現在、在庫管理を伴うビジネスを展開されている方の中で、こんなお悩みをお持ちの方はいらっしゃいませんか。
・エクセルや伝票での在庫管理が大変になってきた。
・気が付くと在庫が増えてしまっている。
・情報の共有ミスでトラブルが起きてしまう。
上記のような悩みをお持ちの方は、おすすめできるツールが在庫管理システムです。
在庫管理システムなら、会社の販売状況や在庫状況を整理整頓しシンプルに管理をすることができ、業務改善のための見える化を簡単に行えます。
本記事では、在庫管理システムが企業の悩みをどのように解決するのか、主な機能やメリットを紹介しましょう。
コンテンツ
在庫管理システムって？
在庫管理システムとは、会社の在庫を管理するためのシステムです。
会社はその商品を販売することで利益を上げています。
ただ、在庫を持ちすぎてしまうと倉庫代など様々なコストがかさみますし、反対に必要な時に在庫がないと受注に失敗してしまいます。
在庫は会社の売上を大きく左右します。
そのため、在庫を適切に管理することが非常に重要となっています。
そこで必要なのが在庫管理システムです。
具体的には、倉庫ごとの商品の入庫と出庫、棚卸し情報を整理して管理します。
また、その時々の状況を把握したうえで改善と適正在庫にしていきます。
顧客の注文に対して品切れを出さずに商品を納めるためには、この在庫管理が重要です。
商品を欠品してしまうと、せっかくの販売の機会を逃してしまうばかりでなく、会社の信用や顧客の心も離れかねないので、たえず適正な在庫数を保つ努力が必要なことはいうまでもありません。
同時に在庫が多すぎることもまたリスクとなるため、常に適切な在庫数をキープしておくことが大切です。
それ成し遂げるために、在庫管理では「在庫受払業務」「実地棚卸業務」「購買依頼業務」を行います。
在庫管理業務を効率化できる
システム化することにより、在庫の管理業務を簡素化・効率化することが可能です。
また、管理データの入力や仕入から出荷までに発生するデジタル業務に関しても、システム化の導入で大きく効率化をはかることができます。
特に「今まではエクセルで在庫を管理してきたけどそろそろ厳しくなってきた」という会社では大きな導入効果があるでしょう。
在庫管理システム機能
先で説明したように、在庫管理では「在庫受払業務」「実地棚卸業務」「購買依頼業務」の3つを行います。
ここでは、それぞれの具体的な役割を説明します。
①在庫受払業務
在庫受払業務とは、在庫の仕入れと在庫の出荷を商品の単価、数量、金額で記録することです。
在庫の出入記録を取り、手元の正しい在庫数を把握します。
②実地棚卸業務
実地棚卸業務とは、記録ミスや盗難の可能性に備え、記録と実数が合っているかを確認する棚卸をします。
記録と実数が異なる場合には当然、在庫データの修正を行います。
誤差が出た原因の調査やその対策の検討も行います。
③購買依頼業務
購買依頼業務とは、商品を最も適した時期に仕入れる業務です。
購買の時機は、企業が各々採用している発注方式をもとに決められます。
発注方式には2つの代表例があり、1つは「定期発注点方式」といい、一定の間隔で必要数量を計算して発注するもので、2つ目は「定量発注点方式」で、これは在庫が一定数を下回った時に必要な数量を発注するものです。
在庫管理システムが解決できる課題
在庫管理システムは、在庫の過不足をなくすために在庫の情報や入出庫の情報などを入力し、正確な情報を把握し管理するためのシステムです。
在庫管理をする商品（製品）数が少ない、在庫管理をする社員間で在庫の情報共有ができていない、といった悩みを在庫管理システムで解決できます。
各業種・業態ごとに、異なる商習慣がありますが、それぞれの企業ごとの業務フローに合わせて、在庫管理を適切に行うことで、棚卸業務等、全ての業務の生産率向上に繋がります。
在庫管理システム一覧
この章では具体的な在庫管理システムを紹介しますが、その紹介の前に在庫管理システムの選び方を解説します。
