商品の在庫を抱えている企業にとって適切な方法で在庫管理することは非常に重要なことだといえます。
取引先のお客様のニーズに対して在庫が不足すると、失注の可能性があり、売上が減ってしまいます。
また、製造前の原材料や部品の欠品は製品の製造停止に追い込まれてしまいます。
逆に、在庫が余剰になると保管のコストが発生したり、利益を圧迫したりしてしまいます。
在庫管理を余剰・欠品なく適切に行うには、在庫管理システムを利用すると良いでしょう。
本記事では、在庫管理における課題と、在庫管理システムFunBiz（ファンビズ）を導入することでどう解決できるかをご紹介します。
在庫管理作業は大変です
在庫管理作業は、大きく分けて2つやることがあります。
1つ目は「何が、どこに、何個、どのような状態」であるかを把握する「現品管理」、2つ目は原材料や仕掛品、完成品などの「棚卸資産の数量管理」です。
現品管理はまず、4S（整理、整頓、清潔、清掃）を徹底することから始まります。
その上で、「何がどこに保管されているか」を明確にするために、保管の分類とロケーションルールを定めることが必要です。
保管場所を明確にしたら、入出庫時に必ず商品の出入りを記録して、帳票と実際の数を同期させます。
説明するのは簡単ですが実際には、「タイムリーな入力ができない」、「入力ミス」、「商品の破損、紛失、持ち出し、保管場所の移動」などで大変な作業となっています。
棚卸資産の数量管理は、在庫量を適切に保つことを目的として管理していきます。
適切な在庫を保つことは、入荷する量をコントロールする必要があります。
入荷する量をコントロールするためには、工場等への発注の量を調整することになります。その際に良く使われている発注形式は、大きく分けて2つあり、発注量は一定とし発注タイミングを変化させる「定量発注方式」と、一定間隔の発注サイクルを決めておき、発注量を変化させる「定期発注方式」があります。
どちらの方式を取るにせよ、「どのタイミングでどの商品（または部品、材料など）をどれくらい発注すべきか」を考えるためには、在庫の状況がどのようになっているか常に把握しておく必要があります。
在庫管理作業の課題
在庫管理作業にはどの様な課題があるのか、具体的なポイントをまとめてみましょう。
◎在庫管理業務のやり方が担当者によって異なる場合がある
企業で明確なルールを決めていないと、従業員ごとに異なるやり方で行ってしまいます。
やり方を統一化していないと、在庫の把握が困難になることやミスも発生しやすい状況となります。
また、従業員に業務が依存することになり、限られた人にしかできない業務になってしまいます。
◎仕入と販売のバランスを保つのが難しい
在庫は余剰状態になっても、欠品状態になってもいけません。
在庫は販売して初めて現金化されるものなので、余剰状態になると、キャッシュフローが悪くなり、利益を圧迫することにもなります。
製造業などの材料や部品は経年劣化の問題もあるので、長い間、仕入れた価値を保つことは難しいという側面もあります。
余剰状態を解消しようと、価格を下げて販売すると、当初見込んでいた売上より安くなってしまいます。
このことより、適正な在庫数を保つことは企業にとって大事な課題といえます。
◎在庫管理業務のやり方が複雑化している
エクセルなど一元化されていない環境で在庫管理業務を行うと、仕入個数など1つの情報を複数の帳票に記入する必要がでてきます。
マクロや関数などである程度自動化できても、メンテナンスの問題もあります。
在庫管理業務が複雑化してしまうと、適正在庫を保つことは難しいでしょう。
◎人為的ミスが発生する
在庫管理業務のやり方が従業員によって異なる、かつ複雑な手順になっている場合は、人為的なミスも起こりやすいです。
また、ミスを防ぐためにダブルチェックをする必要も出てきて、不要な工数が発生します。
管理業務に割かれる工数や手間が大幅に発生してしまい、利益を圧迫することになってしまいます。
◎経営分析などの情報に活かすことができない
