あらゆる企業において、販売管理業務は必要不可欠なものです。
では、販売管理業務はどのように行われているのでしょうか。
Excelなどで個別に管理している場合は、「入力ミスが多発する」、「管理コストがかかりすぎている」などの問題が発生することが多いです。
そういった問題の発生を防ぎ、販売管理業務を効率的に行うための一つの方法として「販売管理システムを導入する」ことが挙げられます。
販売管理システムとは、見積もりや仕入、在庫管理、請求管理など、販売に関わるすべての業務を1つのシステムで一元管理することです。
本記事では、販売管理システムを導入することを検討している方に向けて、販売管理システムの役割と特徴について掘り下げてご紹介します。
コンテンツ
販売管理システムの役割
前述した通り、販売管理システムとは、見積から受注、仕入、請求…と多岐に渡る業務を1つのシステムで一元管理することです。
システムを導入することで「業務オペレーションを効率化できる」、「売上や在庫に応じた分析ができる」、「Ecxel管理からの脱却できる」といったメリットがあります。
各項目の詳細は次の通りです。
業務オペレーションの効率化
Excelなどで個別に数値管理をしている場合、発注番号など同じ情報を複数ある帳票に、複数回入力する必要があり、数値の桁を打ち間違えるなどの人為的ミスが多発する恐れがあります。
販売管理業務におけるこうした人為的ミスは、取引先との信頼問題や、売上減少に繋がってしまいます。
人為的ミスを回避するべくダブルチェックを行っている企業もありますが、それでは確認コストが大幅にかかってしまいます。
販売管理システムを導入すると、大幅に人為的ミスを減らすことができます。
1度入力した情報は、Excelのように毎回手打ちする必要がなく、自動的に反映されるので入力回数を減らすことができて手動によるミスもなくなります。
また、情報が揃えば自動的に書類を作成する製品もあるので、書類作成にかけるコストを大幅に削減できます。
売上や在庫に応じた分析ができる
売上や仕入など販売管理業務で管理している情報は、本来、経営分析するための貴重なデータになります。
しかし、一元化されていない管理体制の元で経営分析を行おうとすると、データの収集作業ですら膨大な時間がかかってしまいます。
販売管理システムを導入することで、販売に関わるすべての情報が1つのシステムで管理され、経営分析もより手軽にできるようになります。
Excel管理からの脱却
Excelで管理していると、従業員ごとに管理の方法が異なってしまい、業務が担当者しか 把握できていない状態を指す「業務の属人化になる」ことは避けられません。
同じ部署内でも、自分以外の情報を把握することは難しくなるでしょう。
このような状態では、従業員間のコミュニケーションも円滑に行えず、連絡ミスによるご発注、請求漏れも多発するリスクが高くなってしまいます。
販売管理システムを導入することで、このような問題は解決され、業務の「見える化」が進むことで自社の課題が見えやすくなります。
クラウド型販売管理システムの特徴
販売管理システムの種類には大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つがあります。クラウド型販売管理システムは、オンプレミス型と比べてどのような特徴があるのでしょうか。次のような特徴があります。
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
| イニシャルコスト | 高い
（サーバーを自社で購入する必要あり） |
安い
（サーバー用のハードウェアを購入する必要がない） |
| ソフトウェア利用料金の支払い方法 | 買い切り | 月額 |
| ランニングコスト | 安い
（買い切りなので、最終的には安く上がる） |
高い
（ソフトウェアを利用している限り月額利用料がかかる） |
| インターネット使用 | しない | する |
| セキュリティ | 自社で構築 | 販売元で構築 |
| アップデート | 手動 | 自動 |
| バックアップ | 自社で行う | 販売元で行う |
