商品や製品を現物として流通する業界において、在庫管理は必須の業務です。
在庫管理業務の複雑化に伴い、全手動での個別管理では人為的ミスや作業時間の増加を防ぎきれず、在庫管理システムを導入する企業は増えています。
在庫管理システムは管理や確認に要する手間を減らせるほか、簡単な説明で誰でも同じことが行えるようになるメリットがあります。
システムにも種類があり、それぞれに長所と短所がありますが、導入のハードルや費用の問題などから近年はクラウド型がシェアを伸ばしています。
今回は、システム形式ごとの特徴とクラウド型が人気の理由、優れたクラウド型システムについて紹介します。
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在庫管理システムの種類
在庫管理システムはオンプレミス型やクラウド型、PC毎にフリーパッケージを導入する形式など複数の形式があります。
形式ごとに導入コストや拡張性、セキュリティ等の要素に違いがあり、企業ごとに最適なシステムは異なってきます。
クラウド型
クラウドとはインターネットを雲に例えたことが由来であり、専門のベンダーがWeb上でシステムの提供から運用までを行っています。
特徴としては初期費用が無料、または非常に安く、かかっても月数千円～数万円ほどです。
自社内にサーバーを整備する必要がないので管理運用の手間も不要になり、設置費用も大幅に削減できます。
システムへはWeb上からアクセス可能であり、通信環境が整っていれば仕事先からデータベースを参照することも可能です。
強固なセキュリティ形式であるSSLを導入しているサービスもあるので、機密性の保持という点において自社サーバーより強固である場合があります。
短所としてはオンライン状態でないと利用できないことや能動的なアップデートは難しい点があります。
システムの提供と管理は全てベンダーが行っている以上、ユーザーに合わせてシステムを変更、拡張するのは可能としても時間を要します。
クラウド環境は回線トラブルなどが起きるとアクセスできなくなり、業務が停滞してしまいます。
複数の回線を準備しておくなど、社内インフラを強化しておく必要があります。
オンプレミス型
自社内にサーバーを導入し、構築した社内ネットワーク上のPCからサーバーに導入した在庫管理システムを利用する方式をオンプレミス型といいます。
拡張性が高く、大規模なシステムの構築に適した形式です。
必要に応じてシステムの機能変更、追加などを随時行えるという特徴があり、外部に情報が流出するリスクが低いのもメリットです。
回線や操作トラブルの際にも自社内で復旧対応が可能であり、耐障害性が高いという点もオンプレミス型の強みです。
一つデメリットとしては、サーバーの部品調達や構築に高い初期費用を要するほか、運用管理も自社内で行う必要があるので継続的に維持コストが掛かります。
トラブル対応やバックアップの構築、各種初期設定など社内で行う作業が多く、人員に余裕がある企業でないと導入のハードルが高いシステムといえます。
また、一度構築した後にサーバーの設置場所を変えたい場合、一度解体して組み直す必要があります。
フリーソフト
Web上で頒布されている業務用フリーソフトを導入するだけでも簡単なシステムが構築可能です。
ExcelやAccessなどのソフトをカスタマイズして運用する方式も存在します。
特に導入コストが低く、小規模なシステムを構築したい場合に適しています。
基本的な機能は揃っているので直感的に使用できるほか、特定の業種に合わせたソフトも多く存在するのでコストに対して高い機能性を得やすいというメリットがあります。
デメリットとしては複数のPC間での直接共有ができないことと、アップデートはソフトの制作者次第という点があります。
ソースコードを公開しているソフトも一部存在しますが、自社内でアップデートするには専門知識が必要です。
また、PCでしか利用できないのも場合によってはデメリットになります。
クラウド型在庫管理システムがおすすめな理由
企業の課題フェーズによって最適な形式は変わりますが、必要なコストや安全性などの観点から総合的にはクラウド型システムがおすすめです。
業界を問わずクラウド形式に移行している企業は多く、全体的なサービスの高速化や生産性の向上によって市場規模も拡大を続けています。
では、クラウド型の具体的な強みについて紹介します。
場所や端末を選ばず利用できる
通信環境が整っていれば社外から業務を行うことができることが特徴であり強みでもあります。
スマートフォン用のUIを用意しているシステムも多く、端末の種類を問わず快適な状態で作業することが可能です。
多くの場合メールアドレスとパスワードを入力すればアクセスできるので、自身が所有するタブレットでも、業務用として利用することができます。
ログイン情報の管理には社内全体に適切なセキュリティ意識が必要ですが、システム側の強度に関しては近年特に向上が進んでいます。
SSL暗号化通信を導入している所もあるので、Web上で社内情報を管理するリスクについては他の形式と大差ないか低いといえます。
出張先や営業先でどうしても販売状況の確認が必要な時もあると思います。
オンプレミス型の場合は会社に戻らなければ、確認はできませんが、クラウド型であれば、インターンネットさえ繋げばすぐに確認することができます。
アップデートにすぐに対応できる
パッケージ版は買い切りなので、アップデート作業は自社で行う必要がでてきます。
その際に注意しなくてはならないことは、パソコンのOSなど環境が変わっても動作できるか、という点です。
アップデートの作業にも手間がかかるため、アップデート版を購入する必要もあります。
その点、ソフトウェアを「借りている」状態であるクラウド版なら、アップデートは自社で行う必要もないので、気軽に最新版が使えます。
この点も大きなメリットといえるでしょう。
多くのクラウドソフトはアップデートに追加費用を請求する必要なく、月額使用料だけで、使い続けることができます。
在庫管理システムの管理が必要無くなる
