クラウド型販売管理システム

販売管理はどの企業でも共通して行われている業務でしょう。
この業務を効率的に行えば、コスト削減が見込めます。しかし、どのように業務改善を行えばよいでしょうか。一つの選択肢に「販売管理システム」を導入するということが挙げられます。
販売管理システムとは、販売に関わる全ての情報を一つのシステムで一元管理できるソフトウェアのことです。販売管理システムは大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。それぞれ特徴があります。本稿では、販売管理システムを導入しようと検討している方に向けて、オンプレミス型とクラウド型の特徴とそれぞれの製品の紹介をします。

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販売管理には欠かせない販売管理システムとは

販売管理システムはどのようなものでしょうか。ここでは、販売管理システムとは何かをご紹介します。

 

販売管理システムでは何ができる？

販売管理システムでは、販売に関する全ての業務を対象に情報を一元管理します。見積情報から仕入、在庫管理、請求や代金回収などが含まれます。販売管理では、大きく分けて「販売管理機能」、「在庫管理機能」、「仕入管理機能」の3つになります。それぞれの詳細は次の通りです。

 

＜販売管理機能＞

・受注管理

受注した際、商品やサービスの受注情報を登録する機能があります。製品によっては、見積書のデータから引用して、自動的に作ってくれる機能が搭載されています。また、登録された受注情報を検索したり表示する機能もあり、受注番号や取引先、商品名等様々なものをキーとして検索できます。

・請求・回収管理

売上データから請求書を発行する機能があります。これは、複数回の締め処理に対応しているものもあります。また、未回収の債権を検索できる機能があり、取引先や期間など様々な項目をキーにできます。これにより、不良化リスクを軽減することができます。

＜在庫管理機能＞

・出荷管理

出荷指示が作成できる機能があります。取引が確定すると、倉庫に出荷指示が送られます。商品を出荷するには、在庫状況を把握し適正在庫にしておく必要があります。その為に、予め発注点を設定しておき、その発注点が在庫数を下回ったときにアラートを表示する機能も搭載されている製品もあります。

・棚卸

棚卸は、エクセルにデータを入力して販売管理システムに取り込むことで簡単に完了できる機能が搭載されています。

＜仕入管理機能＞

・仕入管理

仕入の予定を管理する機能があります。製品によっては、受注した情報より引用して作成してくれるものもあります。

・支払管理

支払予定の金額や支払先などを表示し支払予定表を作成できます。

 

販売管理システムが解決できる大きな課題

販売管理システムを導入すると次のような課題が解決できます。

・人為的ミスが多い

紙媒体やエクセルで管理していると、同じ情報を複数回記入・入力する必要がでてくると思います。これを毎回手作業で入力していては、効率的にならないし、ミスも多発します。
ミスを防ぐ為にダブルチェックを行っている企業も存在しますが、コストがかかってしまします。
そこで、販売管理システムを導入することで、一度入力した情報は違うヶ所にも反映されます。さらに書類によっては、必要な情報が揃った時点で自動作成してくれる製品もあります。これにより、人為的ミスがなくなり、作業の質が高くなることが期待できます。

 

・コミュニケーションが不足しトラブルが多発している

一元化されていない環境で販売管理を行っていると、取引全体が見渡せなくなり、自分以外の情報は入ってこなくなってしまいます。これでは、コミュニケーションを取ろうとしても、難しい状況になってしまいます。販売管理システムを導入することで、システムに販売に関わる全ての情報を管理させることになるので、自分以外の情報も入りやすくなります。これにより、他部署とのコミュニケーションも容易に行えるようになります。

 

・コストカットの為、業務改善したいができない

一元化されていない環境で販売管理業務を行っていると、作業に無駄があり、効率化が図りにくくなります。販売管理システムを導入することで1つのシステムに情報を入れて管理するので、無駄がなくなります。作業全体が見えるようになり、業務改善に役立ちます。

 

