販売管理業務はあらゆる企業に共通して、重要なプロセスであるといえます。
一方で管理の方法は企業によって様々ではないでしょうか。
中には、販売管理にExcel（エクセル）を活用している企業もあると思います。
一方で、Excel（エクセル）を使った管理業務にはデメリットも多くあります。
そこで今回は、Excel（エクセル）を使った管理業務で困っている方必見の、便利な販売管理システムのメリット、選び方を紹介します。
Excel（エクセル）を使った管理業務
そもそも企業活動において、販売管理はなぜ必要なのでしょうか。
商品を販売する企業であれば、在庫を持ちすぎてしまうと在庫を管理するだけでも様々な費用がかさみます。
在庫を仕入れるのにお金が必要であるため、手元のキャッシュも傷んでしまいます。
一方、顧客のニーズがあるのに在庫がない場合は、機会損失につながってしまいます。
販売管理はこの様な販売に関するオペレーションを最適化するための業務といえます。
これらの販売業務はExcel（エクセル）を使うことでも解決可能です。
何よりExcel（エクセル）はビジネスマンであれば、誰もが使ったことのある馴染みのあるツール。
オフィス業務には必須のソフトで、誰にでも使えるインタフェースは世界的に定評があります。
エクセルで販売管理を組めば、組織に「浸透しやすい」というメリットがあります。
Excel（エクセル）で販売管理を行う場合、以下の表を作ります。
・売上管理表
・顧客管理表
・在庫管理表
上記の表の作成はExcel（エクセル）のマクロ、関数、ピボットテーブルを使うことである程度の効率化はできるでしょう。
一方で、Excel（エクセル）にはデメリットも多くあります。
ビジネスの規模や、形態によっては、Excel（エクセル）は販売管理に不向きとも言えます。
具体的にExcel（エクセル）を使った販売管理の課題を見ていきましょう。
・管理が属人的になる
ある程度であれば、使えても、マクロや関数を使える人は限定的になることが多いです。
管理を行う人が限られると、管理方法が人によって異なってしまいます。
販売チャネルによって、販売管理の担当者が異なり、一元化できなるケースもあります。
特定の人しか管理のルールがわからない、管理方法のアップデートができないのでは、非効率といえます。
・人為的なミス
Excel（エクセル）を使った管理の場合、どうしても管理者が手入力でデータ登録する工数が増えてしまいます。
手入力の工数が増えるほど、人為的な入力ミスは避けられません。
また、管理業務が部署内外で個別に管理されている場合には、連携ミスによるトラブルも多発します。
・時間の浪費
Excel（エクセル）による管理は時間を使います。
自社のビジネスに合わせてマクロを組んでいるのであれば、商品の増加等、あらゆる環境変化でマクロを組みなおしが必要になる場合もあります。
事業の規模が大きくなるほど、管理業務に追われ、担当者が他の業務に時間をさけない傾向にあります。
ある程度決まったルーチンワークにも多大な時間を費やす必要があります。
・データベースの限界
エクセルはデータベースソフトではありません。
販売データの蓄積量に限界があります。
長期に渡ってデータを蓄積する場合、また、足元の事業規模が大きい場合は、運用が難しくなります。
加えて、商品数が数百、数千と多岐にわたる場合も対応が難しいケースがあります。
もうExcel（エクセル）作業で悩まない！
Excel（エクセル）を使った販売管理の方法と課題をみてきました。
Excel（エクセル）は便利なソフトですが、事業規模が大きく、管理業務が複雑になるほど、Excel（エクセル）での運用は難しそうですね。
そんなExcel（エクセル）作業で悩んでいる方にぜひ利用していただきたいシステムが「販売管理システム」です。
販売管理システムを導入すれば、Excel（エクセル）での管理の問題点を解決することができます。
販売管理システムとは、その名の通り、企業の販売活動を管理するためのシステムです。
商品の注文を受けてから、実際に納品するまでの必要な管理業務を一元化してくれます。
販売管理システムの主な機能は、「販売管理業務のサポート」、「オペレーションの負担の軽減」、「経営判断の支援」です。