在庫の情報は「今どのくらい売れているか」から「今後どれだけ売れるか」がある程度 予測がつきます。
しかし、一元化されていない環境で情報を収集する作業だけでも大変です。
さらにその情報を経営戦略の為に分析しようとするとかなりの手間とコストがかかります。また、分析結果をリアルタイムで見ることができないので、タイムリーな対応を取りづらくなります。
大変な在庫管理作業も効率化する
前章で挙げた課題は、どのようにして解決していけば良いのでしょうか。
解決策の一つに「在庫管理システム」を導入して、やり方を一元化することがあります。
在庫管理システムを導入して具体的にどう効率化できるのかご紹介します。
◎需要を予測しやすい
在庫管理システムに入力する情報は世の中のニーズが分かる重要なものです。
仕入れた時期と販売時期をシステムでリアルタイムに確認し、経営者の方も需要分析ができます。
在庫管理システムを導入して簡単にデータ分析して、今後の経営に活かすことができます。
◎いつでも適正在庫を保つことができる
在庫管理システムを導入すると、適正在庫を検討する機能があります。
適正在庫マスターを作っておけば、発注するタイミングを間違えることもありません。
また、余剰在庫が増えることも防止できます。
在庫管理システムを導入することで、適切な発注方式も見いだせることがあります。
例えば、「”定期発注方式”を採用していたが、需要が安定してきた商品だけ抜き出して”定量発注方式”に切り替える」というような対策が取れます。
◎在庫管理を標準化することで作業の「見える化」ができる
在庫管理作業を一元化されていない環境で行うと、従業員ごとに異なるやり方で行うために状況が不明確になりがちですが、在庫管理システムを導入することで、全ての従業員が同じやり方になるので、作業の「見える化」が期待できます。
在庫管理システムを導入することで、課題も見えやすくなることでしょう。
従業員間のコミュニケーションも円滑になり、大幅なコスト削減が期待できます。
おすすめ在庫管理システム「FunBiz（ファンビズ）」
在庫管理システムの中でもおすすめしたいのは、「FunBiz（ファンビズ）」というソフトウェアです。
FunBiz（ファンビズ）は見積作成、在庫管理、売上管理、顧客管理といった販売業務に関わるあらゆる業務を管理するシステムです。
クラウド型システムで、今なら初期費用も無料で、わかりやすいインターフェースなので簡単に導入することが可能です。
以下の様な課題を持っている人は、特に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
・エクセルや伝票での管理が大変になってきた
・どうしても在庫が余剰状態になってしまう
・従業員間の情報の共有不足で問題が起きてしまう
・受発注の処理にコストをかけてしまう
・在庫管理業務を改善したいがどこから手を付けてよいかが分からない
なぜ、FunBiz（ファンビズ）がおススメできるか、特徴と主な機能をご紹介します。
◎FunBiz（ファンビズ）の特徴
FunBiz（ファンビズ）の特徴は主に6つあります。
①ダッシュボード形式によりリアルタイムな情報が一目で確認できる
FunBiz（ファンビズ）では様々な情報を一覧表示できる「ダッシュボード」形式を採用しています。
情報はリアルタイムに更新されます。
これにより、最新の情報を一目で確認することができます。
ダッシュボードには「TODOリスト」機能もあるので、取引状況に応じてTODOが設定できます。
また、欠品を防ぐために、あらかじめ商品ごとに「発注点」を設定しておき、それを下回りそうになった場合はダッシュボードに「アラート」が表示されます。
②ユーザーの年齢層問わない、誰でも使いやすいシンプルな画面設計
FunBiz（ファンビズ）では「長年運用できる使いやすいシステム」を目指して開発されました。使い方が難しいと折角システムを導入しても長続きしません。
FunBiz（ファンビズ）では必要な機能をシンプルに組み込んでおり、ユーザーの年齢層を問わないので、どなたでも気軽に使えるシステムです。