・書類作成の為に多くの人材を割いている

一元化されていない環境では、一つ一つ手作業で書類を作る必要がありました。販売管理システムを導入することで、半自動または全自動で書類を作成することが可能になり、最低限の入力作業で済みます。また、確認作業も最低限で済みます。

 

・作業が属人化するのを防ぎたいができない

販売管理システムがない環境では、作業の担当者ごとに管理方法が異なるため、「その作業はその人じゃないと分からない」という作業が属人化してしまう可能性があります。これでは担当者が不在の場合、業務が滞ってしまいます。そこで、販売管理システムを導入すると、誰が担当しても同じ管理方法になるので、作業が属人化することを防ぐことができます。

 

オンプレミス型とクラウド型の2種類がある

販売管理システムの形態には「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類あります。それぞれの特徴を見ていきましょう。

 

オンプレミス型

オンプレミス型は自社でサーバー用のハードウェアを購入して、ＰＣにソフトウェアをインストールして、そのＰＣ同士を社内ネットワークで繋ぐ方法です。後述する「クラウド型」より、カスタマイズの自由度が高いところが特徴です。技術者がいるか、開発メーカーに依頼することで、自社ならではのシステムを開発できます。

また、インターネットを用いないので、インターネットが何らかの障害を受けても業務が滞ることがありません。費用は、サーバー用のハードウェアを購入することやソフトウェアも買い切りのところが多いので、導入初期に発生する金額が高くなります。メンテナンスやアップデート作業も自社で行います。

 

クラウド型

クラウド型は、インターネットを介してソフトウェアを利用する方法です。この場合、ＰＣにソフトウェアをインストール必要も、自社でサーバー用のハードウェアを用意することなく、簡単に導入できることが特徴です。

カスタマイズ性はオンプレミス型に劣るものの、初期費用ではサーバーを用意する必要がない、ソフトウェア利用料は月額が多いので、安く済ますことができます。アップデートやメンテナンスもメーカーが担当してくれるところが多く、利用者は安心して運用できます。また、インターネットが使える環境ならば、いつでもどこでも利用することができるのも大きな強みです。

 

オンプレミス型は結局どうなの？？

オンプレミス型の方がカスタマイズ性の自由度は高く、自社独自のシステムを作りたい場合は向いていると言えます。しかし、メンテナンスやアップデートも自社で行う必要があるので技術者がいないと運用していくのは難しいでしょう。

また、費用面もサーバー用のハードウェアを用意する必要があり、手軽に導入には踏み込めないのが現状です。やはり手軽さではクラウド型が勝ります。クラウド型は、インターネット環境が整っていれば、すぐにでも導入可能です。

面倒な設定やサーバーを用意する必要はありません。また、クラウド型はインターネット環境が整っている場合は、スマートフォンやタブレットなどを使っていつでもどこでもシステムにアクセスすることができます。オンプレミス型とクラウド型で迷っている場合は、クラウド型をおすすめします。

 

クラウド型販売管理システム2選

クラウド型の販売管理システムはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、クラウド型の販売管理システムを2つご紹介します。

 

フリーウェイ販売管理

フリーウエイ販売管理は、売上、請求、入金業務に特化したクラウド型・販売管理システムです。

まずは、フリーウェイ販売管理について主な機能をご紹介します。

 

・売上伝票の入力

売上伝票を入力することで、受領書や納品書、売上伝票を作成し、PDFに出力することができます。

・請求書の作成

請求書をPDF出力することができ、締年月日を指定する他、都度請求することも可能です。

・入金伝票の入力

得意先から売上金を回収した際に、入金情報を入力することができます。

 

その他にも、売上順位表や売上伸び率順位表など、販売管理に欠かせないデータを分析後、出力することができるため、効率よく業務改善を実行することができるでしょう。更に、フリーウェイ販売管理を活用して得られた情報やデータは、クラウドで管理するため、スマートフォンなどでいつでも確認することができるため、業務効率も上がります。