初めに、在庫管理システムの製品を実際にいくつか使ってみて、比べてみる事が大切です。
在庫管理ソフトを選ぶうえで大切にしたいのは「使いやすさ」です。
どれほど機能が豊富な製品でも、使いにくいのであれば、導入効果はあまり期待できません。
かえって使いにくいシステムを導入したことで、使用する上でストレスを溜める事になり、労働生産が低下することもあり得ます。
そこで在庫管理システムを採用する前に、さまざまな製品の体験版を使ってみましょう。「使いやすさ」は使う人により千差万別なので、実際に使ってみるのが大切です。
なお、体験版を提供していない製品の場合、メーカーに問い合わせることにより、デモを見せてもらえるかもしれません。
次に、製品が安いからといってそれで即決してはいけません。
価格は製品によって安いものから高いものまでありますが、できるだけ低コストなものを選びたくなるのが当然の心理でしょう。
しかし低価格だからといっても、それだけで決めてはいけません。
低価格であることのみを重視してソフト選びをしてしまうと、導入後に機能性の面で不満が出る可能性が高いのです。
低価格だから良いソフトではなく、自社の在庫管理の状況に適合した「使いやすい」製品が最も適しているといえるでしょう。
また、多機能に惑わされないことも大事です。
たしかに、多くの機能を提供しているソフトは一見魅力的に見えますが、全ての機能を使用するかと考えてみると、そうではないことに気づくでしょう。
多機能すぎるとかえって業務が複雑になり、逆に仕事の効率が低下することになってしまうのです。
そのため、多機能だからといって触手を伸ばすのではなく、本当に使いたい機能を提供している製品を、よく吟味して選びましょう。
それから、機能要件がしっかり定義されていることの確認も欠かせません。
会社の在庫管理状況に適合したソフトを選ぶためにも、機能要件を定義しておくことは重要です。
在庫管理をするうえで、どのような機能が必要かを考え、機能要件を定義していくのです。ただし多くの機能を求めるのではなく、必要のない機能は削って、シンプルなシステムを探しましょう。
こうして機能要件に合った製品を選ぶことで、自社の管理状況に適応した在庫管理ソフトを導入することができます。
最後に忘れてはいけないのが、製品に対するサポート体制がしっかりしていることです。
初めてソフトを使用するときは、さまざまな疑問点やメーカーに聞きたいことなどが必ず発生します。
こんなとき、24時間体制のサポートがある製品は非常に助かります。
サポートの遅れは業務が滞る恐れもあるため、あらかじめサポート体制の有無も確認しましょう。
では、以下、在庫管理システムを3つ紹介します。
「はじめての在庫管理」
製品名が示すように、在庫管理の初心者に適しているのが「はじめての在庫管理」です。
とにかくシンプルに操作できるように設計されています。
そのため、複雑な在庫管理には不向きです。
低価格で求めやすい製品なので初心者でも手が出やすいのが特徴です。
「Oh!在庫管理Ver4.0」
この製品も初心者向けに設計された在庫管理ソフトであり、ソフトを初めて使う方におすすめです。
「はじめての在庫管理」と異なる点は、少し高い値段と分析機能の有無です。
「Oh!在庫管理Ver4.0」では多数の分析機能が付いており、しかもグラフが見やすいので、完成度が高めの在庫管理ができます。
また、追加ライセンスを取得すれば複数台のPC間でも連携が取れるようになります。
「販売王17」
「販売王17」は販売管理や在庫管理、顧客管理に至るまで非常に多くの機能を有する製品です。
在庫管理においては、「組み立て管理機能」を有し、例えば、ギフト包装や電子機器組み立てなど、複数の部品を組み合わせることにより、一つの商品を作り上げる業務にも対応しています。
また、LANパックを購入すると、複数の端末と連携して、外出先にいても在庫状況を確認することができます。
おすすめの在庫管理システムなら「FunBiz（ファンビズ）」