一つ一つの機能を見ていきましょう。
・販売管理業務のサポート
販売管理システムは包括的に、販売管理業務をサポートしてくれます。
「受注管理」、「請求・回収管理」、「出荷管理」、「棚卸」、「仕入管理」「支払管理」など、あらゆる業務を効率的に管理してくれます。
例えば、販売管理機能では、受注が時点で、商品やサービスの受注情報を入力、登録することができます。
システムによっては、見積データから引用して、登録内容を自動作成してくれます。
登録された情報は、「受注番号」、「取引先」、「商品名」など様々なワードから検索し、表示することができます。
・オペレーションの負担の軽減
各管理業務には、管理の状況に伴って発生するタスクがあります。
業態にもよりますが、請求を行う際には、請求書の作成が必要ですし、出荷を行う際には、出荷指示書が必要になります。
販売管理システムでは、取引の状況に合わせてそれらの業務を自動で作成し、オペレーションの負担を軽減してくれます。
・経営判断の支援
販売管理システムは販売状況を見える化するダッシュボードを備えています。
売れ筋の商品の分析や、商品の仕入れのタイミングの判断などあらゆる経営判断に役立ちます。
では、具体的に販売管理システムにはどの様なメリットがあるのでしょうか。
続いて、販売管理システムで解決可能な課題についてまとめていきましょう。
・商品の余剰発注・欠品を防ぐ
リアルタイムで販売状況を把握するため、在庫管理の適正化にも貢献します。
発注点を設定すれば、適切なタイミングで発注のアラートをかけてくれるシステムもあります。
これにより、商品の余剰発注・欠品を防ぎ、不要なコストを削減することができます。
・入力ミスの防止
冒頭で説明した通り、Excel（エクセル）作業には入力ミスがつきものです。
販売管理はデータ入力が多い業務であるため、一元化していない状態で管理を行うと、同じ情報を別々に入力することになります。
販売管理システムでは、販売にかかわるデータが連携されているため、入力ミスを大幅に削減することができます。
・リアルタイム分析
販売管理システムでは販売状況をリアルタイムで可視化します。
販売状況は分析することで経営に活かすことができます。
商品ラインナップの見直し、在庫の発注のタイミングの見直しなど、販売に関わる意思決定のスピードと品質をあげることでビジネスに貢献します。
・販売管理の一元化
販売チャネルが多様化している企業では、販売管理を一括管理できないことが悩みになります。
現在提供されている販売管理システムは、ECなども含む多様なチャネルに対応しています。
異なる販売チャネルでも一元管理ができ、管理業務のさらなる効率化を促します。
販売管理システムの選び方
便利な販売管理システムですが、どの様な点に気を付けて選べばいいのでしょうか。
続いて販売管理システムを選ぶ際のポイントをご紹介します。
・使いやすさ
いくら機能が豊富な製品でも、担当者が使いこなせないのでは意味がありません。
複雑なシステムを導入したことで、現場が混乱することもあります。販売管理システムは、本導入の前に無料の体験版を試せることが多いです。
自分で使ってみた上で、運用に耐えうる製品を選びましょう。
多くの機能を提供している製品は良く見えますが、実際には使う必要のない機能もあるかもしれません。
機能が多すぎることは使いづらさにもつながります。
ご自身のビジネスを想像した際に使う機能とそうでない機能を分けて考えてみるといいでしょう。
実際には使わない無駄な機能が多くあるのに、価格が高いのでは、割に合わないですよね。
・必要な機能と価格のバランス
価格はもちろん重要な要素です。
安易に安いものを選べばいいというものではありません。
一方、低価格だからといって、品質が悪いと決めつけてはいけません。
必要な機能は揃えつつも無駄な機能はなく、価格と機能のバランスがとれている製品が最も適しているといえるでしょう。
製品の機能要件をしっかりと確認し、自身のビジネスに合った製品を選ぶようにしましょう。
・サポート体制
どんなシステムでも初めて導入する際には様々疑問点があがってきます。
