通常、在庫管理は「適正な在庫量の維持」を目的に行われます。
有形商品を扱う企業ならば必ず持っている「在庫」ですが、「在庫管理」と「商品管理」はどのように行っているでしょうか。
今回はそれぞれについて解説するとともに、効率的に管理を行う方法をご紹介します。
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在庫管理と商品管理の違いとは？
在庫管理と商品管理は、同義の言葉として扱われるのが通常です。しかし、同じ「在庫」であっても、「商品管理業務」は多方面の要素を含んだ業務を行うことがわかります。それぞれの業務内容をまとめました。
在庫管理とは？
在庫管理とは、日々変動する在庫数を正しく管理することを言います。
在庫管理業務は単体では効果を発揮しません。「販売管理」という商品販売に係わる一連の業務の1つとして、商品管理を行います。在庫数について記録上の数値と実際の数値を比べ、差異無く管理することが必要です。
販売管理は、
・受注管理業務
・出荷管理業務
・請求管理業務
・仕入管理業務
・在庫管理業務
これらの5つに分かれています。
■在庫管理業務の流れ■
在庫管理業務は、顧客の注文に応える商品を確実に納品するための重要な役割を担っています。
適切な在庫保管方法を整えたうえで、商品の受入・検収・入庫・棚上・棚卸・出庫・発送を行います。
在庫は将来的に「現金化されるもの」であり、適正に管理することが重要です。
■在庫管理を行う目的■
在庫管理は、「適正な在庫量の維持」「どこに何が在るかの明確化」のために行います。
①適正な在庫量の維持
大量に抱えた在庫のうち、不良在庫が過剰となれば保管スペースを圧迫し、その分の保管コストが発生します。
売れ残りを回避しようと乱売を行えば利益を圧迫してしまいます。廃棄処分となれば、仕入コストの回収ができません。一方で在庫切れを起こすと、本来であれば販売できる商品を販売できず「販売機会の損失」を招きます。
つまり、「適正量の在庫維持」は、適正量の入庫を行うことから始まります。買い過ぎを防止して余剰在庫を減らす・適格な需要予測を立てて欠品を防止することができれば、利益圧迫・資金繰りの圧迫・販売機会の損失を回避できるでしょう。
②どこに何が在るかの明確化
商品を入庫したら、適切な方法で保管します。入出庫を正確に行い在庫数量を把握できても、どこに何が在るのかその保管場所がわからなければ「在庫が無い」と同じです。万が一、出庫時に納品すべき在庫が無ければ「欠品」として扱います。
その後の棚卸で発見されれば「余剰在庫」が生じ、商品劣化が見られれば廃棄処分しかありません。
つまり、「どこに何が在るかの明確化」は、適切な在庫保管方法を整えることから始まります。「5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）」・「3定（定位置・定品・定量）」・「実地棚卸」を徹底して行いましょう。また、ロケーションから不良在庫が生じないよう、管理の不備も無くしておきます。
商品管理とは？
一般的に、商品管理は「在庫管理を含めた物品の管理」を言います。小売販売の場合、商品の選定・仕入れから在庫管理、マーケティングや販促活動も「商品管理」として行います。
倉庫に保管している在庫数の管理に限定せず、今後扱う予定の商品・売ろうとしている商品も管理していきます。
■商品管理を行う目的■
「確実な売上」と「在庫の健全化」、「商品に関する様々な業務量の削減」を目的に、商品管理を行います。
①確実な売上
商品が売れていても在庫数量が多ければ、「現金化できていない商品」が多い状況と変わりません。また、販売不可能な商品は損失に、欠品が生じれば販売機会の損失を招きます。
つまり、「確実な売上」を確保・維持するために商品管理が重要な役割を果たすと言えます。
②在庫の健全化
商品管理には在庫管理の徹底が重要と説明しました。商品＝在庫の流れを把握すると、「売れ筋の商品」、「売れる期間」、「売れる数量の目安」が見えてきます。
必要な商品を把握することで、余剰在庫・在庫不足・不要な商品にかけていた管理コストの解消に近づきます。
③業務量の削減
商品管理を行うのは、在庫を保管している現場に限りません。商品管理の方法を周知徹底することで、関係者全員が棚卸や記録を行えるようになります。
そして、自社の棚卸や入出庫に沿ったロケーション管理を設定、実施しましょう。業務にかかる手間と時間を削減することができます。
・固定された商品ロケーション管理
保管場所が固定されており、同じ商品を違う棚に入れるミスを低減できます。また、商品の出し入れに時間がかかりません。
・流動的な商品ロケーション管理
商品群が多岐に渡る場合も、好きなところに良く売れる商品を陳列できます。保管場所が固定されていないので、棚に空きを作ることなく並べることができます。
■商品管理を的確に行うポイント■
①管理状況を徹底、共有する
商品の在庫管理を適正に行うには、商品に係わる全員が「どのように商品管理を行うか」を把握できるようにします。
②売上分析から在庫数量を再検討する
必要なアイテムを把握すると、余剰在庫・在庫不足・不必要な商品在庫にかけていた管理コストを削減することができます。
売上に貢献している商品を絞り込むには、「在庫回転率」や「平均在庫金額」の計算が有効です。
在庫管理を適切に行うべき理由
在庫管理を適切に行うのには理由があります。具体的に3つの理由をご紹介します。
在庫管理が売上向上のカギ
販売管理業務における「在庫管理」は、顧客のニーズに応える商品を確実に納品するための重要な役割を担っています。
在庫は将来的に「現金化されるもの」であり、適切な在庫量を、適切な保管スペースで、適切な方法により管理することで、売上向上に導くことができるのです。
在庫不足を防げる
在庫管理を適切に行うことで、在庫不足を回避できます。
