販売管理業務の一連の作業では、至る所にリスクが存在します。
ビジネスの取引においては、１つの小さなミスから信頼損失に繋がってしまうことも多々あるため、それらのリスクを極力軽減することが大切です。この記事では、販売管理業務中に起こりうるリスクについて触れながら、それらのリスクに対してどのように対処していく必要があるのか紹介します。
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販売管理業務中に起こりうるリスク
販売管理業務は、企業が商品やサービスを販売する時の情報を管理することを指し、具体的には、商品の見積もりから、受注、在庫管理、出荷、納品、請求の一連の情報を管理することを言います。
この一連のプロセスは、取引先ごとではなく、案件別に管理する必要があるため、管理が複雑になりがちで、至るところにリスクが潜んでいます。具体的な事例をいくつかご紹介します。
【リスク①】特注品や受注生産品の管理
特注品や受注生産品の管理を行なっている会社の場合、通常よりも販売管理の複雑度が上がります。一般的な販売管理は、「受注、在庫管理、出荷作業」という流れですが、特注や受注生産の場合ですと、それに加えていくつか段階が加わり、「受注、生産状況確認、生産依頼、商品受け取り、出荷作業」となります。
2つ段取りのステップが増えるだけで、受注から出荷までの期間も長期化する可能性が高まり、管理するのが難しくなります。その分リスクも高まり、最悪のケースだと、受注数や出荷先を間違えることも起こり得ます。
【リスク②】手作業による入力ミス
販売管理業務を行う際、案件ごとの情報を細かく管理するため、手作業で情報の入力を行います。しかし、全く同じデータを販売管理シート、在庫管理シート、会計管理シートなどに複数回入力する必要が出てきて、人手によるミスが発生するリスクが高まります。また、ミスを防ぐために、仮に人手によるダブルチェックをした場合、その分の余計なコストが発生してしまいます。
【リスク③】過剰・過小な発注量
販売管理で取り扱う情報は、在庫計画を立てるのに活用されます。しかし、計画を立てるのに元となる情報が手動入力されるがゆえに、時間がかかったり、ミスが多かったりすると、正確な在庫管理ができなくなってしまい、過剰・過少発注が発生してしまうリスクに繋がります。
販売管理業務におけるリスク回避方法
上記で挙げたリスクを具体的には、どのように解決する必要があるのでしょうか？リスクを回避する3つの方法をご紹介します。
販売管理システムを導入する
販売管理業務において、最も重要でありながら複雑な要素は、情報の一元管理にあります。販売管理業務では、全てのプロセスが繋がっているため、個別に情報を管理していては、意味がありません。
その為、全ての情報を１つの場所に管理し、誰でもアクセスできるようにする必要があります。販売管理システムを導入することで、これまで個別で管理していた情報を一元管理できるようになります。
情報の入力作業も手動ではなく、同一の情報が入る箇所は、自動で入力される為、手間も省け、管理工数及び作業ミスの削減に繋がります。そして、情報が一元管理されているため、仕入れ予測などの分析にも情報を活用することができるようになり、販売管理情報をフル活用できるようになります。
社内業務フローの見直しをする
もう１つの解決策として、現状の販売管理業務が適切なのか、再度見直しをする方法があります。いらない業務が含まれていないか、手戻りが発生していないか、効率化できる部分はないか等、検討することで、業務フローを最適化することができます。
情報共有をしやすい環境を整える
販売管理業務では、部門間の情報の共有を始め、コミュニケーションが取りやすい環境が整っていることが不可欠です。そのために、部門間の従業員が情報を共有しやすい環境を整えることが１つの解決策になります。
例えば、社内でコミュニケーションツールを導入したり、情報を一元管理するためのデータベースを導入したりするのも１つの手です。しかし、複数のシステムやツールを導入すると、一元管理するのが難しくなってしまうというデメリットもあります。
販売管理システムで業務改善も可能に！？
これまで、販売管理業務におけるリスクを回避する方法として、3つほどご紹介しましたが、その中でも、販売管理システムを導入することを推奨します。理由としては、最初は多少の初期投資は、かかるものの、長期的な観点で見ると、最も効果があり、コスト面でも安く収まるからです。
販売管理システムとは
ここで改めて販売管理システムについて、説明します。販売管理システムとは、顧客から商品やサービスの注文を受けてから、実際に商品を納品するまでの一連の情報を１つの場所で管理するシステムのことを言います。
販売管理情報をそれぞれ個別の部署で管理してしまうと、連携ミスにより、発注や仕入れに問題が生じてしまう可能性がありますが、販売管理システムを使うことで、それが避けられるというわけです。
販売管理システムの魅力
具体的に販売管理システムを導入することのメリット、どのようにリスク回避に繋がるのか紹介します。
1在庫管理のリスク軽減
販売に関する情報は、経営戦略を考える上で、大切なデータですが、一元管理されていないと活用することができません。販売管理システムを導入することで、販売に関する情報が全て一元管理されるようになり、これによって売り上げ分析などに活用することが可能になります。
例えば、「どの商品が、いつ、いくらで、いくつ」売れたかという情報から今後どのくらい在庫を仕入れれば良いか予測を立てることができ、予実管理を行うことができます。そうすることで、在庫があまりすぎるなどのリスク回避に繋がります。
2受注・発注ミスの軽減
販売管理業務は、通常、各プロセス別に違う部署の人が担当します。例えば、仕入れは、仕入れ担当の従業員、出荷は出荷担当の従業員が担当し、在庫管理は、工場で在庫の管理を担当する専門職の人がいます。
