商品やサービスを提供している会社ならどこでも発生する販売管理業務ですが、どの企業も課題を抱えている場合が多いのが実情です。
企業によって、悩んでいる箇所は、それぞれ異なり、一概に解決策を提供することは難しいのですが、共通する部分も多く、それらの課題に対しては、解決策を提供していくことが可能です。この記事では、販売管理業務に課題を抱えている企業のお悩み解決する方法をご紹介します。
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面倒と思われがちな販売管理業務について
最初に販売管理業務について、少し触れたいと思います。販売管理とは、企業が商品やサービスを販売して、得た売り上げを管理することを言います。
もう少し、具体的に言うと、商品やサービスの販売に関する情報を管理することを指します。流れとしては、顧客から注文を受ける、もしくは受注してから、商品を出荷して、納品し、代金の回収を行うところまでの一連の情報の管理のことを指します。
販売管理の業務内容
販売管理業務では、商品やサービスを、いつ、どこで、誰に、何を、なぜ、どのように、いくつ、いくらで販売したという情報を管理した上で、代金の回収を行います。
なぜ、このような情報を管理する必要があるのでしょうか？製品を販売する際、製造前の仕入れの管理や在庫管理、顧客データの管理を行う事で、製造コストと利益のバランスを担保する事でき、最終的に得られる利益についても把握することができるようになります。こうすることで、健全な経営に繋がり、会社として継続的に売り上げを上げることが可能になります。
販売管理業務の流れ
一般的な企業の販売管理業務の流れを説明します。大まかな流れとしては、顧客から引き合いがあったら、商品を納め、代金を受け取るまでを販売管理業務と言います。販売管理業務を説明する際、お金の流れとモノの流れを分けて考えた方が分かりやすいので、個別に説明します。
1お金の流れ
① 見積もり
引き合いがあった際に、真っ先に行うのが、見積もり作業になります。具体的には、商品をうる会社の場合だった場合、何を幾つ、いつまでに納品するのか、いくらで販売するのかなど、取引条件を一通り確認し、取引先へ提示します。
② 受注
作成した見積もりに対して、在庫確認した上で、取引条件を設定し、顧客に対して再度提案し契約を結ぶのが受注プロセスです。
③ 売り上げ
法人取引では、直ぐに代金が支払われるのではなく、一定期間でまとめて後から支払う「掛取引」で行われるのが一般的です。従って、受注したからといって、直ぐに代金が支払われる訳ではないので、気をつける必要があります。こちらは、取引条件を決める際に予め決めておく必要があります。
④ 請求・入金
取引が成立したら、取引先へ取引条件で決めた金額を請求し、入金してもらい初めて、会社に資金が入ります。
2モノの流れ
⑤ 在庫確認
見積もりを作成する上で、お客様に提供できる在庫があるのか確認する必要があります。コンサルタントなどのサービス業の場合だと、おそらく配属する人材の確保ができるかどうかになります。
⑥ 仕入れ・納品
在庫管理を実施した上で、受注が決まり、在庫が足りない場合は、新たに商品を仕入れる必要があります。そして、契約の際に規定した納期に納品することが求められます。
販売管理業務が面倒に感じる要因とは…
販売管理業務が複雑になってしまう要因として、取引先の企業ごとに取引条件が異なる点が挙げられます。例え、同じ会社だったとしても、部門や担当によっては取引条件が異なる場合も多々あります。
その為、販売管理を行う際は、案件ごとに取引情報や条件を管理することが不可欠です。しかし、個別の案件ごと正確に管理するには、コストと時間がかかり、面倒に感じる部分も多くあります。いくつか具体的な例を紹介します。
Excel管理が複雑になっている
エクセルで販売管理を行う場合、売り上げ管理表・顧客管理表・在庫管理表を作成します。これらは、主にエクセルの標準機能であるマクロ、関数、ピボットテーブルを活用する事で、ある程度効率化を測ることが可能です。
しかし、事業が拡大していくにつれて、管理業務が複雑になっていきます。商品の増加などの環境変化に対応するためにマクロや関数を組み替える必要出てくるため、管理するのに膨大な工数を要します。
手作業・手入力の手間が多い
販売管理業務の場合、それぞれ個別の取引条件を手作業・手入力で行う必要があり、かなりの手間が発生します。また、手入力で行なっているため、どうしても人為的なミスは避けられません。
書類作成量が多い
販売管理業務が面倒と感じられる1番の理由は、書類作成量が多いことです。具体的に必要な書類としては、見積書・注文/注文請書・出荷指示書・納品書/受領書・請求書・領収書があります。販売管理の流れに沿った形で、必要なタイミングで抜け漏れなく、書類を発行する必要があり、管理工数及び作業工数を要します。
面倒に感じる販売管理業務を効率化するには？
面倒な業務になりがちな販売管理業務を効率化するには、何が一番有効なのでしょうか？１つの有効な策として、販売管理システムを導入し、管理工数や書類作成工数を削減することができます。
販売管理システムで解決できる！
販売管理システムを導入することで具体的に何ができるようになるのか？具体的な機能を紹介しながらご紹介します。
1販売管理機能
・見積もりのステータスを「受注、失注、未受注」の3つに分ける事で、見積もり状況が可視化され、各案件に対して、取るべき対策が明確化されます。
・見積もり情報から転記する形で受注情報を登録できるので、入力ミスを減らすことが可能になります。
・見積もり情報を複製することが可能なので、効率よく作業を進められます。
・受注案件の情報をすべて1ページに集約しているので、案件単位で情報を管理することが可能になり、状況を正確に把握することが可能になります。
・受注の状況管理がTodoリストに連携されているため、次にやるべきアクションが明確にされます。
