クラウド型販売管理システム

製造業において販売管理システムは欠かせないシステムとなっています。

一方、製造業における販売管理システムの役割を理解していない方は意外と多いのではないでしょうか。役割を理解できなければ、使いたい機能の見極めや、いいシステムの選定をすることも困難でしょう。

本稿では、販売管理システムがいかに製造業で発生する課題を解決していくのかを解説いたします。

販売管理システムならFunBiz

製造業で発生する課題

まずは、製造業で発生する課題を整理していきましょう。

製造業の生産活動では、共通してQCD（品質、コスト、納期）の改善が目標に置かれています。QCD向上の足かせになりうる原因は多岐に渡り、一概にはいえません。

日々の改善活動の積み重ねによって改善されるものでもあるからです。

 

また、市場ニーズも時代とともに変化していく中でQCDに求められる要件も変化しています。

共通して起こりやすい課題としては部門間連携が挙げられます。
生産活動には様々な役割を持った部門が関わっています。

 

部材を調達する購買部、実際の製造工程を管理する製造部、出来上がった製品を販売する営業部、営業結果や在庫から経営状況を管理する経理部などです。

 

購買部、製造部は将来の需要を予測しながら調達する部材、製造する商品の量を調整しています。適正な量を見極める為にマーケットにおける需要や自社の販売体制を把握する必要があり、その際には営業部との連携が必要になります。

 

生産量が多く、商材が多岐に渡るほど、その連携は困難になっていきます。需要予測を誤り、過剰に生産を行えば、在庫が溜まり、資金繰りが悪化します。

 

一方、需要に対して生産が追い付かない状況であれば、機会損失を産んでしまいます。そのため、多岐に渡る部門をシームレスに連携させる仕組み作りが必要です。

 

また、業務標準化も製造業が直面しやすい課題の一つです。前述の通り、多くの人を介する生産活動ではあらゆるプロセスでミスが発生してしまいます。

部門間でうまくコミュニケーションがとれる体制が整っていても、単純な計算ミスや入力ミスで大きな損失が生まれてしまうこともあります。

また作業の精度やスピードが従業員によって大きく異なる場合もあります。

将来の生産計画を立てるなど、難易度の高い業務であればより属人性は高まります。ベテランスタッフが異動になった途端に業務の精度が下がるということも考えられます。

これらの課題を解決するのが業務標準化です。
業務標準化は、QCDの観点から最適な業務遂行の手法を組織的に規定するとともに、その手法を組織に浸透させることを指します。

 

製造業で使われるシステム

 

製造業では具体的にどの様なシステムが使われるのか、それぞれの概要をご紹介します。

 

販売管理システム

 

販売管理システムは製造業における「販売管理」、「在庫管理」、「購買管理」を支援・効率化するシステムです。
大手の製造業は基本的に全ての企業が導入しています。
「販売管理」、「在庫管理」、「購買管理」は複雑かつ煩雑な業務です。

 

人の手で行っては、手間もかかればミスも起きやすくなります。
販売管理の業務フローが確立していなく、ミスが多発している企業、情報の一元化ができていないことから部門間のコミュニケーションにトラブルが発生している企業であれば導入により、業務改善を進めることができるでしょう。

 

工程管理システム

 

工程管理は製造プロセスの中で必要な原料、設備、労働力などを管理することです。
うまく管理を行うことで、各工程の効率化、コスト削減、短納期化といった効果を実現することができます。

工程管理で作業全体が見える化されれば、作業員の役割もわかりやすくなり、課題も見つけやすくなります。工程管理システムはこれらの工程管理をシステム上で管理することで、製造における品質と生産性を担保します。

 

生産管理システム

 

生産管理は、製造業の生産活動（調達、製造工程、在庫、品質、コスト、納期）を管理することを指します。

製造業においては、必要なものを必要なタイミングで必要な分だけ納品することが大切です。

生産管理システムはシステム上でそれらの管理を一元化します。生産管理システムを導入すれば、欠品や過剰在庫がなくなります。欠品や過剰在庫が解消されれば、資金繰りが改善し、機会損失を防ぐことにもつながるでしょう。