顧客が求める商品を在庫として持っていなければ、ニーズに応えることができません。この結果、本来であれば販売できていた分の売上が立たなくなります。
つまり、在庫は販売機会の損失を防いでくれる存在と言えます。在庫不足の防止は販売機会の損失と顧客の損失を防ぎ、売上減少の回避にもつながるのです。
管理コストを削減できる
在庫管理に係わるコストを削減する際、まず行うべきは「適切な在庫管理」でしょう。
例えば、過剰な不良在庫の保管スペース・余剰在庫の廃棄処分など、実在庫にかかるコストが削減できますし、都度の在庫確認やダブルチェックにかかる時間と手間を減らすことができます。
在庫管理を効率良く行うためには？
ここでは、効率よく管理業務を行うためのポイントをご紹介します。
■在庫管理を効率化する方法■
①在庫量の基準を設定する
適正な在庫量の基準は、会社の考え方や在庫の持ち方によって異なります。必要な在庫を持ちながら不要な在庫を減らすためにも、適正な在庫量の基準を決めましょう。
②判断基準の統一
基準を設定したら、関係者全員が判断を下すことができるよう「判断基準」を統一しましょう。判断が属人化している場合、当人の不在時に作業が中断するリスクが生じます。基準の設定と判断基準の統一はリスク回避に効果的です。
③効率的なピッキング環境を実現する
前述のとおり、適切なロケーション管理が業務の効率化をもたらすことがわかりました。在庫保管環境を見直すことで大幅に効率化できる可能性があります。
④在庫管理システムの導入
在庫管理を効率よく行うには、「在庫管理システム」の導入が有効と考えられます。次の項で詳しくご紹介します。
在庫管理システムとは？
在庫管理システムは、従来の紙で出力する伝票や帳簿による「在庫管理業務の手間・コスト」の低減を目的に導入されるシステムです。
在庫に係わる全ての情報を1つのシステムで管理し、具体的には在庫や入出庫の情報、在庫不足情報などを扱います。
ERPやRPAとは何が違う？
在庫管理システムの比較対象として、「ERP」と「RPA」を解説します。
■ERPとは■
ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、会計・生産・購買・在庫・販売・人事など、企業経営に必要な部門単位の情報を一元化する「統合管理システム」を言います。リアルタイムな経営判断と経営効率化の達成を目的につくられたシステムです。
具体的には、
・部門間の情報伝達の迅速化
・業務効率化による負担軽減
・生産管理高低の管理、及び適正な調整実施
・在庫保管費用の最適化
を管理現場にもたらし、「情報の一元化」と「リアルタイムな経営判断」を可能にします。
■ERPとRPAの連携■
RPAはERP導入時・導入後に、ERPの機能をカバーするツールと言えます。
RPAは「Robotic Process Automation」の略であり、人間が行う操作を記憶し、再現する技術を言います。大量のルーチンワークを正確に速く処理することで、生産性向上につなげることができます。
①導入時の連携
ERP導入時には、自社の業務とERP機能の適合作業が必要です。ここで生じる「業務と機能の差異」を解消させるのがRPAの活用です。
RPAを用いることでERPへの自動ログインから一連の作業を簡単な設定で実行できるのです。コスト面でも、従来のカスタマイズ開発・アドオン開発と比較しても、導入と保守にかかるコストを安価に抑えることが可能です。
②業務の効率化
ERPの伝票入力は、人の手で行われています。人手が介在する領域をRPAに置き換えることで、これまでの作業負荷の高まり・伝票入力ミス・運用コストの増加を抑えることができます。
■基幹システムとは。在庫管理システムとERPの違い■
ERPが企業の経営に必要な情報を一元管理する「統合管理システム」であるのに対し、ビジネスを行う上で重要な業務を支える、「業務単位」で独立したシステムを「基幹システム」と言います。
生産管理・販売管理・購買管理・在庫管理・会計・人事給与の6つに分類されることが多く、一般的にはこれらを「業務系システム」と呼びます。前項でご紹介した在庫管理システムは、この基幹システムの1つです。
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シンプルな在庫管理なら「FunBiz」
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機能＆特徴
■FunBizの特徴■
・ダッシュボード形式を採用
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・低コストで導入可能
FunBizはクラウド型なので、ハードウェアの購入が不要です。契約後すぐに利用いただけるのもメリットです。
■FunBizの機能■
・TODOリスト搭載
FunBizでは、受注ステータスをTODOリストに連携させています。受注件数が多いときでも出荷漏れや仕入れ漏れが起きないよう、配慮しています。
・全ての在庫変動を記録
在庫商品が登録されると、初期在庫や棚卸、入出庫による増減など、商品ごとの履歴を記録しています。滞在在庫や在庫紛失を見つけることに効果的です。
・発注点アラート
商品ごとに「発注点」を設定すると、在庫数が発注点を下回ったタイミングでアラート表示をしてくれます。欠品状態を防ぐのに有効な機能です。
まとめ
今回は、在庫管理と商品管理、並びに効率化を可能にする在庫管理システムについてご紹介してきました。
適切な商品管理を行うことで業務コストを削減し売上を向上できることがお判りいただけたと思います。
また、在庫管理システムを導入することで、適切な管理を効率的に行うことができます。安くて使いやすい在庫管理システムをお探しの場合は、「FunBiz」の導入を検討されてはいかがでしょうか。