そんな時に備えて、サポート体制の充実した製品を選ぶようにしましょう。
導入企業に対して無料のサポートセンターを設けている製品であれば、困った時にはいつでも相談でき、業務が滞ることがありません。
シンプルで使いやすい「FunBiz（ファンビズ）」
販売管理システムのメリットを紹介していきましたが、現在では様々なメーカーの販売管理システムがあります。
どれがいいかわからない方向けに是非、ご紹介したいシステムが「FunBiz（ファンビズ）」です。
「FunBiz（ファンビズ）」の特徴は何といってもシンプルな使いやすさ。
今までにないクラウド型販売管理システムになっています。
早速、「FunBiz（ファンビズ）」の主な機能を紹介しましょう。
「FunBiz（ファンビズ）」の主な機能３点です。
・シンプルでわかりやすいインタフェース
「FunBiz（ファンビズ）」はあらゆる導入企業の運営に耐えうるように、使いやすい設計がなされています。
新しいシステムを導入した際には、結局、担当者が使いこなせないということがよくあります。
「FunBiz（ファンビズ）」は、長期の運用に適したインタフェースを研究し、必要な機能をわかりやすく組み込んだ開発がなされています。
・全ての状況が一目で分かるダッシュボード
「FunBiz（ファンビズ）」では日々の販売状況がリアルタイムで確認できます。
仕入、販売、在庫等の状況が常に見え、適切なアクションをとることができます。
また、タスク漏れを防ぐための「TODOリスト」がついています。
取引状況に応じて「TODO」が整理されるので、発注漏れもなくなり、欠品を起こさないようになります。
商品ごとに発注のタイミング、条件を設定することも可能です。
・どこからでもアクセスできるクラウドシステム
クラウドシステムであるため、どこにいてもアクセスが可能です。
営業先の商談中でも、倉庫で在庫をチェックしている時でも最新情報の確認が可能です。
また、レスポンシブ対応にしているため、パソコンからでもスマホからでも状況を難なく確認することが可能です。
では、「FunBiz（ファンビズ）」にはどの様な導入メリットがあるのでしょうか。
・リーズナブルな価格で導入可能
システムの導入と聞くとい高額な初期費用を想像する方が多いと思います。
特に中小規模の事業者の方であれば導入を敬遠してしまいますよね。
「FunBiz（ファンビズ）」は、ご利用ユーザー数に合わせた料金プランが選択可能です。
また、クラウド型サービスであるため、ハードウェアの用意や設定は一切不要です。
ご契約頂いたらすぐにご利用開始できます。
また、常に最新版にアップデートされますが、更新費用は不要で、運用開始後は月額利用料以外の費用は一切かかりません。
・運用がしやすく、定着する
機能が複雑なシステムだと、導入した後に、結局現場での運用が定着しないということがよく起こります。
シンプルで使いやすい「FunBiz（ファンビズ）」は現場での定着がしやすい販売管理システムです。
また、安心のサポート体制が充実していることもメリットに挙げられます。
導入時には、使い方でわからない点がどうしてもでてきてしまうものですよね。
そんな方でも、システムをしっかりと使いこなせるようになるまで、質問することができます。
新しいシステムを使いこなすのが苦手という方でも安心です。
まとめ
Excel（エクセル）を使った管理業務を行っている方は、本記事を参考に販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ご紹介した通り、Excel（エクセル）を使った販売管理は非効率も多く、またミスも増えてしまう傾向にあります。
どうしても手作業が多くなると、工数にも限りがあります。
販売管理システムであれば、販売状況や在庫状況を整理し、シンプルかつ効率的に管理をすることができます。
作業が効率化できるだけでなく、余った時間を販売施策の実施に使うことも可能です。
販売管理ソフトには多くの種類がありますが、今回ご紹介した「FunBiz（ファンビズ）」であればシンプルでわかりやすい機能により、円滑な導入ができます。
販売管理システムをうまく活用することで、ビジネスの効率化を図りましょう。