票に複数回入力する必要があるため、入力ミスが起きやすい状況も少なくありません。
入力ミスを防ぐために、ダブルチェックを行うことが有効な方法ですが、不要なコストがかかってしまいます。
また、従業員ごとに異なる方法で情報を管理していては、自分以外の従業員の情報を得ることは難しいです。
作業の仕方が異なるので、従業員間でコミュニケーションを取ろうとしても、業務に追われてしまい、密なコミュニケーションが取れないことが多いでしょう。
そのため、誤発注や作業ミスが多く発生してしまいます。
◎取引先によって見積書が異なることで管理しきれない
取引先ごとに同じフォーマットの見積書を作成するケースは非常に珍しいといえます。
多くの場合、取引先が指定するフォーマットで見積を出さなくてはならなく、取引先ごとに見積書のフォーマットが異なります。
そのため、見積書の管理だけでも、非常に大変になります。
また、管理が不十分だと、取引先に間違ったフォーマットの見積書を出してしまい、信用問題にも発展しかねません。
◎販売情報を経営分析に役立てられない
販売管理業務から得られる情報は、今後の経営に役立つ重要なデータになります。
しかし、各部門ごと管理していては、データをまとめるだけでも時間がかかるため、その後の分析に費やす時間がなくなってしまいます。
リアルタイム、かつ一括で分析することが必要になります。
◎受注生産品や特注品の管理が難しい
受注生産品や特注品を取り扱っている会社では、販売管理業務の煩雑さが何倍にもなります。
通常の販売管理業務であれば「受注→在庫確認→出荷作業」という流れが一般的です。
しかし、受注生産品や特注品は「受注→生産状況確認→生産依頼→商品受取→出荷作業」と通常の流れにいくつか工程が追加されます。
また、受注から出荷作業までの期間も長期化する傾向にあるので管理が難しくなってしまいます。
結果的に受注数や出荷先を間違えるといった問題が発生します。
◎繰り返し注文など長期的な顧客の販売処理を簡素化できない
長期で取引している顧客との販売でも作業ミスが起こることも考えられます。
定期的に受注のある顧客の販売処理をその都度にしていては業務が改善できません。
懇意にしていただいている顧客だからこそ販売処理を簡素化して人為的ミスを排除しておく必要があります。
人為的ミスをしてしまうと、信頼を失い定期的な収益を失ってしまう恐れがあります。
しかし、人為的をミスを減らすために、販売処理の簡素化を行おうとしても、通常業務があり時間が割けなかったり、根本的に人員不足であったりする理由から、なかなか状況を改善することができません。
◎多様に展開した販売チャネルを一括管理することができない
現在では、多くの企業で販売チャネルの多様化が進んでいます。
企業によっては、オンラインショップ、SNS、ネット広告、実店舗といった3つ以上の販売チャネルをもつところも少なくありません。
こうした企業では、販売チャネルが多いがゆえに、管理が余計に複雑になってしまうことが多々あります。
販売チャネルごとに販売管理を行っているとその分手間が発生し、ミスも多発し、コストもかかってしまいます。
販売チャネルごとの在庫を一括で管理することが企業の課題といえます。
販売管理業務を改善する方法は？？
販売管理業務を改善する一つの手段として「販売管理システム」を導入する事が挙げられます。
販売管理システムとは、見積・受注・仕入・在庫など販売に関わるすべての情報を一つのシステムで管理することです。
これにより、作業が標準化されて、従業員間のコミュニケーション不足を解消できるでしょう。
また、販売管理システムは1度入力すると同じ情報は自動的に入力されます。製品によっては、必要な情報が揃ったら自動的に書類を作成する機能を搭載されているものもあります。
入力が最低限で済むので、入力ミスも減ることでしょう。
販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」で改善する！
一口に「販売管理システム」といっても、各メーカー様々な製品をリリースしています。
「高性能・高価格が良い」とは一概にいえません。
高性能ということは、それだけ操作が難しくなるケースもあります。
高性能であっても、利用者が使いづらいのであれば、導入した意味がありません。
そこで、シンプルで使いやすく、基本的な機能は全て網羅されている販売管理システム「FunBiz」をご紹介いたします。
FunBiz（ファンビズ）については次の通りです。
◎こんな企業におすすめ
・エクセルや紙の伝票での管理が大変
・適正在庫を保つことが難しい
・情報の共有不足でトラブルが多発
・受注、発注の処理に時間がかかる
・販売管理業務を改善したいが、具体的な手立てが分からない
◎FunBiz（ファンビズ）の特徴
【ダッシュボード形式を採用】
FunBiz（ファンビズ）では、全ての取引状況をひと目で把握できる「ダッシュボード形式」を採用しています。
これにより、日々刻々と変化していく状況をリアルタイムで確認できます。
また、ダッシュボードには「TODOリスト」が表示されており、取引状況に応じてTODOが設定できます。
欠品を起こさないために商品ごとに予め「発注点」を設定しておき、在庫数が発注点を下回ったら、ダッシュボードにアラートが表示される機能が搭載されています。
【使いやすいシンプルな画面設計】
FunBiz（ファンビズ）では「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに開発しています。