システムの維持、管理は提供元が行っているので、自社内でのアップデートやトラブル対応、サーバーの維持などといった作業を省くことができます。
システム関係に人員を割く必要も無くなり、本来の業務に集中しながら効率的な在庫管理が行えます。
クラウド型は月額制度が多く、1人あたり数千円～数万円が相場となっています。
個人経営などでコストを抑えたい場合、月1,000円弱で基本的な機能を揃えたシステムも存在します。
クラウド型在庫管理システム一覧
クラウド型の在庫管理システムはどんな製品があるのでしょうか。
既に多くのクラウド型の在庫管理システムが提供されています。
具体的なイメージをもっていただくために、ここでは、3製品を例に挙げてご紹介します。
eee CLOUD
eee CLOUDの特徴は、何人ユーザーがいても月額利用料3万円で抑えられる、というところです。
カスタマイズにも有償で対応しています。
また、仕入数について、今まで「欠品にならないように適当に在庫を補充しておく」状態であったかもしれません。
eee CLOUDには将来在庫を自動計算してくれ、発注点が分かる機能があります。
在庫の入出庫の作業もハンディターミナル（有料）を使うことにより、ミス防止と作業時間削減ができます。
ロジクラ
ロジクラの特徴は、利用料無料のバージョンがあることです。
在庫管理をする際に、スマートフォンをQRコードにかざすだけで入出荷記録ができます。
また、1つのアカウントで複数拠点の在庫や複数のユーザーを登録することもできます。バーコード番号を自動発行したり、送り状の発行ができたりと便利な機能が多数あります。
Odoo
Odooは、410万人以上が使用している世界で最も人気のあるオープンソースソフトウェアです。
会計管理、顧客管理、製造管理などあらゆる基幹業務を一括管理できるシステムです。
「購入したのは良いが、欲しい機能がない」または「機能が多すぎで困る」という問題もないです。
オープンソースはソースコードが公開されていて、誰でも商用でも改良・配布できます。
技術者がいれば、必要な機能を追加できるので、自社にあったソフトウェアにカスタマイズすることができます。
おすすめクラウド型在庫管理システム「FunBiz」
在庫管理システムは各メーカー、様々な製品がリリースされていますが、どの製品を選べばよいのでしょうか。
高性能・多機能であることが、必ずしも良い販売管理システムとは一概にいえません。
必要最低限の機能をシンプルに搭載しており、使いやすさを重視し、誰でも使いこなせる販売管理システムが重要といえます。
せっかく導入しても現場に浸透しないようであれば、意味がありません。
FunBizはそんな課題を解決すべく、「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに設計されています。
使わない機能が沢山ついていても、かえって操作が複雑になってしまいます。
FunBizは、最低限の機能をコンパクトに搭載することにとよって、インターネットや機械操作が苦手な方でも、誰でも迷うことなく操作できる環境を実現しています。
◎こんな方におすすめ
・エクセルや手書きでの帳票で管理が大変になってきた
・適正在庫が保てない
・コミュニケーション不足でトラブルが多発している
・受発注の処理に時間がかかる
・在庫管理の業務を改善したいが、どこから手をつけてよいかわからない
◎特徴
【ダッシュボード形式を採用】
FunBizでは、すべての状況をひと目で把握できるように「ダッシュボード形式」を採用しています。
情報はリアルタイムで更新されますので、いつでも最新の情報を把握できます。
ダッシュボードには「TODOリスト」機能が搭載されており、作業漏れも防止できます。
また、欠品を防ぐために、予め発注点を設定しておき、在庫数が発注点を下回ったらダッシュボードにアラートが表示されるという機能もあります。
【使いやすいシンプルな画面設計】
FunBizでは「運用できる使いやすいシステム」をコンセプトに開発されています。
年齢層問わず幅広い利用者に運用できるようシンプルな設計になっています。
「高機能で良さそうなシステムを購入したが、使い勝手が悪く運用できなかった」ということには陥りません。
【いつでもどこでもアクセス可能】
FunBizはクラウド型のソフトウェアなので、インターネット環境があれば、いつでもどこでもアクセス可能です。
また、「レスポンシブ対応」しているので、異なる端末でも最適なレイアウトになるので、スマートフォンやタブレットなど端末が違っていてもストレスなく情報を確認することができます。
インターネットが繋がっている環境があれば、商談先や出張先でも販売状況を確認することが可能です。
【安心のサポート体制】
サポート体制も充実しており、電話やメールでのサポートを受けることができます。
また、導入時には無料導入サポートを受けることができ、社員向けの研修も別途で受けられるのも魅力的です。
導入後に操作に困る方が多い中、FunBizであれば安心して運用することができます。
まとめ
在庫管理システムについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
在庫は状況を把握していないと、欠品状態や余剰状態になってしまいます。
適正在庫にするためには、リアルタイムに情報を更新していくことが必要です。
在庫管理システムを導入すれば、その課題は解決され、作業が「見える化」され、自社が抱えている課題も見えやすくなります。
また、適正在庫を保つことは、不必要な在庫を抱える必要がなくなる、ということなので、資金繰りを圧迫することもなくなるでしょう。
自由に使える資金が増えれば、新規事業の立ち上げなども行えるかもしれません。
在庫管理システムを導入することで作業が効率化して、メリットもたくさんあります。
良い在庫管理システムを選ぶポイントとしては、自社でしっかり課題が何かを話し合うことだと思います。
もし、最低限の機能をシンプルに搭載した在庫管理システムをお探しの場合は「FunBiz」を導入することを検討してみてはいかがでしょうか。