皆さんは、商品の販売数管理、在庫数管理などの業務をどのように行っているでしょうか？
Excelや台帳で管理している企業が多い中、販売管理システムのように、何かしらのシステム・ツールを利用している企業もいるかと思います。
販売管理システムは、販売管理業務を効率化することに特化し、複雑な作業でも自動化することができます。
しかし、機能はいいものの、操作がしずらく、誰でも簡単に利用することができないシステムもあるでしょう。
そこで、今回は販売管理システムを導入したものの上手く使うことができない、販売管理システムをまだ導入していない方へ、”使いやすい”販売管理システムをご紹介します。
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販売管理システムとは
販売管理システムとは、販売に関する業務（見積、受注、仕入、在庫、出荷…など）を1つのシステムで管理することです。
販売管理システムが解決できる課題と機能の一覧は次の通りです。
販売管理システムが解決できる課題
◎人為的ミスを軽減できる
販売管理システムを導入すると、同じ情報は一度入力してしまえば、今後使う際に入力の必要がなくなります。
これにより、複数の帳票に同じ情報を入力する必要が無くなるため、人為的ミスを減らすことができます。
また、ダブルチェックを行う必要もなくなるため、人的リソースを削減することができます。
販売管理に関わる情報は一歩間違えば、顧客の信用を失いかねませんし、本来売り上げを見込んでいた案件が無くなってしまう可能性もあります。
販売管理システムを導入する事で、こうしたミスを無くし、受注した案件をしっかり売り上げに上げることができます。
◎取引先ごとに異なる見積書のフォーマットを管理しやすくなる
すべての取引先に、同じフォーマットで見積書が提出できれば問題ありませんが、異なる見積書を使うことが多く、1つのフォーマットに統一することは難しいでしょう。
取引先ごとに指定されたフォーマットの見積書を作成する必要があるはずです。
こうなると、取引先が増えることによってフォーマット管理も大変になっていくでしょう。
この管理がされていないと、取引先に異なったフォーマットを提出してしまうリスクがあります。
折角の受注の機会を失ってしまう可能性があります。
◎取引先ごとに異なる請求日、契約期限を管理しやすくなる
取引先によって異なる契約期限、請求日の場合、カレンダーなどで管理していると、数が多ければ、請求漏れになりかねません。
この業務はエクセルなどで管理しづらい課題であり、大変な手間がかかります。
販売管理システムを導入することで、契約期限や請求日が近づくとアラートをしてくれる機能が搭載されているので、請求漏れの心配がありません。
◎販売情報を経営に役立てることができる
販売管理に関わる情報は、経営に役立つデータとして貴重なものです。
しかし、一元化されていない環境では、上手に役立てることができない企業が多いはずです。
データを分析するにはまず、データの収集作業を行う必要がありますが、従業員ごとに異なった方法で管理していた場合、この作業を行うだけでも大変です。
一方、販売管理システムを導入する事で、販売管理に関する情報は1つのシステムに集約することになるので、分析も簡単にできます。
◎適正在庫が保ちやすくなる
適正在庫を保つためには、常に最新の在庫の状況を把握しておく必要があります。
しかし、個々にエクセルなどで管理していると、リアルタイムに更新されないために、在庫の状況が不透明になり、適正在庫が保てなくなる、という課題があります。
販売管理システムを導入することで、リアルタイムに在庫状況を把握することができるので、適正在庫を保つことが容易になります。
販売管理システムの機能一覧
販売管理システムは各メーカーから様々な製品が提供されています。
販売管理には大きく分けて「販売管理」、「在庫管理」、「仕入管理」があり、これらをそれぞれをサポートする機能、基本的な機能をご紹介します。
◎販売管理をサポートする機能
【受注管理】
・受注入力・検索機能
受注した際に必要な情報を登録することができる機能です。
また、様々な項目で受注情報を検索することができます。
・受発注同時入力機能
