クラウド型販売管理システム

見積をしたり、部品を仕入れたり、代金を請求したり…企業の販売に関わる業務は多岐にわたります。

この作業を従業員ごとに個別の方法で行っていると、取引全体が分かりにくくなって誤発注が発生してしまいます。

また、注文番号など同じ内容を別の帳票に複数回入力する必要があって、入力ミスが発生します。

このような課題を解決できるよう開発されたのが「販売管理ツール」です。

今回は、販売管理ツールを導入する事を検討している皆様に向けて、販売管理ツールについてご紹介していきたいと思います。

 

そもそも販売管理ツールって？？

販売管理ツールは、見積や仕入、請求といった販売に関わる全ての業務を一括に管理するシステムのことです。

管理業務を部署内外で個別の方法で行っていると、連絡ミスによるトラブルが多発してしまいます。

また、管理の方法が人に依存してしまうので、担当者が不在の時など業務が滞ることがあります。

管理業務を一元化しておくことで、業務の効率化が図れます。

それでは、販売管理ツールの機能や特徴を見てみましょう。

販売管理ツールの機能

販売管理には見積や受注、売上、請求などの業務があります。

企業や所属している部門によって多少異なるかもしれませんが、ここでは「販売管理に関わるもの」、「在庫管理に関わるもの」、「仕入管理に関わるもの」の3つに分けてご紹介します。

◎販売管理に関わるもの

企業や業種によって異なりますが、最低限「受注管理」と「請求管理」は存在しているはずです。

受注管理の機能として、注文が入った際、商品やサービスの受注情報を入力・登録するものがあります。

販売管理ツールによっては見積データを参照して、自動作成できるものもあります。

また、受注内容を様々な項目で検索することができます。

自社で在庫を持たず、仕入れ先から直接取引する場合には、受発注同時に処理できる機能も備わっている販売管理ツールもあります。

請求管理機能については、未回収の債権を検索、表示することができ、様々な項目で検索できるので、債権が不良化するリスクを軽減できます。

◎在庫管理に関わるもの

出荷管理機能として、出荷指示ができるもの、どの商品がどれくらいあるという情報を確認することができる検索機能があります。

また、棚卸もエクセルにデータを入力してツールに取り込むことで棚卸状況を反映、管理することもできます。

◎仕入管理に関わるもの

製造業など、商品を作るためには原材料や部品の仕入が必要な場合、自社が顧客となるケースがあります。

そのため、販売業務と同じように、見積や発注、支払などの業務をする必要があります。

仕入管理に関する機能は、「何を、いつ仕入れるのか」仕入の予定を受注情報から自動で作成するものもあります。

支払管理に関する機能は「どの取引でいくら支払ったのか」を確定するために、支払や買掛データを基に消込作業をおこなうものもあります。

販売管理ツールの特徴

販売管理ツールの形態は大きく分けて「パッケージ」、「クラウド」の2つになります。

それぞれ特徴があるので、自社に合った形態を選ぶことが重要です。

◎パッケージ型販売管理ツールの特徴

パッケージソフトの特徴は、ランニングコストが抑えられるというメリットがあります。

しかし、クラウドに比べて初期投資のコストがかかります。

初期投資のコストとはサーバーの購入やソフトウェアの購入などの事を指します。

また、メンテナンスも自社で行うことが多いです。

◎クラウド型販売管理ツールの特徴

クラウド型の特徴は、サーバーを自社で構える必要が無いので、初期投資のコストを抑えられます。

ソフトウェアを利用するにあたっては月額制サービスが多いため、ランニングコストがかかります。

クラウド型の場合、インターネットが繋がっていれば、複数人がいつでも、どこにいても同じ情報を確認することができます。

 

販売管理ツールで課題解決できる！

販売管理業務にはどのような課題があり、ツールを導入する事でどのように解決されるのでしょうか。

ここでは、販売管理の業務が抱えやすい課題と販売管理ツールを導入する事でどう課題を解決方法についてご紹介します。

販売管理ツール導入を検討する際は、自社が抱えている課題を十分洗い出しておくことが必要です。

そうすることで、どのような販売管理ツールなら自社の課題を解決できるかが明確になるため、販売管理ツールの選定基準になるでしょう。

◎取引先ごとに異なるフォーマットの書類を管理する必要があり大変

見積書のフォーマットが1種類で済んでる企業は少ないでしょう。

多くの企業は取引先ごとに見積書のフォーマットが異なっているケースもあるでしょう。

一元化されていない環境で行うと、従業員ごとに独自のフォーマットを使用するので、見積書の管理が煩雑化します。

そこで、販売管理ツールを導入すると、フォーマットが固定化されるので作業の属人化を防ぐことができます。

また、異なるフォーマットを正確に管理することができて、取引先に異なるフォーマットの見積書を提出してしまうミスも防げます。

◎入力ミスが多くなってしまう

販売管理に関わる業務はデータ入力作業が多いです。

例えば、FAXやメールで注文を受けていた場合、それらのデータを販売管理シートや在庫管理シートなど様々な個所に「同じデータ」を入力する必要があります。

この時どんなに気を付けていてもミスは起こるものです。

ミスを防ぐためにダブルチェックを行っている企業もありますが、その分の時間がかかってしまいます。

販売管理ではこうしたミスが後々大きな手間を生んでしまいます。

企業としては「コスト削減」をしたいと思いますので、このような無駄な作業は削減したいはずです。

販売管理ツールを導入する事で、1回入力した情報は、違う所に自動的に反映されているので、入力作業が最低限になりミスも減ります。

◎販売や在庫計画を立てることが難しい

販売管理の業務から得られる情報は、経営に活かすことができる貴重なデータになります。しかし一元化されていない環境だと、販売情報を分析することは難しく、リアルタイムにデータを活かすことができないでしょう。