・多くの工数が取られがちな、「注文請書」など、受注関連の書類作成を自動で行うことができます。
・案件情報ごとの売掛金や、請求日や締め日などを一覧で確認することもできます。
2仕入れ管理
・発注番号や発注日を自動で入力してくれる機能もあり、簡単に発注作成を行うことができます。
・納品の受け入れ作業も事前に入力された情報を確認するだけで、完了することができます。
・イレギュラー対応が必要な返品や割引作業もコメントに内容を入力するだけで登録が完了します。
3在庫管理
・在庫の棚卸し作業をする際、すべての商品を一覧で見ることができるため、スムーズに作業を進めることができます。
・在庫管理で致命的な欠品を防ぐため、商品ごとに発注点を設定しておき、その商品の在庫数を下回るとダッシュボードにアラートが表示される機能もあり、欠品による機会損失を妨げることができます。
・また、在庫の変動をすべて記録する事で、在庫がどれだけ増えたり、減ったりしているのかも一目で確認できます。
4分析機能
・一定期間内での商品ごとの売り上げを確認することができるため、売れ筋の商品を把握したり、商品の入れ替えや在庫管理に活用したりすることが可能です。
・指定期間で発生した商品別の仕入れ金額を確認することができ、仕入れの数値分析に活用できます。
・商品別の在庫状況を簡易的に取得することができるため、発注量の調整に活用できます。
販売管理システムのメリットは？
販売管理システムで実現できることについて紹介しましたが、具体的にどのようなメリットを得ることができるのかご紹介します。
1売り上げ分析
販売管理情報は、経営戦略を立てる上で非常に重要なデータです。販売管理システムを活用することで、必要な情報を一元管理でき、売り上げ分析がしやすくなります。例えば、どの商品が、いつ、いくらの価格で、幾つ売れたかといった情報から、今後はどのくらい仕入れる必要があるか予測を立てることが可能になります。
2受注・発注ミスを防ぐ
１つの取引に対して、通常は、営業、仕入れ、出荷など、全ての工程に置いて、部署が分かれている場合が多いです。そのため、部署間で情報が共有されていることが重要です。販売管理システムを活用する事で、全工程の情報が一元管理され、受注や発注ミスが起きづらくなり、受注した案件を確実に売り上げに計上することができます。
3書類作成の簡略化
販売管理システムを導入していない場合だと、発注番号など同じ情報を何度も入力する必要があり、ミスが発生してしまったり、手間が発生してしまったりする場合がございます。ミスを防ぐためにダブルチェックしている場合もございますが、そうするとコストが掛かってしまいます。
販売管理システムを導入する事で、1つの情報を入力するとその他の同じ情報は、自動で入力されるようになります。ダブルチェックする必要もなくなり、コストを削減できるだけでなく、作成工数も削減できるようになります。
使いやすくて便利！FunBizの魅力とは
最近では、様々なメーカーから販売管理システムが発売されています。販売管理システムの善し悪しは、必ずしも値段に比例するとは、限りません。必要のない機能が多いと、現場の人々にとっては、かえって使い勝手が悪くなってしまい、定着しない場合もございます。
そこで、今回ご紹介したいのが、FunBizという販売管理しシステムです。FunBizは、必要最低限の機能を備え、シンプルな設計を売りにしているのが特徴です。そのため、始めて販売管理システムを導入しようとしている会社にとっても使い勝手がよく、利用者から好評を受けている販売管理システムです。
FunBiz特徴・メリット
FunBizの特徴やメリットについて、いくつか紹介したいと思います。
1全ての情報を素早く確認
FunBizの特徴として、全情報を１つのダッシュボードで管理する機能があり、それによってあらゆる情報をリアルタイムに確認することができるため、状況を素早く察知し、取引先に対して、素早い対応を実現します。また、ダッシュボードには、 Todoリストも搭載されており、欠品を起こさないようアラート機能も搭載されています。
2シンプルな画面設計
FunBizは、運用しやすいシステムを提供することを念頭に、開発をしているため、誰でも簡単に使用することが可能です。
3どこからでもアクセス
FunBizは、クラウド型システムなため、インターネット接続さえあれば、いつでもどこからでもアクセスすることができます。例えば、取引先の商談中に、在庫を管理することも可能です。素早い対応だけでお客様から信頼を獲得することも可能です。また、モバイルなどパソコン以外の端末からアクセスできるのも特徴です。
4データを安全に管理
販売管理情報は、顧客との大切なデータが含まれているため、取り扱いに注意する必要があります。紛失してしまうと顧客との信頼を失うリスクにもつながります。FunBizでは、大切な情報を守るため、高水準のWebサーバーとデータセンターを備えています。それだけでなく、SSL通信により、全ての情報が暗号からされているため、データは安全に守られます。自動バックアップもとっているため、データを消してしまった場合でも問題ありません。
5低価格導入が可能
FunBizでは、ユーザーに合わせたプランが用意されています。基本は、1ユーザー9800円で、1名からの利用が可能です。クラウド型なので、新たにハードウェアを購入する必要はなく、新たな設定も不要になります。そのため、契約後すぐに利用を開始することが可能です。
まとめ
今回は、販売管理業務が複雑になりうる要因から始め、販売管理システムを導入するメリットや、オススメの販売管理システムについてご紹介しました。
企業の売り上げに直結する販売管理業務を的確に行うことは、長期的な視点で見ると非常に有効な策と言えます。多少の初期投資は伴いますが、販売管理業務でこれまで苦労していた方は、ぜひ販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。