業務の中で「販売管理」を行う企業も多いでしょう。
これをエクセルなど一元化されていない環境で行うと効率的に行えず、管理工数ばかり膨らんでしまうことが懸念されます。
これにより、本来行うべき作業に集中できずに、コストばかりが増えてしまうという問題も発生するでしょう。
本記事では、販売管理システムを導入することを検討している方へ、販売管理を一元化するために、販売管理に起こりうる課題と販売管理システムの概要をご紹介し、最後に販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」をご紹介します。
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管理業務での課題
販売管理業務を行っていると、どのような課題が考えられるのでしょうか。
ここでは、販売管理業務で発生しがちな課題をご紹介します。
見積書類の作成などで時間を取られる
取引先ごとに見積書のフォーマットが決まっている場合、取引先の数だけ見積書の種類が存在することになります。
これを手作業で作成・管理するのは時間がかかり、効率的とはいえず、異なるフォーマットで提出してしまうリスクもあります。
また、同じ情報を複数回入力する必要も出てきて、入力ミスも発生します。
これを防ぐためにダブルチェックをする為の工数も発生して、見積書類を作成するために必要な時間が多くなりがちです。
受注・発注ミスが起こる
販売・在庫計画を立てるためには、販売情報を一元管理する必要があります。
販売管理を手作業で行っていては、すべての案件を一括して管理することは非常に困難といえます。
案件ごとに受注数や単価なども異なるので、手作業で一元管理をしようとするとかなり手間のかかる業務になってしまいます。
これにより、過剰在庫や、逆に在庫不足の為に欠注を招く事態も発生しやすいでしょう。
販売管理システムとは
販売管理システムとは、受注から請求、入金などの販売にかかわる全ての業務を一元的に管理することです。
これにより、業務効率化を図ることができます。
販売管理システムを導入することで、適正在庫を行えるなどのメリットがあり、企業の生産性向上を実現させることが期待されます。
ここでは、主な機能と種類についてご紹介します。
機能
搭載されている機能は、販売管理システムごとに異なりますが、おおよその機能は、「販売管理機能」「在庫管理機能」「仕入管理機能」の大きく分けて3つの機能があります。
①販売管理機能
販売管理には、見積や受注、売上、請求などの業務があります。
企業や属している業種によって細かいところは異なりますが、「受注管理」と「請求管理」は共通している事といえます。
販売管理をサポートする機能は以下の通りです。
◎受注に関する管理
受注管理では、商品やサービスの注文情報を管理します。
注文が入った時に、商品やサービスの受注情報を入力したり、登録したりする機能があります。
販売管理システムによっては、見積データを引用して自動的に作成される機能も搭載されています。
また、登録された受注情報を受注番号や取引先、サービス名など様々な項目をキーとして検索し、結果を表示する機能もあります。
「受発注同時入力」できる機能を搭載している販売管理システムもあり、自社で在庫を持たず、仕入れ先から直接取引する場合は入力が最低限になります。
◎請求・回収に関わる管理
商品やサービスを納品後は、請求書の発行や未払いの案件の回収管理を行う必要があり ます。
この管理をサポートする機能としては、売上データに基づいて請求書を発行できる、未回収の案件を検索できるなどがあります。
②在庫管理機能
出荷管理では、受注情報に基づいて正確に商品を出庫することが必要です。
これをサポートするための機能は以下のようなものがあります。
◎出荷に関わる管理
出荷指示が作成できて、確定後に倉庫へ出荷指示が送られて発送できる機能があります。
また、在庫の状況を確認するために、現在の在庫や受払い情報の履歴を検索できる機能が搭載されています。
これにより、何がどれくらい残っているのか、また在庫の移動などを可視化することができます。
◎在庫の調整
棚卸管理や登録をする機能もあります。
エクセルにデータを入力して販売管理システムに取り込むことで、棚卸状況を反映や管理することができます。
これにより、業務の効率化を図れます。
③仕入管理機能
製造業など、部品の仕入れが必要な場合は、仕入れ業務は自社が顧客になり、販売業務と同様に、見積や発注、支払いなどの業務が発生します。
これをサポートするための機能は以下のようなものがあります。
◎仕入に関わる管理
見積や購買内容を確認して、契約書を交わした後に仕入れを確定して、在庫計上する「仕入確定」機能や、何を・いつ仕入れるのか、仕入れの予定を入力できる「仕入予定入力」機能などがあります。
販売管理システムによっては、仕入れの予定を受注情報から自動で作成してくれる機能も搭載されています。
◎支払いに関わる管理
支払い・買掛情報を基に消込作業が行える機能があります。
これにより、どの取引でいくら支払ったのかを確定することができます。
また、支払予定の金額や支払先などを集計して、予定表を作ることができる機能があります。
期間や支払区分ごとに表示することも可能です。
種類
販売管理システムには大きく分けて「オンプレミス版」と「クラウド版」の2つの種類があります。
2つの特徴は以下の通りです。
| オンプレミス版 | クラウド版 | |
| 導入の手間 | 自社でサーバーやハードウェアなど準備する必要があるため、導入に手間がかかる。 | 導入に手間がかからない。ソフトウェアをインストールする必要もなく、比較的気軽に導入が可能。 |
| 費用 | 故障などのメンテナンスが必要。サーバーやハードウェアも揃えなくてはならないために導入コストも高くなる。 | インターネットを介して共同利用しているので、メンテナンスも不要。導入コストも維持するコストも基本的にオンプレミス版より低くなる。 |
| 機能 | 機能にさほど差はないが、クラウド版の方がソフトウェアのアップデートはしやすい。 | |
| 使いやすさ | インターネット障害に見舞われた時も運用可能。 | インターネットに繋がるところなら、どこでも利用可能。 |