| カスタマイズ | 対応しやすい | 対応しにくい |
クラウド型販売管理システムの適切な選び方
前述した「オンプレミス型」と「クラウド型」の違いを理解した上で、自社にとって最適なシステムを選ぶ必要があります。
一口に「クラウド型の販売管理システム」と言っても、各メーカー様々な製品をリリースされていて、どの製品を選ぶべきか検討する必要があります。
選ぶ際のポイントは主に「自社の課題フェーズに合った製品を選ぶ」ことや「使いやすさを重視する」、「必要な機能と価格が合っているか」の3つであると言えます。
それぞれの詳細は次の通りです。
自社の課題フェーズに合った製品を選ぶ
まずは、販売管理業務について自社が抱えている課題について、社内で話し合ってみましょう。
多くの場合、「現状を把握するのにタイムロスがある」や「入力ミスが多い」などが挙がると思います。
次に、その課題から「どのようになったら良いか」という販売管理業務の理想の姿を思い描きましょう。
「特に在庫管理をサポートしてくれる機能を重視したい」や「誰でも使いやすいソフトウェアが良い」、「サポート面がしっかりしているところが良い」などの様々な意見が出てくるでしょう。
使いやすさを重視する
「高機能・高価格」の製品が良いとは限りません。
なぜなら、高機能な製品は、様々な機能が搭載されているので、操作性が難く、使いこなせるまでに時間がかかってしまうリスクがあるからです。
これでは折角、購入した製品も「導入するまでは良かったが、使いこなせず浸透しなかった」という可能性もあります。
販売管理はデイリーで行う業務。
どれだけ操作していてストレスなく行えるかがポイントになります。
必要な機能と価格が合っているか
自社が抱える課題について十分に話し合っていたら、「こんな機能が欲しい」というシステムに対する希望が出てくると思います。
希望している機能は最低限、搭載されている必要（またはカスタマイズで実現）はありますが、不要な機能はできるだけ無いほうが操作性も良くなり、価格が抑えられます。
必要な機能と価格が合っているか確認しましょう。
クラウド型販売管理システムなら「FunBiz」
最低限の機能をシンプルに搭載されている販売管理システムをお探しの場合は、「FunBiz」をおすすめします。FunBizについては次の通りです。
◎おすすめしたい企業
・エクセルや帳票で販売管理するのが大変になってきた
・欠品または余剰在庫になって困っている
・情報の共有不足で問題が起きている
・受発注の処理に時間がかかってしまう
・販売管理業務を改善したいがどのように改善したら良いか分からない
◎FunBizの特徴
【ダッシュボード形式を採用】
FunBizでは、全ての状況をひと目で把握できる「ダッシュボード形式」を採用しています。
情報はリアルタイムで更新されるので、いつでも最新の情報を確認することができます。ダッシュボードには「ＴＯＤＯリスト」機能もあり、作業漏れを防ぐことができます。
また、欠品を起こさないための機能として、商品ごとに予め「発注点」を設定しておき、その発注点が在庫数を下回ったらダッシュボードにアラートが表示されます。
【シンプルで使いやすい画面設計】
FunBizの最大の特徴が、「ソフトウェアがシンプルに使いやすいよう作り込まれている」という点です。
これはFunBizが「長く運用に使ってもらえるように」という願いが込められています。
使い方が難しいと長く運用に使えません。FunBizは、必要な機能をシンプルに組み込むことで使いやすいソフトウェアに仕上げています。
【いつでもどこでもアクセス可能】
クラウド型なので、インターネット環境が整っていれば、いつでもどこでもアクセス可能です。
例えば、取引先の商談中に在庫を確認したり、倉庫の中から受注状況を確認したりできます。
また、FunBizは「レスポンシブ対応」しているので、異なる端末からのアクセスでもその端末で最適なレイアウトになるため、ストレスなく確認、操作することができます。
【データ管理体制も万全】
データ関連の管理体制も万全です。FunBizでは高水準のWebサーバーとデータセンターに加えSSL通信により情報を暗号化していることで、データを守っています。
