在庫管理は製造業など有形商品を取り扱っている企業であれば必要となる業務です。
在庫管理で大切なものの一つに「適正在庫を保つこと」があります。
欠品状態でも余剰状態でもデメリットが生じます。
仕入品の在庫が欠品の状態では、商品そのものが製造中止になり、顧客との販売の機会を失うことになります。
余剰状態では、一見デメリットはないように思えますが、資金繰りを圧迫することにもなりかねません。
このような問題はどうすれば解決できるでしょうか。
1つの方法に「在庫管理システム」を導入することが挙げられます。
在庫管理システムとは、在庫関係の情報を1つに集約して管理するシステムのことです。
それまでExcelなどで管理をしており、工数が多く発生しているわりにミスが多く、余計なコストがかかってしまっていた企業も、在庫管理システムを導入することで業務が効率化したという事例が多くあります。
多くのメーカーが在庫管理システムをリリースしている中で何を基準に選べばいいのか悩む方も多いはず。
ひとつの大きな軸として「使いやすさ」を重視して選ぶ、というものがあります。
使いやすい在庫管理システムを検討している方には、「FunBiz（ファンビズ）」というシステムをおすすめします。
本稿では、在庫管理システムを導入されることを検討している方に向けて、在庫管理システムについてご紹介していきます。
コンテンツ
【業種別】在庫管理システムに求められる機能
在庫管理システムといっても業種によって機能は異なります。
まずは業種別に在庫管理システムに求める機能を整理してみましょう。
製造業
日本の製造業は、世界的に品質や精度に関して高い水準を誇ります。
一方で、在庫管理については、徹底しきれていない企業もまだまだ多いのが現状です。製造業の場合は、以下がシステムに求められる要件になります。
在庫数量の把握
モノを作る製造業において、どの商品がどれだけあるかを管理することは非常に重要。
在庫管理システムを導入する上で「ダッシュボード」機能によって、在庫の管理と整理を行うことは重要です。
現状の見える化だけでなく、今後の数カ月を含めた在庫量の推移の予測を立てておく必要もあるため、できるだけ見やすく使いやすいダッシュボードを搭載しているシステムを選びましょう。
適正在庫の明確化
在庫管理を徹底しようにも適正在庫の量がわからなければ改善することはできません。
過去数年間の製造、販売の実績から適正な在庫量を判別します。
在庫は切らしてもいけないですし、過剰に持ってもいけないもの。機会損失を産まないような最適な量をコントロールしましょう。
追加発注のアラート
適正在庫を切った時点で、在庫管理システムがアラートを出すような仕組みを整えましょう。例えば、数カ月先の需要を予測することができれば、アラートを出すタイミングについても把握できます。
アパレル業
続いて、アパレル業の在庫管理システムに求められる機能には何があるか紹介します。
在庫数量の把握
製造業同様に、アパレル業でも在庫数量の把握は必須機能です。
現在どの商品の在庫をどれだけ抱えているのか、それに過不足がないかを正確にとらえておく必要があります。
アパレルの場合はシーズンを超えた服は来年に同じ値段で売ることが難しくなってします。適正在庫を確保できるよう、リアルタイムで管理することが重要です。
適切な仕入れのサポート
アパレル業の場合は、定期的にお店に商品を仕入れる必要があります。
一方で商品には季節性などの難しさがあり、過剰在庫を持たないような仕入の工夫が必要になります。
在庫管理システムの中には、需要予測を搭載している製品もあり、品切れや過剰在庫に対してアラートを打つことができます。
入出庫のリアルタイム管理
リアル店舗での商品の有無を確認するためには、バーコード、ICタグのRFID等を用いて、入出庫をリアルタイムで管理することが求められます。
小売業
最後に小売業における在庫管理システムの活用方法を見ていきましょう。
在庫数量の把握
製造業やアパレル業と同様に必要な機能になります。
どの商品がどれだけあるかを在庫管理システムのダッシュボードで整理します。
小売業で在庫を見える化するにはPOSシステムとの連携や、ハンディターミナルの活用が求められます。
適正在庫の明確化