また、分析の為に各データを収集するだけでも時間がかかります。

販売管理ツールでは、1つのシステムで販売管理に関わる情報を取り扱うことになるので分析が簡単にできます。

◎取引によって請求日が異なる場合、代金の回収管理が難しい

無形商品（保険やWebサービスなど）を提供している企業では、顧客ごとに異なる契約期間や請求日を管理することです。

エクセルなどでこの業務を行うと請求漏れが発生するリスクがあります。

販売管理ツールを導入する事で、取引が発生した日から顧客ごとの契約期間や請求日などを設定できます。

期日が近づくとアラートも表示されるので請求漏れなどなく安心です。

 

販売管理ツール各社比較

実際、販売管理ツールはどのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、3製品を取り上げて、特徴を紹介します。

パッケージソフトウェア「Aladdin Office（アラジンオフィス）」

Aladdin Officeはパッケージソフトウェアの販売管理ツールです。

特徴は、あらゆる業種や業態に対応したソフトウェアを用意している事です。

カスタマイズ性もあり、ユーザーの最低限をしっかり押さえて、必要な機能だけを組み込むことができます。

また、サポート体制も工夫されていて、「営業・窓口」、「SE・設計」など全て窓口が一本化されているので安心して運用できます。

クラウドソフトウェア「flam（フラム）」　

flamはクラウドソフトウェアの販売管理ツールです。

特徴は、利用料が安く済むことと、高速レスポンスなことです。

利用料は、3ユーザで月額9300円からです。

高速レスポンスは「0.1秒でも速く」をコンセプトに開発されていて、集計や検索、出力、どれをとってもストレスを感じず操作することができます。

「インターネット経由で利用しているとは思えない」と評価されるほど速いです。

画面設計もユーザに優しく作られており、ストレスなく目的の伝票や帳票を作成できます。また、マウスを使わなくても操作できる点も特徴です。

オープンソースパッケージソフトウェア「iDempiere（アイデンピエレ）」

iDempiereはオープンソースの販売管理ツールです。

特徴は、オープンソースなので、　ライセンス料が無料で使用することができます。

使用言語はJavaで、購買管理や在庫管理、生産管理など必要な一連の業務機能がすでに実装されているので、組み合わせるだけでカスタマイズ可能です。

 

販売管理ツール「FunBiz（ファンビズ）」の特徴

特におすすめの販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」は、シンプルな設計のクラウドソフトウェアの販売管理ツールです。

メンテナンスやアップデート、サポートも無料で受けられるのでコストを抑えて導入する事ができます。

FunBiz（ファンビズ）の特徴は以下の通りです。

◎状況がひと目で把握できる

FunBiz（ファンビズ）では、全ての取引状況を一目で把握できる「ダッシュボード形式」を採用しています。

情報はリアルタイムに更新されるので、常に最新な情報を確認できます。

また、ダッシュボードには「TODOリスト」が表示されており、取引状況に応じてTODOを設定できます。

欠品を防ぐために商品ごとにあらかじめ「発注点」を設定しておき、この発注点を在庫数が下回りそうになったらアラートを表示する機能も搭載しています。

◎使いやすい画面設計

FunBiz（ファンビズ）は、使いやすい画面設計になっています。

必要な機能をシンプルに搭載することによって、ユーザが迷うことなく操作できるようになっています。

使い方が難しいとどんなに良いツールでも長続きしません。FunBiz（ファンビズ）では長く使ってもらえるような工夫が多く盛り込まれています。

シンプルな設計なので年齢層問わず扱え、導入後、浸透しやすいツールだといえます。　

◎いつでもどこでもアクセス可能

FunBiz（ファンビズ）は、クラウドなのでインターネットが繋がる環境ならば、出先にいても在庫状況や受注状況を確認ができます。

これにより例えば、客先での商談中でも最新情報を見ることができます。

また、システム全体をレスポンシブ対応しているので、端末が異なってもその端末での最適なレイアウトになるので、ストレスが溜まらず情報を確認することができます。

◎データ保守の体制も万全

データに関するセキュリティ対策も万全です。

FunBiz（ファンビズ）では、大切な情報を守るために高水準のWebサーバーとデータセンターに加えてSSL通信により情報を暗号化してデータを守っています。

自動でバックアップも取っているので、万が一データが消えてしまっても元の状態に戻すことができます。

◎低価格での導入が可能

FunBiz（ファンビズ）であれば、低価格での導入を実現できます。

1ユーザ月額9,800円からで、1ユーザでも、全ての機能とサービスを利用できます。

クラウドサービスなのでハードウェアの用意や設定も不要で、契約したらすぐに利用できます。

運用後は月額利用以外の費用は一切かかりません。

◎サポート体制が安心

安心のサポート体制なのも魅力です。

電話やメールでのサポートに対応しており、導入時には導入サポートを受けることができます。

また、社員向けの研修なども別途おこなっています。

 

まとめ

販売管理ツールの概要と、FunBiz（ファンビズ）についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

販売管理ツールを導入する事で、作業が透明化し、ミスや漏れを減らすことができます。

作業の生産性が上がり、コスト削減にも繋がることでしょう。

また、今までできていなかった経営分析も行えるようになり、経営の質も向上することが期待できます。

作業が「見える化」され、抱えている課題も見えやすくなるのではないでしょうか。

FunBiz（ファンビズ）は少ないコストと、操作性の良さで導入しやすいツールだといえます。

是非この機会に販売管理ツールFunBiz（ファンビズ）の導入を検討されてはいかがでしょうか。