有形商品を取り扱う企業にとって、仕入管理はなくてはならない業務の一つです。
この業務をミスなく正確に、効率化することで、きちんと売り上げに繋がるようにしたい、という想いは、企業であれば共通ではないでしょうか。
しかし、どのようにして仕入管理を効率化すればよいのでしょうか。
その方法の一つに「販売管理システム」を導入することが挙げられます。
販売管理システムで仕入管理することで、管理書類の入力ミスが減り、誤発注も防げます。
仕入管理に関するすべての業務を1つのシステムで管理するので、作業の全体像が見えやすくなります。
また、従業員間のコミュニケーションも取りやすくなるので、連絡ミスによる誤発注が減ります。
本稿では、仕入管理に悩んでいて「販売管理システム」を導入することを検討したいと考えている方に向けて、販売管理システムについてご紹介します。
コンテンツ
仕入管理はとても大変 （仕入れ管理業務での課題）
仕入管理の業務を行うと、どんな課題が出てくるでしょうか。
ここでは、仕入管理業務での課題になりやすい項目を挙げてご紹介します。
発注数や仕入の記載ミスが絶えない
紙やエクセルで管理していると、発注数など同じ情報を複数回入力する必要があります。
これでは、手作業ならではの入力ミスが多発することでしょう。
それを防ぐためにダブルチェックを行う企業もありますが、不要なコストがかかってしまいます。
また、ミスして発注した商品は余剰分になってしまうため、不必要な在庫を抱えてしまう可能性があります。
このような課題も販売管理システムで仕入管理を行うことで、一度入力した情報は瞬時に他の場所に反映されるので、解消できます。
社内在庫が把握しづらい
発注ミスや記入ミスが、担当者の人為的な問題以外で発生してしまうこともあります。
発注担当者は予定通りに処理したのに、社内在庫を正確に把握していなかったために、不要な発注をしてしまう場合があります。
このような課題も、1つのシステムに情報をまとめていれば解消されるので、販売管理システムで仕入管理を行うことをおすすめします。
発注・仕入管理のフローが大変
複数拠点を持つ企業は、1つの部署で各拠点の仕入・発注を集約することが多いです。
その場合、各拠点の管理は多くの手間が発生します。
紙やエクセルで管理を行っていると、管理シートが増えるたびにミスを起こす可能性が高くなります。
入力ミスはもちろん、管理にあたっての複雑なルールやその担当者でなければ分からない状態＝業務が属人化していることは問題です。
新たな拠点が増えても、担当者が入れ替わっても対応できる管理フローを作っておくことが重要です。
販売管理システムで仕入管理が簡単にできる！
販売管理システムを導入することで、仕入管理はどのように変わるのでしょうか。
ここでは、販売管理システムを導入することを検討している方に向けて、機能やかかる費用、解決できる課題、メリット・デメリットをご紹介します。
機能やかかる費用は？
販売管理システムは各メーカーより様々な製品がリリースされています。
ここでは、一般的な製品に搭載されている機能とその費用をご紹介します。
仕入管理に関わる機能は、仕入が確定したら在庫計上する機能や、仕入れに関する情報を予定表を作成して管理しやすくする機能があります。
支払管理に関わる機能として、消込入力や支払予定表の作成などの機能があります。
費用は、オンプレミス版とクラウド版がありそれぞれで異なります。
オンプレミス版は数十万から数百万、クラウド版は月々払いで数千円から数万円のところが一般的です。
解決できる課題
販売管理システムで仕入管理すると解決できる課題は次の通りです。
◎人為的ミスが多発する課題を解消できる
紙やエクセルで仕入管理を行っていると、どうしても人為的なミスは起こるものです。
販売管理システムで仕入管理を行うと、最低限の入力で済むため、人為的ミスが起こりにくくなります。
これにより、作業効率がアップし、管理業務にかけていた時間を本来業務に集中することができます。
◎在庫が余剰・欠品状態になる課題を解消できる
今までは在庫数をきちんと把握できてないことで、在庫が余剰になったり、欠品になったりすることがありました。
在庫が余剰になると一見デメリットはないように思いますが、資金繰りを圧迫します。消費期限が決まっている商品の場合、セール品にして売る、ということはできますが、当初見込んでいた利益は上がらないでしょう。
在庫が欠品の場合は、最悪製造停止や販売停止になってしまい、折角の販売機会を逃してしまいます。販売管理システムを導入することで、一元管理するので、状況把握が簡単に行えるため、これらの課題を解消できます。
◎データを今後の予測に生かせない課題を解消できる
仕入データは分析することで今後の経営に生かせる重要な情報です。
今までは、データの収集作業ですら困難だったことでしょう。販売管理システムを導入することで、仕入情報を全て一つのシステムで管理できるので、分析も簡単に行えます。
仕入れ管理を販売管理システムで行うメリット・デメリット
仕入管理を販売管理システムで行うと、どんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。ここでは、販売管理システム導入で得られるメリットと生じるデメリットをご紹介します。
メリット
◎作業負担とコストの軽減
販売管理システムで仕入管理を行うと、業務の改善が行えます。紙やエクセルで管理していると、担当者にしか作業状況が分からない状態になりやすいです。
他の人が管理している情報を把握するのは難しく、従業員間のコミュニケーションコストがかさんでしまいます。
販売管理システム導入することで一元管理できるので、情報を共有しやすくなり作業負担を減らすことができます。また、確認する手間が省けるので、コスト軽減になります。
◎人為的ミスの軽減
仕入れ商品の種類が多いと、発注数の間違いや、仕入の記入ミスといった人為的なミスが多発しやすかったことでしょう。
発注数など1つの情報を複数の書類に記載する必要があり、1つ1つ入力しては、入力ミスも起こりやすくなってしまいます。