一般に小売店は利益率が低く、在庫管理に求められる要件も厳しくなります。
食品など期限のあるものを扱う場合はより、過剰在庫に対するリスクが高まります。
一方で、もちろん品切れが発生することによる機会損失も避けたいところです。
現状分析・将来予測
在庫数量が見える化されると、在庫の過不足や回転率の悪い在庫も見える化されます。
売れ筋、死筋を見ることで将来の売上の予測を立てやすくなり、適正在庫の管理の精度も向上します。
棚卸し業務の効率化
小売業は特に棚卸し業務の重要性が高まります。
在庫管理システムを選ぶ際も、棚卸し機能が搭載されているシステムを選びましょう。ハンディターミナルを利用して、棚卸し作業を効率化するシステムもあります。
取引慣行への対応
業者によっては、取引先と返品、消化仕入れなどの慣行がある場合もあります。
場合によって個別の制度にシステムをカスタマイズする必要があります。
在庫管理システムを導入するメリット
続いて、在庫管理システムを導入するメリットを今一度、整理してみましょう。
在庫が見える化する
手作業の場合は、情報をリアルタイムで管理することが困難になります。
商品の仕入れと、現場で、情報のタイムラグがある場合、適正在庫を保つことが難しくなります。
本当は在庫切れで、すぐに発注をかけたかったのに、発注がかけられないということも起こり得ます。
在庫管理システムは、倉庫や店舗の在庫の状況をリアルタイムでアップデートすることが可能です。
データでの管理が簡単になる
在庫管理システムの多くは、在庫を見える化するだけでなく、蓄積したデータを分析する機能を有しています。
「ABC分析」、「ロジスティック回帰分析」など、在庫データをもとに様々な分析を行います。
分析機能は、商品ポートフォリオの見直しや、予算管理など、事業の生産性をあげることに寄与します。
Excel管理が必要なくなる
Excelで在庫管理を行うと多くの手作業が発生します。在庫管理システムを導入すると、これらの手作業を削減することができます。
人手で行われる場合、時間もかかるし、ミスも発生します。在庫管理システムを導入すればあらゆる作業が自動化され、ミスも手間も削減されます。
例えば検品作業では、部品や商品を入荷する際、納入リストと現物を目視確認し、仕入れが正確かどうかを判断します。
在庫管理システムを導入した場合、ハンディターミナルを活用することで検品作業は効率化されます。
また、ICタグを用いれば目視確認の必要はなくなります。ハンディターミナルに登録された情報を在庫管理システムに送信すれば、わざわざ手作業でExcelに入力する必要もなくなります。
在庫管理システムがシンプルである必要性とは
在庫管理システムはあくまでも業務改善のひとつのツールです。
従業員が本来の業務に集中するのを手助けする役割を果たしています。
工場にある機械や設備と同じく、システムも同様にどういった用途で使うのか、その目的に応じて選び、活用する必要があります。必要以上に機能が搭載されていても、ユーザーを迷わすだけとなってしまい、機能の数だけ無駄なコストがかかってしまいます。。
在庫管理システムのインターフェースはシンプルである必要があります。
システムが複雑だと、リテラシーがある程度高くないと担当者が使いこなせず、組織に定着しないことが起こります。
また、複雑がゆえの設定漏れ、入力ミスも引き起こしてしまいます。原則としては、わかりやすく誰でも使えることが在庫管理システムの要件の一つと言えます。
誰でも使えるシステムでなければ、運用に耐えられず、組織に定着しないからです。
シンプルかつ多機能な在庫管理システム「FunBiz」
シンプルかつ多機能な在庫管理システムとしては、FunBizをおすすめします。
FunBizは、最低限の機能をシンプルに搭載した販売管理システムです。
在庫管理についても必要な機能を十分に備えていますが、FunBizの特徴はなんと言っても年齢層問わず誰でも使えるよう設計されていることです。
FunBizの主な機能
FunBizの主な機能を紹介します。
◎全体共通の機能
TODOリスト
日々の受注件数が多くなってくると、出荷漏れや仕入漏れのトラブルが起こります。