上記の通り様々な在庫管理システムを紹介しましたが、最もおすすめの在庫管理システムはズバリ「FunBiz（ファンビズ）」です。
「FunBiz（ファンビズ）」は、今までにないシンプルなクラウド型販売管理システムで、販売と在庫状況を整理整頓可能です。
「FunBiz（ファンビズ）」の主な機能
販売状況や在庫状況を整理整頓しシンプルに管理をすることができる「FunBiz（ファンビズ）」ですが、ここでは、「FunBiz（ファンビズ）」の主な機能3点をご紹介します。
1点目は、全ての状況をひと目で把握できるダッシュボードです。
日々の状況をリアルタイムで確認し作業漏れを防ぐ「TODOリスト」の管理ができます。
情報がリアルタイムで更新されるので、常に最新情報を確認することができます。
ダッシュボードには「TODOリスト」が表示されており、取引状況に応じて「TODO」が設定されます。
また、欠品を起こさないために商品ごとの発注点に合わせてアラートを表示します。
２点目は、使いやすいシンプルな画面設計です。
幅広い利用者層を考えた設計で使い方を覚えるのが非常に簡単です。
「運用できる使いやすいシステム」を目指して様々なシステムを利用して研究を重ねて設計されました。使い方が難しいと長続きしないものです。
「FunBiz（ファンビズ）」は、長く運用に使ってもらえるよう、必要な機能をシンプルに組み込んで開発をされました。
3点目は、いつでもどこでもアクセスが可能な点です。
出先にいてもスマホで在庫状況や受注状況の確認ができます。
クラウドシステムなので客先での商談中でも倉庫からのアクセスも可能です。
いつどこにいても最新情報を取得することができます。
システム全体をレスポンシブ対応にしているため、パソコンでもスマホでも内容確認をすることができます。
「FunBiz（ファンビズ）」導入のメリット
「FunBiz（ファンビズ）」を導入すると3つのメリットがあります。
1点目は、信頼性と耐久性に優れたサーバーやデータセンターと強力な暗号化技術で大切なデータを守る点です。
大切な情報をしっかり守るための体制を万全です。
高水準のWebサーバーとデータセンターに加えてSSL通信により情報を暗号化しデータを守ります。
自動でバックアップも取っているので万が一データが消えてしまった場合も元の状態に戻すことができます。
2点目は、低価格での提供を実現したことです。
ご利用ユーザー数に合わせて料金プランをご選択頂けます。
1名からの利用でも全ての機能とサポートをご利用頂くことができます。
クラウド型サービスなのでハードウェアの用意や設定も不要で、ご契約頂いてすぐにご利用開始できます。
無料で最新版にアップデートされる上、運用開始後は月額利用以外の費用は一切かかりません。
3点目は、安心のサポート体制です。
「FunBiz（ファンビズ）」をご利用の方は、お気軽にご相談いただけ、システムを使いこなせるようになるまで、お気軽にお問い合わせできます。
社員向けのレクチャーなども別途で行なっておりますので、必要な方もご相談できます。
まとめ
在庫管理システムの機能やメリットをご紹介しました。
在庫管理を行うことによって利益を生み出すことに繋がりますが、在庫管理を手作業で行うには限りがあります。
在庫管理システムを導入することで、業務が効率化するだけでなく、需要予測を立てたり、浮いた時間を他の業務に資源を回したりすることができます。
在庫管理システムを導入すれば、販売状況や在庫状況を整理整頓しシンプルに管理をすることができます。
しかし、在庫管理ソフトといっても実に多くの製品が提供されているので、迷ってしまうのも無理はないでしょう。
そこでオススメなのが、今回ご紹介した「FunBiz（ファンビズ）」です。
「FunBiz（ファンビズ）」は、数ある在庫管理システムの中でも、在庫管理でお悩みの方のご期待にそえる製品だと自信をもっておススメできます。
「FunBiz（ファンビズ）」を導入して、在庫管理をどんどん効率化していきましょう。