使い方が難しいとどんなに良いシステムでも長続きしません。
長く運用して頂けるようユーザー視点に立ったシンプルな設計をしています。
これにより、年齢層問わず使うことができて、浸透しやすいシステムと言えます。
【いつでもどこでもアクセス可能】
FunBiz（ファンビズ）はクラウドソフトウェアなので、インターネットが繋がる環境ならどこでもアクセス可能です。
これにより、例えば取引先との商談中でも在庫状況を確認できたり、倉庫から見積情報を確認できたりします。
また、システム全体をレスポンシブ対応しているため、パソコンからでもスマートフォンからでもストレスなく情報を確認することができます。
【データを守る体制も万全】
FunBiz（ファンビズ）では、データを守る体制も万全です。
大切な情報をしっかりと守るために、高水準のWebサーバーとデータセンターに加えてSSL通信により情報を暗号化しています。
また、自動でバックアップも取っているため、万が一データが消失してしまっても元に戻すことができます。
【低価格の導入を実現】
FunBiz（ファンビズ）では、利用するユーザー数に合わせて料金プランを選択できます。
１名（月々9800円より）からの利用でも全ての機能とサポートを利用できます。
クラウドソフトウェアなので、ハードウェアの設置が必要なく、導入コストも抑えられる点も魅力です。
また、無料で最新版にアップデートされ、運用開始後は月額利用料以外がかからないことも特徴です。
【安心のサポート体制】
FunBiz（ファンビズ）は、電話やメールでのサポートを行っています。
導入時には無料にて導入サポートが受けられます。
また、社員向けの研修なども別途行っているので、相談することができます。
◎FunBiz（ファンビズ）の機能
【TODOリスト】
受注件数が多くなってくると、出荷漏れや仕入漏れなど様々なトラブルが発生します。
TODOリスト機能を使用すれば、作業漏れを防ぐことができます。
【取引全体を把握可能】
営業状況や売り上げ状況などが見えるようになることで、行動指針を立てやすく今後の作業の改善に活かすことができます。
【イメージカラーを変更可能】
全体のイメージカラーをユーザー毎に33種類から設定できます。
【見積ステータス管理】
作成された見積には「受注」「失注」「未受注」の3つのステータスがあるので、見積状況がひと目でわかります。
【見積から自動的に受注登録】
見積情報からそのまま受注登録を行うことができるので、同じ情報を複数回入力する必要がありません。
【見積複製】
同じ商品や同じ顧客などの見積作成は複製を使うと簡単にできます。
【受注ステータス管理】
受注ステータスはTODOリストにも連携していて、次に何を行うのか、現状の状況を把握しながら作業を進めることができます。
【受注案件のアクション履歴】
受注案件の商品情報や出荷日、売上金額などを１ページで全て把握できます。
【簡単見積作成】
受注登録を行うと「注文請書」が自動的に作成されます。
また、他にも「出荷指示書」や「ピッキングリスト」、「納品書」などの書類も、作業を進めていくと自動で作成されます。
【売掛関連情報を一覧で確認】
売掛にしている案件情報ごとの請求日などを一覧で把握することができます。
【発注管理を簡単に】
発注日や受注番号は自動的に採番されます。
また、受注作成が完了すると自動的に「発注書」が作成されます。
【簡単納品受入】
納品受入は、表示されている発注内容と納品受付を行った内容を照らし合わせて確認し、完了ボタンを押すことで受入が完了します。
【仕入時の返品割引設定】
受入時に返品や割引がある場合は、割引内容や返品内容を入力するだけで簡単に登録できます。
【まとめて棚卸】
全ての商品の棚卸をまとめて行うことができます。
【発注点アラート】
商品ごとに「発注点」を設定しておき、在庫数が発注点を下回るとダッシュボードにアラートが表示されます。
【在庫変動履歴】
在庫商品が登録されて、初期在庫や棚卸による増減、出荷や仕入による増減を商品ごとに記録します。
【定番品や終売品の設定】
在庫には定番商品や終売品、試供品などカテゴリーに分けて管理できます。
【顧客ごとに異なる売掛金や買掛金】
得意先によって、締め日や支払方法が異なる場合でも対応できます。
締め日や請求日などを登録しておくとTODOリストに表示されます。
【同じ会社の複数支社や支店も一括管理】
同一の会社でも支社や支店ごとに発注はバラバラ、という時にも対応できます。
【CSVで一括登録】
台帳の登録は件数の多い場合でも、CSVから簡単に一括に登録することができます。
まとめ
販売管理についてご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
販売管理を一元化していない環境で行うと、ミスも多くなります。
販売管理業務におけるミスはそのまま顧客との信用問題になり、売上が減ることにも繋がります。
それを防ぐためにも「販売管理システム」を導入して、正確な業務を行えることが必要です。
また、販売管理にかける時間も減り、本来業務に集中できるので業務の生産性が上がり、売上向上にもつながります。
特にFunBiz（ファンビズ）は、分かりやすいシンプルな操作で、年齢層問わず使うことができます。
是非、この機会に販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」を導入する事を検討してみてはいかがでしょうか。