クラウド型販売管理システム

商品の在庫大量に抱え、販売している企業にとって、仕入管理は重要な仕事の一つです。

見積もり依頼や発注業務など様々な仕事がありますが、そんな仕入管理の作業はとても細かで負担が多い作業ではないでしょうか。

商品の発注が多くなっていまい、商品の種類が多く管理が難しいという問題を抱えている企業も多いと思います。

今回は、仕入管理作業をサポートすることができる、仕入管理ツールについてご紹介いたします。

 

仕入管理ツールについて

仕入管理ツールと聞いてもどのような機能があるのか、分かりづらいと思います。

そこで、仕入れ管理ツールの基本的な機能やメリット、種類をご紹介します。

仕入管理ツールとは

仕入管理ツールとは商品の仕入れ量をコントロールすることができるツールを指します。

届いた商品の発注データを確認し検品や商品の仕分け、仕入れなどを行い、商品を間違えて過剰に発注するなどの問題を防ぐことができます。

仕入管理ツールのメリットとしては以下のようなものがあります。

・作業負担の軽減

仕入管理ツールを使用することで、仕入れ情報が紙などではなくデータになる為、情報共有を簡単に行うことができるようになります。

また仕入れ拠点の情報管理もより簡単に行うことができるようになります。

・ミスの軽減

大量に商品を発注していると発注の間違いや、仕入れ情報の記入ミスが起こることが多くあります。

しかし仕入管理ツールでは情報入力作業も軽減できるため、ミスの削減に繋がります。

また仕入管理は数多くある商品の値段などを把握し、やり方によっては手入力で打ち込む場合や紙に直接記載する必要がある為、ミスが起こりやすくなる業務の一つです。

仕入管理ツールの機能によっては自動で入力を行うツールもある為、ミスの軽減につながります。

・在庫数の確認

仕入管理ツールでは在庫管理を行うこともできます。

仕入れた商品の在庫数がどのくらいあり、今後いくつ消費される予定なのかなど、在庫の流れを管理する必要があります。

商品の在庫数を把握することで無駄な在庫を省くこともできます。

仕入管理ツールでは在庫数の管理もデータで行う為、無駄な商品の在庫を把握し、商品のコスト削減にも繋がります。

・情報共有のしやすさ

商品を製造している部門ごとに仕入れや在庫の情報をそれぞれに管理しています。

その為、仕入れなどの情報を確認する際は担当する部門に確認をしなければならないという手順が発生します。

そこで、仕入管理ツールを導入することによって自部門以外で担当している仕入れや在庫の情報を共有しやすくなります。

・人為的ミスの削減

多くの会社では仕入管理や発注業務を手作業で行っている事が多いと思います。

しかし人の手を使って作業を行うと、どれだけ慎重に作業を行ってもミスは発生する可能性が高くなります。

正確な管理が必要な作業の場合はできる限りコンピューターを使用するほうが正確なデータ入力をすることができます。

仕入管理ツールを導入することで、手入力ではなくコンピューターの自動入力が可能になり、人為的ミスの軽減になります。

 

仕入管理ツールには大きく、2種類あります。

一つはサーバーやパソコンにインストールする「オンプレス型」とインターネット上から情報にアクセスする「クラウド型」の2種類なります。

「オンプレス型」とはソフトウェアを購入し、会社のサーバーにインストールするものをいいます。

会社のサーバーに直接インストールする為に会社以外では情報を見る事はできません。

インターネットを使用しないため、外部からアクセスすることができないため、セキュリティ強度は高くなります。

また、ソフトウェアを購入する為、初期投資は高くなりますが、継続費用は発生しません。

「クラウド型」とはインターネット環境を通じて仕入管理を行います。

アップデートもインターネットがあれば行うことができ、インターネットを使用している為、ネット環境などがあればどこでも仕入管理作業を行うことができます。

また継続費用は掛かりますが、初期投資は少なくなります。

仕入管理ツールの機能

仕入管理ツールは各ツールによって細かく変わっていきますが、大まかな機能としては以下の処理をより簡単に行うことができます。

・発注業務

営業からの発注依頼に応じての処理や発注元から必要数を算出して在庫補充を行うなど取引や在庫状況に応じた業務を行います。

・支払い業務

仕入れ先の請求金額のチェックなど今月の支払い額のチェックなどを行うことができます。

・売り上げ情報の収集

売り上げ情報や商品の仕入れのリードタイム、生産リードタイムを考え、過剰在庫や欠品を防ぐことができます。

 