③クラウド型のシステムなのでいつでもどこでもアクセス可能
FunBiz（ファンビズ）はクラウド型のシステムなので取引先での商談中や倉庫の中からのアクセスできます。
リアルタイムで情報が更新されているのでいつどこにいても最新情報を取得することができます。
また、FunBiz（ファンビズ）はレスポンシブ対応しているので、異なる端末からアクセスしたときもストレスなく内容確認することができます。
④安心のデータ取り扱い体制
FunBiz（ファンビズ）は大切な情報をしっかり守るため万全な体制を取っています。
高水準のWebサーバーとデータセンターに加えてSSL通信により情報を暗号化しています。
また、自動バックアップ機能もあるので、万が一データが消失してしまっても元に戻せるので安心してシステムを使うことができます。
⑤低価格での導入ができる
ご利用ユーザーの人数に合わせて料金プランが組めます。
1名からの利用でも全ての機能とサポートが使うことができます。
クラウド型のシステムなのでハードウェアを購入する必要や面倒な設定も不要です。
契約したら、すぐに利用することが可能です。
また、無料で最新版にアップデートされる上、運用開始後は月額利用料以外の追加料金がかかりません。
◎FunBiz（ファンビズ）の機能
FunBiz（ファンビズ）は在庫状況を整理整頓し、シンプルに管理することができます。
これにより在庫管理を改善するために必要な、業務の「見える化」をすることができます。
在庫管理では、適正在庫にすることが一番の目的ですが、FunBiz（ファンビズ）には、それを実現するための機能が搭載されています。
①作業漏れを防げるTODOリスト
取引が多くなると、出荷漏れや仕入漏れなどの問題が発生する可能性が出てきます。FunBiz（ファンビズ）はそれを防ぐために「TODOリスト」機能を搭載しています。
受注登録から入金完了までを一連の流れとして捉えることができます。
②状況が一目でわかる
FunBiz（ファンビズ）は売上情報や営業状況が一目でわかります。
これにより、行動指針を立てやすく、今後の改善に活かすこともできます。
③自分好みにデザインを変えることができる
FunBiz（ファンビズ）では、全体のイメージカラーを使用するユーザー毎に自由に変更できます。
テーマは全部で33種類もあり、気分に合わせて画面の色を変えることができます。
④在庫一覧からまとめて棚卸し
今までは1つ1つ行っていた棚卸しも、在庫一覧から全ての商品をまとめて棚卸を行うことができます。
⑤欠品を防ぐための発注点アラート
台帳管理の商品台帳で商品ごとに発注点を設定しておくと、在庫数が発注点を下回った時にダッシュボードにアラートが表示されます。
これにより、欠品を防ぐことができ、受注の機会を活かせることに繋がります。
⑥在庫変動を全て記録
在庫商品が登録されて、初期在庫や棚卸、出荷や仕入などの在庫数の変動を全て記録しているので、滞在在庫の確認や在庫紛失を見つけることができます。
また、履歴を見ることで「どの商品がどの時期に売れやすい」ことや「この商品はあまり売れていないのに仕入れている」ことが見えやすくなります。
FunBiz（ファンビズ）の特徴、機能を紹介してきましたがいかがでしたか。
販売管理に必要な機能が包括的に備わっているだけでなく、初期費用なしで、使いやすさと見やすさを追求したシステムとなっています。
まとめ
在庫管理業務をするにあたって発生する課題や、それを「在庫管理システム」を導入することによって、どのように解決できるかをご紹介してきました。
FunBiz（ファンビズ）を使えば、在庫管理はもちろんのこと、販売管理や仕入管理、様々な分析ができます。
在庫管理業務を「見える化」することは、適切な在庫量を保てるようになるので、利益にも直結することでしょう。
また、業務が一元化されることで見えてくる課題もあります。
是非この機会に、在庫管理システム「FunBiz（ファンビズ）」を導入することを検討してみてはいかがでしょうか。