クラウド型販売管理システム

販売管理とは、注文を受けてから、商品の出荷、納品、代金の回収など一連の作業のことです。

これを一元化されていない環境で行うと、作業が属人化してしまい、不透明になりがちです。

また、1つの取引を、販売を担当している従業員、仕入れを担当している従業員、出庫を担当している従業員…と工程ごとに分かれて行うために、伝達ミスや回収ミスなどが起こってしまいます。

販売管理システムを導入することで、作業が「見える化」され、取引全体を見渡せるようになります。

また、同じ情報は別の帳票であっても自動的に埋まるので、同じ情報を複数回入力する必要が無いために入力ミスが防げます。

そのため、ダブルチェックをする必要性もなくなるので、コスト削減になります。

本稿では、販売管理システムを導入することを検討している方向けに、販売管理システムの特徴や導入することでのメリット、費用の相場をご紹介し、最後にクラウド版の販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」という製品をご紹介します。

 

販売管理システムの特徴

販売管理システムを導入することで、販売管理に関する業務がどう効率化されるのでしょうか。

ここでは、販売管理システムの特徴をご紹介します。

販売管理システムとは

販売管理システムとは、製品やサービスの受注から代金回収までに発生する作業全般を一元化できるものです。

これにより、「作業の標準化」が図れ、効率的に作業できるようになります。

また、作業を担当している従業員にしかわからない状態の「属人化」になることを防ぎます。

販売に関する全ての情報を1つのシステムで管理することになります。

例えば販売を担当している従業員が出庫関係の情報である、在庫数の確認をすることができるようになります。

他部門とのコミュニケーションも取りやすくなります。

コストの削減が見込め、管理業務にかけていた時間を本来注力するべき業務に充てることができるため、生産性が向上します。

また、売上データなど販売に関する情報は、今後の経営戦略に有益なものばかりです。

しかし、販売管理システムが導入されていないと、データの分析どころか、収集作業も大変になってしまいます。

販売管理システムなら、データの分析を簡単に行うことができます。

 

主な機能

販売管理システムは製品によって機能は異なりますが、共通している機能は以下の通りです。

◎販売管理に関わる機能

販売管理には見積や受注、売上、請求などの業務があります。

企業や業種によって多少異なってきますが「受注管理」と「請求管理」は最低限の業務です。

ここでは、それぞれをサポートする機能をご紹介します。　　

受注管理では、商品やサービスの注文を受注データとして管理します。

注文が入った際、商品やサービスの受注情報を入力や登録する機能があります。

製品によっては見積データを引用して、自動的に作成できるものもあります。

また、入力したデータから、受注番号や取引先、サービス名など様々な項目をキーとして検索できます。

自社で在庫を持たず、仕入れ先から直接取引する企業向けに、受注や発注を同時に処理できる機能もあります。

請求、回収管理では、売上データに基づいて請求書を自動的に発行する機能や、未回収の債権を検索できる機能があります。

検索機能は、取引先や期間など、様々な項目で検索でき、債権が不良化するリスクを軽減することができます。

 

◎在庫管理に関わる機能

在庫管理に関わる機能としては、出荷指示が作成できる機能や、現在の在庫の数や受け払い情報の履歴を検索する機能があります。

「何がどれくらい残っているか」や「在庫をどこに移動したか」を確認することができます。

また、棚卸の際に便利な機能として、Excelにデータを入力しシステムに取り込むことで、棚卸状況を反映、管理することができるものもあります。

 

◎仕入管理に関わる機能

製造業のように、商品を販売するために原材料や部品の仕入れが必要になる場合は、仕入れ業務は自社が顧客となります。

販売業務と同様に、見積や発注、支払などの業務が行われます。

これをサポートする機能として、見積や購買内容を確認し、契約書を交わした後で仕入を確定し、在庫計上する「仕入確定」機能や、製品によっては「何を、いつ仕入れるか」仕入予定を受注情報から自動で作成してくれるものもあります。

支払い管理関係の業務をサポートする機能として、どの取引でいくら支払ったかを確定するために、支払や買掛データを基に消込作業を行えたり、支払予定表を作成できたりするものがあります。

 

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入するとどんなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、販売管理システム導入で得られるメリットをみていきます。

売上分析をすることができる

販売に関する情報は、今後の経営戦略を考えるにあたって貴重なデータになります。

販売管理システムを導入することで、販売に関する全ての情報が1つのシステムに集約されます。

これにより、一元化されていないとデータの収集作業ですら困難であった「売上分析」が簡単に行えます。

「どの商品が、いつのタイミングで、いくらで、何個」といった情報から、今後どのくらい仕入れればよいかなど予測を立てることができます。

 

受注・発注ミスを防ぐことができる

通常、一つの取引を、仕入は仕入れ担当の従業員、出荷は出荷担当の従業員…と部署ごとに工程別に受け持ち、作業します。

販売管理システムがない環境だと、部署ごとに作業方法や記録場所が異なり、別の部門の情報は見えづらい状態だといえます。

他部署とのコミュニケーションも取りづらく、連絡ミスによる受注、発注ミスが多々起きる状況は避けられません。

販売管理システムを導入することで、1つのシステムに全ての情報が集約されて管理するので、取引全体が見やすくなります。

これにより、他部門とのコミュニケーションも取りやすくなり、受注や発注のミスも減らすことができます。

受注した案件を確実に売上に計上することができます。　

 