販売管理システムを導入することで、一度入力した情報は、自動的に反映されるため、最低限の入力で管理することができます。
これにより、ダブルチェックする必要がなくなります。
◎適正在庫を保てる
従来の仕入管理では、発注や仕入の情報共有がうまく機能していないところがあります。どうしても商品を余分に注文したり、在庫があるのに原材料の大量発注を行っていたり、無駄なコストがかかっていました。
しかし、販売管理システムを導入することで、仕入情報をデータ分析し、最適な商品の数を発注、仕入することができます。これは、資金効率アップに繋がります。
デメリット
販売管理システムを導入することで生じるデメリットですが、これといってあまりないのが現状です。あえて挙げるなら、導入することでコストが発生することです。ただ、これも近年では安価な販売管理システムもあります。
無償で使えるフリーソフトもあるので、コストはかけずに導入することが可能ですが、使い勝手の点で不安があります。
中小企業向けにカスタマイズを依頼すると、かなりの高額になるので、導入する前によく検討しましょう。
簡単操作で使いやすい「FunBiz（ファンビズ）」
販売管理システムは各メーカー様々なソフトウェアをリリースしています。
何を基準に選んだらよいのでしょうか。選ぶ要素の一つとして「操作性、分かりやすさ」があります。
簡単操作で使いやすいソフトウェアをお探しの場合は「FunBiz」がおすすめです。FunBizの特徴は次の通りです。
◎こんな人におすすめ
・エクセルや伝票での管理が大変
・適正在庫が保てない
・情報の共有不足でトラブルが多発している
・受発注の業務フローが複雑で処理に時間がかかっている
・改善したいけど、どこから手を付けてよいか分からない
◎特徴
＜状況をリアルタイムで把握できる＞
全ての状況をひと目で把握できる「ダッシュボード形式」を採用しています。日々の状況をリアルタイムで確認できます。また、ダッシュボードには「TODOリスト」が表示されており、取引状況に応じて設定できます。
予め設定しておいた、「発注点」に在庫数が下回った場合アラートを表示されるので、欠品状態を防ぐことができます。
＜使いやすいシンプルな画面設計＞
FunBizは「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに開発しています。年齢層問わず使えるソフトウェアになっているので、運用しやすいシステムと言えます。
反対に、使い方が難しいと作業が長続きしません。
FunBizでは、長く運用に使うことができるように、必要な機能をシンプルに組み込んでいるソフトウェアです。
＜いつでもどこでもアクセス可能＞
FunBizはクラウド型のソフトウェアなので、いつでもどこでもアクセスできます。例えばお客様先で商談中も在庫情報を確認できたり、倉庫にいても受注状況が確認できたりします。いつどこにいても最新情報を取得できます。
また、レスポンシブ対応にしているため、パソコンからでもスマホからでも内容を確認できます。
＜データ管理体制も万全＞
FunBizは、優れたデータ管理体制も特徴です。
大切な情報をしっかりと守るための体制が整っています。高水準のＷebサーバーとデータセンターに加えてＳＳＬ通信により情報を暗号化しデータを守っています。
また、自動でバックアップも取っているので万が一データが消失した場合でも、復元できるので安心して運用することができます。
＜低価格での導入を実現＞
FunBizはご利用ユーザー数に合わせて料金プランを選択することができます。
1名からの利用が可能なのも特徴です。1ユーザー月々9800円から利用できます。
クラウド型のサービスなのでハードウェアの用意や設定も不要です。契約してから利用を開始するまで時間を取らせません。また、無料で最新版にアップデートされます。
＜安心のサポート体制＞
FunBizはサポート体制も万全です。
お気軽に電話やメールでのサポートを受けることができます。
導入時、導入サポートを実施しています。社員向けの研修会なども別途開催できるので、必要な方は相談の上、実施できます。
お客様事例
ここでは、お客様の事例として「株式会社WILQANT様」でFunBizを導入した例をご紹介します。
◎株式会社WILQANT
株式会社ＷILQANTでは、美容室の運営とヘアサロンの商品を販売しています。
WILQANTでは主にヘアサロン商品を自社美容院や問屋への卸売りも行っており、卸業務時に「FunBiz」を利用しています。
多くの種類の商品を取り扱っている為、適切な商品管理が必要になります。
FunBiz導入までは、以下のような課題がありました。
・商品の生産数の調整ができない
・在庫管理ができていない
・出荷状況の確認がしづらい
・売上が見にくい
・請求関連の処理が複雑でどうにかしたい
これまで、各作業で管理ができてなくて、これらを一元管理することを検討していました。そこで、沢山の販売管理システムの中で、FunBizを選んだ理由ですが、「見やすいUI設計、簡単操作」に惹かれて導入することを決めました。
FunBiz導入後、上記の課題は解決されて、業務改善することができました。
全ての作業を一元管理することができるので、効率的な管理ができ、各々の業務負担を徐々に減らすことができました。
FunBizの機能にもとても満足していただき、企業の生産性を向上することに役立っています。
まとめ
仕入管理を効率化するために「販売管理システム」を導入する方法をご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
仕入管理は正確な発注と在庫数を把握することが重要です。いかにミスなく、適正在庫を保つかが大切ですが、紙やエクセルで管理していては難しい課題でしょう。
そこで、販売管理システムを導入することで1つのシステムで仕入に関する情報を扱うため、ミスを減らすことができます。
販売管理システムは各メーカーからリリースされていますが、使いやすさや簡単なソフトウェアを検討している場合は、FunBizがおすすめです。
是非、販売管理システムを導入することを検討されてはいかがでしょうか。