受注と発注の処理を同時にできる機能です。
自社で在庫を持たず、仕入れ先から直接取引をする場合に有効です。
【請求・回収管理】
・請求書発行機能
売上データに基づいて請求書を発行する機能です。
複数回の締め処理に対応している製品もあります。
・債権検索機能
未回収の債権を一覧表示できる機能です。
取引先や期間など様々な項目で検索できます。
◎在庫管理をサポートする機能
【出荷管理】
・出荷指示のサポート機能
出荷指示が作成でき、確定されることで、倉庫へ出荷指示が送ることができる機能です。
・在庫管理機能
何がどれくらい残っているか、在庫がどこへ移動したかを一目で分かるよう、検索できる機能です。
【棚卸】
・棚卸情報を一括登録機能
Excelにデータを入力して取り込むことで、棚卸状況を把握することができます。
◎仕入管理をサポートする機能
【仕入管理】
・仕入予定入力機能
何を・いつ仕入れるのか、仕入れの予定表を作成してくれる機能です。
【支払管理】
・支払消込入力機能
どの取引でいくら支払ったのかを確定する為、支払・買掛データから消込作業をおこなう機能です。
販売管理システムは使いやすさが大切！
現在、様々なメーカーから販売管理システムが販売されています。
機能や価格など、比較検討する項目ももちろん様々ありますが、中でも重要視していただきたいポイントは「使いやすさ」です。
販売管理システムを導入しても、組織にうまく浸透しなければ導入の意味がありません。
使いやすいシステムの代表例として、クラウド型販売管理システムが挙げられます。
クラウド型がおすすめ
クラウド型販売管理システムがおすすめな理由としては、導入コストを安く抑えることが挙げられます。
これは、自社でサーバーなどのハードウェアを用意する必要が無く、ソフトウェアを利用するための月額費用のみで済むということからです。
また、アクセスが便利であることもおすすめ理由の一つです。
インターネットが繋がる環境なら、スマートフォン・タブレットからなど、どの端末からでもアクセスできます。
メンテナンスやバックアップも販売会社が担当していることがほとんどで、運用する上で技術者が必要なくなります。
オンプレミスとの違い
クラウド型は、メンテナンスやバックアップなど自社で賄う部分が少ないことが特徴です。しかし、一方でカスタマイズには向いてない面もあります。
オンプレミスとクラウドの違いは次の通りです。
| 項目 | オンプレミス | クラウド |
| 導入コスト | 高い
（サーバー用のハードウェアを購入する必要あり） |
安い
（サーバーは販売会社が用意してくれる） |
| 利用料金の支払い方法 | 買い切り | 月額 |
| ランニングコスト | 安い
（買い切りなので、買ってしまえば利用料がかからない） |
高い
（使っているかぎり月額利用料がかかる） |
| メンテナンス | 自社 | 販売会社が行う |
| バックアップ | 自社 | 販売会社が行う |
| カスタマイズ | 強い | 弱い |
| インターネット | 使わない | 使う |
| バージョンアップ | 自社で行う | 販売会社が行う |
| セキュリティ | 自社で構築 | 販売会社で構築 |
使いやすい販売管理システムの選び方
では、具体的にシステム選びをする際には、どんなことに気を付ければいいのでしょうか。
システムの選び方のポイントをご紹介します。
無料トライアル、デモ版で試す
良さそうな販売管理システムが見つかったら、いきなり購入はせずに、一度トライアル版やデモ版で使い勝手を確認すると良いでしょう。
どの製品も購入前に無料トライアルやデモ版を用意しているところが多く、試しに使ってみることで、「販売管理システムを購入したが、使い勝手が悪く、使えなかった」というリスクを回避できます。
自社で抱える課題がその製品で解決できるか、じっくり使ってみることをおすすめします。
カスタマイズ機能の有無
導入すれば、自社で抱えている全ての課題を解決できる販売管理システムがあればいいのですが現実的には難しいです。
企業ごとに販売管理の方法は異なるので「この機能があれば良いのに…」という想いが出てくることでしょう。
そんな時の為に、カスタマイズ機能が搭載されている製品を選ぶと良いでしょう。