仕入管理ツールの選び方

仕入管理ツールには多くの管理ツールが存在しています。

その中で、どれを選んで良いのか迷ってしまうのではないでしょうか。

そんな仕入管理ツールの選び方をご紹介します。

自社課題に合わせる

仕入管理ツールを選ぶ際には、まず自社の課題を考えてみましょう。

自社のどの部分に課題が存在しているかを把握する事で、仕入管理ツールが選びやすくなります。

仕入管理で良くある課題は「仕入れ先の発注ミス」「発注管理」「商品の欠品」などがあります。

・仕入れ先の発注ミス

仕入先の発注のミスで一番多いのは単純な数字の入力ミスです。

また発注書の書き換えの間違い、電話での注文時の言い間違いなども仕入での問題に多くあがります。

発注ミスは売上の数字にも大きく影響するため、1回でもミスをしてはなりません。

できる限り入力方法が簡単であること、または自動の仕入管理ツールだと発注ミスも軽減されると考えられます。

・発注管理

複雑な発注データの管理には多くのミスがあります。

複数の販売拠点を持つ企業の場合は1つの部署で複数拠点の仕入れや発注を管理している場合があります。

その場合、各拠点の商品管理に悩む事があると思います。

特にエクセルや紙で管理を行っている場合はミスが起こることが多くあります。

また、データの管理が複雑な場合は管理担当者でなければ作業を行うことができない場合も考えられます。

誰でも簡単に使えるような管理ツールを選ぶことで問題を軽減することができます。

・商品の欠品

発注を行ったあと、商品が足りない場合や余剰が発生する場合があります。

特に商品を大量に仕入れる場合は、商品が届き、確認すると個数が足りない場合も考えられます。

商品入荷時の全ての商品を確認できればミスは軽減されますが、大量の商品を検品するには多くの時間を消費してしまいます。

また商品の欠品に気が付かないことも多くある為、注意が必要です。

この課題では商品の欠品など見逃さないような見やすい画面や確認しやすい管理画面であることで、ミスを軽減することができると考えられます。

以下で少し詳しくご紹介します。

管理画面などが使いやすいか

管理画面の使いやすさ、見やすさは仕入管理ツールを決めるにあたって重要な項目です。

仕入管理業務でよく起こる問題は「操作が分からず、限られた人しか作業を行うことができない」ということです。

それでは特定の人でしか作業を行うことができずに作業の効率が下がってしまいます。

初心者でも簡単に作業ができるような画面設計やボタンの配置をしていることが、使いやすい管理画面といえるでしょう。

また画面が見づらいと入力や確認ミスに繋がってしまいます。

仕入管理ツールを選ぶ際はできるだけシンプルな画面かつ誰でも使いやすいかどうかも確認することが重要です。

カスタム機能があるか

仕入管理ツールの中にはカスタム機能を備えている販売管理ツールがあります。

カスタム機能を使用することで、自分の使いやすいように作業を行うことができ、作業の効率化に繋がります。

仕入管理ツールの中には画面や検索機能をカスタム可能なものなど様々なカスタム機能が存在しています。

自社の使う機能を考えてカスタム機能の有無も仕入管理ツールを選ぶ時の基準にしてみると良いでしょう。

 