| セキュリティ | 独自にセキュリティ対策を講じる必要がある。 | 外出先などでも見れてしまうので、端末の紛失や盗難のリスクを考えなくてはならない。また、自社とは別のところで共通してデータが管理されるので、不安は残る。 |
販売管理システムで業務を効率化
◎データ入力を簡素化
販売管理はデータ入力の作業が非常に多い業務です。
FAXやメールで受注を行った場合、販売管理シートや在庫管理シートなど様々なフォーマットに同じデータを入力する必要があります。
これでは、どんなにミスを防ぐよう注意しても、いずれはミスが起こってしまいます。
販売管理システムを導入することで、例えば受注データを入力すると、在庫管理システムや債券・債務管理にも反映されるので、最低限の入力作業で済みます。
◎異なる販売チャネルでも対応できる
現在、多くの企業で販売チャネルの多様化が進んでいます。
これにより、販売チャネルごとに管理を行っていてはその分手間が発生しミスも招きます。
最近リリースされている販売管理システムは多様な販売チャネルに対応し、管理業務を効率化することができます。
マルチチャネル化になってきている現代ビジネスにおいて、販売チャネルの統合は重視すべき点でしょう。
◎見積書など統一されたフォーマットを利用できる
一元管理していない環境では、取引ごとに見積書などの書類のフォーマットが異なることが多く、これは属人化してしまった環境が原因だといわれています。
各従業員が独自のフォーマットを使用することで、見積書管理が煩雑化してしまうという課題があります。
販売管理システムを導入することで、書類のフォーマットが固定されるので、従業員ごと の属人化を防ぐことができます。
◎リアルタイムな分析ができる
販売管理から得られる情報は、経営に活かすことができる貴重な存在です。
しかし、一元されていない環境では販売情報を分析することは難しく、リアルタイムにデータを活かすことができないでしょう。
また、分析するのに各データを収集するだけでも時間がかかり、その上分析や加工にも膨大な工数がかかってしまいます。
販売管理システムを導入することで、情報が統合されているのでリアルタイムな情報を分析して経営に活かすこともできます。
販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」
「FunBiz（ファンビズ）」は小売業や卸売業向けのクラウド型の販売管理システムです。
見積書の作成から受注登録、請求支払い管理など、販売業務に関わる機能を全て一元的に管理することができます。
FunBiz（ファンビズ）の特徴は以下の通りです。
◎リアルタイムな情報を一目で確認することができる
FunBiz（ファンビズ）では、全ての状況を一目で把握できる「ダッシュボード」形式で表示します。
日々の状況をリアルタイムで確認し作業漏れを防ぐTODOリスト機能もあります。
取引状況に応じてTODOが設定できます。
また、欠品を起こさないために商品ごとの発注点を切った場合は警告が表示されます。
◎使いやすくシンプルな画面設計
新しいシステムをいれても使い方が複雑で現場になじまないことも多くあると思います。
販売管理は、データ入力が多い業務ですがFunBiz（ファンビズ）では、「使いやすいシステム」を目指して開発されています。
長く運用することができるようにシンプルな画面設計になっています。
操作も簡単なので得意不得意問わず利用できます。
「導入後、操作が難しくて使われない」などの悩みがなく、入力ミスが防げるため、業務の効率化を図れます。
◎クラウド型なので、いつでもどこでもアクセス可能
FunBiz（ファンビズ）はクラウド型の販売管理システムなので、例えば客先での商談中でも、倉庫からでもアクセスできます。
どこにいても最新情報を取得することができます。
また、端末によって使いやすい画面レイアウトに変わるので、最新の情報をスマートフォンやタブレットなどでもストレスなく確認することができます。
◎信頼性と耐久性に優れたサーバー
クラウド型の利用に際して、情報セキュリティ面を心配される方も多いのではないでしょうか。
FunBiz（ファンビズ）では、大切な情報をしっかり守るため万全なセキュリティ対策を講じています。
高水準のWebサーバーとデータセンターに加え、SSL通信により情報を暗号化することでデータを守っています。
また、自動でバックアップも取っているので万一データが消えても元の状態に戻すことができます。
◎低価格での提供
どんなに便利な機能が備わっていても、導入コストが高ければ導入を躊躇してしまうものです。
特に中小規模の企業であれば、システムに大きな投資をしてしまっては、利益を圧迫してしまうものとお考えではないでしょうか。
ご利用ユーザーの人数に合わせて料金プランをご選択いただけます。
一名からの利用でも 機能を制限することなく、全て使うことができます。
クラウド型のシステムなので導入時すぐに使うことができます。
無料で最新版にアップデートされ、運用開始後は月額利用料以外の料金がかかることがありません。
FunBiz（ファンビズ）なら、低価格での導入が実現できます。
◎サポート体制が整っている
どんなシステムでも導入時には多くの質問がでてくるものです。
FunBiz（ファンビズ）では、導入後に電話やメールにて質問を受け付けています。
お客様が完璧にシステムを使いこなすために、いつでも気軽にお問合せすることができます。
また、導入後には複数人に向けたレクチャーなども受けることができるため、複数人で操作する場合にも安心です。
まとめ
販売管理で発生しやすい課題や、販売管理システムを導入することでどんなメリットがあるか、最後に、販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
企業である以上、コスト削減をしていく必要がありますが、一元化されていない環境で販売管理をしていては、それも難しいでしょう。
FunBiz（ファンビズ）は、シンプルな画面設計や低コストで導入可能なために、導入後、浸透しやすいシステムです。
是非これを機に、販売管理システム「FunBiz（ファンビズ）」を導入することを検討してみてはいかがでしょうか。