このように工程別に業務を受け持っているため、販売管理システムがないと部署ごとに個別に管理することになってしまい、見え方も変わってしまうため、他部所間のコミュニケーションも取りづらくなってしまいます。結果的に連結ミスによる受注や発注が起きるリスクが高まるのです。
販売管理システムを導入すると、1つのシステムに全ての情報が集約されて管理されるため、販売管理業務全体が見やすくなります。これによって、他部所間のコミュニケーションも円滑になり、受注や発注のミスを軽減することが可能になります。リスクを軽減し、受注した案件を確実に売り上げに計上できるようになるのです。
3書類作成ミスが起きるリスクの軽減
販売管理システムを導入していない場合、発注番号など、全てのプロセスにおいて共通する情報を毎回入力する必要が出てしまいます。
しかし、毎回、人が入力していると人為的なミスが発生するリスクが高まります。ミスを防ぐために、ダブルチェックを行う方法もありますが、余計なコストが発生してしまいます。販売管理システムを導入すると、共有する情報に関しては、自動でシステムが入力してくれるため、改めて手で入力する手間が省けます。ただ作業工数を削減できるだけでなく、人為的ミスが発生するリスクを軽減することも可能になります。
リスク回避も万全に！おすすめ販売管理システムなら【FunBiz】
販売管理業務のリスクを軽減しながら、業務の効率化を目指すのなら、FunBizを導入することをおすすめします。色んなメーカーから販売管理システムは発売されていますが、機能が多すぎて、現場のユーザーが使いきれていない場合がよくあります。FunBizは、機能を必要最低限に抑えることで、ユーザーへの利便性を第一に設計されています。
FunBizの主な特徴
シンプルな作りでユーザーの利便性を考慮して作られているFunBizの特徴について、いくつか紹介します。
1情報を一目で確認
Funbizを活用は、全ての情報を１つの画面で確認できる「ダッシュボード」形式を取り入れているため、瞬時に販売管理情報を把握することが可能です。
ダッシュボード上では、情報がリアルタイムで更新されるため、常に最新情報を確認できます。さらに、ダッシュボードには、Todoリストが含まれており、アラート機能も搭載されているため、在庫の欠品が発生しないような仕組みが整えられています。
2どこからでもアクセス可能
FunBizは、クラウド型のシステムであるため、インターネット環境が整っていれば、どこからでもアクセスをすることが可能です。
例えば、取引先で商談中にモバイル端末から在庫管理をすることで、その場で瞬時に契約を取り付けることも可能です。顧客によっては、取引のスピード感を重視する方もいるので、瞬時にあらゆる販売管理情報を確認できることは有用です。また、各端末で最適なレイアウト表示されるため、ストレスなく活用することが可能です。
3データ管理体制も万全
お客様の中には、クラウドに情報を管理することに不安を抱くお客様もいるかもしれません。Funbizの場合、高水準のWebサーバーとデータセンターに加え、SSL通信により全ての情報を暗号化することデータを保護しております。万が一、データを消してしまった場合でも、随時、自動でバックアップを取っているため、すぐに元の状態に戻すことが可能です。
4低価格から導入可能で、投資リスクの軽減
システム導入は、通常、多額な初期投資を必要とするため軽減されがちです。導入後に、運用がうまく行かなかった場合などのリスクを考えると、慎重な判断が求められます。
しかし、リスクをゼロにすることはできません。FunBizの場合、クラウド型システムのため、ハードウェアに投資をする必要がないため、通常のシステム導入時に発生する初期投資のリスクが軽減されます。
それだけでなく、ご利用ユーザー数に合わせて料金プランが選択できるため、会社に合ったプランを選択することが可能です。料金体系は、1ユーザー9800円からで、1名からの利用も可能です。そのため、いきなり導入するのではなく、段階的に導入することで、システム投資リスクを軽減することができます。
FunBizを導入したお客様の声 （株式会社WILQANTの事例）
最後に実際にFunBizを導入した企業の声を紹介したいと思います。株式会社WILQANTは、美容室の運営及び、ヘアサロン商品の販売を行なっている会社で、主にヘアサロン商品の販売時にFunbizを活用しています。FunBizを導入する前は、
・商品の生産数の調整管理にズレが発生
・商品の在庫数の管理が曖昧で、欠品などが発生
・商品の出荷状況の確認がしづらい
・商品の売り上げが確認しづらい
・請求関連の処理が複雑化
という課題を抱えていました。
これらの根本課題は情報が一元管理されていないということに集約されます。
根本課題を解決するという意味では、他の販売管理システムを導入するという選択肢もあったようですが、シンプルな作りから生まれた見やすい画面設計、簡単操作に魅力を感じFunBizの導入に踏み切ったそうです。
FunBiz導入後は、全ての販売情報が一元管理されることで、業務が効率化され、企業全体の生産性向上に寄与しました。
まとめ
今回は、販売管理業務で発生しうるリスクを回避するという観点から、販売管理システムを取り入れる意義を説明しました。もちろんリスク回避という観点から販売管理システムを入れるのも重要ですが、最終的に企業全体の生産性に寄与し、売り上げ貢献にも繋がるということを忘れてはなりません。
販売管理業務という多くの企業が課題を抱えている業務に対して、販売管理システムを取り入れることで、解決の糸口が見えるかもしれません。是非、一度販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。