【比較】3社の仕入管理ツール比較

flam

flamはクラウド型販売管理システムです。

販売、仕入、在庫業務を簡単に連携することができ、発注、入荷、仕入、支払いなどの業務連携を簡単にすることができます。

初心者にも簡単に作業ができるように操作性にこだわって設計され、高機能かつ簡単で使いやすい画面設計になっています。

クラウド型販売管理システムな為、更新機能は全て自動で行い、手間もコストもかかりません。

仕入管理では6つの基本機能が備わっています。

・発注…発注入力、発注一覧、注文書メール送信

・入荷…入荷入力、入荷一覧、入荷票メール送信

・仕入…仕入入力、仕入一覧

・支締切…支払締処理、支払締一覧、支払明細書

・出金…出勤入力、出金一覧

・買掛…買掛一覧、買掛元帳明細確認

を行うことができます。

・値段はスタンダードが月額9,300円、プレミアが49,800円になっています。

EX/EX-slim販売管理システム

初めての方でも簡単に使用することができる販売管理システムです。

事務の流れに合わせて業務機能を装備しています。

必要になった業務の給与や会計、合計会計を後から導入して連動させるビルドアップ方式に対応しています。

特徴として市販伝票から自社で使用している自社伝票、お得意先の指定伝票などご希望の伝票に印刷することが可能です。

仕入管理の発注業務ではデータ接続で発注から仕入れまで簡単に行うことができます。

発注データを入荷業務もしくは仕入れ業務にデータを接続することが可能です。

入荷業務に接続したデータはさらに仕入れ業務に接続することができるので、発注から仕入れまで業務内容に合わせた運用を行うことができます。

仕入れ業務では5つの基本機能が備わってします。

・仕入れ買掛の簡単処理

・伝票への印刷

・買掛帳印刷に対応

・発注残や入荷予定の確認

・支払予定の一覧化

を行うことができます。

販売王

高機能で簡単操作を行うことができる販売王ではシンプルで直感的な画面設計を行っているので、初心者でも簡単に利用することができます。

またダイレクトメニューでは時系列順に整理されたガイド付きの分かりやすい基本操作画面になっています。
発注、仕入れの機能では使いやすい発注伝票で仕入れ先に発注をかける際には発注伝票を登録すると注文書の印刷を行うことができます。

仕入れ伝票もほとんど選ぶだけの簡単操作で簡単に作成することができます。

また発注伝票から内容を転送する事でデータをそのまま仕入れ伝票に引き継ぐことができます。
支払いでは仕入れ先によって支払いを管理することもできる為、仕入金額と支払い金額の履歴や日々の買掛残高の推移が仕入先ごとに確認することが可能です。

 

仕入管理ツール「FunBiz」の魅力

ここではおすすめのクラウド型販売管理システム、「FunBiz」をご紹介します。

FunBizは販売管理、在庫管理、仕入管理をおこなう販売管理システムです。

1ユーザー月額9,800円から使用することができます。

・シンプルな画面設計

販売状況や在庫状況を整理整頓しシンプルにすることで業務改善を行います。

その為シンプルで使いやすい画面設計で初心者の方でも簡単に使用することができます。

また全体を見える化している為、売り上げ情報や営業状況を一目で確認できるような画面設計で、行動指針を立てながら業務の改善を図ることができます。

・どこでもアクセスができる

クラウド型システムの為、スマホやパソコンから簡単にアクセスすることができ、最新情報を確認することができます。

・セキュリティー対策も万全

FunBizでは高水準のWebサーバーとデータセンターに加えSSL通信により情報を暗号化することでデータを守ります。

また、データはバックアップを取っているので、もしデータが消えてしまっても元の状態に戻すことができます。

・自分好みに使用できる

全体のイメージカラーをユーザーごとに自由に変更することができます。

また選択できるテーマも33種類と豊富で、自分好みに画面を変えることができます。

 

仕入管理では3つの特徴があります。

・発注処理が簡単

発注日や発注番号は自動で採番することができるので、仕入れ先や納品日時を入力し商品を選択するだけで簡単に発注作成を行うことができます。

また発注が完了すると自動で発注書を制作します。

・納品受入作業が簡単

発注一覧から「納品受入」ボタンを押すだけで、発注内容が表示されます。

その後、納品受付の内容と照らし合わせて、確認後、完了ボタンを押すだけで受入の作業が完了します。

・返品や割引の登録

受入時に返品や割引がある場合は割引内容や返品内容を入力するだけで簡単に登録を行うことができます。

 

まとめ

仕入管理業務は、数多くの商品を扱う企業にとって重要な業務の一つです。

仕入管理業務はやり方によって様々なミスが出てしまう業務でもあり、小さな記入ミスや確認漏れが大きなミスに繋がる危険性が考えられます。

そんな時は仕入管理ツールを導入することで、ミスの軽減と業務の効率化を図ることができます。

仕入管理業務で悩みを抱えている方は、ぜひ「FunBiz」の導入をご検討してみてはいかがでしょうか。