書類作成が簡略化できる

販売管理システムを導入していないと、発注番号など同じ情報を複数回入力する必要が出てきます。

これでは、ミスも起こりやすい環境と言わざるを得ません。

1つの入力ミスにより、大きな問題に発展しかねません。

販売管理システムを導入することで、1つ入力すると同じ情報は自動的に入力されるので、最低限の入力で済む上に、ダブルチェックをする必要もなくなるため、業務工数を減らしつつミスも防ぐことができます。

また、見積書などの書類作成は必要な情報が揃ったら自動的に作成してくれる機能を搭載している製品もあります。

 

販売管理システムの費用相場

販売管理システムの費用は安いものから高いものまで多々ありますが、費用の相場をご紹介します。

販売管理システムは、大きく分けて「パッケージ版」と「クラウド版」があります。

パッケージ版の方は、1万円～10万円が相場で、クラウド版より初期費用がかかりますが、買いきりなので維持費は少なくて済みます。

しかし、サーバーを準備したり設定をしたりする必要があるので導入から運用開始に至るまで時間がかかります。

また、アップデート作業やメンテナンスが必要にもなります。

一方クラウド版の相場は、月額2000円から1万円の間で、サーバーを立てる必要も、特に設定も不要なので導入後、すぐに運用を開始できます。

しかし、月額なので維持費はパッケージ版の方よりもかかります。

アップデートやメンテナンスは自動で行われることが多く、安心して運用することができます。

導入前に、自社が抱えている課題を明確化し、パッケージ版にするかクラウド版にするか特徴を知り、どちらを選ぶか検討すると良いでしょう。

 

クラウド型販売システム「FunBiz（ファンビズ）」

現在では、様々なメーカーから販売管理システムがリリースされています。

販売管理システムは価格が高ければ、いいシステムというわけでなく、自社の課題を解決できる機能が備わっているかどうかが重要なポイントとなります。

使わない機能が多く、かえって複雑で現場に定着しないケースもあります。

では、どの販売管理システムを選べばいいのでしょうか。

そこでおすすめしたいのは「FunBiz（ファンビズ）」です。

FunBiz（ファンビズ）は、クラウド版の販売管理システムです。

「今までにないシンプルな販売管理システム」をコンセプトに設計されています。

FunBiz（ファンビズ）の特徴は通りです。

 

◎FunBiz（ファンビズ）が解決する課題

・エクセルや伝票での管理が大変になっている

・気が付くと在庫が余剰、もしくは欠品になっている

・情報の共有不足でミスが多く発生している

・受発注の処理に時間がかかっている

・販売管理に関わる業務を改善したいが、どこから手を付けてよいかわからない

 

◎FunBiz（ファンビズ）の特徴

【全ての状況を一目で把握できる】

FunBiz（ファンビズ）では、全ての情報を一画面に表示する「ダッシュボード」形式を採用しています。

これにより、瞬時に状況を把握することができます。

情報はリアルタイムで更新されるので、常に最新情報を確認することができます。

ダッシュボードには「TODOリスト」機能も搭載されています。

また、欠品を起こさないために商品ごとの発注点に合わせてアラートが表示される機能もあります。　　

 

【使いやすいシンプルな画面設計】

FunBiz（ファンビズ）では、「運用できる使いやすいシステム」を念頭に置いてシステムを開発してきました。

折角システムを購入しても使い方が難しいと長続きはしません。

長く使っていただくために、必要な機能をシンプルに組み込んでいます。

 

【いつでもどこでもアクセス可能】

FunBiz（ファンビズ）はクラウド型のシステムなので、インターネットが繋がっている環境ならば、いつでもどこでもアクセス可能です。

例えば、取引先での商談中でも在庫を確認することができます。

また、システム全体をレスポンシブ対応しているので、デバイスごとに最適な画面レイアウトで表示されるのでストレスなく確認することができます。

 

【データ管理体制も万全】

FunBiz（ファンビズ）では、大切な情報を守るための体制も万全です。

高水準のWebサーバーとデータセンターに加えてSSL通信により情報を暗号化することで、データを守っています。

また、自動でバックアップも取っているので、万が一データが消えてしまった場合も元の状態に戻すことができます。

 

【低価格での導入が可能】

FunBiz（ファンビズ）では、ご利用ユーザー数に合わせて料金プランが選択でき、1ユーザーで、9800円と比較的安価で導入することができます。

1名からの利用でも全ての機能とサポートを利用できます。

クラウド型なので、ハードウェア購入する必要が無く、煩わしい設定も不要で、契約したらすぐにご利用開始できます。

また、アップデートも無料で最新版になります。

　

まとめ

販売管理システムの概要や導入することで得られるメリット、費用の相場、最後に販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

販売管理システムを導入することで、販売管理業務にかけていたコストの大幅削減を期待できます。

コストが削減されると利益向上に貢献できることでしょう。

また、業務全体が「見える化」されて、隠れていた課題が見えてくるかもしれません。

入力ミスや漏れも減り、取引先との信頼を失うリスクを軽減することができます。

販売管理に関わる全ての情報を1つのシステムで管理するので、他部署とのコミュニケーションも取りやすくなります。

これにより、伝達ミスを防ぐことができます。

売上分析なども簡単に行えるので、今後の経営戦略を考える際の重要なデータとなることでしょう。

FunBiz（ファンビズ）では、年齢層を問わず操作できる設計をしているので、運用しやすいシステムだといえます。

無料でサポートも受けられるので、安心して運用することができます。

一元化されていない環境に販売管理システムを導入することで効率的に作業を行え、生産性が上がることが期待できます。

是非、この機会に販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」を導入することを検討してみてはいかがでしょうか。