生産管理システムによる効率化は企業の利益に直結する活動といえます。

 

購買管理システム

 

購買管理では、生産活動に必要な資材を調達する購買活動の効率化を図ります。

購買管理システムは、システム上で注文伝票、仕入伝票の作成を簡単に行うことが可能です。振込依頼書の作成など、購買に纏わるあらゆる作業を効率化してくれます。購買は、生産、原料管理などの他の部門との連携が必要な業務です。

そのため、購買管理システムも他のシステムを連携して運用することが多くあります。

 

販売管理システムが欠かせない理由

前述の通り、製造業の生産活動では、QCD（品質、コスト、納期）を改善することが目標に置かれています。

このQCDを改善するためには、日々の生産活動からそれぞれの要素についての根本的な課題を炙り出し、その原因を解消する施策を次々にうっていく必要があります。販売管理システムは課題の根本原因を炙り出すためのデータを抽出することができます。

また、改善施策をうった後にその施策にどれだけの効果があったかをはかることもできます。

つまり販売管理システムは製造業が行っていくべき業務の根幹を担っているのです。一定の規模を持つ製造業であれば、業務効率化、ローコストオペレーションに関する課題は必ず出てきます。

そのため、一定の製造規模を持つ企業では販売管理システムが必須となっているのです。

 

販売管理システムを導入するメリット

 

改めて販売管理システムを導入するメリットをまとめてみましょう。

 

• 業務の標準化

 

属人的に行っていた管理業務もシステムを導入することで管理手法が統一化されます。

属人的な作業では人によって業務の品質に差が生まれることや、担当者が変わった際にミスが発生することも多くあります。

 

• 業務の効率化

 

システムを活用することで管理業務の生産性が向上し、同時に管理にかかっていたコストを削減することができます。
販売管理では、見積書作成、受発注の管理、在庫の管理など、複雑で煩雑な業務が多くあります。

販売管理システムではデータの管理のみならず、書類の自動作成まであらゆる業務を効率的に行うことが可能です。

 

• データの一元管理

 

販売管理システムを活用すれば製造から販売に関わるあらゆるデータ一元管理できます。
販売管理には、営業部、経理部、製造部、購買部など、様々な部門が関わっています。

アナログで販売管理を行っていては、部門間のコミュニケーションにミスや軋轢も生まれます。
一元管理した情報を各部署に展開すれば、部門間の連携も効率的に進みます。

 

• 経営への示唆の抽出

 

販売、在庫等、それぞれのデータが統合して管理されることにより、経営に必要な示唆をそれらのデータから抽出することができます。

過去の販売データから、将来の販売予測をたてることができれば、その情報は在庫管理や購買管理に活かせます。

リアルタイムで売上、債務情報を見ることも可能です。

販売管理システムは、素早く効果的な経営判断を促すことにも有効なツールと言えるでしょう。

 

本当に使いたい販売管理システムとは

販売管理システムは各メーカーから様々な製品がリリースされています。導入しようと思ってもどのシステムを選ぶべきか迷われる方が多いと思います。

そこでおすすめしたいシステムがFunBizです。
FunBizのシステムの強みはその使いやすさにあります。
業務効率化、標準化をすすめてくれる販売管理システムはたくさんありますが、使い方が複雑なことによって現場に浸透しないのでは意味がありません。

エクセルや伝票での管理が負担に感じている企業、部門間の情報共有でミスコミュニケーションが発生している企業、各種書類作成などを自動化したいと考えている企業であれば是非、FunBizの導入を検討してみてください。

 

それでは、具体的な特徴を見ていきましょう。

 

• 使いやすいシンプルなユーザーインターフェース

 