 

また、実際に利用する場合、1000伝票まで無料で使うことができ、3人までデータを共有することも可能です。1000伝票を超えると有料版へのアップデートが必要になるため、売上の上昇に応じて有料版に変更することができます。

天の蔵

天の蔵は、販売管理から購買管理まで対応しているクラウド型・販売管理システムです。

まずは、各管理システムの機能について詳しく見ていきましょう。

 

・販売管理

販売管理システムの機能は、「見積」「受注」「売上」「請求」「入金」「売掛管理」があります。各項目に入力して書類を作成ますが、見積もりから売上まで連携させているため、入力業務の簡易化と人為的なミスを防ぐことができるでしょう。

・在庫管理

在庫管理システムの機能は、「在庫参照」「在庫引当」「組立」「棚卸」「在庫調整」があります。これらの機能を活用することで、得意先に販売するための在庫品が、多すぎたり、少なすぎたりしないように、在庫数を調整しながら管理できるでしょう。

・購買管理

購買管理システムの機能は、「発注」「仕入」「支払確認」「支払」「買掛管理」があります。購買管理システムは、商品やサービスの購買に関する情報を管理します。仕入伝票や支払明細書を印刷することも可能なため、過去のデータを調査し、分析することに活用することもできるでしょう。

 

天の蔵に会員登録後、自動的にトライライセンスを取得し、1ユーザー90日間無料でシステムを使うことができます。そのため、業務に合っているか試した後に有料ライセンスの利用を検討しましょう。

販売管理システムならFunBizがおすすめ！

販売管理システムの中には、データが複雑化することで分かりづらく、導入したにもかかわらず活用しきれない場合もあるかも知れません。そんな時におすすめなのが、FunBizというクラウド型・販売管理システムです。なぜFun Bizが分かりやすい販売管理システムなのか、また、信頼できるシステムなのかを詳しくご紹介します。

【FunBiz】

Fun Bizは、販売管理・在庫管理・仕入れ管理の3つの情報を整理し、シンプルに管理することで、業務改善のための「見える化」を行います。

具体的には、全状況をひと目で把握することができるダッシュボードを活用し、日々の販売状況をリアルタイムで確認し作業漏れを防ぐというものです。更に、欠品を起こさないために発注点に合わせ、アラートを表示することもできます。見積もり情報をそのまま引き継ぎ、注文登録を行うため、入力の手間がかからないうえ、入力ミスも防ぐことができます。見積一覧の右側にある「複製」ボタンを押すだけで、新規見積作成画面に移動し、複製された見積が表示されます。複製された見積の日付などを変更するだけで同じ内容の見積を簡単に作成することができるでしょう。

 

FunBizがおすすめな理由

FunBizがおすすめできるポイントをまとめてみましょう

• シンプルでわかりやすい画面設計

FunBizでは、システムを導入したとしても使い勝手が悪ければ長続きしないと考えています。どんな人でも長く運用できるように、必要な機能をシンプルに組み込み、利便性を追求しています。

 

• どこにいてもアクセスが可能

FunBizはクラウド型のシステムです。インターネットを利用できる環境があれば、いつでもどこでもアクセスが可能です。取引先での商談中でも在庫を確認できます。

 

• 万全なデータ管理体制

高水準のWebサーバーとデータセンターで管理しています。また、SSL通信により情報を暗号化してデータを守っています。自動バックアップも整っており、万が一のデータ破損や紛失が起こっても、データは復元できるので安心です。

 

• 安心なサポート体制

使い方についてわからないこともでてくるでしょう。FunBizであれば、メールや電話のお問い合わせが無料で行えます。導入時には、社員に向けてのレクチャーも別途で行っています。

まとめ

「オンプレミス型」と「クラウド型」にはそれぞれの特徴、メリットがあります。自社のビジネスに合わせて、最適なシステムを選択してください。クラウド型の販売管理システムをお探しの際にはFunBizがおすすめです。