TODOリスト機能を使えば作業漏れを防げます。受注登録から始まり、入金完了までを一連の流れとしてとらえています。
全体の見える化
売上状況、営業状況、在庫状況などが見えるようになることで、行動指針を立てやすくなり、改善に活かすことができます。
テーマ変更
全体のイメージカラーをユーザーごとに変えられます。選べるテーマは全部で33種類あるので、気分に合わせて画面の色を変更できます。
◎販売管理
見積ステータス管理
作成された見積もりに「受注」「失注」「未受注」の3つのステータスを割り振ることができます。見積状況を管理できるので、営業分析や状況の把握ができます。
見積もりから受注登録
見積情報をそのまま引き継いで受注登録が行えるので、同じ情報を入力する手間を省くことができミスを防ぐことができます。
見積複製
同じ商品や同じ顧客などの見積はこの「見積複製」を使うと効率的に業務が行えます。
受注ステータス管理
受注ステータスはTODOリストにも連携しており、次に何を行うか、今どのような状況なのかをひと目で確認できます。
受注案件のアクション履歴
受注案件の商品情報や出荷日などを1ページで全て確認できます。
いつ出荷したのか、いつ売上をたてたのかなど受注案件に関わる全ての情報を受注詳細ページで確認できます。
受注関連の書類を自動で作成
受注登録を行うと「注文請書」が自動で作成されます。また、作業を進めていくと自動で「出荷指示書」や「ピッキングリスト」、「納品書」などの書類も作成されます。
売掛関連情報を一覧で確認
売掛にしている案件情報ごとの請求日や締め日などを一覧で確認できます。
◎仕入管理
発注処理を簡単に
受注日や発注番号は自動で採番されるので、必要最低限の情報を選択するだけで簡単に発注作成ができます。また、発注作成が完了すると自動で「発注書」が作成されます。
納品受け入れも情報の確認だけで
発注一覧から「納品受入」ボタンを押すと、発注内容が表示されるので納品受付を行った内容と照らし合わせ確認し、完了ボタンで受入が完了します。
返品や割引を簡単に登録できる
受入時に返品や割引がある場合は、その内容を入力するだけで簡単に入力できます。
◎在庫管理
在庫一覧からまとめて棚卸できる
在庫一覧と同じように全ての商品の棚卸をまとめておこなえます。
発注点アラート
予め「発注点」を設定しておくと、在庫数が発注点を下回ったときにダッシュボードにアラートを表示されます。
在庫変動を全て記録
在庫商品が登録されて、初期在庫や棚卸による増減や、出荷や仕入による増減を全て履歴に残せます。
これにより、滞留在庫の確認や、在庫紛失を見つけやすくなります。
FunBizを導入した企業様の声
株式会社WILQANTは美容室の運営、ヘアサロン商品の販売を行う企業です。
WILQANTでは主にヘアサロン商品の販売時に「FunBiz」を活用しています。多くの種類を販売しているため、適切な商品管理が必要になります。
しかし、FunBizを導入するまでは、以下のような悩みを抱えておりました。
・商品の生産数の調整できていない
・商品出荷状況の確認がしづらい
・商品在庫数の管理ができていない
・請求関連の処理が複雑になっている
・商品の売上が見にくい状況
そこで、数々のツールがある中でも、見やすいUI設計、簡単操作に魅力を感じ、FunBizを導入することを決めました。
FunBizの導入後は、上記の悩みを解決することで、業務改善がなされました。
全ての作業を一元管理することができるため、効率的な管理を実現し、結果的に各々の業務負担を徐々に減らすことができました。
まとめ
在庫管理システムに必要な機能と、おすすめのシステムを紹介していきました。
在庫管理は適切に行うことで資金繰りを改善し、経営基盤を整えます。在庫管理を手作業に頼っていると、大きな損失に繋がりかねません。
在庫管理システムを導入することで、作業が「見える化」され、本質的な課題が明らかになります。また、作業が効率化されることで、従業員は利益を確保するための施策をうつことに時間を割けます。
使いやすい在庫管理システムをお探しの場合は、「FunBiz」を導入することを検討されてはいかがでしょうか。最低限の機能をシンプルに搭載したFunBizであれば、すぐに組織に定着し、効果を出していくはずです。