FunBizは、「運用できる使いやすいシステム」を目指して設計されています。年齢層問わず誰でも操作できることがメリットです。

使い方が難しいと、いくら良い機能を持っていても、現場で使われません。

FunBizでは、長期の運用に耐えうるように本当に必要な機能をシンプルにまとめています。

その為、担当者が使い方をすぐに覚えることができ、システム導入の効果を早く実感することができます。

 

• 低価格での導入

 

FunBizでは、利用するユーザー数に合わせた料金プランを選択可能です。

1名からの利用も受け付けています。

また、クラウド型のシステムなのでハードウェアの用意をする必要がありません。

面倒な初期設定も不要です。契約したらクラウドを介して、すぐに利用を開始できます。

 

• どこからでもアクセス可能

 

いつでもどこからでもアクセスできることは、クラウド型のシステムの大きなメリットといえます。

]オンプレミス型のシステムの場合は、基本的に社内にいないとそのシステムにアクセスできません。

クラウド型の場合、出張中や取引先の商談中でも在庫情報を確認することができます。

また、システム全体がレスポンシブ対応しているため、スマホからでもわかりやすい最適なレイアウトで管理画面が表示されます。

 

• 万全なサポート体制

 

FunBizのスタッフが電話やメールでのサポートに対応しています。

どんなシステムでも導入時は使い方で迷うことがでてきます。

FunBizでは顧客が安心して使えるようにサポート体制の充実に力を入れています。

必要に応じて、社員向けの講習会なども行っています。

 

• 万全なデータ管理体制

 

FunBizは万全なデータ管理体制も整えています。信頼性、耐久性に優れたWebサーバーとデータセンターに加え、SSL通信による情報の暗号化にも対応しています。自動バックアップも取っているため、データの消失が起こっても復元することが可能です。

 

続いて、販売管理に関わる具体的な機能を紹介します。

 

• 見積状況の見える化

 

作成した見積を「受注」「失注」「未受注」の3つのステータスに分けて管理します。見積状況を見える化され、営業状況の把握や分析に活用可能です。

 

• 受注登録

 

見積の情報をそのまま転記して受注情報を登録します。システムが転記するため、人を介した入力に比べ、ミスがなくなります。

 

• 受注ステータスの管理

 

受注ステータスが見える化されます。ステータスとTODOリストは連携しており、各部門が次に何をすべきか、それらの作業がどこまで進んでいるのかも確認することができます。

そのため作業漏れによるミスを防ぐことが可能です。

 

• 簡単書類作成

 

販売、受注関連の書類を自動で簡単に作成することができます。

例えば、受注登録を行うと「注文請書」が自動で作成されます。「出荷指示書」「ピッキングリスト」「納品書」「売上伝票」等の書類も、自動で作成することが可能です。システム上で作成した書類はいつでもダウンロードをすることが可能です。そのため、書類作成にかかる時間を削減出来ます。

 

また、同じ内容の見積であれば、簡単に複製して新たな見積を作成することができます。

変更する必要のある見積の日付、納期などを変更するだけなので、時間をかけずに作成することができ、業務の効率化に繋がります。

 

• 売掛、請求、入金の一覧管理

 

売掛関連情報を管理します。

売掛にしている案件の請求日、締め日、請求ステータス、入金履歴は一覧で確認できます。
これによって会計関係の管理業務の作業漏れも防ぐことができるでしょう。

 

まとめ

 

販売管理システムが製造業の生産活動をどの様にサポートしているのかについてご紹介してきました。エクセルや紙での販売管理を行うには限界があります。

規模の大きい製造業であればなおさら、販売管理システムの導入に必須になることでしょう。

一方でシステムの導入が一般的になっている昨今では様々な販売管理システムが販売されています。どの販売管理システムにするべきか、悩まれている方であれば、「使いやすさ」を指針にFunBizを使ってみてはいかがでしょうか。

FunBizは年齢層問わず、誰でも使えるように設計してあり、現場にも浸透しやすいことが特徴です。FunBizが現場の業務標準化、業務効率化を推し進めてくれることでしょう。