また、自動でバックアップも行っているので、万一データが消失した場合でも復元することができます。
【低価格での導入を可能に】
FunBizは、1ユーザーから契約することができます。1ユーザーでも全ての機能とサポートを受けることが可能です。
月々の利用料は9,800円からです。
クラウド型なので、ハードウェアの用意や設定も不要で、イニシャルコストを抑える事ができます。契約してすぐに利用することができるのも特徴です。
【安心のサポート体制】
FunBizでは安心して運用してもらうために、電話やメールでのサポートはいつでも受けることができます。
導入時は導入サービスを受けることができます。また、導入するうえで必要ならば、社員に向けて研修会を開くことも別途相談すればできます。
◎FunBizの機能
【全体機能】
■TODOリスト
受注件数が多くなっていると、出荷や仕入が漏れるのを防ぐ必要が出てくるでしょう。
TODOリスト機能を使えば「次何を行えばよいのか」が分かるので、作業漏れを防ぐことができます。FunBizでは、受注登録から入金完了までを一連の流れとしています。
■売上情報や営業状況がひと目で把握できる
営業状況や売り上げ状況などが見えるようになることで、経営指針や今後の改善がしやすくなります。
■デザインカスタマイズ
画面のテーマを33種類から選択でき、自分好みに変えることができます。
気分に合わせて画面の色を変えることが可能です。
【販売管理に関わる機能】
■見積もりにステータスを付けて管理
作成された見積もりには3つ（受注、失注、未受注）ステータスを付けることができます。
見積もり状況を管理することができるため、営業分析や状況の把握が容易に行えます。
■見積から受注登録
見積情報から受注登録を行うことができるので、同じ情報を入力する必要がなく、ミスを防げます。
■見積もりを簡単複製
同じ商品や取引先などの見積もり作成は複製することができます。
■受注ステータス管理
受注ステータスはTODOリストにも連携しており、「次に何を行うのか」や「現状の把握」を確認することができます。ステータス管理を行うと、作業漏れを防げます。
■受注案件の情報確認
受注案件の商品情報や出荷日、売上金額などを1ページに集約しているので、「いつ出荷したのか」、「いつ売上を立てたのか」など受注案件にかかわるすべての情報を確認することができます。
■簡単書類作成
受注登録を行うと「注文請書」が自動で作成されます。他にも「出荷指示書」、「ピッキングリスト」などの書類も、情報が集まったら自動的に作成されます。書類作成にかけていた時間を減らせるので、コスト削減も見込めます。
【仕入管理に関わる機能】
■発注処理を容易に
発注日や発注番号は自動で採番されます。
仕入先や納品日時を入力し商品を選択するだけで簡単に発注作成ができます。
■納品受入
情報の確認だけで納品受入作業が完了します。
■返品・割引設定
受入時に返品や割引がある場合、簡単に登録することができます。
【在庫管理に関わる機能】
■まとめて棚卸
在庫一覧と同じように全ての商品の棚卸しをまとめて行えます。
■欠品防止のアラート
商品ごとに「発注点」を設定しておくと、発注点を在庫数が下回った場合ダッシュボードにアラートが表示されます。
■在庫変動履歴をたどれる
在庫商品が登録されて、初期在庫や棚卸しによる増減などすべての商品ごとに履歴を記録しているので、いつでも確認することができます。滞在在庫や在庫紛失などを見つけられます。
まとめ
今回の記事では、販売管理システムの選び方や導入するメリットについて紹介しました。
販売管理を一元化していない環境で行うと、作業自体が不透明になり、ミスも増えます。
コストを削減し、効率化するための一つの方法として「販売管理システムを導入すること」が挙げられます。
販売管理システムを導入することで、作業が標準化されて、属人化してしまうのを防ぎます。また、経営の為の分析もしやすくなるでしょう。
販売管理システムは様々な製品がリリースされていますが、最低限の機能を搭載した使いやすい販売管理システムをお探しの場合は「FunBiz」を導入することを検討してみてはいかがでしょうか。