機能のカスタマイズできれば、自社ならではの管理方法が実現できるため、運用しやすくなります。
充実したサポート体制の有無
販売管理システムを運用するにあたって、操作や機能に関する不明な点がどうしても出てきてしまいます。
このような場合に備えて、どのようなサポート体制が整備されているか見てみましょう。
製品によっては、電話やメールによる問い合わせを受け付けているところ、サポート体制がないところなどあります。
特に、社内でシステム関係に詳しい人がいない場合には、このサポート体制の有無が重要なポイントになります。
【比較】使いやすい販売管理システム3社
最後に使いやすい販売管理システムの代表例を3社、紹介します。
粗利管理クラウド 「uconnect 」
標準機能を搭載した「月々取引型」と標準機能+案件型の機能を搭載した「案件型」という2つの製品から選択することができます。
リアルタイムな粗利管理をしたい人は「月々取引型」、案件ごとの粗利を把握したい場合は「案件型」を選ぶと良いでしょう。
サポート面では無料でオンライン相談会、無料導入支援を受けられる点もポイントです。
クラウドSaaSのERP CAM MACS
CAM MACSの特徴は、企業の成長に合わせて機能拡張できる点です。
スモールビジネスに特化したソフトウェアとなっています。
ユーザー数や事業が増えた場合でも、プラン変更やオプション機能をすることで素早く柔軟に変更できます。
豊富な導入経験から得たノウハウを生かし、最低限必要な機能を搭載しています。
GENESISS(ジェネシス)
GENESISSの特徴は、カスタマイズが簡単にできる点です。
設定1つで画面レイアウトなど自分好みにカスタマイズすることができます。
また、MACにも対応していることもうれしい点です。
多言語に対応しているので海外拠点にも運用できます。
処理速度が速く、超高速でソフトウェアが立ち上がることも特徴です。
”使いやすい”を追求した販売管理システム「FunBiz」
販売管理システムを導入しても、使いづらくて使わなくなってしまうと、時間もお金ももったいないですよね。
そこで、”使いやすさ”にこだわった販売管理システム「FunBiz」なら、使いやすさを意識したシステム設計がされています。
無料体験も実施しているため、実際に機能を使った後に導入することができるため、導入後のギャップも生まれません。
FunBizは、「使い方が難しいと運用に耐えられない」という課題を解決するため、使いやすさにこだわり、最低限の機能をコンパクトに搭載したクラウド型販売管理システムです。
そのため、誰でも迷うことなく操作できるので、インターネットやシステム操作が苦手な方でも使うことができます。
「ダッシュボード形式」を採用しているため、全ての取引状況を瞬時に把握できます。
また、在庫管理で予め「発注点」を設定しておくと在庫数がその発注点を下回るとダッシュボードにアラートが表示される機能もあります。
ダッシュボードには、「TODOリスト」機能もあるので、全体タスクを把握でき、タスク漏れを防ぐことができます。
商品別の売上や仕入金額の集計なども簡単に行え、メンテナンスやバックアップ、サポート体制も手厚く、安心して運用することができます。
費用は1ユーザー月々9,800円～導入することができるため、あまり費用を掛けることのできない企業でも、気軽に導入できます。
クラウド型販売管理システムなので、インターネットが繋がっている環境であれば、どこからでもアクセスできます。
商談先や出張先でも販売状況を確認することが可能です。
まとめ
販売管理システムを中心にご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
販売管理システムは各メーカー様々な製品をリリースしています。
自社が抱えている課題は何かをじっくり話し合い、それが解決できるような製品を選ぶことがポイントだといえます。
「高機能、高価格が良い」とは一概にいえません。
多くの機能を搭載している製品の場合、操作性が悪くなってしまう恐れがあるからです。
もし、使い勝手が良く、最低限の機能が搭載されている販売管理システムを検討している際は「FunBiz」をご検討してみてはいかがでしょうか。